Negociação inteligente: 10 dicas para fechar acordos vantajosos com fornecedores de viagem

O gestor de viagens corporativas tem a responsabilidade de buscar constantemente a redução de custos, sem comprometer a qualidade e o bem-estar dos viajantes.

Nesse contexto, a negociação com fornecedores pode fazer uma grande diferença na garantia de melhores condições para a empresa. Além de conquistar tarifas competitivas, é possível melhorar prazos, flexibilizar contratos e criar relações comerciais duradouras e sustentáveis.

Siga a leitura para descobrir boas práticas e dicas de negociação para fechar os melhores contratos de viagem!

Principais tipos de fornecedores de viagens corporativas

O ecossistema de viagens corporativas engloba uma grande variedade de fornecedores, cada um com suas dinâmicas e oportunidades de negociação específicas. Veja abaixo quais são os principais serviços e suas possibilidades de negociação:

Companhias aéreas

Responsáveis pelo transporte aéreo dos colaboradores, esse é um serviço de extrema importância para o setor. Em 2024, o transporte aéreo foi responsável por cerca de 60% do faturamento das viagens corporativas no Brasil.

A negociação com esses fornecedores pode envolver tarifas diferenciadas para grandes volumes de viagens, acordos de fidelidade, flexibilidade em alterações e inclusão de serviços extras, como franquia de bagagem, upgrades e acesso a salas VIP.

Hotéis

O setor hoteleiro corporativo atingiu R$ 3,9 bilhões de faturamento em 2024, representando um aumento de 42% em relação a 2019. A escolha desse tipo de serviço afeta diretamente o conforto e produtividade dos viajantes, por isso, deve ser feita com cuidado.

As negociações com hotéis e redes hoteleiras podem incluir tarifas corporativas fixas ou dinâmicas, inclusão de serviços extras, políticas de cancelamento flexíveis e upgrades de quarto.

Locadoras de veículos

O aluguel de carros é uma ótima opção quando o itinerário do viajante inclui múltiplos compromissos em locais distintos, por exemplo. O segmento também apresentou crescimento no cenário pós-pandemia, alcançando um faturamento de R$ 379 milhões em 2024, contra R$ 184 milhões em 2019.

A negociação com locadoras pode envolver tarifas exclusivas diárias ou por período, inclusão de seguro, quilometragem ilimitada e programas de fidelidade.

Transfers

Ideais para operações VIP ou grandes grupos, os transfers incluem traslados entre aeroportos, hotéis e locais de reunião ou eventos. A negociação pode envolver tarifas fixas por trajeto ou descontos por volume, por exemplo.

Seguradoras

A aquisição de um seguro é essencial para viagens corporativas, oferecendo cobertura para imprevistos durante os deslocamentos. A negociação com seguradoras pode incluir o custo da apólice, a abrangência da cobertura e outros serviços extras.

Agências de viagens corporativas

As agências atuam como intermediárias, oferecendo serviços de reserva, suporte ao viajante, gestão de despesas, consultoria e mais. Além disso, podem apoiar na negociação com todos os fornecedores citados anteriormente, garantindo acesso a tarifas exclusivas para clientes.

Benefícios estratégicos de uma negociação eficaz

Negociar não é apenas buscar o menor preço. É alinhar expectativas, estabelecer parcerias sustentáveis e garantir serviços que atendam às suas necessidades.

Então, ao investir tempo e expertise em negociações com fornecedores, sua empresa conquista diversas vantagens, beneficiando não só os custos, mas também a experiência do viajante e a gestão de maneira geral. 

• Redução de custos: tarifas mais baixas e descontos conquistados em negociações geram economia significativa, permitindo que o gestor invista em outras melhorias no programa de viagens.

• Melhoria no fluxo de caixa: ao negociar prazos de pagamento ou condições de faturamento favoráveis, a empresa pode gerenciar seu fluxo de caixa com mais eficiência.

• Fortalecimento de relações comerciais: ao buscar acordos benéficos para ambas as partes, a empresa constrói relacionamentos de longo prazo baseados na confiança e na colaboração, criando parcerias sustentáveis com fornecedores estratégicos.

• Melhoria na experiência do viajante: negociando condições especiais e serviços extras, a empresa contribui para que os colaboradores tenham uma viagem mais confortável e completa, aumentando sua satisfação e produtividade.

• Garantia de qualidade: ao estabelecer parcerias sólidas com fornecedores, a empresa evita a rotatividade de serviços e assegura o nível de qualidade esperado e firmado em contrato.

