Como implementar um processo transparente de despriorização de viagens para redução de custos?

Em um cenário econômico dinâmico, a otimização de despesas é uma exigência comum nas empresas. Para o gestor de viagens corporativas, isso representa um grande desafio: como cortar custos sem comprometer a eficiência, o conforto da equipe e, principalmente, os resultados do negócio?

Em vez de apenas cancelar viagens, o melhor caminho é adotar uma estratégia de despriorização transparente. Esse processo exige uma análise criteriosa, baseada em dados e critérios bem definidos, para garantir que as decisões sejam justas, lógicas e, acima de tudo, alinhadas aos objetivos da companhia.

Afinal, uma viagem corporativa não é apenas um custo, mas um investimento com ROI esperado. Portanto, a missão do gestor é proteger os investimentos mais relevantes, ao mesmo tempo em que ajusta a rota para as despesas menos essenciais.

Descubra a seguir como implementar a estratégia de despriorização transparente de maneira inteligente e sem causar desconfortos, preservando o programa de viagens perante a gestão e a equipe.

Redução de custos: desafio constante do programa de viagens

Os programas de viagens corporativas são de extrema importância para as empresas, impulsionando expansões e permitindo conexões essenciais. No entanto, em momentos de recessão, eles rapidamente se tornam um dos primeiros alvos para cortes. Essa pressão gera uma série de desafios para o gestor de viagens, que precisa equilibrar todas as frentes para garantir uma operação otimizada. Os principais desafios incluem:

• Pressão por redução de custos: a demanda por economia imediata pode levar a cortes bruscos, como a redução de diárias, a imposição de tarifas aéreas menos flexíveis ou até mesmo o cancelamento de viagens em massa, sem uma análise do impacto real dessas ações.

• Perda de oportunidades de negócios: uma visita a um cliente estratégico ou a participação em uma feira de negócios crucial, por exemplo, podem ser a diferença entre fechar um grande negócio ou perdê-lo para a concorrência. Cortar todas as viagens pode significar sacrificar receita em nome de uma economia que não se sustenta a longo prazo.

• Desmotivação da equipe: uma política de cortes mal comunicada ou percebida como injusta pode impactar a motivação e a produtividade dos colaboradores. Decisões sem clareza ou critérios que parecem favorecer uns em detrimento de outros podem gerar atritos e insatisfação.

• Falta de critérios objetivos: em muitos casos, a ausência de uma política de viagens robusta e de critérios claros para a aprovação (ou reprovação) das viagens leva a um processo reativo e confuso. Sem uma base sólida, é difícil justificar o que deve ser mantido e o que pode ser adiado, abrindo espaço para subjetividade e conflitos internos.

Critérios de decisão: como implementar uma despriorização transparente de viagens?

Diante dos desafios, a despriorização transparente é a melhor solução para reduzir custos minimizando os impactos. O pensamento muda de “vamos cortar os deslocamentos” para “como podemos otimizar e proteger as viagens que impulsionam o crescimento?”

Para implementar um processo transparente de priorização e congelamento de viagens, é preciso definir critérios claros e objetivos para decidir quais viagens podem ser canceladas ou adiadas. A partir disso, o gestor poderá avaliar cada solicitação com base em seu potencial de impacto para a empresa.

A tríade impacto x urgência x risco é a base da análise, mas outros critérios também podem ser aplicados. Veja a seguir:

Impacto: qual o retorno esperado dessa viagem?

• Impacto no negócio: a viagem está diretamente ligada a um novo contrato, à renovação de um cliente, ao lançamento de um produto ou à expansão para um novo mercado? É a oportunidade de fechar um negócio que trará uma receita significativa?

• Impacto estratégico: a viagem é para uma reunião de diretoria, um evento de planejamento estratégico ou a integração de uma equipe recém-adquirida? O objetivo é alinhar a visão da empresa e garantir a coesão interna?

• Impacto na equipe: a viagem é para um treinamento essencial, uma convenção anual que fortalece a cultura da empresa ou uma visita de acompanhamento que pode aumentar a produtividade e o engajamento de uma equipe remota?

Urgência: a viagem precisa ser feita agora?

• Prazo e oportunidade: a data é fixa e insubstituível, como uma conferência do setor ou uma reunião com um investidor potencial?

• Alternativas disponíveis: o objetivo da viagem pode ser alcançado de outra forma, como uma reunião por videoconferência, o envio de um representante que já está na região ou o adiamento para um momento mais oportuno?

Risco: qual o risco de não fazer a viagem?

• Risco financeiro: o cancelamento ou adiamento da viagem pode levar à perda de um cliente importante, à interrupção de um projeto ou a prejuízos financeiros diretos?

• Risco de mercado: a não participação em um evento pode fazer com que a empresa perca relevância no mercado, se afaste das inovações do setor ou perca visibilidade para a concorrência?

• Risco operacional: a viagem é essencial para resolver um problema técnico, iniciar uma operação em uma nova filial ou garantir a continuidade do negócio?

Outros critérios

Além de impacto, urgência e risco, você pode considerar outros fatores na tomada de decisão:

• Histórico: o viajante tem um histórico comprovado de sucesso em viagens semelhantes? A viagem se alinha ao perfil de despesas de outros colaboradores da mesma área?

