QBR do programa de viagens: o ritual que defende budget e aumenta aderência

Revisar o desempenho do programa de viagens corporativas trimestralmente é, além de  uma boa prática, uma estratégia para manter o alinhamento com a liderança e garantir que o orçamento seja utilizado da forma mais inteligente possível.

Segundo levantamento da Global Business Travel Association (GBTA), empresas que realizam revisões trimestrais dos seus programas de viagens conseguem reduzir em até 15% os desvios de política e aumentar em 20% a taxa de savings validados no orçamento anual.

O QBR (Quarterly Business Review) — reunião trimestral que reúne áreas como CFO, compras, RH e operações — é o momento ideal para apresentar resultados, discutir exceções e tomar decisões que sustentem a saúde financeira e operacional do programa.

Se você quer elevar a maturidade da sua gestão de viagens, confira abaixo tudo o que você precisa saber para implementar esse ritual na sua empresa.

Estruturando a agenda do QBR para garantir decisões objetivas

O primeiro passo para que o QBR seja produtivo e cumpra seu papel estratégico na gestão de viagens corporativas é limitar a reunião a um tempo máximo de 45 a 60 minutos, pois, dessa forma, é possível manter o foco nas prioridades e evitar a dispersão.

Um modelo eficiente pode seguir esta ordem:

• Abertura e alinhamento de objetivos (5 min): Reforçar a importância da reunião e revisar o que será abordado.

• Apresentação de resultados (15–20 min): Mostrar KPIs consolidados, como savings validados, antecedência média de compra e percentual de reservas dentro da política.

• Análise de desvios (10–15 min): Destacar rotas, áreas ou fornecedores com baixa aderência e discutir causas prováveis.

• Tomada de decisões estratégicas (10–15 min): Aprovar ajustes de política, renegociações, implementação de novos fluxos ou ferramentas.

• Encerramento e próximos passos (5 min): Confirmar responsáveis, prazos e métricas que serão avaliadas no próximo QBR.

Esse tempo pode até parecer pouco, mas, ao passo que o ritual se consolida entre os times, o gestor de viagens consegue obter consenso rápido, fortalecer o alinhamento entre as áreas e acelerar a implementação de ações corretivas ou preventivas.

Como criar uma one-page para defender o orçamento do programa de viagens

No QBR, a defesa do orçamento precisa ser feita de forma clara e visual, para que CFO e os departamentos de compras, RH e operações compreendam rapidamente as necessidades e os resultados do programa. Uma one-page bem estruturada ajuda a sustentar decisões e evitar cortes que possam comprometer a operação.

Confira alguns elementos essenciais para incluir na one-page:

• Resumo executivo: Breve texto com o contexto do trimestre, principais conquistas e desafios.

• Tendências de mercado: Variação de tarifas aéreas e diárias de hotéis, comportamento da demanda, eventos sazonais.

• Impacto da sazonalidade: Períodos de pico que justificam alterações no volume ou no custo médio das viagens.

• Câmbio e inflação: Influência nas tarifas internacionais e ajustes necessários na previsão orçamentária.

• Economias comprovadas (savings): Valores economizados com renegociações, otimização de rotas e ajustes de política.

• Riscos e oportunidades: Pontos que exigem atenção imediata ou que podem gerar ganhos no próximo trimestre.

Dica: uma apresentação visual com gráficos, heatmaps e comparativos trimestre a trimestre torna a argumentação mais convincente e fortalece o patrocínio do programa junto à liderança.

Como usar um heatmap de aderência para priorizar ações no programa de viagens

O heatmap de aderência é uma ferramenta visual que mostra, de forma rápida, onde o programa de viagens está sendo seguido e onde existem desvios que precisam de atenção. Ele pode ser construído a partir de dados como % de reservas dentro da política, antecedência média de compra e escolha de fornecedores preferenciais — tudo segmentado por área, rota ou centro de custo.

Para utilizá-lo de forma estratégica:

• Mapeie as métricas mais críticas: Por exemplo, compras fora da política, uso de tarifas não negociadas, ou baixa taxa de ocupação em hotéis da lista preferencial.

• Classifique por cores: Verde para alta aderência, amarelo para atenção e vermelho para prioridade de ação.

• Analise a raiz do problema: Entenda se o desvio é por falta de comunicação, urgência justificada, resistência cultural ou falhas no processo.

• Defina plano de ação: Estabeleça medidas corretivas como reforço de comunicação, treinamentos ou ajustes na política de viagens.

• Monitore evolução: Compare os heatmaps de cada trimestre para verificar se as ações estão trazendo resultados.

Esse tipo de visualização ajuda a direcionar esforços para onde eles realmente terão impacto, evitando discussões genéricas e concentrando o QBR em decisões objetivas.

Saiba como aferir sua política de viagens corporativas.

Pipeline de eventos e viagens: S&OP simplificado para decisões antecipadas

Manter um pipeline claro de eventos, reuniões estratégicas e deslocamentos previstos é essencial para que o programa de viagens se antecipe a picos de demanda e negocie melhores condições com fornecedores. No QBR, essa etapa funciona como um S&OP simplificado (Sales and Operations Planning), alinhando as áreas de compras, operações, RH e gestão de viagens.

