Onboarding de colaboradores como ferramenta de conformidade com políticas de viagem

Em um cenário corporativo cada vez mais dinâmico e competitivo, as viagens de negócios desempenham um papel essencial no fortalecimento de relações comerciais, na expansão de mercados e no desenvolvimento de empresas.

Os gestores de viagem, responsáveis por operacionalizar os deslocamentos, sabem que equilibrar a otimização de custos, a conformidade e o bem-estar do viajante é um desafio constante. E para que isso ocorra, a política de viagens funciona como um guia, orientando cada passo da reserva ao reembolso.

Porém, uma política bem desenvolvida e estruturada só cumpre seu papel, de fato, se for compreendida e, principalmente, seguida por todos os colaboradores da empresa.

Estabelecer esse alinhamento pode ser muito mais efetivo se feito desde o início da jornada do funcionário na empresa: o momento do onboarding.

Descubra neste artigo qual é a importância de apresentar a política de viagens desde o onboarding de colaboradores, e quais são os principais tópicos que devem ser abordados nesta apresentação para garantir a conformidade.

Os desafios da adesão à política de viagens

Mesmo com uma política de viagens documentada, sua aplicação no dia a dia nem sempre acontece de maneira efetiva. Os gestores enfrentam vários desafios para garantir a conformidade, como:

Resistência e falta de engajamento

Muitos colaboradores enxergam a política apenas como burocracia, existente apenas para limitar sua liberdade.

É comum que muitos prefiram reservar suas viagens por conta própria, fora dos canais aprovados, por exemplo.

Processos longos ou excessivamente complexos também podem incomodar os viajantes e fazer com que busquem caminhos alternativos.

Falta de clareza

Se a política não for claramente comunicada e didática, ela causará confusão e, consequentemente, baixa adesão. 

Linguagem excessivamente técnica ou jurídica, ausência de instruções claras sobre os termos, atualizações não comunicadas, dificuldade de acesso e canais de comunicação dispersos são fatores que contribuem para a falta de clareza.

Fiscalização

O monitoramento da conformidade pode se tornar uma tarefa onerosa na ausência de sistemas que permitam um acompanhamento automatizado. 

A identificação de inconformidades também pode ser interpretada como "microgestão", dependendo da abordagem. 

Além disso, o gestor pode contar com uma equipe reduzida, ser sua própria equipe ou estar sobrecarregado com outras demandas, o que limita sua capacidade de fiscalização.

Estrutura engessada

A própria estrutura da política pode "jogar contra" o gestor. Regras muito restritivas, que não consideram a flexibilidade necessária para certas situações ou que não se adaptam às necessidades dos viajantes, podem incentivar a inconformidade.

Se a política não refletir as condições atuais do mercado de viagens, ela tende a se tornar impraticável. Normas que não são revisadas e atualizadas regularmente acabam perdendo relevância.

O poder do onboarding: aculturando novos colaboradores desde o início

A solução para muitos desses desafios está em um processo proativo e relativamente simples: apresentar a política de viagens para os colaboradores no onboarding.

Mas por que esse é o momento certo? Porque é um período de alta receptividade. 

Novos colaboradores estão totalmente abertos a entender a fundo a cultura e os processos da empresa, tornando esse o momento ideal para moldar comportamentos e criar uma base sólida para a adesão.

Essa é uma oportunidade única de apresentar a política não como um conjunto de regras, mas como um guia essencial para o sucesso das viagens e para o alinhamento com a cultura interna. E nenhum novo funcionário quer estar desalinhado ou cometer erros logo no início, não é mesmo?

Ao abordar o tema logo no começo da jornada do colaborador, você garante que as informações sejam absorvidas antes que hábitos incorretos se estabeleçam, evitando retrabalho e futuros desalinhamentos.

A clareza das informações desde a chegada do funcionário também ajuda a melhorar a fluidez da comunicação e a experiência dos futuros viajantes durante seus deslocamentos. Se sua empresa utiliza sistemas de reserva, por exemplo, esse contato precoce evita futuras dúvidas e erros no processo.