• Custo x benefício: qual é o custo total da viagem (passagem, hospedagem, alimentação, etc.) em relação ao benefício esperado? É possível reduzir o custo, optando por uma tarifa mais econômica, uma hospedagem alternativa ou diminuindo o número de dias de estadia?

• Disponibilidade de alternativas: o gestor deve ser o primeiro a propor soluções alternativas. A reunião pode ser feita de forma virtual? É possível enviar um colaborador que já esteja em uma cidade próxima? O evento tem uma versão online?

Ao criar uma matriz de decisão baseada nesses critérios, o gestor de viagens tem um guia claro para a aprovação de viagens e uma base sólida para justificar suas decisões às áreas de negócio e à diretoria. Essa estrutura é a base para congelamentos, reduções ou reprovações com credibilidade e transparência.

Alternativas ao cancelamento total de viagens

Muitas vezes, a solução para um orçamento apertado não é o cancelamento completo da viagem, mas sim a busca por alternativas mais eficientes e econômicas.

O gestor deve oferecer soluções que preservem o objetivo da viagem, como a remarcação inteligente: em vez de cancelar, considere adiar a viagem para um período de baixa temporada ou para quando houver uma nova janela de oportunidade. Negociar com fornecedores e parceiros pode garantir a utilização do crédito da passagem, evitando desperdícios.

Além disso, com o avanço das videoconferências, muitas reuniões podem ser conduzidas online com a mesma (ou até maior) eficiência. Incentive as equipes a adotarem essa prática para encontros internos ou com clientes que não exigem presença física.

Se a reunião presencial for indispensável, avalie a possibilidade de enviar um colaborador que já esteja no local ou em uma cidade próxima. Essa simples mudança pode gerar economia com passagens aéreas e reduzir o tempo de deslocamento.

Como comunicar as despriorizações com clareza e tranquilidade?

A melhor estratégia de despriorização pode falhar se não for comunicada corretamente. O segredo para evitar atritos com as áreas e os colaboradores está na transparência, na empatia e na clareza. Para isso, siga as dicas abaixo:

• Comunique abertamente as novas diretrizes para o programa de viagens e explique os motivos por trás da mudança. Mostre que a decisão é uma medida estratégica para proteger o negócio, e não um corte “punitivo”.

• Ao recusar uma viagem, apresente os critérios utilizados na avaliação. Explique como a solicitação não se alinha aos objetivos atuais ou como uma alternativa mais econômica pode alcançar o mesmo resultado. Utilize a matriz de impacto, urgência e risco como base para a explicação.

• Ofereça alternativas viáveis ao negar uma solicitação. Isso demonstra que você atua como parceiro, e não como um obstáculo.

• Crie um canal de comunicação dedicado para que os colaboradores possam tirar dúvidas e compreender as diretrizes. Isso pode ser um FAQ na intranet, um e-mail exclusivo ou um chat em tempo real. O importante é que a equipe sinta que tem voz e que suas preocupações são ouvidas.

Como medir o impacto dessa estratégia?

Cada solicitação de viagem, aprovada ou não, deve ser registrada. O registro deve incluir o motivo da viagem, a justificativa da área, os critérios de avaliação e a decisão final. Isso cria um histórico auditável que pode ser usado para análises futuras, facilitando o acompanhamento de indicadores como:

• Viagens replanejadas x canceladas: monitore a proporção de viagens que foram adiadas ou adaptadas em relação às que foram completamente canceladas. Uma alta taxa de replanejamento indica que a estratégia de busca por alternativas está sendo eficaz.

• Economia gerada: calcule a economia líquida obtida com a despriorização. Isso inclui não apenas os custos diretos com passagens e hospedagem, mas também os valores evitados de gastos não essenciais.

• Metas preservadas: acompanhe se as metas de negócio atreladas às viagens mais importantes foram atingidas. Por exemplo: a viagem de fechamento de um grande negócio que foi mantida resultou na conquista de um cliente estratégico?

• Taxa de conformidade com a política: avalie a aderência dos colaboradores à política de viagens, especialmente às novas diretrizes. Uma alta taxa de conformidade indica que a comunicação foi eficaz e que a equipe compreendeu a importância da nova estratégia.

No entanto, lembre-se de que a percepção da equipe é tão importante quanto os números. Utilize pesquisas de satisfação para entender como os colaboradores se sentem em relação às novas diretrizes. Um feedback positivo indica que a transparência e a justiça foram bem recebidas.

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A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, por meio de uma tecnologia própria, oferece soluções completas para a gestão de viagens, mobilidade e despesas.

A plataforma da VOLL disponibiliza dashboards unificados com uma visão completa de todos os gastos, permitindo que você identifique rapidamente as viagens que geram maior retorno e as que podem ser otimizadas — facilitando o processo de priorização dos deslocamentos.

Além disso, é possível configurar políticas de viagem e fluxos de aprovação personalizados, de acordo com os critérios definidos pela sua empresa. A automação garante decisões rápidas e totalmente alinhadas às diretrizes da organização.

Outro diferencial é a gestão inteligente de bilhetes não voados: por meio de inteligência artificial, a plataforma monitora e reaproveita créditos de passagens não utilizadas, transformando um potencial prejuízo em economia real.

São diversos recursos de ponta para que você conquiste o controle, a transparência e a inteligência de dados necessários para tomar decisões estratégicas, otimizar custos e garantir que seu programa de viagens seja um verdadeiro motor de crescimento para a empresa.

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