Como provar o valor das viagens corporativas e demonstrar resultados à diretoria

As viagens corporativas continuam sendo um dos investimentos mais estratégicos para o crescimento das empresas, especialmente em um cenário em que a retomada de eventos presenciais e reuniões comerciais voltou a impulsionar novos negócios.

De acordo com a GBTA (Global Business Travel Association), os gastos globais com viagens de negócios devem retomar os níveis pré-pandemia ainda em 2025, refletindo a importância do contato presencial para gerar receita e fortalecer parcerias comerciais.

Mesmo assim, muitos gestores ainda têm dificuldade de provar o valor do programa de viagens corporativas dentro da organização. Mostrar que esses deslocamentos não representam apenas custo, mas eficiência, oportunidades e resultados concretos, é o primeiro passo para transformar a área em um centro de valor e não em um centro de despesa.

Os desafios para provar o valor das viagens corporativas

Embora as viagens corporativas estejam diretamente ligadas a resultados comerciais e operacionais, a mensuração desse impacto ainda é um dos maiores desafios do gestor. Em muitas empresas, os deslocamentos são tratados apenas como despesa, sem conexão clara com a geração de receita ou eficiência.

Alguns dos principais obstáculos incluem:

• Falta de indicadores específicos: a maioria dos relatórios de viagens foca em custos, sem demonstrar retorno, produtividade ou oportunidades criadas.

• Descentralização de informações: reservas, notas fiscais e aprovações ficam espalhadas entre áreas, dificultando análises consistentes.

• Ausência de cultura de mensuração: gestores e viajantes nem sempre registram o propósito ou o resultado de cada viagem.

• Dificuldade de comprovar valor intangível: benefícios como relacionamento, confiança do cliente e mitigação de riscos são reais, mas difíceis de quantificar sem método.

Superar esses desafios exige organização, tecnologia e mudança de mentalidade, três pilares que permitem conectar cada viagem a um resultado tangível, seja ele financeiro, operacional ou estratégico.

Leia também: Por que a gestão de viagens corporativas é importante para a estratégia de negócios.

Como criar um modelo que conecta viagens corporativas a resultados

Para que o programa de viagens corporativas seja visto como um investimento e não apenas um custo, é essencial adotar um modelo de atribuição de valor, que deve demonstrar como cada viagem contribui para a geração de receita, a redução de riscos ou a eficiência de processos.

Um formato simples pode ser estruturado em três etapas:

1. Definir o objetivo da viagem: registrar o propósito antes do embarque (ex.: reunião de fechamento de contrato, visita técnica, auditoria ou capacitação).

2. Identificar o resultado alcançado: após a viagem, documentar o desfecho, como contrato assinado, cliente retido, processo otimizado ou nova oportunidade gerada.

3. Mensurar o impacto: vincular o resultado a métricas reais, como receita influenciada, prazos cumpridos, custos evitados ou riscos mitigados.

Esse modelo pode ser aplicado em planilhas simples, formulários internos ou plataformas integradas de gestão de viagens, desde que as informações estejam padronizadas e acessíveis.

Com o tempo, o gestor de viagens passa a ter um histórico de evidências, que permite comparar resultados entre os deslocamentos, filtrar por área de negócio e apresentar relatórios consistentes à diretoria.

Tipos de resultado que podem ser atribuídos às viagens corporativas

Cada deslocamento corporativo pode gerar um impacto diferente para o negócio, que pode ser financeiro, operacional ou estratégico. Quando o gestor classifica esses efeitos de forma estruturada, fica mais fácil demonstrar como o programa contribui para metas de receita, eficiência e mitigação de riscos.

Os principais tipos de resultado incluem:

• Receita influenciada: viagens que resultam em novos contratos, renovações ou expansão de clientes. Saiba como estruturar uma classificação de pedidos de viagem por potencial de receita.

• Eficiência operacional: deslocamentos voltados a auditorias, inspeções ou integrações que reduzem custos e otimizam processos.

• Mitigação de riscos: ações preventivas que evitam multas, falhas técnicas ou perdas contratuais.

• Cumprimento de prazos críticos: suporte técnico e visitas que garantem entregas no prazo e continuidade das operações.

• Relacionamento e reputação: interações presenciais que fortalecem vínculos comerciais e aumentam a confiança na marca.

