Orçamento vivo: como defender a alocação (e realocação) de verba para o programa de viagens

O cenário de viagens corporativas está em constante movimento, moldado por fatores econômicos globais, inovações tecnológicas e mudanças no comportamento dos viajantes. 

Nesse ambiente dinâmico, o gestor deve atuar como um estrategista de negócios, sendo responsável por otimizar custos e demonstrar o valor do programa de viagens para a empresa.

Muitas vezes, esse programa é visto apenas como um centro de custo e pode ser um dos primeiros alvos em tempos de contenção. A percepção de que “cortar viagens” é a maneira mais rápida de economizar é comum, mas raramente é a mais inteligente. Cortes cegos podem prejudicar a produtividade, a expansão de mercado e até mesmo o engajamento dos colaboradores.

É nesse contexto que surge o conceito de orçamento vivo, que deixa para trás a visão de “planilha estática” ou de documento rígido e passa a encarar o orçamento como um instrumento dinâmico e flexível, capaz de se adaptar rapidamente às mudanças do mercado.

A chave para defendê-lo não está em pedir mais dinheiro, mas em construir uma defesa sólida, fundamentada em dados e análises que justifiquem os valores investidos.

Se você deseja aplicar essa mentalidade, siga a leitura e descubra como fazer isso na prática!

Principais desafios na defesa de orçamentos e programas de viagem

Provar o valor agregado e a necessidade de verba para um programa de viagens é um grande desafio, exigindo que o gestor seja um comunicador eficaz, um analista de dados e um parceiro estratégico de outras áreas.

Entre as principais dificuldades, podemos destacar:

Percepção interna

A maior barreira é mudar a percepção interna de que viagens são apenas uma despesa. O gestor precisa mostrar que elas são um investimento essencial para o crescimento da empresa, gerando novas oportunidades de negócio, fortalecendo relacionamentos e impulsionando a inovação.

Volatilidade do mercado

Prever custos em viagens é um desafio. Afinal, flutuações cambiais, sazonalidades e eventos inesperados (como picos de demanda ou crises) podem rapidamente desequilibrar o orçamento planejado. Sem dados atualizados, é fácil ser pego de surpresa.

Falta de dados

Defender um orçamento sem dados concretos é ineficaz e até mesmo arriscado. “Eu acho que precisamos de mais verba” não é um argumento sólido. É necessário apresentar informações objetivas e embasadas para justificar qualquer solicitação.

Ausência de alinhamento

A falta de alinhamento entre o gestor de viagens, o setor financeiro e o de compras pode comprometer a aprovação de verbas. O gestor precisa falar a mesma língua desses departamentos, apresentando métricas e indicadores de desempenho que eles valorizam.

Leia mais: Como conquistar o apoio da liderança para investir em um programa de viagens corporativas

Superar esses desafios exige uma mudança de mentalidade, com uma abordagem proativa baseada em dados de mercado, que permita antecipar problemas e justificar as necessidades do programa.

Como adquirir dados sólidos para embasar uma defesa de orçamento?

Para construir um pacote de defesa de orçamento robusto, você precisa de dados confiáveis e relevantes. Felizmente, existem diversas fontes públicas e privadas que fornecem informações valiosas sobre o mercado de viagens corporativas. Conheça algumas opções a seguir:

Global Business Travel Association (GBTA)

A GBTA é a principal associação global da indústria de viagens de negócios, oferecendo dados atualizados e estudos de mercado sobre os principais temas do setor.

Business Travel Index (BTI)

O Business Travel Index (BTI) é um dos produtos mais valiosos da GBTA. Ele oferece análises e previsões sobre o desempenho e as tendências dos mercados global e regionais.

Business Travel News (BTN)

O Business Travel News é uma publicação especializada que, por meio do seu Corporate Travel Index (CTI), fornece relatórios detalhados sobre o desempenho de preços em diversas categorias de viagens, como tarifas aéreas e diárias de hotéis. É uma excelente fonte para análises comparativas e benchmarks.

ABRACORP

A Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas é a principal entidade do setor no Brasil. Ela coleta e consolida dados das maiores agências de viagens corporativas do país, divulgando relatórios e indicadores importantes sobre o desempenho do mercado nacional.

Plano de ação: sinais de risco e avaliação de cenários

Agora que você já sabe onde conseguir dados de mercado para apoiar sua defesa, é hora de construir um plano de ação para a gestão do orçamento vivo.

Para isso, baseie-se em dois pilares principais: avaliação preventiva de cenários e observação de sinais de risco. Vamos aprofundar cada um deles a seguir:

Avaliação preventiva mensal

Crie uma rotina mensal de avaliação de cenários e dados internos e externos, como:

• Câmbio: o valor do dólar e de outras moedas estrangeiras impacta diretamente os custos de viagens internacionais. Crie um dashboard simples para acompanhar a cotação mensal das moedas que mais afetam seu orçamento.

