Compliance by design: políticas corporativas embutidas no processo de booking

Em um cenário cada vez mais dinâmico e competitivo, viagens corporativas são ferramentas essenciais para o crescimento e desenvolvimento das empresas. 

Seja para fechar negócios, participar de eventos, promover treinamentos ou integrar equipes, elas representam um investimento estratégico que fortalece relações comerciais e expande mercados.

No Brasil, o setor de viagens corporativas tem ganhado destaque econômico. Em 2024, o mercado alcançou um faturamento recorde de mais de R$ 131 bilhões, um crescimento de 5,5% em relação ao ano anterior. 

Dados da Abracorp mostram que as viagens de negócios correspondem a cerca de 60% do faturamento das companhias aéreas nacionais, reforçando a importância desse segmento.

Além disso, ainda segundo a Abracorp, o ticket médio das viagens corporativas cresceu mais de 22% entre 2022 e 2023, impulsionando ainda mais o desempenho do setor.

Entretanto, esse crescimento traz desafios operacionais que exigem uma gestão eficiente e robusta. Os gestores de viagem devem garantir total visibilidade e cumprimento das políticas internas para evitar problemas de compliance e controle orçamentário.

Neste artigo, você vai descobrir como a tecnologia da VOLL pode automatizar a aplicação das regras e políticas de viagem, a partir do conceito de compliance by design  — aplicação de princípios de conformidade desde a concepção do produto.

A importância da política de viagens para a empresa

Se cada colaborador escolher uma maneira diferente de reservar serviços ou prestar contas dos gastos de viagens corporativas, como a empresa poderá garantir a segurança desse processo?

Para isso, existe uma referência que orienta toda a equipe (e em alguns casos, até os fornecedores e parceiros) sobre como deve-se proceder para viajar pela empresa: a política de viagens corporativas.

Além de uniformizar o fluxo de reservas, realização e prestação de contas das viagens, é também uma referência importante para o gerenciamento dos indicadores de performance destes tipos de gastos.

Ela deve trazer todas as informações referentes a como viajar em nome da empresa, como:

• Fluxos e responsáveis por solicitações e aprovações;

• Plataformas e sistemas corretos para reservar serviços;

• Limites de gastos por categoria;

• Despesas reembolsáveis e não reembolsáveis;

• Fornecedores preferenciais para cada serviço;

• Regras, recomendações e boas práticas que devem ser seguidas;

• Meios de contato disponíveis para suporte antes e durante a viagem.

O desenvolvimento de uma política detalhada e didática agiliza os processos de aprovação e reserva, minimiza a exposição da empresa a fraudes e garante que as práticas de viagem estejam alinhadas às regulamentações vigentes.

A política também contribui para a redução de custos: ao padronizar escolhas e limitar gastos, o documento ajuda no controle orçamentário, reduzindo despesas excessivas.

Impactos da falta de compliance com as políticas internas

O compliance em viagens é o alicerce da governança corporativa, da saúde financeira e da reputação da empresa. Ignorar ou subestimar essa necessidade de conformidade é abrir brechas para uma série de impactos negativos que podem reverberar por toda a organização:

Descontrole financeiro

A falta de compliance leva a gastos excessivos com passagens aéreas mais caras, hotéis fora do padrão estabelecido e outras despesas desnecessárias.

Imagine se os colaboradores reservam voos em classes superiores às permitidas ou se hospedam em hotéis com tarifas muito acima do teto definido de forma constante. 

Essas situações geram custos elevados que, quando somados, representam um enorme gargalo no orçamento.

Perda de poder de negociação

Empresas que não conseguem padronizar suas reservas e concentrar volumes em fornecedores preferenciais perdem a capacidade de negociar melhores tarifas e condições.

Leia mais em: 10 dicas para fechar acordos vantajosos com fornecedores de viagem

Riscos de fraude

A ausência de controles robustos aumenta a vulnerabilidade a fraudes em despesas ou ao uso indevido de recursos da empresa. Isso pode manchar a reputação da organização, impactar o orçamento e gerar problemas legais.

Desperdício de recursos

A necessidade de auditorias manuais constantes e o tempo gasto na correção de erros elevam os custos operacionais da equipe de gestão de viagens e do departamento financeiro, além de onerar o tempo e a produtividade desses profissionais — recursos tão valiosos quanto o dinheiro.

Desafios na garantia de conformidade em agências tradicionais

Em agências de viagens tradicionais, o processo de garantir que cada reserva esteja em conformidade com a política da empresa é, em grande parte, manual e, portanto, propenso a falhas. Vamos refletir sobre por que isso ocorre?

A política é repassada pelo gestor para os agentes de viagens, que precisam interpretá-la e aplicá-la a cada solicitação. Essa interpretação humana é totalmente suscetível a erros, esquecimentos e inconsistências.