Ao organizar as viagens dentro dessas categorias, o gestor passa a enxergá-las como alavancas de desempenho, e não apenas como movimentações administrativas, visão que facilita a comunicação de resultados para o board e valoriza o papel estratégico da área.

Como coletar evidências para comprovar os resultados das viagens

Ter um modelo de mensuração é importante, mas ele só se sustenta com evidências concretas. Por isso, o gestor deve construir uma rotina simples para registrar as informações que comprovam os resultados de cada viagem sem tornar o processo burocrático ou depender de relatórios extensos.

Algumas práticas eficazes incluem:

• Ata curta de reunião: registro rápido com data, participantes, objetivo e resultado alcançado (ex.: contrato fechado, follow-up agendado, decisão tomada).

• Confirmação de pedidos ou contratos: documentos que demonstrem que a viagem resultou em uma venda, renovação ou nova parceria.

• E-mails e mensagens de confirmação: comunicações internas que validem o fechamento de oportunidades ou a conclusão de entregas.

• Relatórios operacionais: registros de visitas técnicas, inspeções ou auditorias que resultaram em correções ou ganhos de eficiência.

• Feedback do colaborador: formulário breve após a viagem, para descrever o objetivo e o desfecho em relação ao planejado.

Reunindo essas evidências de forma padronizada, a área de viagens cria um histórico que sustenta as análises de ROI e facilita a prestação de contas à diretoria.

Como apresentar os resultados das viagens corporativas à diretoria

Os relatórios de viagens corporativas ganham mais relevância quando mostram além de custos e diárias. O ideal é que o gestor apresente indicadores que conectem deslocamentos a resultados reais, mostrando o impacto do programa sobre receita, economia e prazos cumpridos.

Um bom relatório mensal pode incluir três eixos principais:

• Receita influenciada: somatório das oportunidades ou contratos que tiveram participação direta de uma viagem (com base em registros de reuniões, propostas ou pedidos gerados).

• Economia comprovada: valores economizados por meio de políticas de viagem, renegociações, otimização de rotas e uso de tecnologia de retarifa.

• Ciclo até o resultado: tempo médio entre a viagem e o desfecho do negócio — indicador útil para mostrar como a presença física acelera processos de decisão.

Além desses dados quantitativos, é importante incluir insights qualitativos, como oportunidades identificadas, riscos evitados e avanços em relacionamentos estratégicos.

Com esse formato, o gestor constrói uma visão clara e recorrente sobre o valor gerado pelas viagens, fortalecendo o diálogo com o board e transformando o programa em uma ferramenta de gestão de resultados, e não apenas de controle de despesas.

Leia também: Como usar dados de viagens para influenciar decisões estratégicas no board.

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Transformar dados de viagens em resultados de negócio é o que diferencia uma operação simples de uma gestão estratégica. A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e reúne em uma única plataforma reservas, políticas, despesas e relatórios de desempenho, permitindo que o gestor acompanhe os indicadores que comprovam a eficiência do programa.

Entre as principais funcionalidades da VOLL que facilitam a rotina de gestão e ajudam a comprovar o valor das viagens corporativas estão:

• Dashboards de ROI e performance: consolidam métricas de economia, receita influenciada e redução de prazos, permitindo acompanhar o impacto financeiro de cada viagem.

• Relatórios automáticos de resultados: cruzam dados de reservas, aprovações e reembolsos, gerando indicadores de eficiência e previsibilidade orçamentária.

• AirSave (retarifa de passagens): identifica reduções tarifárias antes do embarque e calcula automaticamente o valor economizado.

• RatesAudit (auditoria de tarifas de hotel): compara tarifas contratadas com as cobradas e reporta desvios de custo em tempo real.

• ExpenseAudit (auditoria de reembolsos): valida comprovantes e garante a precisão dos lançamentos financeiros.

• Integração contábil e fiscal: sincroniza os dados de despesas e relatórios com o ERP da empresa, facilitando auditorias e prestações de contas.

• Gestão consultiva personalizada: acompanhamento por especialistas que analisam indicadores e recomendam melhorias para elevar o retorno do programa.

Grandes empresas como Itaú, iFood, Nubank, Andrade Gutierrez e Arcos Dorados utilizam a VOLL para unificar informações, reduzir custos e apresentar relatórios executivos que comprovam a influência das viagens na geração de receita e eficiência operacional.

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