Viagem a trabalho para executivos e alta liderança: como garantir conforto e produtividade?

As viagens corporativas são um pilar estratégico para o sucesso de muitas empresas. Mais do que simples deslocamentos, representam oportunidades valiosas para fechar negócios, fortalecer relacionamentos, expandir mercados e impulsionar a inovação.

Quando o viajante é um executivo ou líder de alto escalão, os desafios da gestão se tornam ainda mais complexos: como planejar cada etapa da viagem de forma que reflita sua importância, garantindo produtividade, conforto e eficiência?

A seguir, apresentamos boas práticas que você, gestor de viagens, pode adotar para aprimorar a experiência dos executivos em trânsito, promovendo segurança, alto desempenho e satisfação para a liderança da sua empresa.

Alinhando expectativas: o que importa para um executivo em uma viagem?

Entender as expectativas e necessidades dos executivos e altos líderes é o primeiro passo para planejar viagens corporativas de sucesso. 

Diferente de outros colaboradores, a alta gestão opera sob constante pressão, e o tempo é seu ativo mais valioso. Suas preocupações em uma viagem corporativa vão além da logística básica:

Tempo é dinheiro

Cada minuto de deslocamento, espera ou imprevisto logístico é um minuto a menos dedicado a reuniões estratégicas, decisões importantes ou ao merecido descanso. Executivos esperam agilidade e otimização do tempo em todas as etapas da viagem.

Conforto é exigência

Viagens frequentes podem ser exaustivas. Um ambiente que proporcione descanso adequado e minimize o estresse é fundamental para manter a energia e a clareza mental. Isso inclui desde a classe do voo até a qualidade do quarto de hotel.

Conectividade 24/7

A capacidade de trabalhar e se comunicar de forma eficaz, independentemente da localização, não é negociável. Acesso confiável à internet e infraestrutura para videoconferências são requisitos básicos.

Suporte VIP

A tranquilidade de saber que há um suporte eficiente em caso de imprevistos é crucial para que o executivo mantenha o foco no objetivo da viagem. A empresa deve ser capaz de oferecer atendimento especializado com serviços VIP voltados a líderes de alto escalão.

Flexibilidade + organização

Embora a organização da viagem deva ser sistemática, a gestão precisa estar preparada para fazer ajustes de última hora. As agendas imprevisíveis de um executivo demandam essa flexibilidade.

O "extra" agrega valor

Embora o foco seja o trabalho, serviços extras, conveniências e amenidades tornam a experiência mais agradável e podem ter grande impacto na percepção que o executivo tem da viagem e, claro, da sua gestão.

Conhecendo essas expectativas, o gestor de viagens pode ir além do básico e construir um planejamento que não apenas atenda, mas supere as necessidades da alta liderança.

A importância do planejamento para viagens de executivos

Para um líder, uma viagem corporativa mal planejada pode causar prejuízos ainda maiores.
Por isso, é fundamental realizar um planejamento antecipado e organizado, com tempo suficiente para alinhar todos os serviços e expectativas às necessidades do executivo. Isso inclui desde preferências alimentares e exigências de conectividade até a flexibilidade para atender a compromissos de última hora.

Além disso, um planejamento eficaz garante que o líder chegue ao destino descansado e preparado para reuniões, negociações ou apresentações que podem definir o futuro da empresa.

A forma como a empresa cuida de seus líderes em viagem reflete seus valores e sua cultura. Executivos bem assistidos, pontuais e com energia transmitem uma imagem de profissionalismo e excelência a clientes, parceiros e investidores.

Lembre-se: a atenção aos detalhes nas viagens de liderança é uma extensão da marca da empresa.

Boas práticas de gestão de viagens para atender à alta liderança

Como vimos até aqui, garantir uma experiência excepcional em uma viagem corporativa para um executivo exige planejamento minucioso e domínio das melhores práticas, eliminando qualquer gargalo que possa desviar seu foco das responsabilidades principais. 

Mas como fazer isso na prática? Veja algumas dicas a seguir:

Escolha do hotel

A definição da hospedagem deve ser estratégica e considerar alguns pontos essenciais, como:

• Localização: priorize hotéis próximos aos locais de reuniões ou eventos, ou com fácil acesso ao transporte.

