O que é T&E (Travel & Expense), como automatizar e exemplos do mercado

T&E é um termo utilizado para designar um dos maiores processos organizacionais relativos ao gerenciamento de despesas durante viagens corporativas. 

Embora a área consuma, em média, 10% de todo o orçamento das empresas, a gestão de T&E nem sempre é feita de maneira adequada. 

O estudo Pain Points and Expense Reports, da GBTA, revela que 19% de todos os relatórios de despesas corporativas apresentam algum tipo de erro, enquanto 86% das fraudes cometidas durante o processo de reembolso ocorrem devido a aprovações indevidas. 

Esses números destacam a importância de uma gestão eficiente, transparente e tecnológica para evitar desperdícios, garantir conformidade e melhorar a experiência dos colaboradores.

Neste conteúdo, vamos explorar os impactos do T&E nas empresas e como otimizar essa gestão com a ajuda da tecnologia.

Além disso, você vai descobrir como a VOLL pode ser a solução ideal para modernizar e simplificar os processos de T&E na sua organização. Confira!

O que é Travel & Expense (T&E)?

T&E é a sigla comumente usada em gestão de viagens para Travel & Expense (em português, viagem e despesa) e se refere ao conjunto de processos relacionados à gestão de viagens corporativas e despesas como passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte e reembolsos. 

Esse conjunto de gastos precisa ser controlado para garantir conformidade com as políticas da empresa e evitar custos desnecessários.

Ou seja, uma solução de Travel & Expense (T&E) conecta reservas, pagamentos, prestação de contas, aprovações e relatórios em um único fluxo, o que proporciona maior controle, automação e dados para tomada de decisão.

Diferença entre Travel, Expense e T&E

Embora os termos Travel, Expense e Travel & Expense (T&E) sejam frequentemente usados como sinônimos, eles representam etapas diferentes da gestão de viagens corporativas. 

Em resumo, Travel é a gestão das viagens, Expense é a gestão das despesas e Travel & Expense (T&E) é a integração desses dois processos para administrar toda a jornada da viagem corporativa, do planejamento ao fechamento financeiro

Confira mais detalhes:

Quais despesas entram no Travel & Expense (T&E)? 

Uma gestão completa de Travel & Expense (T&E) ela engloba todas as despesas relacionadas a uma viagem corporativa, desde o planejamento até o retorno do colaborador. Ou seja, os gastos que precisam ser pagos diretamente pela empresa ou reembolsados posteriormente.

Assim, embora cada empresa defina suas próprias regras, existem categorias de despesas que fazem parte da maioria dos programas de Travel & Expense Management.

Montei uma tabela que exemplifica melhor isso.

Quais despesas normalmente não fazem parte do T&E?

Uma boa política de Travel & Expense também estabelece o que não pode ser reembolsado ou pago pela empresa.

Entre os exemplos mais comuns estão:

• Despesas de lazer durante a viagem;

• Consumo de minibar ou entretenimento não autorizado;

• Compras pessoais;

• Multas de trânsito;

• Upgrades de voos ou hotéis sem aprovação;

• Acompanhantes;

• Despesas sem comprovante, quando exigido pela política.

Ter toda essa definição reduz dúvidas dos colaboradores, evita conflitos durante a prestação de contas e diminui o tempo gasto na auditoria das despesas.

Quais são os impactos da gestão de T&E nas empresas?

A gestão de T&E vai além do controle de gastos, afinal, ela também impacta na eficiência operacional e na saúde financeira das empresas. Alguns dos principais impactos incluem:

• Controle de custos: Sem uma gestão estruturada, as despesas podem sair do controle e afetar o orçamento da empresa.

• Eficiência operacional: Processos manuais e burocráticos dificultam o fluxo de aprovação e reembolso de despesas, reduzindo a produtividade.

• Conformidade com políticas internas: Empresas precisam garantir que os gastos estejam dentro das regras definidas, evitando excessos ou despesas inadequadas.

• Satisfação dos colaboradores: Processos complicados de solicitação de pagamentos e reembolsos podem gerar frustração nos funcionários que viajam a trabalho.

• Prestação de contas e auditoria: Uma boa gestão facilita auditorias financeiras e ajuda a manter a transparência nos relatórios contábeis.
  

