Relatórios de despesas (RDV): como estruturar e analisar

Ao viajar a trabalho, o colaborador de uma empresa precisa arcar com diversas despesas: deslocamento, hospedagem, alimentação… E todas são de responsabilidade da empresa – o que é regulamentado e assegurado por lei.

Apesar de parecer que o primeiro passo para armazenar e organizar essas despesas é do colaborador, quem deve iniciar o processo é a empresa. Como? Padronizando relatórios e se responsabilizando por criar uma política de viagens corporativas clara para todos os colaboradores.

O relatório de despesas de viagem é tão importante e usual no mundo corporativo que até ganhou uma sigla: RDV. Esse documento pode gerar frustrações e dividir opiniões, mas uma coisa é indiscutível: sua importância para a gestão de viagens corporativas.

Pensando nisso, preparamos um texto completo com tudo que você precisa saber sobre RDV. Aproveite a leitura e compartilhe nosso artigo em seu LinkedIn para ajudar mais colegas.

O que é e para que serve um relatório de viagem? 

O relatório de viagem - ou RDV - é um relatório que compila todos os gastos que um colaborador teve durante uma viagem a trabalho. Normalmente, inclui despesas com acomodações, transporte, alimentação, e outras despesas relevantes ao contexto da viagem.

Esse documento é usado para reembolsos e para controle financeiro pela empresa, pois permite que os gestores de viagens acompanhem e controlem de perto os custos relacionados às viagens corporativas. 

Além de permitir que os gestores identifiquem padrões de gastos e otimizem o orçamento, o relatório de despesas fornece informações essenciais para auditorias internas e conformidade fiscal, o que é fundamental para evitar problemas no futuro.

Quando é preciso fazer um RDV?

A empresa e/ou o colaborador devem fazer um RDV sempre que houver uma viagem a trabalho - seja ela realizada de carro, ônibus, avião ou qualquer outro meio de transporte.

Vale lembrar que, de acordo com o artigo 2º da CLT, todas as despesas geradas durante viagens corporativas devem ser custeadas pela empresa e não podem ser transferidas ao trabalhador.

Quais são os benefícios do RDV para a gestão de viagens?

O relatório de despesas de viagens deve ser entendido como parte da gestão de viagens corporativas. Ou seja, precisa caminhar junto de outras práticas para garantir o sucesso da empresa, a produtividade da equipe e o bem-estar do colaborador.

Além de garantir que os reembolsos sejam realizados dentro das conformidades, o RDV oferece diversas vantagens para a gestão de viagens corporativas, como:

• Agilidade nos processos: O RDV acelera a prestação de contas e a verificação de despesas, otimizando o tempo dos colaboradores e gestores.

• Prevenção e redução no número de fraudes: O RDV detalha cada despesa, dificultando fraudes e permitindo a identificação de irregularidades. 

• Adequação de políticas: Com dados precisos, os gestores podem revisar e ajustar políticas de viagem para torná-las mais eficazes e alinhadas com a realidade da empresa.

• Fortalecimento do compliance: O RDV promove a conformidade com normas e regulamentos, reforçando a cultura de integridade e transparência dentro da organização.

• Comprovação de gastos: Assegura que os reembolsos sejam justos e baseados em despesas comprovadas, facilitando a gestão de caixa e auditorias.

• Análise para projeção de orçamentos: Os relatórios armazenados permitem a análise retroativa de despesas, o que auxilia na projeção de custos futuros e na elaboração de orçamentos.

• Oportunidades de redução de custos: O RDV oferece uma visão analítica dos gastos, ajudando a identificar áreas para redução de custos e otimização de recursos.

Confira também nosso Guia completo de viagens corporativas.

Quais informações precisam conter nos relatórios de viagem?

Cabe à sua empresa padronizar o RDV de acordo com a política de viagens estabelecida, mas 4 itens são considerados indispensáveis para a otimização do documento:

1. Nome do funcionário e cargo para facilitar a identificação do centro de custo responsável

2. Nome do gestor responsável e campo para assinatura para formalizar e facilitar a aprovação do gestor direto

3. Dados da viagem, como data de ida, volta e destino para otimizar as análises, importantes para a gestão de viagem corporativa

4. Recibos e notas de todas as despesas, com breve descritivo para comprovar e documentar os gastos que serão reembolsados.