Além disso, as reservas de serviços como passagens aéreas, hotéis e locação de veículos costumam ser feitas em sistemas distintos, sem integração entre si. Essa fragmentação dificulta uma visão completa e, consequentemente, a aplicação unificada das regras.

E, apesar da política existir para padronizar processos, pode ser necessário abrir exceções como em viagens de grandes executivos ou c-levels. Esses pedidos de desvios exigem uma série de aprovações manuais que podem atrasar o processo e, em muitos casos, ser um gargalo para a agilidade necessária no ambiente corporativo.

Ainda sobre a necessidade de flexibilidade, qualquer alteração na política exige comunicação e reconfiguração nos sistemas da agência, um processo lento e passível de erros.

É nesse cenário de ineficiência que a inovação tecnológica se torna essencial para o gestor de viagens corporativas, que deve procurar alternativas mais modernas e inteligentes.

Aplicação automática de políticas de viagem com a VOLL

Uma pesquisa da American Express Global Business Travel mostrou que 70% dos gestores de viagens consideram a tecnologia essencial para monitorar e garantir o cumprimento das políticas, especialmente em empresas com alto volume de deslocamentos.

Foi a partir dessas necessidades que surgiu a VOLL, a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina. 

Com uma plataforma intuitiva e completa, a VOLL permite que suas políticas corporativas de viagem sejam integradas de forma nativa e inteligente ao processo de reservas, transformando a conformidade com a política em algo automático e sem esforço.

A abordagem adotada é a do compliance by design, ou seja: a conformidade não é um passo a ser verificado no final, mas um elemento fundamental já considerado desde a concepção da solução.

Na plataforma, o gestor pode configurar regras simples e complexas, definindo limites de gastos por categoria (aéreo, hospedagem, locação de carros), classes de serviço permitidas, fornecedores preferenciais, antecedência mínima para reservas e até mesmo restrições baseadas em centro de custo, cargo ou departamento.

A VOLL também oferece a flexibilidade necessária para responder às demandas dinâmicas do mercado: diferentes grupos de colaboradores podem ter políticas distintas. Diretores, por exemplo, podem ter acesso a classes de voo superiores, enquanto outros colaboradores seguem regras mais econômicas.

Outro recurso importante nesse processo é o Farol de Política. Ele indica para cada solicitante e aprovador se os serviços solicitados estão dentro ou fora das regras da empresa. Além de indicar a adesão ou não à política, o sistema ainda mostra quais critérios estão sendo atendidos e quais não.

Para facilitar o acompanhamento de índices como a taxa de conformidade e os desvios mais comuns, todos os dados relacionados às reservas e viagens estão disponíveis em dashboards, gráficos e relatórios intuitivos, prontos para consulta dentro do sistema do gestor.

Por fim, enquanto agências tradicionais operam com processos lentos e manuais, a VOLL assegura que todos os usuários estejam sempre seguindo as regras mais atualizadas — afinal, mudanças na política são refletidas instantaneamente na plataforma.

Todos esses diferenciais contribuem ativamente para o aumento da adesão à política de viagens e, como consequência, trazem:

• Visibilidade e controle em tempo real;

• Redução de custos e riscos;

• Agilidade nas aprovações;

• Eliminação de erros manuais;

• Acesso rápido às regras para conhecimento dos viajantes.

Elimine erros manuais e promova a governança com a VOLL

Ao adotar a VOLL, o gestor de viagens não está apenas adquirindo uma plataforma de booking; está implementando um sistema de governança de viagens, mobilidade e despesas corporativas que opera de forma inteligente e preventiva.

Cada reserva é automaticamente verificada em relação a todas as regras da empresa, eliminando a chance de desvios não autorizados. Com isso, os custos de viagem passam a ser controlados de forma rigorosa e transparente.

Além disso, ao facilitar o acesso à informação por meio do app VOLL, os colaboradores ganham autonomia para fazer suas próprias reservas com total clareza sobre as políticas, evitando situações desagradáveis após a solicitação.

O tempo do gestor é liberado de aprovações manuais, podendo ser direcionado a atividades mais estratégicas. E o mais importante: a governança corporativa é fortalecida, com total visibilidade sobre regras, solicitações, aprovações, gastos e todas as etapas da jornada de viagem.

Se a sua empresa ainda precisa tornar suas regras mais robustas e claras, a VOLL conta com um time de profissionais experientes, 100% disponíveis para ajudar na criação, aplicação e atualização de uma política de viagens alinhada aos seus objetivos e necessidades.

Pronto para essa transformação? Diga adeus aos erros manuais e dê o próximo passo rumo a um novo patamar de governança e eficiência. Fale agora com um especialista e solicite uma demonstração!