Ainda, segundo a Forbes Insights e a American Express, 79% dos executivos afirmam que melhorar a eficiência operacional é a principal prioridade relacionada às políticas de Travel & Expense em 2025. Reduzir custos aparece logo em seguida entre os principais objetivos das organizações 

Como funciona a gestão de despesas de viagens nas empresas?

A gestão de despesas de viagens, parte do Travel & Expense, engloba todos os custos relacionados a deslocamentos corporativos, desde passagens e hospedagens até alimentação e mobilidade.

Quando feita de forma manual, os viajantes precisam guardar notas fiscais e comprovantes para solicitarem reembolso para a empresa. Geralmente, eles preenchem relatórios detalhando cada despesa e enviam ao setor financeiro para conferência e aprovação - um processo que pode ser bastante desgastante e que ainda está sujeito a erros, extravios de documentos e dificuldades na conciliação de gastos.

Para otimizar esse fluxo, muitas empresas adotam sistemas de gestão integrada, que automatizam o registro e a aprovação de despesas. 

Com essas soluções, os viajantes podem cadastrar gastos diretamente na plataforma, anexando comprovantes digitalmente, enquanto gestores e a equipe financeira acompanham os custos em tempo real. 

Além disso, esse tipo de sistema também fornece meios de pagamento digitais que facilitam a gestão de despesas e contribuem para uma experiência mais prática e eficiente para os colaboradores que viajam a trabalho.

Como funciona um processo de T&E?

Um processo de Travel and Expense (T&E) reúne todas as etapas necessárias para planejar, aprovar, realizar e prestar contas de uma viagem corporativa. Ao criar um, a empresa estabelece um fluxo padronizado que garante conformidade com a política da empresa, melhora a experiência do colaborador e oferece visibilidade financeira para a tomada de decisões.

Ou seja, o papel do T&E é conectar essas decisões em um fluxo único e evitar que cada etapa aconteça de forma isolada.

Até porque, quando essa integração não existe, surgem sintomas conhecidos por qualquer gestor financeiro: aprovações por e-mail, recibos enviados semanas depois da viagem, gastos fora da política descobertos apenas no fechamento do mês, e mais.

Na experiência da VOLL, as maiores oportunidades de economia raramente aparecem durante a auditoria do reembolso. Elas surgem antes da viagem, quando política, reservas, meios de pagamento e despesas fazem parte do mesmo fluxo operacional. Quanto menos rupturas existem entre essas etapas, maior tende a ser a visibilidade sobre os custos e menor a necessidade de correções posteriores.

Veja, a seguir, como é possível estruturar um processo de T&E

1. Política com definições claras

Toda política de viagens precisa responder a uma pergunta: um sistema consegue interpretar essas regras sem depender da análise de uma pessoa?

Para garantir isso, evite expressões muito amplas ou que necessitem de muita interpretação individual. Documentos de política utilizam expressões como "escolher hotéis compatíveis", "priorizar tarifas econômicas" ou "evitar gastos desnecessários" abrem espaço para interpretações diferentes entre colaboradores, gestores e equipe financeira.

Por isso, uma política operacional precisa transformar princípios em critérios objetivos.

Em vez de orientar a escolha de um hotel "adequado", defina valores máximos por cidade, categorias permitidas, antecedência mínima para emissão de passagens, regras para remarcações e situações em que exceções podem ser autorizadas.

2. Aprovação estratégica

A aprovação de cada gasto ou viagem, quando não está automatizada no T&E, pode gerar muito mais valor quando passa a responder perguntas estratégicas.

• A viagem é realmente necessária?

• Existe outra agenda que possa ser aproveitada no mesmo deslocamento?

• Vale antecipar ou adiar a viagem para reduzir custos?

• Há alternativas de transporte ou hospedagem mais adequadas à política?

Até porque, depois que reservas são confirmadas, praticamente toda economia depende de cancelamentos, remarcações ou negociações pontuais, que costumam ser mais caras e menos eficientes.

3. Reservas, pagamentos e despesas como partes do mesmo processo

Embora cada solução funcione individualmente, a fragmentação dificulta a construção de uma visão completa sobre o custo de uma viagem.

Uma passagem comprada diretamente pela empresa, uma corrida de aplicativo paga com cartão pessoal e uma diária reembolsada semanas depois acabam registradas em sistemas diferentes. Consolidar essas informações exige conciliações manuais e reduz a confiabilidade dos indicadores.