Em resumo, os benefícios de realizar um onboarding focado na política de viagens são:

• Aumento da adesão e conformidade;

• Redução de custos, evitando despesas fora do orçamento;

• Eficiência operacional;

• Fortalecimento da cultura de viagens;

• Melhora na segurança e experiência do colaborador;

• Redução de dúvidas sobre processos e sistemas.

Pautas essenciais para o onboarding sobre políticas de viagem

Para que o onboarding cumpra seu papel, é fundamental que os novos colaboradores recebam informações claras e relevantes. Para isso, estruture o conteúdo de forma lógica e acessível, priorizando os temas mais importantes para que o momento não se torne cansativo nem desvie a atenção dos ouvintes.

Alguns pontos essenciais da política que devem ser explicados no onboarding são:

1. Visão geral

Comece com uma apresentação geral da política de viagens. Explique seus objetivos principais, sua importância para a empresa e para o próprio colaborador, como o documento está organizado e onde ele pode ser consultado.

2. Processos de solicitação e reserva

Apresente a agência de viagens corporativas e a ferramenta de reservas utilizada pela empresa, destacando suas funcionalidades e benefícios. Em seguida, detalhe o processo de solicitação e aprovação de viagens, incluindo quem são os aprovadores e quais informações são necessárias.

3. Regras de despesas e reembolsos

Explique as categorias de despesas reembolsáveis, os valores-limite, o prazo para envio de comprovantes e o fluxo de aprovação de reembolsos, além do sistema utilizado nesse processo. Deixe claro também quais despesas não são cobertas pela política, evitando mal-entendidos futuros.

4. Diferenças entre viagens nacionais e internacionais

Se sua empresa realiza viagens ao exterior, é importante destacar as principais diferenças entre as regras para viagens nacionais e internacionais.

Para viagens nacionais, mencione as diretrizes principais sobre transporte, acomodação e alimentação. Já ao tratar de viagens internacionais, destaque requisitos como passaporte e visto, vacinas, seguro viagem, câmbio, entre outros.

Oriente também sobre os procedimentos em caso de emergência médica ou questões de segurança, considerando que destinos internacionais podem exigir ações específicas nessas situações.

5. Contatos e suporte

Durante o onboarding, os colaboradores recebem um grande volume de informações. Por isso, é essencial garantir que saibam onde buscar apoio em caso de dúvidas ou imprevistos, reforçando que a empresa (ou a agência contratada) está à disposição para ajudar sempre que necessário.

Apresente os contatos da agência de viagens, do departamento responsável ou de outros pontos de suporte e, se possível, indique materiais de consulta rápida para dúvidas pontuais.

Modelo de pauta para o onboarding

Para facilitar a aplicação, desenvolvemos um exemplo de estrutura de apresentação sobre a política de viagens para o onboarding dos colaboradores:

Garanta total conformidade com a ajuda da VOLL

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, oferece uma solução completa para gestão de viagens, mobilidade e despesas corporativas.

Através de uma tecnologia exclusiva, unimos inovação e inteligência para criar diversos recursos que fazem a diferença na rotina do gestor e do viajante.

Para garantir total conformidade, é possível integrar e personalizar suas políticas dentro da plataforma da VOLL, adaptando regras de acordo com cargo, setor ou outras necessidades específicas. Além disso, oferecemos um exclusivo farol de política, que indica a cada solicitante e aprovador se os serviços estão dentro ou fora das regras estabelecidas. A plataforma não apenas notifica a adesão à política, como também sinaliza quais critérios estão sendo cumpridos e quais não.

E não há espaço para dúvidas: sua política de viagens corporativas fica visível e acessível na palma da mão, de forma didática, para o viajante. Com mais consciência sobre as normas, a VOLL contribui ativamente para o aumento da adesão, reduzindo custos e impulsionando a produtividade.

Além da facilidade no acesso e conformidade com a política, os viajantes contam com uma solução totalmente intuitiva, baseada no modelo self-booking, o que garante mais liberdade e flexibilidade no processo de solicitação de viagens.

Mais do que recursos inteligentes, viajantes e gestores têm suporte 24/7 por meio de diversos canais e idiomas, com uma equipe de especialistas pronta para um atendimento ágil e consultivo.

Quer otimizar sua rotina como gestor e oferecer uma solução completa para sua equipe? Entre em contato e descubra as condições especiais da VOLL para a sua empresa!