Autonomia na gestão de viagens corporativas: por que os gestores de viagens amam a VOLL

A autonomia do gestor de viagens faz toda a diferença para um programa de viagens eficiente. Quando esse profissional tem acesso direto a dados, consegue editar políticas, aprovar solicitações com rapidez e tomar decisões baseadas em indicadores de desempenho, todo o processo ganha agilidade e relevância.

Na prática, no entanto, nem todas as plataformas ou agências oferecem essa autonomia — o que gera dependência de terceiros e pouca visibilidade para quem deveria liderar a gestão de um departamento tão relevante para as empresas.

Neste conteúdo, mostramos por que a autonomia é essencial para a rotina do gestor de viagens, quais são os desafios mais comuns enfrentados por este profissional e como a VOLL pode ser a parceira ideal para que o gestor atue de forma mais estratégica.

A importância do programa de viagens corporativas

As viagens corporativas são muito importantes para empresas que desejam crescer, estreitar relacionamentos comerciais e otimizar investimentos. 

O programa de viagens corporativas existe para definir regras, automatizar processos e centralizar dados, permitindo que os gestores atuem com mais eficiência e com menos surpresas desagradáveis durante os deslocamentos realizados pelos colaboradores.

Com um programa bem estruturado, o gestor de viagens pode garantir que os gastos estejam de acordo com o orçamento e melhorar a experiência dos colaboradores em trânsito. Além disso, a empresa ganha capacidade analítica para negociar com fornecedores, ajustar políticas conforme o comportamento dos viajantes e identificar gargalos operacionais.

Em outras palavras, é por meio desse programa que a gestão de viagens corporativas deixa de ser um centro de custo e passa a contribuir com indicadores relevantes para o board.

Os principais desafios enfrentados por gestores de viagens

Mesmo com um programa estruturado, a rotina do gestor de viagens corporativas está longe de ser simples. Um dos maiores obstáculos é a falta de visibilidade sobre os deslocamentos e despesas da equipe. Quando os dados chegam tarde ou estão fragmentados em diferentes planilhas e plataformas, qualquer tentativa de controle se torna reativa.

Outro desafio recorrente é o descompasso entre as regras da política de viagens e a execução na prática. É comum encontrar situações em que reservas são feitas fora do padrão autorizado, adiantamentos são liberados sem critérios claros ou reembolsos acumulam inconsistências por falta de integração com os sistemas financeiros.

Além disso, o gestor muitas vezes precisa equilibrar os interesses da alta liderança, as necessidades dos viajantes e as demandas de áreas como compras, RH e financeiro — tudo isso sem comprometer prazos e metas.

Sem as ferramentas adequadas, o tempo se perde em tarefas operacionais: aprovações manuais, conferência de comprovantes, ajustes em relatórios e outras diversas. Isso dificulta a análise estratégica e prejudica o potencial do programa de viagens como área de impacto real nos resultados da empresa.

Leia mais em: Os desafios de um gestor de viagens: entre o online e offline.

Como defender o programa de viagens diante da alta liderança

Para conquistar o apoio da liderança executiva, o gestor de viagens precisa ir além do discurso operacional. É fundamental apresentar o programa de viagens como um componente estratégico, com impacto direto na produtividade das equipes, na geração de receita e na otimização de recursos.

E a melhor forma de fazer isso é com dados. Mostrar, por exemplo, a economia gerada por meio da negociação com fornecedores, a redução de tempo com processos automatizados ou a aderência à política corporativa. Indicadores como saving percentual, taxa de utilização de canais oficiais, NPS dos viajantes e índice de conformidade são aliados importantes na construção de argumentos sólidos.

Também vale destacar como o programa contribui para o crescimento da empresa. Viagens bem planejadas viabilizam reuniões presenciais com clientes importantes, treinamentos em outras unidades, participação em eventos internacionais e a expansão comercial. 

Além disso, o programa de viagens pode ser uma peça-chave no cumprimento das metas de ESG da empresa. Ao incluir critérios de sustentabilidade na escolha de fornecedores, priorizar meios de transporte com menor impacto ambiental e monitorar emissões, o gestor contribui diretamente para os compromissos ambientais e sociais da organização — uma frente cada vez mais valorizada pelos conselhos e investidores.

Leia também: Como usar dados de viagens para influenciar decisões estratégicas no board.

Por que os gestores de viagens amam a VOLL

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, além de ser parceira de grandes empresas como Itaú, Nubank, PepsiCo e Afya, é referência em tecnologia aplicada à mobilidade corporativa. Seu diferencial está na combinação entre inteligência artificial própria, suporte consultivo 24h e autonomia total para o gestor de viagens — sem abrir mão da governança e da eficiência.

Enquanto outras soluções exigem múltiplas interfaces e dependência de intermediários, a VOLL oferece ao gestor uma visão consolidada de todo o programa de viagens, com controle direto sobre fornecedores, acordos comerciais e conteúdo online. Tudo em um ambiente intuitivo, seguro e fácil de navegar.

Veja algumas funcionalidades que garantem essa autonomia:

• Gestão personalizada de conteúdo e acordos corporativos: O gestor pode ativar ou desativar fornecedores, aplicar tarifas negociadas e priorizar parceiros diretamente na plataforma, sem depender de atendimento técnico.

• Criação e parametrização de políticas de viagens: É possível configurar limites de gasto, regras por centro de custo, alçadas de aprovação e critérios de adiantamento conforme a estrutura de cada empresa.

• Painéis gerenciais com dados em tempo real: Dashboards visuais e customizáveis facilitam o acompanhamento de KPIs, como saving, conformidade e performance de fornecedores.

• Controle de usuários e perfis: O gestor pode criar, editar ou remover perfis, definir permissões por tipo de usuário e gerenciar o acesso às funcionalidades conforme os níveis hierárquicos.

• Autonomia para testes e validações internas: A interface administrativa permite simulações de viagens, orçamentos comparativos e ajustes operacionais sem impactar a experiência do usuário final.

• Gestão multimoedas e multilíngue: Para empresas com operação internacional, a plataforma da VOLL garante autonomia também na gestão global, com conteúdo local, pagamentos em moeda do país e suporte em três idiomas.

E os resultados dessa autonomia são percebidos na prática. Como destaca Tiffany Buzo, gerente de serviços da Afya: “A implantação da VOLL foi transformadora para nós. A centralização em um único sistema trouxe praticidade e segurança, eliminando a necessidade de quatro sistemas separados para política, prestação de contas, adiantamento, mobilidade e viagens.”

Já Bruno Carneiro, gestor de viagens e mobilidade da Vibra, reforça: “Os dois principais ganhos que obtemos continuamente com a VOLL têm relação com agilidade e facilidade com a mobilidade em qualquer lugar. Existe uma padronização da operação, o que não seria possível se utilizássemos diferentes ferramentas.”

Esses relatos refletem o impacto real da autonomia proporcionada pela VOLL, que, através de uma solução completa em viagens corporativas, dá protagonismo ao gestor e transforma o programa de viagens em um verdadeiro centro de resultados.

Por isso, se você busca mais controle, mais eficiência e mais autonomia na gestão de viagens da sua empresa, fale com os especialistas da VOLL e descubra por que tantos gestores de grandes companhias usam e recomendam nossa solução integrada.

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