Saiba como estruturar uma classificação de pedidos de viagem por potencial de receita

Equilibrar orçamento e impacto estratégico é um dos maiores desafios de quem lidera a gestão de viagens corporativas. Na maioria das empresas, os pedidos de deslocamento chegam com justificativas diversas e, sem critérios claros de priorização, o gestor corre o risco de aprovar viagens de baixo impacto enquanto solicitações realmente decisivas para a geração de receita ficam em espera.

Para reduzir esse descompasso, a melhor saída é estruturar um programa de viagens corporativas baseado na classificação dos pedidos por potencial de receita.

Neste artigo, mostramos como o gestor pode adotar esse modelo: quais variáveis considerar, como estruturar gatilhos de aprovação, de que forma integrar o CRM à política de viagens e quais indicadores acompanhar para comprovar o impacto das viagens nos resultados do negócio. Confira!

Como definir variáveis de classificação dos pedidos de viagem

Para classificar os pedidos de deslocamento, é preciso definir critérios que conectem a viagem ao potencial de retorno para o negócio, pois somente dessa forma é possível evitar decisões baseadas apenas em uma aparente urgência ou pela pressão de áreas específicas.

Entre as variáveis mais relevantes para a gestão de viagens corporativas estão:

• Valor do ticket potencial: Quanto maior o valor estimado do contrato ou da renovação em negociação, maior a prioridade da viagem.

• Estágio no funil de vendas: Visitas em fase de fechamento ou renegociação tendem a ter um impacto direto na receita, enquanto prospecções iniciais podem ser avaliadas com mais cautela.

• Presença de decisores-chave: Reuniões que envolvem executivos de alto nível, tanto do cliente quanto da empresa, justificam o investimento por aumentarem a probabilidade de avanço na negociação.

• Importância estratégica do cliente: Além do valor imediato, considere o potencial de longo prazo, como clientes âncora, oportunidades de cross-sell ou expansão para novos mercados.

• Natureza da viagem: Diferenciação entre compromissos de geração de receita (comercial), manutenção de contrato (suporte técnico) ou branding (eventos e feiras).

Ao cruzar essas variáveis, o gestor cria uma matriz de priorização que torna o processo de aprovação mais transparente, equilibrando o custo e o impacto esperado.

Como estruturar faixas e gatilhos de aprovação

Definir variáveis de classificação é apenas o primeiro passo. Para que esse modelo funcione na prática, o gestor precisa transformá-las em faixas de prioridade e gatilhos de aprovação, que orientem a tomada de decisão de forma rápida e consistente.

Veja alguns exemplos de aplicação:

• Faixa de valor de oportunidade: Viagens associadas a negócios acima de R$ 1 milhão podem ter aprovação automática do gestor de viagens, enquanto oportunidades menores devem passar por uma análise mais detalhada.

• Gatilho de estágio de funil: Pedidos vinculados a propostas em fase de fechamento recebem prioridade máxima, independentemente do valor, já que a viagem pode ser decisiva para fechar o contrato.

• Alçada de aprovação por área: Quando a viagem envolve clientes estratégicos, a solicitação deve ter ciência da diretoria comercial ou de finanças, reforçando a governança sem perder a agilidade.

• Gatilho de custo x receita potencial: Se o custo da viagem superar 10% do valor esperado do contrato, é necessária aprovação de nível superior.

• Faixa de impacto regional: Viagens para expansão em novos mercados ou abertura de filiais recebem tratamento prioritário, mesmo que o ticket inicial seja menor.

Seguindo esse modelo, o gestor evita tanto a burocracia excessiva quanto a liberação indiscriminada de viagens e, assim, a política de aprovação passa a refletir diretamente os objetivos de receita da empresa, fortalecendo o papel estratégico da gestão de viagens corporativas.

Leia também: Como usar dados de viagens para influenciar decisões estratégicas no board.

Como integrar a política de viagens ao CRM e ao potencial de fechamento

A maior parte das informações necessárias para classificar pedidos de viagem já está no CRM da empresa: valor da oportunidade, estágio da negociação, decisores envolvidos e probabilidade de fechamento. Quando esses dados são conectados à política de viagens, o gestor ganha previsibilidade e reduz o risco de aprovar deslocamentos com baixo impacto no negócio.

Confira alguns exemplos de integração:

• Sincronização automática de oportunidades: Solicitações de viagem podem puxar dados do CRM, como ticket estimado e fase do funil, eliminando a subjetividade no momento da aprovação.

• Prioridade por probabilidade de fechamento: Viagens vinculadas a negócios com mais de 70% de chance de conversão recebem tratamento prioritário, enquanto aquelas em fases iniciais são avaliadas com maior rigor.

• Visão unificada entre áreas: Ao centralizar informações, times de Vendas, Finanças e Gestão de Viagens passam a ter uma leitura única sobre o peso de cada deslocamento.

• Histórico de efetividade: O cruzamento entre CRM e viagens permite identificar quais deslocamentos realmente contribuíram para fechar contratos, ajustando a política continuamente.

