Como adaptar a gestão de viagens corporativas diante de crises e incertezas

As viagens corporativas têm um papel essencial no crescimento das empresas. Seja para fechar parcerias, participar de eventos, promover treinamentos ou integrar equipes distribuídas, elas são um investimento estratégico que contribui diretamente para o desenvolvimento dos negócios.

Além disso, o mercado de viagens corporativas no Brasil tem mostrado sua relevância para a economia. Em 2024, o setor alcançou um recorde de faturamento, movimentando mais de R$ 131 bilhões — um crescimento de 5,5% em relação ao ano anterior.

No entanto, esse setor não está imune a imprevistos e incertezas. Crises econômicas ou sanitárias, instabilidades políticas e outros riscos podem impactar qualquer operação, colocando a eficiência da gestão de viagens à prova e exigindo uma postura estratégica para manter a continuidade das operações.

Quer descobrir como adaptar a gestão de viagens corporativas em tempos de crise, mantendo a segurança dos viajantes e o controle financeiro da empresa? Siga a leitura!

Possíveis crises que impactam o turismo corporativo

Não há uma definição única de "crise" no contexto da gestão de viagens corporativas. Diversas situações podem afetar o setor, causando impactos como mudanças no itinerário e custos adicionais inesperados. 

Cada uma tem suas particularidades e possíveis planos de ação, por isso, é importante conhecer os exemplos mais comuns. Confira:

Crises econômicas

Recessão, inflação elevada, desvalorização cambial e instabilidade financeira são situações que impactam diretamente o orçamento das empresas, forçando cortes de custos em todas as áreas, incluindo viagens. Nesse contexto, é preciso justificar cada deslocamento e buscar alternativas mais econômicas.

Crises sanitárias

A pandemia de COVID-19 é o exemplo mais comum, mas crises sanitárias também podem ocorrer em menor escala, afetando apenas regiões específicas. 

Essas situações impõem restrições de viagens, fechamento de fronteiras, protocolos sanitários rigorosos e criam um clima de incerteza que dificulta o planejamento a longo prazo. 

Nesses casos, a segurança e o bem-estar dos viajantes devem ser prioridade.

Crises políticas e sociais

Instabilidade política, conflitos, protestos e tensões sociais em determinados destinos podem gerar não apenas restrições de viagens, mas também riscos para os viajantes. 

Por isso, esses casos exigem monitoramento constante, planos de ação bem definidos e, em algumas situações, o cancelamento ou adiamento do deslocamento.

Crises naturais

Desastres naturais como terremotos, inundações, incêndios, furacões e outros eventos climáticos podem interromper viagens, danificar infraestruturas e exigir ações rápidas para garantir a segurança dos colaboradores.

Crises internas

Adversidades na administração da empresa também impactam significativamente a gestão das viagens corporativas. 

Reestruturações organizacionais, reduções no quadro de funcionários ou mudanças drásticas na estratégia empresarial podem levar a uma reavaliação das necessidades de deslocamento e cortes no orçamento da área.

Crises operacionais

Interrupções ou falhas nos processos e serviços que sustentam as viagens corporativas também são potenciais crises que podem gerar transtornos tanto para os viajantes quanto para a empresa. 

Alguns exemplos são falhas em sistemas e plataformas de viagem, problemas de conformidade regulatória e dificuldades com fornecedores. Situações com a companhia aérea, como extravio de bagagem ou overbooking, também são consideradas riscos operacionais.

Riscos pessoais

Além das situações classificadas como crises, é importante considerar também os riscos pessoais, que afetam diretamente o profissional em viagem. Acidentes de trajeto, incidentes de segurança (furto, roubo, sequestro, etc.) e emergências médicas são situações que exigem resposta rápida e eficiente da gestão.

Como a gestão de viagens pode se preparar para incertezas? Veja ações práticas

Adotar uma postura proativa e implementar medidas preventivas em relação a imprevistos pode reduzir os impactos negativos, protegendo sua operação e seus viajantes. Veja algumas ações importantes para que sua gestão de viagens esteja preparada para cenários adversos:

1. Planeje com antecedência

Não há como impedir emergências e imprevistos, mas um planejamento detalhado e antecipado das viagens pode reduzir os impactos negativos dessas situações. 

