Custo médio de viagens corporativas: guia para gestores

O mercado de viagens corporativas passou por oscilações expressivas nos últimos anos. A retomada pós-pandemia, bem como os ajustes econômicos globais e os novos hábitos dos viajantes foram alguns dos principais fatores que influenciaram o comportamento dos preços desses deslocamentos.

Segundo dados da Global Business Travel Association (GBTA), no ano de 2023 houve um aumento médio de 5% no custo global das viagens corporativas, que foi impulsionado principalmente pela alta de tarifas aéreas e hospedagens.

Apesar de não existir uma maneira de mensurar o custo exato de uma viagens a negócios, uma vez que ele varia bastante de acordo com o destino e a duração da estadia, os gestores de viagens podem (e devem!) manter um planejamento operacional e financeiro para reduzir a imprevisibilidade e proteger o orçamento da empresa.

Principais categorias de despesas em viagens corporativas

De acordo com estimativas da Travel and Transport, os cinco maiores componentes do orçamento de viagens corporativas são: passagens aéreas, hospedagem, transporte terrestre e locação de veículos, alimentação, taxas e impostos.

Essas categorias correspondem, juntas, a aproximadamente 80% a 85% do custo total de uma viagem de negócios. Saiba mais sobre cada uma delas.

Passagens aéreas

As passagens aéreas concentram a maior parcela dos custos em viagens corporativas. Além disso, o valor final pago pela empresa pode ser impactado por fatores como a antecedência da compra, a flexibilidade tarifária, a classe de serviço e o perfil do destino.

Segundo a ANAC, o valor médio de uma passagem doméstica no Brasil em 2023 variou entre R$ 1.000 e R$ 1.200, com tendência de alta em mercados corporativos mais movimentados. 

Para minimizar esse impacto, o gestor de viagens deve instruir os colaboradores a fazerem a reserva antecipada e a escolha de tarifas negociadas com restrições gerenciáveis sempre que possível.

Hospedagem

As hospedagens são o segundo maior gasto com viagens corporativas. De acordo com o Fórum de Operadores Hoteleiros do Brasil (FOHB), em 2023, a diária média corporativa em grandes capitais brasileiras variou entre R$ 350 e R$ 500.

Para evitar custos excessivos, é recomendável que o gestor mantenha parcerias com redes hoteleiras específicas, negocie tarifas fixas para períodos de alta demanda e incentive os viajantes a seguir uma lista de hotéis pré-aprovados. Essa padronização facilita o controle e evita desvios no orçamento.

Transporte terrestre e locação de veículos

O transporte no destino também representa uma parcela importante, especialmente quando o colaborador fica hospedado longe do local onde acontecerão os eventos ou reuniões que irá participar. De acordo com a Associação Brasileira das Locadoras de Automóveis (ABLA), o custo da locação de veículos subiu cerca de 7% em 2023.

Cabe ao gestor de viagens definir claramente em quais situações o aluguel de carros é mais vantajoso que o uso de aplicativos ou táxis, e priorizar contratos corporativos que ofereçam pacotes mais econômicos. Também é importante instruir os colaboradores sobre a escolha do tipo de veículo mais adequado ao perfil da viagem.

Alimentação

As despesas com alimentação variam bastante conforme o destino e o perfil da viagem, mas em cidades como São Paulo, por exemplo, que tem um dos custos mais elevados para esta categoria, o custo médio diário gira entre R$ 80 e R$ 150.

Uma alternativa para evitar gastos elevados é estabelecer tetos de reembolso ou adotar valores fixos de diária de alimentação, para dar previsibilidade ao viajante e facilitar o controle interno. 

Mas, atenção: é importante lembrar que valores excessivamente baixos podem impactar a experiência e o bem-estar dos colaboradores durante a viagem, especialmente quando falamos de destinos mais caros.

Taxas e impostos

Taxas aeroportuárias, tarifas de embarque e o IOF em despesas internacionais podem parecer pequenas individualmente, mas representam de 3% a 5% do custo total de uma viagem corporativa.

Por isso, o gestor deve sempre incorporar esses valores no planejamento financeiro, especialmente em viagens internacionais, evitando surpresas na prestação de contas.