• Sazonalidade e eventos: analise as próximas datas no calendário de viagens. Há feriados, congressos importantes, feiras de negócios ou eventos esportivos nas cidades de destino? Esses eventos geram picos de demanda e, consequentemente, aumentos de tarifas.

• Variações de tarifas: compare o ticket médio de passagens aéreas e diárias de hotéis do mês anterior com a média do mercado, usando dados de fontes como o CTI e a ABRACORP. Em seguida, identifique desvios significativos e investigue as causas.

• Custo por viagem: acompanhe o indicador de custo médio por viagem e por viajante. Isso ajuda a identificar se há um aumento no número de viagens ou se o custo individual de cada viagem está subindo.

• Políticas de viagem: avalie se as políticas estão sendo seguidas, pois o descumprimento pode ser um fator relevante para o aumento de custos.

Leia mais: Como utilizar dados para otimizar a política de viagens e reduzir custos

Sinais de risco

Além da análise mensal, é preciso estar atento aos sinais de risco que podem indicar futuros desafios orçamentários. Identificar esses sinais com agilidade permite que você tome medidas corretivas antes que o problema se agrave:

• Pico de tarifas: se as tarifas aéreas e de hotéis para um destino específico estão acima da média, é um sinal de alerta. Pode ser por conta de um evento local, uma mudança na oferta de voos ou o início de uma alta temporada.

• Aumento de ocupação: se as taxas de ocupação hoteleira estão subindo em destinos estratégicos para a sua empresa, a disponibilidade de quartos pode diminuir e os preços podem disparar.

• Novas rotas: o surgimento de novas rotas aéreas ou a entrada de novas companhias pode impactar os preços. Fique atento a essas movimentações do mercado.

• Mudanças na política de fornecedores: se uma companhia aérea ou rede hoteleira parceira anuncia alterações em suas políticas de tarifas, regras de bagagem ou programas de fidelidade, isso pode ter impacto direto no seu orçamento.

Como criar regras de realocação de orçamento?

Lembra que explicamos no início do conteúdo que o orçamento vivo não é um documento rígido? Ele deve ser flexível o suficiente para se adaptar às necessidades da empresa, mas sempre dentro de um processo de controle.

Para isso, é essencial estabelecer regras claras para a realocação de verbas entre centros de custo. Anote as dicas a seguir para colocar isso em prática:

1. Crie um fundo de reserva

Aloque uma pequena porcentagem do orçamento geral de viagens para um fundo de reserva. Isso permite cobrir gastos inesperados sem precisar solicitar verba adicional ou cortar de outros centros de custo.

2. Defina gatilhos para realocação

Estabeleça critérios objetivos para a realocação. Por exemplo, se o departamento de Vendas precisa realizar viagens urgentes para um cliente, e o departamento de Marketing tem verba de viagens sobrando, um processo pré-aprovado de realocação permite a transferência sem burocracia excessiva.

3. Tenha uma comunicação eficaz com a gestão financeira e de compras

O gestor de viagens deve ser um parceiro estratégico, não apenas um solicitante de verba. Para isso, o alinhamento com a diretoria financeira (CFO) e com o departamento de compras é fundamental.

Apresente relatórios que mostrem não apenas os gastos, mas o retorno sobre o investimento. Conecte os custos de viagens a resultados de negócio, como novos contratos fechados ou aumento da satisfação do cliente.

Além disso, lembre-se de que o CFO vai querer saber o “porquê” de cada gasto. Prepare-se com dados e análises que justifiquem suas decisões. Use as fontes mencionadas anteriormente para mostrar que suas previsões e necessidades estão alinhadas com as tendências do mercado.

4. Garanta transparência

Todas as realocações devem ser transparentes e comunicadas aos gestores dos centros de custo envolvidos, garantindo que todos estejam cientes e de acordo com as movimentações.

Com relação ao CFO e ao departamento de compras, não espere o momento da aprovação do orçamento para iniciar o diálogo. Mantenha uma comunicação constante, apresentando relatórios mensais ou trimestrais que mostrem o desempenho do programa de viagens e os ajustes realizados.

Leia mais: Visibilidade de dados em tempo real: dashboards inteligentes da VOLL

VOLL como parceira estratégica na defesa do orçamento

Gerenciar todas essas fontes de dados, análises e relatórios manualmente é uma tarefa desafiadora. Um parceiro estratégico de gestão de viagens, como a VOLL, pode ser sua maior aliada nesse processo, facilitando a construção e a defesa do seu orçamento vivo.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, com um ecossistema completo e integrado, fornece dados e relatórios detalhados que ajudam o gestor a consolidar informações em dashboards, obter insights e acompanhar as mudanças do mercado.

Além disso, os gestores podem contar com suporte especializado para analisar dados e implementar melhorias práticas no programa de viagens.

Se você deseja ter as ferramentas e os dados certos para transformar seu orçamento de viagens em um investimento inteligente e valorizado internamente, a VOLL é a melhor solução. 

Grandes empresas como Localiza, McDonald's, Itaú e Nubank já contam com a expertise da VOLL, e a sua pode ser a próxima.

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