Habilidades e competências necessárias para gestão de viagens
Saiba mais sobre as responsabilidades de um gestor de viagens e quais são as características que este profissional deve ter para gerir viagens corporativas.
Ao contrário do que se pode imaginar, viagens corporativas não dizem respeito somente a idas de avião a outros estados ou países, mas também ao uso de Uber, táxi ou qualquer outro tipo de deslocamento que um funcionário chama para ir até um cliente ou parceiro, por exemplo.
Por este motivo, é essencial que a empresa conte com alguém que cuide de todos estes vaivéns, gerindo custos e a política de mobilidade que a empresa adota. Muitas vezes, esta figura capitaneia um setor, e é conhecida no mercado pela nomenclatura de gestor de viagens.
Para que você saiba o que ele faz e também quais são as características necessárias para executar bem esse trabalho, te convidamos a ler este artigo. Vamos lá?
O que é um gestor de viagens?
O gestor de viagens, ou travel manager, é um profissional importante nas empresas que realizam viagens corporativas com frequência.
Ele é uma figura estratégica que responde por um dos maiores custos das grandes corporações, uma vez que a conta de viagens é conhecida por ser a segunda maior despesa corporativa, ficando atrás apenas da folha de pagamento nas maiores empresas do mundo.
Geralmente, este profissional faz parte das áreas administrativa, financeira, ou marketing, mas, em situações em que as viagens corporativas são recorrentes e envolvem custos elevados, é comum a criação de um departamento exclusivo, que atua de forma integrada com os setores financeiro ou de compras.
O que faz um gestor de viagens?
Se antes o papel do profissional responsável pela gestão de viagens corporativas era quase totalmente operacional, agora ele é muito mais analítico.
Diante de tanta responsabilidade, a função do gestor de viagens permeia diversas atividades e ações estratégicas para o negócio. Algumas de suas atribuições são:
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Acompanhar a reserva e emissão de passagens aéreas;
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Acompanhar e realizar reservas em hotéis;
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Providenciar serviços de mobilidade urbana para os colaboradores;
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Manter e procurar novos fornecedores de viagens e de mobilidade;
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Trazer melhorias na experiência do viajante corporativo;
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Centralizar e organizar todas informações relacionadas à mobilidade;
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Prestar assistência em apólices e operações relacionadas às viagens corporativas;
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Elaborar e promover engajamento nas políticas internas de viagem e reembolso;
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Analisar e compartilhar relatórios e indicadores-chave de desempenho (KPI’s);
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Intermediar situações não resolvidas diretamente pelos viajantes;
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Garantir a aplicação de normas de compliance, LGPD e práticas sustentáveis nos processos de viagem;
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Buscar soluções tecnológicas para simplificar o planejamento e gerenciamento de viagens;
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Promover o Duty of Care e prestar assistência ao viajante;
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Analisar dados e feedbacks para uma gestão mais eficiente.
Além do mais, ele também é encarregado de otimizar os valores relacionados a esses serviços para que a organização consiga ter os menores custos possíveis com viagens, mas sem perder eficiência, qualidade e, sobretudo, a segurança.
Quanto ganha um gestor de viagens?
Segundo o Glassdoor, site que reúne de forma colaborativa informações sobre empresas, vagas e salários, a remuneração mensal estimada para o cargo de gestor de viagens é de R$ 5.500, com uma média salarial mensal de R$ 5.000.
No entanto, esses números representam a mediana baseada apenas nos salários coletados dos usuários do site. Sendo assim, a remuneração pode variar dentro das empresas.
Quais são as características de um gestor de viagens?
De forma bastante resumida, podemos dizer que as principais habilidades que um gestor de viagens precisa ter são:
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Proatividade e dinamismo;
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Liderança e comunicação eficaz;
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Capacidade para resolução de problemas e mediação de conflitos;
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Visão analítica e pensamento estratégico;
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Raciocínio lógico e foco em resultados;
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Habilidade em negociação e persuasão;
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Atenção aos detalhes no planejamento e execução;
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Organização e responsabilidade interpessoal;
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Adaptação ao uso de novas tecnologias e plataformas;
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Autoridade e eficácia na coordenação de processos.
Mas, para nos aprofundarmos ainda mais neste tema, convidamos uma das figuras que mais entende do assunto para uma entrevista. Fernão Loureiro é consultor empresarial, e compartilha anos de experiência com gestão de viagens e mobilidade nas maiores empresas do Brasil e da América Latina.
Ele já esteve à frente da gestão de viagens da Embaixada dos EUA, AmBev, Souza Cruz e Philips, por onde acumulou uma visão de vanguarda sobre como as organizações podem gerir seus programas de viagens de forma inteligente, econômica e humanizada.
Depois de um bate-papo muito inspirador e esclarecedor, separamos aqui os pontos mais importantes:
O gestor de viagens precisa atuar como um ponto de apoio
Em grandes corporações, é comum que existam profissionais que tenham uma predisposição maior às experiências digitais e de mobilidade, da mesma forma que também é comum haver quem ainda entrará em um avião pela primeira vez na vida.
Para ele, sob esta óptica, é importante que o gestor de viagens tenha uma atuação como um ponto de apoio em todos os assuntos pertinentes à mobilidade.