Ao planejar com antecedência, o gestor ganha tempo para pesquisar as opções mais adequadas de serviços, negociar com fornecedores e garantir que todos os aspectos estejam organizados.

O planejamento antecipado também é importante para garantir que a viagem fique dentro do orçamento, resguardando o caixa da empresa caso seja necessário arcar com custos adicionais inesperados.

2. Mapeie os principais riscos e crie procedimentos padrão

Identificar os potenciais riscos que podem afetar as viagens corporativas é essencial para evitar surpresas desagradáveis e preparar sua operação.

Com os riscos mapeados, desenvolva procedimentos padrão para lidar com cada situação, incluindo fluxos de comunicação, responsabilidades definidas e instruções detalhadas sobre como o viajante e o gestor devem agir.

Ter esses protocolos bem estabelecidos permite uma resposta mais rápida e eficaz diante de imprevistos.

Uma ferramenta muito utilizada na gestão de riscos é a Matriz GUT, que consiste em avaliar os riscos atribuindo notas a três critérios: gravidade, urgência e tendência. Aplicando esse método, você saberá quais riscos priorizar na construção dos planos de ação.

3. Negocie contratos e tarifas flexíveis

Ao negociar contratos com fornecedores, busque incluir cláusulas que permitam alterações e cancelamentos com o mínimo de custos. Você pode solicitar, também, cláusulas que isentem sua empresa de encargos em situações específicas, como desastres naturais ou emergências pessoais graves do viajante.

Caso sua empresa trabalhe apenas com reservas de tarifas corporativas, sem contratos formalmente negociados, priorize tarifas flexíveis. Apesar de terem um custo inicial mais alto, essas tarifas oferecem a vantagem de permitir alterações sem prejuízos significativos.

4. Inclua o seguro viagem nos custos fixos

Cobrindo uma série de imprevistos, o seguro viagem representa mais proteção para o colaborador e menos preocupações para a gestão.

Considere esse investimento no seu orçamento e, em vez de contratar seguros avulsos, negocie um contrato corporativo. Assim, sua empresa pode obter economia em larga escala e simplificar o processo de gestão.

Essa medida demonstra o compromisso da empresa com o bem-estar dos colaboradores e evita custos inesperados em situações de emergência.

5. Tenha uma comunicação eficaz com o viajante

Manter uma comunicação clara e constante com o colaborador em viagem é essencial, principalmente em situações de crise.

Antes da viagem, forneça informações detalhadas sobre o destino, os contatos de emergência e os procedimentos em caso de imprevistos. Durante a viagem, mantenha-o atualizado sobre quaisquer alertas, mudanças de itinerário ou outras informações relevantes.

Além disso, é preciso ter canais de suporte eficientes para que o viajante possa entrar em contato com facilidade. Garanta que profissionais qualificados estejam à frente desses canais, para tirar dúvidas com rapidez e agir com assertividade diante de qualquer situação. Ao contratar uma agência de viagens, como a VOLL, sua empresa conta com diversos canais de suporte 24 horas, com atendimento feito por especialistas.

6. Invista em duty of care

Duty of care é o conjunto de ações e obrigações que uma empresa deve assumir para garantir a segurança e o bem-estar de seus colaboradores, especialmente durante viagens.

Para que o duty of care faça parte da sua cultura de gestão de viagens e contribua para a redução do impacto de crises, é preciso investir em soluções de ponta. Alguns exemplos são monitoramento do viajante em tempo real, acompanhamento preditivo de riscos com IA, suporte 24/7, definição de planos de resposta a emergências e fornecimento de treinamentos de segurança.

7. Revise a política de viagens

Ao adotar todas as medidas apresentadas, é importante registrá-las na política de viagens da empresa, detalhando cada regra e procedimento para evitar dúvidas e facilitar sua aplicação. A inclusão de diretrizes específicas para situações de crise resguarda tanto o viajante quanto a própria empresa.