Outros custos comuns em viagens corporativas

Outros custos que podem impactar a média de despesas em viagens corporativas são:

• Seguro viagem: Representa um custo adicional por viajante, especialmente em destinos internacionais, e deve ser incluído no orçamento para evitar gastos elevados em casos de emergência.

• Taxas de inscrição em eventos e conferências: Podem representar uma parcela significativa do custo total da viagem quando a principal motivação do deslocamento é participar de treinamentos, congressos ou feiras.

• Internet paga: A contratação de pacotes de internet em aviões, hotéis ou centros de convenções gera despesas extras que variam conforme a região e o fornecedor.

• Tarifas de roaming internacional: O uso de dados móveis fora do país pode multiplicar os custos de comunicação, sendo importante prever alternativas como chips locais ou pacotes corporativos de roaming.

• Estacionamento em aeroportos ou hotéis: Diárias de estacionamento, quando não negociadas previamente, podem aumentar de forma significativa o custo final da viagem.

• Gastos com deslocamento para vistos ou documentação: Em viagens que exigem visto, é preciso considerar as taxas consulares e eventuais deslocamentos para emissão de documentos.

• Serviços de bagagem adicional: Excesso de bagagem ou despacho extra de malas gera tarifas específicas que, se não forem previstas, aumentam o custo da passagem aérea.

• Gorjetas e taxas de serviço: Em alguns destinos, taxas obrigatórias são adicionadas automaticamente a contas de restaurantes, hotéis e transportes, elevando o valor real das despesas.

Custos ocultos que impactam o orçamento da viagem

Mesmo mantendo um planejamento financeiro, muitas empresas acabam tendo que lidar com desvios no orçamento de viagens devido a despesas que não são previstas nas categorias principais. 

Esses chamados custos ocultos podem elevar o valor final de uma viagem em até 15%, segundo levantamento da Amadeus, e comprometem diretamente a previsibilidade do investimento.

Para lidar melhor com essas variáveis, o gestor de viagens precisa mapear quais são os principais pontos de risco e adotar práticas que minimizem o impacto no orçamento. 

Entre os custos ocultos mais comuns, estão:

• Multas por cancelamento e alteração de passagens ou hospedagens: Tarifas promocionais geralmente oferecem menos flexibilidade para remarcações. Sempre que possível, o gestor deve avaliar o custo-benefício de investir em tarifas com condições mais equilibradas, especialmente em viagens mais suscetíveis a mudanças.

• Tempo ocioso e improdutivo: Atrasos em voos, longas conexões e deslocamentos internos mal planejados geram perda de produtividade e podem acarretar em gastos adicionais com alimentação, hospedagem extra ou horas improdutivas de trabalho. Cabe ao gestor priorizar voos diretos e organizar rotas mais eficientes.

• Falta de padronização de fornecedores: Utilizar múltiplos fornecedores sem contratos ou acordos de tarifas pode gerar diferenças significativas de custo entre colaboradores. Padronizar fornecedores homologados e centralizar as reservas em uma plataforma única contribui para dar mais transparência e controle sobre essas variações.

• Despesas não reembolsáveis ou fora de política: Pequenos gastos feitos fora da política de viagens (como transportes alternativos ou refeições em locais não autorizados) podem somar valores consideráveis ao final de cada viagem. Para reduzir esse risco, o gestor deve reforçar a comunicação sobre os limites e procedimentos de reembolso.

Impacto da inflação nos custos de viagens corporativas

A inflação é um dos fatores externos que mais afetam o orçamento de viagens corporativas. Em 2023, segundo o IBGE, o IPCA fechou em 4,62%, mas em segmentos diretamente ligados ao setor de viagens, como alimentação fora do domicílio e transportes, a alta foi ainda mais expressiva, ultrapassando os 6% em alguns casos.

Para o gestor de viagens, ignorar o impacto da inflação pode comprometer a precisão do planejamento financeiro. Um orçamento feito sem considerar esses reajustes tende a gerar déficits ao longo do ano, exigindo cortes emergenciais ou ajustes de última hora nas viagens previstas.

Minimizar o impacto da inflação no custo médio das viagens corporativas exige ações práticas, como:

• Atualizar periodicamente a política de viagens: O gestor deve revisar os tetos de reembolso e os valores de diárias de hospedagem e alimentação, alinhando-os à realidade dos preços praticados no mercado.

