Como auditar o manuseio de valores com segurança e prova de entrega

Em muitas organizações, colaboradores que viajam a trabalho também podem ser responsáveis por transportar pequenos valores em dinheiro, cheques, contratos ou documentos sensíveis entre filiais ou do destino de viagem ao headquarters. Embora pareça algo operacional simples, esse processo apresenta riscos consideráveis como roubo, extravio, fraudes internas e falta de comprovação formal de entrega.

Segundo um estudo conjunto da Advito e Edgar, Dunn & Company, 18% dos gestores de viagens corporativas ainda permitem o uso de dinheiro vivo em seus programas de viagem, o que implica em controles manuais, maior exposição e menor rastreabilidade. 

Além disso, auditorias em entidades públicas revelam que muitos setores transportam valores sem protocolos seguros, e até mesmo carecem de procedimentos escritos claros para o manuseio de numerários e cheques.

Dado esse cenário, padronizar o transporte de valores e documentos em viagens corporativas passa a ser uma necessidade para preservar a segurança pessoal do viajante corporativo e também para garantir rastreabilidade, auditoria e conformidade nos processos internos da empresa.

Quando levar valores x quando usar depósito

Nem sempre é necessário que o viajante corporativo transporte dinheiro ou documentos físicos em uma viagem a trabalho. Definir critérios claros evita riscos desnecessários e garante que o processo esteja alinhado às melhores práticas de compliance.

Situações em que o transporte físico pode ser necessário:

• Entrega de documentos originais que não podem ser digitalizados, como contratos com firma reconhecida ou registros contábeis obrigatórios.

• Valores em espécie para localidades onde não há infraestrutura bancária adequada ou integração digital.

• Itens de valor estratégico que precisam ser entregues pessoalmente a uma filial ou ao headquarters.

Situações em que o depósito ou transferência deve ser priorizado:

• Pagamentos que podem ser realizados por transferência bancária ou PIX, com registro imediato e rastreável.

• Envio de cópias digitais de contratos, atas e outros documentos que possuem validade jurídica eletrônica.

• Transações de alto valor, em que o transporte físico aumenta significativamente o risco pessoal e financeiro.

A regra prática é simples: quanto mais opções digitais e rastreáveis existirem, menor deve ser a necessidade de transporte físico. Essa lógica preserva a segurança do colaborador e aumenta a transparência no controle de despesas corporativas.

Como definir duplas de viagem e rotas seguras

Quando o transporte físico de valores ou documentos é inevitável, a gestão deve adotar medidas adicionais de segurança para reduzir riscos ao colaborador e à empresa, como designar dois viajantes corporativos para a tarefa (um responsável pelo transporte e outro para apoio e testemunho do processo) e planejar as rotas com segurança.

Veja abaixo as práticas recomendadas para cada medida.

Seleção da dupla de viagem:

• Escolha colaboradores de confiança e com experiência em viagens corporativas.

• Evite designar funcionários em período de férias, desligamento próximo ou sem treinamento sobre segurança.

• Estabeleça papéis claros: quem transporta e quem confere/acompanha.

• Formalize a escala em sistema interno ou relatório de viagem, garantindo rastreabilidade.

Definição de rotas:

• Planeje o trajeto com antecedência, registrando pontos de saída, conexões e chegada.

• Priorize fornecedores homologados (transporte executivo, carros locados, motoristas credenciados).

• Evite rotas previsíveis em viagens recorrentes, alternando caminhos ou horários.

• Tenha rotas de contingência em caso de imprevistos (cancelamento de voo, bloqueio de estrada).

• Oriente os viajantes a manter discrição total: não mencionar publicamente que estão em transporte de valores ou documentos.

Leia também: Brand safety em viagens corporativas: conduta e redes sociais sem crise.

Como usar lacre, recibo e conferência no destino

Garantir a prova de entrega é tão importante quanto realizar o transporte com segurança. Para isso, o processo precisa incluir mecanismos de rastreabilidade e auditoria, que evitem dúvidas ou falhas no registro.

Confira um resumo sobre como utilizar os principais mecanismos.

1. Lacre de segurança

• Utilize envelopes, malotes ou caixas com lacre numerado e inviolável.

• Registre o número do lacre no sistema interno ou no relatório de viagem antes do embarque.

• Oriente o destinatário a conferir se o lacre está íntegro no momento da entrega.

2. Emissão de recibo

• Elabore um recibo padronizado, com campos para: data, horário, nome de quem entrega, nome de quem recebe, valor/documento descrito e assinatura de ambas as partes.

• Sempre que possível, digitalize ou fotografe o recibo e suba no sistema interno imediatamente após a entrega.

3. Conferência no destino

• O responsável no destino deve abrir o lacre na frente do portador, conferindo valores ou documentos recebidos.

• Caso haja divergência, registrar o ocorrido em relatório formal para auditoria.

• Finalizar o processo com uma confirmação em sistema ou e-mail corporativo, vinculando o recibo ao registro da viagem.

Como garantir seguro e registros nos sistemas

Mesmo com protocolos de transporte e entrega, é essencial que a empresa tenha mecanismos de proteção adicionais para reduzir riscos financeiros e assegurar a rastreabilidade do processo, garantindo a prova documental necessária para proteger a empresa em auditorias internas ou externas.

Conheça abaixo os principais.

1. Contratação de seguro

• Avalie junto à área financeira a inclusão de um seguro corporativo específico para transporte de valores e documentos.

• Verifique a cobertura: deve contemplar perda, roubo, extravio e danos no trajeto.

• Atualize periodicamente os limites do seguro, conforme o volume transportado em cada rota.

2. Registros em sistemas corporativos

• Padronize o uso de um sistema interno ou módulo de gestão de despesas corporativas para registrar cada transporte.

• Inclua informações como: número do lacre, data, rota, responsáveis, valor/documento transportado e recibo digitalizado.

• Garanta que o registro seja vinculado ao relatório de viagem corporativa, integrando compliance, financeiro e auditoria.

3. Auditoria e conferência periódica

• Realize revisões trimestrais para identificar inconsistências entre recibos físicos e registros no sistema.

• Crie relatórios de exceções, destacando transportes sem recibo, lacres sem conferência ou valores divergentes.

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Utilizando uma IA própria, a plataforma integrada da VOLL permite ao gestor de viagens:

• Definir políticas claras sobre quando transportar valores ou usar meios digitais.

• Registrar cada etapa da entrega em um único sistema, com recibos, conferências e auditoria sempre disponíveis.

• Ter visibilidade em tempo real dos deslocamentos e dos custos relacionados.

• Garantir suporte ao colaborador em qualquer situação, com atendimento 24h.

• Preparar relatórios que falam a linguagem do board e demonstram eficiência.

Além disso, os parceiros da VOLL contam com o suporte de consultores especializados na área de viagens corporativas, que têm toda experiência necessária para transformar um processo delicado em algo simples de controlar, sem abrir mão da segurança do viajante nem da governança corporativa. 

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