A política também pode ser ajustada de forma preventiva para enfrentar crises econômicas: implemente um processo de aprovação de viagens mais rigoroso, exigindo justificativas detalhadas para cada deslocamento, e defina um teto de gastos mais realista. 

Assim, você evita custos desnecessários e protege seu orçamento.

8. Tenha os parceiros certos

Em um ambiente de incerteza, contar com parceiros estratégicos e confiáveis é fundamental. Escolher fornecedores que demonstrem expertise, flexibilidade e compromisso com a segurança dos viajantes faz toda a diferença na capacidade da sua empresa de enfrentar crises e situações adversas.

Um parceiro que se destaca nesse sentido são as agências de viagens corporativas, que oferecem suporte essencial em diversas áreas, desde a negociação de tarifas e a gestão de reservas até o apoio em emergências e o monitoramento de riscos.

A importância de parceiros estratégicos em situações de crise

Em tempos de crise e incerteza, contar com parceiros estratégicos e soluções completas pode fazer toda a diferença para a gestão de viagens corporativas, como as agências de viagens corporativas.

Pense em um cenário hipotético de greve no setor aéreo, causando o cancelamento de voos e impactando diversos colaboradores que estão em viagem ou têm viagens agendadas.

A agência monitora, em tempo real, as notícias e alertas sobre a greve, identifica os viajantes afetados e trabalha para encontrar alternativas, considerando a disponibilidade e as necessidades de cada um. Em seguida, entra em contato com os colaboradores, informando sobre a situação e apresentando as possíveis soluções disponíveis. Após isso, auxilia na remarcação de serviços e mantém os viajantes e a empresa informados sobre o status da situação.

Já imaginou o quão desafiador seria contornar essa situação sem uma agência, com toda a responsabilidade recaindo sobre o gestor de viagens?

Um exemplo de impacto em menor escala, mas igualmente relevante, são as emergências médicas. Caso o viajante precise de atendimento, a agência possui os dados do seguro viagem contratado e aciona a seguradora imediatamente, seguindo os procedimentos necessários para garantir a assistência médica ao viajante.

Se a situação ocorrer em uma viagem internacional, por exemplo, a agência pode fornecer suporte de comunicação com hospitais e médicos locais, auxiliando na tradução das receitas e prontuários, além de coordenar traslados médicos, hospedagem para acompanhantes (se necessário) e outras necessidades logísticas.

Além disso, a agência mantém a empresa informada sobre o estado de saúde do colaborador e as providências que estão sendo tomadas, sempre respeitando os protocolos de privacidade.

Perceba que a agência atua como um ponto central de suporte e resolução em momentos críticos, graças à sua capacidade de monitorar, comunicar, agir rapidamente e coordenar diferentes serviços.

Então, se você deseja proteger seus viajantes e minimizar os impactos de qualquer crise ou situação adversa, conte com uma agência líder de mercado, como a VOLL.

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Em um cenário de constantes desafios e mudanças, a VOLL se destaca como a parceira ideal para sua empresa na gestão de viagens, mobilidade e despesas corporativas.

Unindo inteligência e tecnologia, desenvolvemos estratégias sob medida para otimizar custos, garantir a segurança e o bem-estar dos seus colaboradores e manter a continuidade das operações, mesmo diante de imprevistos.

Para proteger sua empresa diante de riscos econômicos, por exemplo, os gestores de viagem podem limitar um valor a ser gasto ou definir regras de uso para perfis específicos de colaboradores, tudo dentro do sistema da VOLL.

A despesa é registrada com todos os detalhes da transação, garantindo total visibilidade dos custos.

Tudo acontece dentro de uma plataforma completa e intuitiva, que facilita o acesso às informações e o acompanhamento de toda a jornada de viagem.

Além disso, oferecemos soluções completas de duty of care, como monitoramento do viajante e suporte 24/7 realizado por especialistas.

Milhares de grandes empresas, como Itaú, Vivo, Nubank, Localiza, iFood, McDonald's e Pepsico, já confiam na VOLL para transformar a sua gestão de viagens. Agora é sua vez!

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