• Firmar contratos anuais com fornecedores: Negociar acordos de tarifa fixa ou reajustes controlados com companhias aéreas, redes hoteleiras e locadoras de veículos ajuda a proteger o orçamento contra oscilações inesperadas.

• Antecipar reservas sempre que possível: Compras feitas com maior antecedência tendem a sofrer menos influência de aumentos sazonais ou variações de câmbio.

• Utilizar ferramentas de monitoramento de preços: A adoção de plataformas que acompanham a dinâmica dos custos de viagens permite ao gestor agir preventivamente, antecipando ajustes necessários no planejamento financeiro.

Como calcular o custo médio de uma viagem corporativa

Para chegar a um valor que represente o custo médio de suas viagens corporativas, o gestor de viagens pode seguir os seguintes passos:

• Definir o período de análise: Escolha se a análise será mensal, trimestral, semestral ou anual, conforme a necessidade de acompanhamento.

• Reunir todas as despesas relacionadas às viagens: Inclua passagens, hospedagens, transportes locais, alimentação, seguros, taxas e qualquer outro custo diretamente ligado às viagens realizadas no período.

• Excluir despesas atípicas: Remova viagens excepcionais que possam distorcer o resultado, como deslocamentos emergenciais ou eventos fora do padrão usual da empresa.

  Somar o valor total dos gastos: Após filtrar as despesas, consolide o valor total correspondente ao período definido.

• Dividir o valor total pelo número de viagens: O resultado dessa divisão será o custo médio por viagem corporativa.

Como calcular o custo estimado de uma viagem corporativa

O custo médio de uma viagem corporativa também pode ser previsto com antecedência para um melhor controle do orçamento. Neste caso, para calcular uma estimativa, o gestor pode seguir os seguintes passos:

• Identificar os principais componentes da viagem: Definir se o deslocamento envolverá passagens aéreas, hospedagem, transporte terrestre, alimentação, seguros e outros serviços complementares.

• Pesquisar os valores médios para cada item: Consultar plataformas de reserva, contratos corporativos ou realizar simulações atualizadas para o destino e a data da viagem.

• Aplicar as políticas internas da empresa: Considerar os tetos estabelecidos para hospedagem, alimentação, transporte e outros reembolsos, garantindo que a previsão esteja dentro dos parâmetros autorizados.

• Incluir taxas e custos adicionais: Incorporar despesas como taxas aeroportuárias, tarifas de serviço, pacotes de internet paga, seguros e outros custos que possam impactar o valor final.

• Somar todos os valores estimados: Consolidar os custos previstos em uma única projeção financeira para a viagem.

• Adicionar uma margem de segurança: Incluir um percentual de 5% a 10% sobre o total estimado para cobrir eventuais imprevistos, variações de preço ou gastos não previstos.

A importância dos indicadores de viagens corporativas

Em um cenário de custos crescentes e maior pressão por eficiência, acompanhar indicadores de desempenho em viagens corporativas deixou de ser uma prática opcional para se tornar uma exigência estratégica. Sem métricas claras, o gestor de viagens perde a capacidade de identificar gargalos, justificar investimentos ou negociar melhores condições com fornecedores.

Monitorar indicadores (KPIs) específicos permite avaliar não apenas quanto a empresa está gastando, mas como esse gasto está sendo distribuído, onde existem excessos e quais ajustes podem gerar ganhos financeiros ou operacionais.

Além disso, o gestor de viagens que analisa esses indicadores com frequência consegue apresentar resultados mais consistentes à liderança da empresa, justificar investimentos e tomar decisões baseadas em dados e não apenas em percepções.

Entre os principais KPIs que o gestor de viagens deve acompanhar, destacam-se:

• Custo médio por viagem: Ajuda a entender a eficiência geral das viagens realizadas, permitindo comparações por período, tipo de viagem ou centro de custo.

• Percentual de adesão à política de viagens: Mede quantos colaboradores seguem as diretrizes estabelecidas para reservas, transporte e hospedagem. Quanto maior a adesão, maior o controle sobre os custos.