Leia mais: o que é sourcing de fornecedores e como aplicar na gestão de viagens corporativas?

Boas práticas para uma negociação de sucesso

Uma negociação inteligente deve combinar conhecimento, comunicação assertiva e uma mentalidade estratégica. Aqui estão algumas dicas e boas práticas para gestores de viagens corporativas negociarem com eficácia:

1. Entenda as necessidades da sua empresa

Antes de iniciar o contato com qualquer possível fornecedor, é essencial ter clareza sobre o perfil e os padrões de consumo da sua empresa.

Levante informações como destinos frequentes, volume de viagens por período e possíveis sazonalidades que impactam esse volume e aumentam a demanda.

Essas informações são fundamentais para apresentar ao fornecedor e avaliar se ele será capaz de atendê-lo, além de demonstrar o potencial de negócio.

Estabeleça também algumas diretrizes e objetivos para as negociações: quais são os preços mínimos e máximos que se encaixam no orçamento? Quais benefícios são prioritários? Ter clareza sobre isso ajudará a guiar as conversas.

2. Invista tempo em pesquisa

Para garantir negociações benéficas, busque conhecer a fundo o mercado, os preços praticados por diferentes fornecedores e as tendências do setor.

Ao selecionar opções, aprofunde sua pesquisa para entender o modelo de negócios dos fornecedores pré-selecionados, sua reputação no mercado, casos de sucesso, estrutura de precificação e possibilidades de pagamento. Isso permitirá identificar oportunidades vantajosas para ambos os lados.

3. Construa relacionamento

Estabelecer conexões estratégicas com os principais contatos do setor de viagens pode transformar a forma como sua empresa conduz negociações e fecha contratos.

Uma abordagem colaborativa muitas vezes leva a resultados melhores. Por isso, busque construir uma relação de confiança com os fornecedores. Isso pode abrir portas para ofertas exclusivas e condições comerciais mais vantajosas.

Investir tempo nesses vínculos não só fortalece parcerias, como também oferece uma vantagem competitiva e amplia as oportunidades para a sua empresa.

4. Utilize uma comunicação clara e firme

Durante as negociações, expresse suas necessidades e expectativas de forma clara e direta. Ouça atentamente as propostas do fornecedor e faça perguntas para entender suas perspectivas.

Nesse momento, pode ser necessário estar aberto a concessões em alguns pontos, mas é possível fazer isso mantendo-se firme em seus objetivos principais. Saiba onde você pode ceder e onde é essencial manter sua posição.

5. Busque valor agregado

Não se limite a negociar apenas o preço: considere também outros aspectos importantes que impactam diretamente a gestão e a realização das viagens, como prazos de pagamento, serviços adicionais, flexibilidade e benefícios para os viajantes.

Muitas vezes, um preço um pouco mais alto é compensado por esses outros fatores. Por isso, concentre-se em toda a composição do contrato, e não apenas no valor final.

6. Valorize seus pontos fortes

Dentro de uma negociação, não é só o fornecedor quem tem algo a oferecer. Quais são os seus pontos fortes na negociação?

Pode ser o volume de viagens, a exclusividade do contrato, a possibilidade de uma parceria de longo prazo ou até mesmo sua reputação no mercado ou sustentabilidade financeira.

Identifique esses pontos e use-os a seu favor, afinal, o objetivo é chegar a um acordo vantajoso e seguro para ambas as partes.

7. Considere ter mais de um fornecedor para alguns serviços

Diversificar sua base de fornecedores pode ser uma boa estratégia, garantindo que sua equipe não fique desassistida caso ocorra algum imprevisto com o parceiro principal. Analise e compare essa possibilidade durante as negociações.

8. Trabalhe com contratos detalhados

Registre por escrito todos os termos e condições acordados para evitar mal-entendidos futuros e, principalmente, divergências no momento da execução do contrato.

Garanta que o contrato cubra todos os detalhes necessários e envolva sua equipe jurídica na revisão técnica.

Considere também a inclusão de cláusulas de desempenho, como nível de satisfação dos viajantes, tempo de resposta em emergências, entre outras. 

Isso permite acompanhar o cumprimento do contrato e criar bases sólidas para renegociações futuras ou aplicação de penalidades, se necessário.

9. Reavalie as parcerias regularmente

O setor de viagens corporativas está em constante mudança. Por isso, acompanhe de perto a atuação dos fornecedores, avaliando se estão entregando a qualidade esperada e se adequando às tendências do mercado.