Quando reservas, meios de pagamento e despesas compartilham a mesma base de dados, a empresa consegue acompanhar o custo total da viagem praticamente em tempo real, sem depender do fechamento do mês para entender onde o orçamento foi consumido.

4. Auditoria para situações que realmente representam risco

Nem todas as despesas exigem o mesmo nível de análise.

Uma refeição dentro do limite previsto pela política apresenta um perfil de risco muito diferente de uma alteração de passagem realizada sem aprovação ou de um hotel reservado fora dos fornecedores homologados.

Por isso, existem soluções criadas, inclusive, a partir de inteligência artificial, que tem ajudado empresas a automatizarem a auditoria financeira, como o Expense Helper, da VOLL.

Ele elimina processos manuais e papéis ao digitalizar recibos instantaneamente, garantindo que todos os gastos respeitem as políticas financeiras da empresa em tempo real. Se algum gasto fora da política for identificado, ele entra em contato com o usuário e pede maiores esclarecimentos.

Assim, em vez de revisar cada comprovante individualmente, a equipe financeira só é acionada em casos que realmente merecem atenção. Essa abordagem reduz o trabalho operacional sem abrir mão da governança.

5. Dados para aprimorar o processo de T&E

Os dados acumulados ao longo do processo de Travel & Expense permitem identificar padrões que dificilmente seriam percebidos analisando viagens de forma isolada.

Por exemplo, uma área pode comprar passagens sempre na última semana antes do embarque. Outra pode concentrar despesas com mobilidade acima da média da empresa. Certas rotas podem justificar uma renegociação com companhias aéreas, enquanto alguns limites definidos na política deixam de refletir os preços praticados pelo mercado.

Essas análises transformam o T&E em uma ferramenta de gestão orçamentária, e a boa notícia é que existem plataformas, como a VOLL, que automatizam e produzem dashboards com todos esses dados para a gestão de viagens das empresas. 

Os dashboards da VOLL funcionam como uma central de Business Intelligence (BI) integrada, que compila os dados de despesas e viagens em tempo real para apoiar a tomada de decisões.

Com mais de 150 indicadores, você acompanha dados atualizados diariamente sobre despesas totais, adiantamentos, voos, hospedagens e reembolsos sem a necessidade de planilhas manuais ou sistemas externos

Como otimizar a gestão do T&E?

Para tornar o T&E mais eficiente e seguro, as empresas podem adotar algumas estratégias:

• Definir uma política de viagens clara: Criar diretrizes sobre quais despesas são permitidas, limites de gastos e processos de aprovação.

• Automatizar a gestão de despesas: Softwares especializados permitem que os viajantes registrem despesas de forma digital e que os gestores acompanhem tudo em tempo real.

• Usar meios de pagamento corporativos: O uso de cartões virtuais, como os VCNs, reduz a necessidade de reembolsos e melhora o controle sobre os pagamentos.

• Analisar relatórios de gastos: Monitorar os dados ajuda a identificar oportunidades de economia e evitar desperdícios.

• Integrar sistemas de T&E ao ERP ou financeiro: Garantir consistência nos dados e evitar retrabalho na contabilização de despesas.

• Adotar aplicativos móveis para registro de despesas: Facilitar o lançamento de gastos em tempo real, reduzindo erros e perda de comprovantes.

• Capacitar colaboradores e gestores: Oferecer treinamentos sobre políticas de T&E e uso de ferramentas tecnológicas para garantir adesão e eficiência.

Case do mercado: como a Afya simplificou o Travel & Expense?

À medida que as operações crescem, é comum que a gestão de viagens e despesas corporativas seja distribuída entre diferentes ferramentas e processos. O que começa como uma solução pontual para uma necessidade específica pode resultar, alguns anos depois, em um cenário fragmentado, com múltiplos fornecedores, fluxos manuais e baixa visibilidade sobre os gastos.

Esse era um dos desafios enfrentados pelo Grupo Afya. A companhia utilizava quatro sistemas distintos para gerenciar processos relacionados a viagens, mobilidade, políticas corporativas, adiantamentos e prestação de contas.

Além de exigir que colaboradores e gestores transitassem entre diferentes plataformas, esse modelo aumentava a complexidade operacional e gerava uma elevada demanda de suporte interno.