Para estruturá-lo de forma eficiente:

• Levante todos os eventos previstos: Congressos, treinamentos, reuniões de diretoria, feiras e convenções.

• Inclua deslocamentos recorrentes: Viagens de manutenção, auditorias e visitas técnicas que já fazem parte do calendário.

• Atribua estimativas de volume e custo: Quantos viajantes, quais rotas e períodos mais críticos.

• Negocie de forma proativa: Use o pipeline para iniciar conversas com companhias aéreas, hotéis e fornecedores antes do aumento da demanda. Aproveite e saiba mais sobre a renegociação trimestral de hotéis.

• Sincronize com outras áreas: Garanta que mudanças na estratégia de negócios, expansão de mercados ou alterações no calendário sejam rapidamente refletidas no planejamento de viagens.

Essa visão centralizada e atualizada ajuda o gestor a aumentar a previsibilidade orçamentária, já que serve para evita gastos emergenciais fora da política, além de melhorar a taxa de ocupação nos fornecedores preferenciais.

Definição de acordos e responsáveis para o próximo ciclo do QBR

O fechamento de um QBR precisa deixar claro o que será feito, por quem e até quando, de forma a garantir que os compromissos assumidos tenham reflexo nos resultados apresentados no próximo ciclo.

Para estruturar essa etapa:

• Registre todas as decisões em ata: Inclua o que foi aprovado, os ajustes necessários na política de viagens, as mudanças de fornecedores e as novas metas.

• Defina responsáveis por ação: Cada item deve ter um responsável, com prazo de entrega acordado e indicadores de acompanhamento.

• Estabeleça métricas de sucesso: Determine como será avaliado o impacto das ações no próximo QBR, seja em economia, aumento de aderência ou melhoria de satisfação do viajante.

• Crie checkpoints intermediários: Reuniões rápidas (quinzenais ou mensais) ou grupos em canais de comunicação oficiais da empresa para revisar o andamento das ações críticas antes do próximo ciclo trimestral.

• Utilize ferramentas de acompanhamento: Dashboards, checklists compartilhados ou plataformas de gestão para manter a visibilidade e evitar gargalos.

Assim, o QBR deixa de ser apenas um momento de análise e passa a ser um ritual de execução estratégica, com metas claras e prestação de contas no próximo encontro trimestral.

KPIs importantes para embasar decisões no QBR

Monitorar indicadores é fundamental para que o QBR tenha objetividade e gere ações concretas. Além de facilitar a análise de tendências, métricas bem definidas permitem avaliar o impacto das decisões tomadas no ciclo anterior e direcionar os ajustes necessários.

Entre os KPIs mais usados em programas de gestão de viagens corporativas estão:

• Savings validados: Economia real obtida por renegociação, uso de tarifas mais baixas ou eliminação de desperdícios.

• Percentual de viagens dentro da política: Mede o nível de aderência dos colaboradores às diretrizes estabelecidas.

• Antecedência média de compra: Importante para garantir tarifas mais competitivas e melhor disponibilidade.

• Taxa de ocupação dos hotéis e voos do inventário preferencial: Ajuda a manter poder de barganha nas renegociações.

• Volume de exceções aprovadas: Identifica se as regras estão sendo respeitadas ou flexibilizadas em excesso.

• Tempo médio de aprovação: Indica se o fluxo operacional está ágil ou causando gargalos.

• NPS do viajante corporativo: Avalia a experiência do colaborador e possíveis pontos de melhoria.

Ao revisar esses dados no QBR, o gestor consegue defender o orçamento com base em evidências e direcionar os próximos passos para aumentar eficiência, economia e aderência.

Leia também: Como usar dados de viagens para influenciar decisões estratégicas no board.

Como a VOLL fortalece seus QBRs da coleta de dados às decisões estratégicas

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, e sua plataforma integrada reúne tecnologia, consultoria e visibilidade total dos dados, essenciais para estruturar QBRs mais estratégicos em gestão de viagens. 

Com recursos como dashboards em tempo real, painéis de métricas e relatórios de desempenho segmentados, o gestor ganha embasamento sólido para defender orçamentos, priorizar investimentos e alinhar a execução com as áreas de finanças, compras, RH e operações.

Além de consolidar os dados, o apoio consultivo da VOLL ajuda a identificar insights importantes para o ciclo seguinte — por exemplo, próximos eventos com grande impacto, ajustes de política rápida e renegociações com fornecedores de alto consumo.

A Vitru, maior rede de educação digital do Brasil, conquistou resultados expressivos ao estruturar seus QBRs com VOLL: aumentou o NPS dos viajantes de 67 para 80 em apenas um ano e garantiu que 99% das aprovações de viagens fossem concluídas em até 24 horas. Um avanço que reforçou o patrocínio interno e facilitou ações táticas com segurança e agilidade.

E sua empresa também pode alcançar números como esses. Fale com a VOLL e tenha a parceira ideal para transformar o QBR em um rito eficaz de gestão, com decisões rápidas, implantação segura e impacto real.