• Tempo médio de antecedência nas reservas: Reservas feitas com pouca antecedência tendem a ser mais caras. Monitorar esse indicador permite atuar preventivamente para reduzir gastos com tarifas de última hora.

• Taxa de alterações e cancelamentos: Um índice elevado pode indicar falhas no planejamento interno ou na comunicação entre áreas, o que gera custos adicionais com multas e remarcações.

• Custo por centro de custo ou departamento: Segmentar os dados por área da empresa facilita a identificação de padrões de consumo e possibilita ações corretivas direcionadas.

Como a tecnologia pode reduzir o custo médio de viagens

A tecnologia se tornou uma grande aliada para a gestão eficiente de viagens corporativas. Não à toa, é uma das tendências de viagens corporativas para 2025. Em um ambiente em que os custos estão em constante movimento e a necessidade de controle é cada vez maior, contar apenas com processos manuais já não é suficiente.

Ao adotar uma plataforma de gestão de viagens, o gestor ganha acesso a dados em tempo real, automatiza processos críticos e amplia a capacidade de negociação com fornecedores — fatores que, juntos, podem gerar uma economia de até 20% no orçamento de mobilidade corporativa, segundo levantamento da GBTA.

Entre as principais funcionalidades que ajudam a reduzir o custo médio das viagens, podemos citar as seguintes:

• Centralização de reservas: Quando todas as passagens, hospedagens e locações são realizadas dentro de uma única plataforma, o gestor consegue aplicar políticas automáticas e evitar desvios de padrão.

• Automatização de políticas de aprovação: Ao definir regras de aprovação pré-estabelecidas, a empresa reduz o tempo de resposta para solicitações e garante que apenas viagens dentro da política sejam autorizadas.

• Monitoramento de preços em tempo real: A tecnologia permite acompanhar variações de tarifas e alertar sobre oportunidades de compra mais econômica, principalmente em passagens aéreas.

• Integração de relatórios de desempenho: O gestor consegue extrair dados consolidados sobre custos, frequência de viagens, aderência à política e oportunidades de melhoria, sem depender de múltiplas fontes ou planilhas manuais.

• Padronização de fornecedores: Plataformas modernas conectam a empresa diretamente a redes de fornecedores homologados, eliminando a dispersão de custos e aumentando o poder de negociação.

Como a VOLL ajuda a sua empresa a manter os custos de viagens corporativas dentro do seu orçamento

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e permite que o gestor de viagens tenha total visibilidade dos custos, ao mesmo tempo que ajuda a manter as viagens dentro do orçamento planejado, alinhando eficiência operacional e controle financeiro.

Nossa plataforma integrada unifica todas as etapas da gestão de viagens em um ambiente 100% digital e seguro, proporcionando:

• Reservas mais rápidas e econômicas.

• Políticas de aprovação configuráveis e automáticas.

• Relatórios de performance e gastos por viagem, centro de custo ou colaborador.

• Redução de cancelamentos e multas através de sistemas de alerta inteligente.

• Negociação contínua com fornecedores para garantir melhores tarifas.

Além disso, ao contar com a VOLL, o gestor de viagens também passa a ter um controle mais eficiente dos custos ocultos, que muitas vezes comprometem o orçamento previsto. Isso porque nossa plataforma permite configurar regras automáticas de aprovação, limitar escolhas a fornecedores homologados e monitorar em tempo real despesas como taxas de alteração, cancelamentos e serviços adicionais. 

Com relatórios detalhados por colaborador, centro de custo e tipo de despesa, é possível identificar rapidamente padrões de comportamento que geram desvios e agir de forma preventiva, evitando surpresas financeiras ao final do mês.

Um exemplo dessa eficiência é o case da Arcos Dourados, a maior operadora do McDonald’s na América Latina, que, ao adotar a plataforma da VOLL, conseguiu economizar mais de R$ 2,9 milhões apenas em passagens aéreas, além de fortalecer o acompanhamento dos custos e eliminar desperdícios que antes passavam despercebidos no orçamento.

Para alcançar resultados como este, entre em contato com a VOLL e saiba como podemos ajudar a sua empresa não apenas com os custos de uma viagem corporativa, mas em todas as etapas destes deslocamentos.