Essa integração transforma a aprovação de viagens de um processo reativo em uma prática estratégica, alinhada às metas comerciais. Em vez de discutir caso a caso, a empresa passa a trabalhar com critérios claros e dados em tempo real. 

Como criar uma rotina de revisão com Vendas e Finanças

O pipeline comercial muda, o orçamento é ajustado e prioridades estratégicas variam conforme o trimestre. Por isso, uma rotina de revisão entre os departamentos de Vendas, Finanças e Gestão de Viagens é essencial para manter o alinhamento.

A rotina de revisões pode considerar:

• Revisões mensais de pipeline: Reuniões entre Vendas e Gestão de Viagens para reavaliar oportunidades estratégicas e alinhar deslocamentos futuros.

• Acompanhamento trimestral de orçamento: Finanças deve validar se o volume de viagens está alinhado com o orçamento previsto e ajustar faixas de aprovação, se necessário.

• Discussão de casos excepcionais: Nem todas as situações cabem em regras predefinidas, logo, é preciso reservar espaço para analisar exceções e evitar decisões unilaterais.

• Ajuste de políticas por sazonalidade: Momentos de alta demanda (como lançamentos, feiras setoriais, entre outros) podem justificar algumas flexibilizações temporárias.

• Documentação e transparência: Registrar decisões de revisão e comunicá-las às áreas envolvidas reforça a credibilidade da política.

Ao instituir essa rotina, o gestor garante que o programa de viagens corporativas esteja sempre alinhado às metas comerciais e financeiras, evitando surpresas no orçamento e assegurando que os recursos sejam direcionados para deslocamentos realmente estratégicos.

Leia também: Como implementar um processo transparente de despriorização de viagens para redução de custos?

KPIs importantes para medir a efetividade das viagens corporativas

O impacto da classificação de pedidos de viagem por potencial de receita deve ser monitorado de forma contínua, através de indicadores que conectem deslocamentos a resultados de negócio e não apenas a métricas operacionais.

Os principais KPIs que ajudam a medir a efetividade do programa de viagens corporativas são:

• Conversão por viagem: Percentual de oportunidades que avançaram ou foram fechadas após um deslocamento presencial.

• Custo por venda fechada: Total investido em viagens dividido pelo número de contratos concluídos no período.

• Tempo de ciclo de vendas: Comparação entre negociações que contaram com viagens e aquelas conduzidas apenas de forma remota, identificando o impacto do contato presencial.

• Receita incremental atribuída a viagens: Valor adicional conquistado em contratos após reuniões presenciais, medido por relatórios de CRM.

• Taxa de aderência à política: Percentual de viagens aprovadas e realizadas dentro das faixas e gatilhos estabelecidos.

• Satisfação do viajante e do cliente: Feedback de quem participou das reuniões presenciais, avaliando a experiência e o impacto na negociação.

Monitorar esses indicadores permite ao gestor comprovar o ROI das viagens e ajustar os critérios de aprovação para garantir que cada real investido esteja conectado a oportunidades de receita.

Leia mais em: 15 indicadores na gestão de viagens corporativas para se atentar.

Como a VOLL ajuda a conectar viagens corporativas aos resultados de receita

É papel do gestor de viagens mostrar o impacto de cada deslocamento nos resultados do negócio e contar com o parceiro certo faz toda a diferença nesse processo. 

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e reúne em uma única plataforma tudo o que o gestor precisa atingir e reportar resultados, transformando seu programa de viagens em um verdadeiro motor de crescimento para a empresa. 

Ao centralizar reservas, políticas e relatórios, a VOLL permite ao gestor comprovar como os deslocamentos contribuem para a geração de receita e para o cumprimento das metas estratégicas da organização, ao mesmo tempo em que garante o controle do orçamento do programa de viagens.

Para apoiar o desafio de transformar viagens em alavancas de receita, a VOLL ainda oferece funcionalidades como:

• Políticas configuráveis de aprovação: Definição de faixas e gatilhos baseados em ticket, estágio do funil e perfil do cliente.

• Integração direta com CRM: Dados de oportunidades sincronizados para priorizar viagens com maior probabilidade de fechamento.

• Relatórios de ROI e KPIs estratégicos: Dashboards que conectam custos a indicadores como conversão por visita, custo por venda e tempo de ciclo.

• Apoio consultivo especializado: Account managers que atuam junto a Vendas e Finanças na definição de critérios de classificação.

• Centralização operacional: Reservas, itinerários e comprovantes em um único ambiente digital, com rastreabilidade total.

Com a VOLL como parceira, o gestor deixa de tomar decisões baseadas em percepções e passa a contar com dados consistentes para justificar cada viagem, e o resultado na receita é praticamente imediato. Não é à toa que grandes empresas como Itaú, Nubank, Ifood e outras centenas já contam com a VOLL para elevar a maturidade da sua gestão de viagens e despesas. Aproveite e confira alguns cases de sucesso.

Se a sua empresa também busca estruturar um programa de viagens corporativas orientado a resultados, fale com um especialista da VOLL e conheça as soluções que já apoiam grandes organizações.