• Infraestrutura para negócios: busque hotéis com salas de reunião privativas, internet de alta velocidade e áreas de trabalho confortáveis nos quartos.

• Serviços extras: para garantir total conforto, procure opções com amenidades como serviço de quarto 24 horas, lavanderia, academia e um bom café da manhã.

• Alimentação: hotéis com restaurantes de qualidade no local ou nas proximidades evitam deslocamentos desnecessários, além de oferecer comodidade caso o executivo precise de uma refeição em horários atípicos.

Leia mais: Como escolher o melhor hotel em viagens corporativas? Veja 20 dicas essenciais

Logística eficiente

Sempre que possível, escolha voos diretos e com horários alinhados à agenda do executivo, minimizando esperas e riscos de perda de conexão. 

Além disso, priorize companhias aéreas que ofereçam classe executiva ou serviços de bordo que permitam trabalho e descanso.

Para a chegada e partida do aeroporto, opte por serviços de transfer privativos. Isso elimina filas, preocupações com táxis ou aplicativos e garante pontualidade e segurança.

Reuniões e trabalho remoto

Nem todas as reuniões acontecem em escritórios tradicionais, e a necessidade de trabalhar remotamente pode surgir a qualquer momento.

Como mencionado anteriormente, o hotel deve oferecer salas de reunião privativas e áreas de trabalho confortáveis nos quartos.

Além disso, considere outras opções para atender a essa demanda, como coworkings. Esses espaços compartilhados costumam oferecer salas privativas, internet ultrarrápida, equipamentos de videoconferência e um ambiente profissional.

Para possibilitar o trabalho durante a espera por voos, viabilize o acesso a lounges e salas VIP nos aeroportos.

Segurança e atendimento VIP

Forneça um briefing de segurança completo sobre o destino, incluindo áreas a serem evitadas, números de emergência locais, costumes culturais importantes e outras informações úteis — especialmente em viagens internacionais.

Caso o executivo precise de suporte, garanta um canal de comunicação direto e disponível 24/7. Uma boa prática é designar um ponto de contato específico para esse atendimento VIP, com foco no suporte à alta liderança.

Personalização

Mantenha um banco de dados atualizado com as preferências de cada executivo, como assento favorito no avião (corredor ou janela), restrições alimentares, programas de fidelidade, entre outros.

Utilizar essas informações de forma proativa demonstra cuidado, atenção e profissionalismo.

Garanta uma operação de viagens de alta qualidade com a VOLL

Todas as boas práticas listadas acima podem ser colocadas em prática de maneira simples: contando com o parceiro ideal.

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, oferece a praticidade de uma plataforma integrada para gestão de viagens, mobilidade e despesas, aliada a uma inteligência operacional que permite uma operação segura, completa e unificada.

Com foco em dados, performance e governança, a VOLL possui diversos recursos exclusivos, como:

• Automação de políticas de viagens;

• Personalização de políticas conforme cargos, nível, departamento ou colaborador;

• Cobertura global de serviços, incluindo opções de companhias aéreas, hotéis, táxis, apps de mobilidade e locação de veículos;

• VOLL Wallet, uma solução exclusiva de expense management;

• Automatização de reembolsos, eliminando processos manuais de conferência, auditoria e pagamentos;

• Dashboards personalizados e relatórios estratégicos para acompanhamento de indicadores;

• Fluxos de aprovação personalizados;

• Atendimento 24/7 através de diversos canais e idiomas, incluindo operação VIP para executivos.

Tudo isso torna a VOLL a solução ideal para quem deseja oferecer uma experiência positiva para os colaboradores e, ao mesmo tempo, reduzir custos operacionais. Aqui, economia e qualidade atuam em conjunto.

Os cases de sucesso falam por si: empresas como Ambev, PepsiCo e Unimed já utilizam a VOLL para otimizar sua gestão de viagens e, só em 2023, a plataforma processou mais de 1 milhão de reservas, com uma taxa de resolução de suporte acima de 98%, ajudando grandes corporações a reduzirem em até 30% seus custos com deslocamentos corporativos.

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