Uma dica para padronização é criar um arquivo modelo, com breve tutorial de preenchimento, explicando como armazenar e digitalizar os recibos. O arquivo e os recibos podem ser salvos pelos colaboradores na rede da empresa ou em um drive na nuvem, facilitando o acesso de todos. 

Invista também em um canal direto com sua equipe para esclarecer possíveis dúvidas e diminuir o desgaste no processo, com revisões e reprovações do relatório.

Como fazer um RDV? 

Existem diferentes formas de elaborar um relatório de despesa de viagens. A mais comum, geralmente adotada por empresas de pequeno e médio porte, é através de planilhas.

A vantagem de utilizar as planilhas é que são fáceis de usar e compartilhar e o gestor de viagens ainda pode criar modelos personalizados que atendam às necessidades específicas da sua empresa. Por outro lado, a desvantagem é que esse modelo pode ser propenso a erros manuais e requer mais tempo para manutenção e atualização.

Algumas empresas desenvolvem seus próprios sistemas internos para gerenciar RDVs, integrando-os com suas plataformas de ERP ou contabilidade. 

Mas, a forma mais fácil é contar com a tecnologia de softwares, plataformas, e aplicativos móveis especializados em gestão de despesas, que poupam o trabalho manual dos colaboradores e ainda garantem a precisão das informações, reduzindo drasticamente o risco de erros.

Confira alguns passos importantes para elaborar um RDV completo:

1. Planejamento: Antes de viajar, estabeleça a política de despesas da sua empresa. Entenda quais despesas são reembolsáveis e quais não são. Prepare uma lista de despesas esperadas, como transporte, hospedagem, alimentação e outras necessidades.

2. Coleta de comprovantes: Oriente o colaborador e os times envolvidos na organização das viagens a guardarem todos os recibos e comprovantes de despesas. Isso inclui passagens, notas fiscais de hotéis, recibos de refeições e qualquer outro gasto relevante. Se possível, utilize aplicativos ou ferramentas digitais para digitalizar e organizar esses documentos.

3. Registro detalhado das despesas: Anote cada despesa assim que ela ocorrer, incluindo a data, o valor, a categoria (transporte, alimentação, etc.) e uma breve descrição do motivo. Utilize uma planilha ou software específico para RDVs para que todas as informações estejam centralizadas e organizadas.

4. Preenchimento e revisão do relatório: Insira todas as despesas registradas no formulário de RDV da sua empresa. Certifique-se de que cada entrada seja clara e detalhada. 

5. Submissão do RDV: Envie o relatório para o departamento responsável, seguindo os procedimentos estabelecidos pela sua empresa. Mantenha uma cópia do RDV e dos comprovantes para seus registros pessoais.

6. Acompanhamento: Após a submissão, acompanhe o processo de aprovação e reembolso. Esteja disponível para esclarecer quaisquer dúvidas que possam surgir.

Como facilitar a produção de relatórios de viagens? 

Todo o processo que envolve o reembolso de despesas é uma preocupação a mais que os profissionais não desejam ter, não somente pela exaustão do processo, mas por possibilidade de constrangimentos quanto à divergência de informações e negativas.

Além do RDV ser, quase sempre, um processo complicado, burocrático e passível de não ter a exatidão que se precisa, pode facilitar fraudes por parte de colaboradores. 

Da mesma forma, pode ser cansativo para quem precisa estar sempre prestando contas e aguardando o reembolso de despesas que, na verdade, foram geradas em nome da empresa.

Com a VOLL Wallet, a sua empresa precisa apenas de uma plataforma. Personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com cargos, nível, departamento ou até mesmo por cada colaborador.

É possível bloquear ou exigir aprovação para gastos por categorias ou limites de valores específicos, garantindo o cumprimento das regras estabelecidas.

Além disso, a plataforma oferece fluxos de aprovação personalizados, proporcionando uma visibilidade clara para o colaborador do motivo de pagamentos fora da política.

Também conta com a tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real, automatizando a gestão de despesas e aumentando a responsabilidade e compliance da empresa.

Por isso, chega de perder tempo revisando manualmente os relatórios de despesas corporativas - deixe a inteligência artificial exclusiva da VOLL Wallet fazer isso por você!

Clique aqui e fale com a nossa equipe para conhecer as condições especiais para a sua empresa.