Ao centralizar toda a jornada de Travel & Expense na VOLL, a empresa passou a concentrar essas operações em um único aplicativo, simplificando a experiência dos usuários e reduzindo o trabalho operacional das equipes envolvidas no processo.

A mudança também envolveu a adoção de meios de pagamento digitais, como Pix e cartão corporativo, que permitiram que despesas fossem gerenciadas dentro do mesmo fluxo utilizado para reservas, aprovações e prestação de contas.

Os resultados que a Afya teve com a VOLL refletem um dos principais objetivos de um programa moderno de Travel & Expense: eliminar etapas desnecessárias sem comprometer a governança financeira.

Com a implementação da solução, o Grupo Afya:

• Economizou mais de 1.800 horas de trabalho das equipes envolvidas no processo;
• Reduziu mais de 2.500 chamados de suporte relacionados à operação;
• Substituiu quatro sistemas distintos por uma única plataforma para gestão de viagens e despesas corporativas;
• Simplificou processos que envolviam políticas corporativas, mobilidade, adiantamentos e prestação de contas.

A experiência do Grupo Afya mostra que simplificar o Travel & Expense também significa devolver tempo às equipes para que possam se dedicar a atividades mais estratégicas. 

Automatize sua gestão de Travel & Expense com a VOLL!

Além de ser a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, a VOLL tem uma plataforma integrada que facilita o controle de todas as despesas de uma viagem corporativa.

Segundo a VOLL, acreditamos que a automação não elimina o papel do gestor de viagens.

Pelo contrário: quando atividades operacionais, como aplicação de políticas, aprovações e conferência de despesas, são automatizadas, os profissionais passam a dedicar mais tempo à negociação com fornecedores, à estratégia e à geração de economia para a empresa.

Com funcionalidades que automatizam processos e garantem mais controle sobre os custos, a solução da VOLL contribui para uma gestão de T&E mais ágil, segura e alinhada às necessidades da empresa.

Usando um único sistema que pode ser acessado no computador ou no celular, colaboradores e gestores podem fazer a emissão de passagens, controle de hospedagem e gestão de despesas. Dessa forma, fica muito mais fácil ter acesso aos gastos e controlá-los de forma eficiente, de acordo com as políticas de viagens pré-estabelecidas.

Confira mais sobre a nossa solução de gestão de despesas corporativas e fale com um especialista da VOLL para entender como podemos adaptar a solução para a sua realidade!

Preencha o formulário e um executivo da VOLL entrará em contato!

Perguntas frequentes sobre Travel & Expense

 Aqui, respondemos outras dúvidas que você ainda pode ter sobre T&E.

O que significa Travel & Expense (T&E)?

Travel & Expense (T&E) é o conjunto de processos utilizados para gerenciar viagens corporativas e as despesas relacionadas a elas. Isso inclui a solicitação e aprovação da viagem, reservas, pagamentos, prestação de contas, reembolsos, auditoria das despesas e análise dos dados financeiros gerados ao longo do processo.

Qual é a diferença entre Travel, Expense e Travel & Expense?

Travel refere-se à gestão das viagens corporativas, como passagens, hospedagem e aplicação da política de viagens. Expense está relacionado ao controle das despesas realizadas pelos colaboradores, incluindo alimentação, transporte local e reembolsos. Já o Travel & Expense integra esses processos em um único fluxo operacional, oferecendo maior visibilidade sobre os custos da viagem.

Quais despesas fazem parte do Travel & Expense?

As despesas mais comuns incluem passagens aéreas, hospedagem, alimentação, transporte terrestre, combustível, pedágios, estacionamento, inscrições em eventos corporativos e outras despesas previstas na política da empresa. Os gastos permitidos podem variar de acordo com as regras internas de cada organização.

Toda despesa de viagem precisa ser reembolsada?

Não. Muitas empresas utilizam cartões corporativos, carteiras digitais ou pagamentos centralizados para reduzir a necessidade de reembolsos. O modelo adotado depende da política corporativa e do grau de maturidade da gestão de Travel & Expense.

Como reduzir custos em um programa de Travel & Expense?

Os melhores resultados costumam estar associados à prevenção, que geralmente acontecem ao utilizar tecnologia. Aplicar automaticamente a política de viagens, concentrar reservas em fornecedores homologados, utilizar dados para negociar contratos e acompanhar indicadores de desempenho são algumas das práticas que ajudam a controlar gastos e identificar oportunidades de economia.