Como medir a maturidade da gestão de viagens corporativas na sua empresa

Você já parou para pensar se a gestão de viagens na sua empresa realmente está no nível certo de maturidade para impulsionar os resultados do negócio? Hoje, segundo a Global Business Travel Association (GBTA), apenas 30% das empresas possuem processos bem estruturados para acompanhar os custos e a eficiência das viagens. Essa falta de métodos claros compromete a capacidade do gestor de viagens de atuar como um verdadeiro parceiro do board.

O gestor de viagens, muitas vezes visto apenas como um operador, tem um papel fundamental nessa evolução: ele organiza, mede e apresenta resultados que comprovam o impacto das viagens nos objetivos corporativos. E, quando há maturidade, as viagens deixam de ser um gasto para se tornarem um investimento estratégico, ajudando na retenção de talentos, no fechamento de novos negócios e na construção de uma cultura global.

O que significa maturidade na gestão de viagens corporativas?

A maturidade do setor de viagens está relacionada ao nível de integração, eficiência e alinhamento do programa de viagens com as metas estratégicas da empresa. 

Esse conceito envolve aspectos como:

• Eficiência operacional: Processos padronizados, automatização de tarefas e otimização de custos.

• Aderência à política de viagens: Colaboradores que seguem as diretrizes de forma natural e com autonomia.

• Integração com áreas estratégicas: Viagens que contribuem diretamente para metas comerciais, expansão internacional e inovação.

• Foco no viajante: Garantir a melhor experiência possível para quem viaja, com segurança e suporte 24/7.

• Medição de resultados: Uso de indicadores (KPIs) que comprovam o impacto positivo das viagens, como ROI, produtividade e satisfação do viajante.

Uma gestão de viagens madura traz diversos benefícios para a empresa, como processos mais eficientes, maior aderência à política de viagens, melhor experiência do viajante, decisões baseadas em dados e fortalecimento do papel do gestor de viagens como parceiro estratégico. Isso faz com que a área deixe de ser apenas um centro de custos para se tornar um aliado importante no crescimento do negócio.

Quais são os níveis de maturidade?

Podemos medir a maturidade em quatro níveis principais:

• Nível 1 – Básico: Segue processos manuais, não tem uma política de viagens estruturada e foca apenas em redução de custos.

• Nível 2 – Intermediário: Já existe uma política de viagens, mas ela não está integrada a outras áreas e depende muito de ações manuais.

• Nível 3 – Avançado: Conta com processos digitais, indicadores de desempenho e integração parcial com áreas de compras, finanças e RH.

• Nível 4 – Estratégico: A gestão de viagens está completamente alinhada aos objetivos da empresa, com foco em ROI, dados em tempo real e decisões baseadas em performance.

Essa escala ajuda o gestor a entender onde a empresa está e quais ações podem levá-la ao próximo nível.

Como diagnosticar o nível de maturidade do meu programa de viagens corporativas?

Para medir a maturidade da gestão de viagens, o gestor precisa fazer uma análise bastante crítica. 

Algumas práticas fundamentais para esse diagnóstico são:

• Análise de dados de viagens: Use dashboards e relatórios para acompanhar indicadores como custo médio, adesão à política e ROI.

• Pesquisas de satisfação com os viajantes: Avaliar a experiência de quem viaja ajuda a identificar gargalos e oportunidades.

• Auditorias periódicas: Revisar se as viagens seguem a política e os processos internos.

• Benchmarking com o mercado: Comparar seus números com empresas do mesmo setor pode ajudar a identificar lacunas.

• Revisão dos processos de ponta a ponta: Do pedido à prestação de contas, entender cada etapa é essencial para melhorar a experiência como um todo e identificar onde há falhas e onde há oportunidades para automação.

Leia também: Como aferir sua política de viagens corporativas.

Além dessas práticas, vale também fazer perguntas como:

• Minha política de viagens está alinhada com os objetivos estratégicos da empresa?

• Temos processos bem definidos e ferramentas que realmente apoiam a gestão de viagens?

• Os viajantes têm clareza sobre as regras e sentem-se motivados a segui-las?

  Os relatórios e indicadores são usados para decisões estratégicas ou apenas operacionais?

• O retorno das viagens é medido de forma concreta ou fica apenas na percepção?

Essas reflexões ajudam a avaliar a maturidade do programa e enxergar além dos processos, identificando não só lacunas, mas também formas de impulsionar a performance do negócio.

Como elevar o nível da minha gestão de viagens? 

Identificar em que estágio está a gestão de viagens é apenas o primeiro passo. A partir daí, o desafio é transformar esse diagnóstico em ações concretas que tragam resultados para o negócio e uma experiência melhor para quem viaja. 

Veja algumas estratégias para elevar o nível da sua gestão de viagens:

• Desenvolva uma política de viagens mais clara e atualizada: Revisite as diretrizes internas para garantir que reflitam as metas estratégicas da empresa, ao mesmo tempo em que oferecem flexibilidade e suporte para quem viaja.

• Automatize processos e reduza tarefas manuais: A automação de etapas como reservas, reembolsos e aprovações elimina retrabalho, aumenta a produtividade e melhora a governança.

• Invista em integração de dados: Sistemas conectados (TMS, ERPs e plataformas de mobilidade) permitem uma visão completa dos gastos, do comportamento de quem viaja e dos resultados alcançados.

• Capacite o time de viagens e envolva as lideranças: Treine sua equipe para lidar com as ferramentas, alinhe expectativas com a liderança e mostre como as viagens impactam os resultados do negócio.

• Monitore indicadores-chave e ajuste continuamente: Crie dashboards com dados como adesão à política, ROI e NPS dos viajantes. Use esses insights para refinar as estratégias e demonstrar o valor do programa de viagens.

• Priorize a experiência e o bem-estar dos viajantes: Programas de fidelização, práticas de Duty of Care e políticas que valorizem o equilíbrio entre trabalho e qualidade de vida ajudam a reter talentos e melhorar a performance.

Como a VOLL pode ajudar sua empresa a medir e evoluir a maturidade da sua gestão de viagens?

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e tem apoiado empresas líderes a amadurecerem a gestão de viagens graças à sua solução integrada. 

Unindo uma tecnologia avançada a uma equipe especializada que atua na área há anos, a VOLL centraliza os processos ao mesmo tempo que conecta a estratégia de viagens ao crescimento da empresa.

Confira algumas das funcionalidades que ajudam a elevar o nível da sua gestão: 

• Painéis de indicadores em tempo real, com métricas como ROI, NPS e custo médio por viagem.

• Integração com ERPs e plataformas financeiras, automatizando processos e eliminando erros manuais.

• Equipe de especialistas que atuam como consultores para redesenhar processos e políticas.

• Dashboards completos para justificar investimentos e reforçar o papel estratégico da área de viagens.

• Suporte 24/7 para viajantes e gestores, garantindo uma experiência segura e sem complicações.

São diversos os cases de empresas que evoluíram de um modelo tradicional e engessado para uma gestão de viagens mais madura e estratégica com o apoio da VOLL. A Vitru Educação, maior rede de ensino digital do Brasil, conquistou agilidade nas aprovações e um salto na satisfação dos viajantes, com o NPS passando de 67 para 80. Já a PepsiCo ampliou a visibilidade de gastos, otimizou processos e garantiu conformidade global ao integrar a gestão de viagens a uma estratégia mais centrada no colaborador.

Se sua empresa busca resultados como esses, fale com a VOLL. Estamos prontos para ajudar você a medir, evoluir e consolidar uma operação de viagens madura, eficiente e alinhada com o futuro da sua organização.