Esclarecer dúvidas e intermediar as relações entre a empresa (e seus times que viajam) e companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos, meios de pagamentos (assunto muito relevante hoje em dia com a transformação digital), plataformas de gestão de viagens online (os OTTs) sistemas de expense management, etc.
“Além disso, este profissional também precisa ser um ponto de apoio para questões de segurança dos viajantes. É uma função que ganha destaque e relevância, por ser estratégica”, comenta Fernão.
Conhecer bem o perfil dos funcionários (e de suas viagens)
Como dissemos, o perfil do viajante corporativo varia bastante de acordo com cada empresa e suas necessidades. Afinal, algumas costumam trabalhar somente com deslocamentos locais ou interestaduais, enquanto outras operam com viagens internacionais também.
O papel do gestor é se perguntar constantemente “quais são as necessidades do meu colaborador?”. A resposta para esta pergunta pode perfazer os tipos de viagem e de deslocamento que sua empresa demanda de seus viajantes.
Normalmente, roteiros mais complexos — como viagens internacionais ou trechos para regiões muito remotas — moldam um perfil de viajante mais carente de soluções que facilitem esta jornada.
Por isso, no entendimento de qual é essa jornada de viagem, o gestor de viagens deve se atentar para que todos os meios de transporte devem ser categorizados e gerenciados (em alguns casos, até providos pela empresa diretamente) — desde o patinete elétrico até a passagem aérea.
Sobre isso, Fernão compartilha que “a aviação deixou de ser o único ponto de atenção de um gestor; hoje vai muito além. A mobilidade é presente em todos os níveis hierárquicos na empresa. É importante ter uma estratégia para cada nível”.
Assim, ao conhecer bem o perfil específico dos funcionários que viajam pela empresa, o gestor poderá atendê-los de forma adequada.
Conhecimento de processos eletrônicos
O gerente de viagens também precisa saber operar os programas utilizados para realizar a administração das viagens.
Cada função — emissão de passagem, reserva de hotel, controle financeiro etc. — pode ser realizada por um diferente tipo de software que o profissional precisa conhecer bem, muito embora exista no mercado soluções em forma de app mobile como a VOLL, que integra todas as funcionalidades em um só lugar.
Aproveite e saiba mais sobre a solução para gestão de viagens corporativas da VOLL.
Saber interpretar números e dados
Imagine a seguinte situação: sua empresa trabalha com dois fornecedores de aplicativos de transporte para que seus funcionários possam se locomover durante o trabalho. Porém, o número referente a esses gastos passa a ficar maior.
Ao observar o histórico, é notado que o tarifário de um dos fornecedores aumentou, o que fez viagens de mesmo percurso ficarem mais caras quando comparadas com as do outro app. Esse tipo de análise e interpretação de números faz parte da rotina do gestor de viagens.
Fernão defende que “administrar é sinônimo de planejar. Redesenhar e redefinir novos passos devem ser ações feitas olhando para erros e acertos do passado, sempre olhando para as novas tecnologias e as oportunidades de levar inovação para dentro da empresa e do seu processo. Olhar relatórios e analisar tendências faz parte de uma estratégia de sucesso”.
Com quais desafios este profissional precisa lidar?
O primeiro desafio com o qual um gestor de viagens pode ter que lidar diz respeito à informatização dos processos. Como a prática do home-office foi aplicada por muitas empresas, enquanto, antes, documentos de viagens e reembolsos eram feitos presencialmente no escritório, agora eles passam a ser feitos online. Por isso frisamos a importância da integração de sistemas, pois facilita esse trabalho.
“O que dificulta a vida dos gestores de viagens em grandes empresas, é que elas já estão dentro de uma estrutura global que possui padrões muito estabelecidos, com estratégias globais, e não querem ninguém fora do eixo. Hoje, é difícil para o gestor de viagens trocar uma agência e implantar novas medidas, então o caminho é desembaraçar as funcionalidades de um app, como a VOLL, por exemplo, para se encaixar em um planejamento”, reitera Fernão.
O segundo ponto está voltado a ter sensibilidade a ponto de enxergar o mundo pelos olhos de quem está viajando. Portanto, é necessário ter empatia para conseguir se colocar no lugar dos colaboradores e coordenar tudo que for necessário para que as viagens de negócios atendam bem as suas expectativas.
Quais são as dicas de ouro para os gestores de viagens?
Fernão compartilha algumas dicas, que entende serem pontos de muita atenção e expectativa, para os gestores de viagens no que se refere à sua atuação:
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Não esquecer da LGPD. É essencial ter uma política clara e de acordo com a lei;
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Implantar sistemas de expense management, ou melhorá-los;
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Fazer o monitoramento das tarifas;
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Investir na comunicação interna. Mostrar a mobilidade para toda empresa, faz com que todos os níveis hierárquicos entendam mais sobre o assunto e evitar qualquer ruído ou falta de informação.
Ao encontrar todas as características levantadas neste post em alguém interessado em se tornar o gestor de viagens da sua empresa, as chances de sucesso nessa ocupação serão grandes.
Uma das primeiras tarefas que esse profissional deve executar é analisar e atualizar a política de viagens da empresa. Aliás, se ainda não tiver uma, não se preocupe. Continue conosco e confira agora neste artigo como fazer a sua!