Além disso, reveja seus contratos periodicamente para garantir que eles ainda atendam às necessidades da sua empresa e que você esteja obtendo as melhores condições possíveis.

10. Invista em uma agência de viagens corporativas

TMCs e agências especializadas no setor corporativo são capazes de apoiar todas as etapas das negociações e centralizar seus fornecedores em um só lugar, facilitando a gestão de forma unificada.

Ao oferecer visibilidade sobre despesas, facilitar a comparação de ofertas e auxiliar na identificação de oportunidades de negociação, essas agências deixam de ser apenas fornecedoras e se tornam parceiras estratégicas essenciais.

Quer ver como esse tipo de solução funciona na prática? Conheça a VOLL no tópico a seguir!

Simplifique sua gestão de fornecedores de viagem com a VOLL

Na VOLL, entendemos os desafios da gestão de viagens corporativas e a importância de obter os melhores acordos com fornecedores. Por isso, atuamos como um parceiro estratégico, garantindo uma experiência de viagem de qualidade para seus colaboradores através da conexão com os principais fornecedores.

Nossa ampla rede de parceiros e nosso poder de negociação nos permitem ajudar sua empresa a acessar tarifas e condições exclusivas com as principais companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos e outros serviços de viagem.

E o melhor: tudo está acessível de maneira simples e fácil, a um toque de distância. Com uma plataforma digital completa e um app mobile intuitivo, oferecemos uma rede global de fornecedores totalmente conectada às políticas de viagem da sua empresa.

Na prática, o próprio viajante pode pesquisar opções e solicitar reservas em total conformidade com suas normas e regras internas. Nosso farol de política indica para cada solicitante e aprovador se os serviços solicitados estão dentro ou fora da regra, mostrando quais critérios estão sendo cumpridos e quais não.

Com mais consciência sobre a sua política interna, a VOLL contribui ativamente para o aumento da adesão, como consequência, contribui para a redução de custos.

Outro ponto importante é o atendimento. Em casos de emergências ou imprevistos, o contato direto com fornecedores pode ser demorado e burocrático. Mas esse problema é resolvido com a VOLL: oferecemos suporte 24/7 através de diversos canais e idiomas, atendendo aos viajantes com excelência a qualquer hora e lugar. 

Seu colaborador não precisa se preocupar em contatar a companhia aérea ou o hotel, por exemplo. Basta acionar nossa equipe por meio do canal mais conveniente e toda a situação será tratada por um especialista.

Impactos reais da VOLL em grandes operações

Comprovando sua expertise e impacto como principal fornecedor de viagens e parceiro estratégico do mercado, a VOLL acumula cases de sucesso com grandes empresas, como a Arcos Dourados, maior operadora do McDonald’s. 

Com mais de 2 mil funcionários viajando a trabalho todos os meses, a Arcos Dourados implementou a VOLL buscando cobrir um gap especialmente tecnológico, e alcançou resultados incríveis:

• NPS de 73

• R$ 2,9 milhões em economia com passagens aéreas

• Controle total das viagens no Brasil

“Nossa agência anterior oferecia uma baixa qualidade no atendimento e uma plataforma engessada, que não nos atendia na parte mobile, além de processos manuais. Nosso NPS era 30. Hoje estamos 100% consolidados com a VOLL, com NPS de 73. Temos uma experiência muito positiva, um processo ágil e uma plataforma fácil e intuitiva de navegar, e um dos maiores pontos positivos é a alta tecnologia empregada.”

Viviane Moraes - Gestora de viagens da Arcos Dourados

Outra empresa que centralizou sua gestão de viagens e fornecedores com a VOLL é a Vitru Educação, maior player de educação digital do Brasil. Ao unificar esse controle com uma solução integrada e 100% digital, a Vitru conquistou melhorias significativas:

• 99% das viagens aprovadas em menos de 24 horas

• Reembolsos, que antes podiam demorar até 15 dias, agora são realizados em até 24 horas para mais de 90% dos funcionários

• Antecedência média de 42 dias, reduzindo custos e melhorando o planejamento

• NPS acima de 80% em menos de um ano de operação

Ao escolher a VOLL, você terá ao seu lado um fornecedor completo que não apenas simplifica o processo de reserva e gestão de viagens, mas também trabalha continuamente para que sua empresa tenha acesso a acordos corporativos mais vantajosos com todos os fornecedores.

Entre em contato agora mesmo e descubra as condições especiais da VOLL para a sua empresa!