Como manter o programa de viagens preparado para auditorias (internas ou externas)

O programa de viagens corporativas está diretamente conectado a temas sensíveis como gastos, contratos, políticas internas, ética, segurança da informação e prestação de contas, tornando-se um dos pontos de atenção em auditorias, especialmente em empresas de médio e grande porte ou em setores altamente regulados.

Ainda assim, muitos gestores de viagens corporativas só se preocupam com esse tema quando a auditoria já foi anunciada, o que costuma gerar correria, retrabalho, exposição de falhas e riscos desnecessários.

O segredo para encarar esse processo com tranquilidade não está em uma força-tarefa de última hora, mas na construção de um programa que seja auditável por padrão, com regras claras, dados confiáveis e processos bem definidos.

Neste artigo, você vai entender a importância de estruturar uma governança sólida, apoiada por tecnologia e boas práticas, com dicas práticas para que funcione no dia a dia e resista a qualquer tipo de verificação.

Programa de viagens, compliance e regulamento interno: como tudo se conecta

Antes de falar sobre auditorias, é fundamental entender o papel do programa de viagens dentro da estrutura de governança da empresa.

Governança em tempos de ESG e LGPD

Atualmente, as auditorias (especialmente as externas) não avaliam apenas quanto foi gasto, mas como esse gasto aconteceu. Com a ascensão das métricas ESG, os auditores buscam entender, por exemplo, a pegada de carbono das viagens e se a empresa prioriza fornecedores éticos e responsáveis.

Somado a isso, a Lei Geral de Proteção de Dados impõe um rigor significativo sobre como os dados dos viajantes são coletados, acessados e armazenados. Se o programa de viagens não possui rastreabilidade sobre quem acessa informações sensíveis dos colaboradores, ele já nasce vulnerável a uma auditoria de segurança da informação.

O programa de viagens como extensão das políticas corporativas

O programa de viagens corporativas não é apenas um processo operacional para compra de passagens e reserva de hotéis. Na prática, ele materializa diversas políticas internas da empresa, como regras financeiras e orçamentárias, políticas de compras e fornecedores, além de diretrizes de ética e conduta.

Cada solicitação de viagem envolve decisões que impactam custos, riscos e conformidade. Quando esse processo não está bem estruturado, abre-se espaço para desvios, exceções mal justificadas e falta de rastreabilidade, que são exatamente os pontos que os auditores costumam identificar.

Compliance aplicado às viagens corporativas

Compliance não deve ser tratado como um conceito abstrato ou restrito ao departamento jurídico. No contexto das viagens corporativas, ele se traduz em práticas claras, aplicáveis e monitoráveis.

Um programa de viagens alinhado ao compliance garante regras claras para os colaboradores, decisões baseadas em critérios objetivos, exceções devidamente justificadas e registradas, além de dados protegidos e organizados. 

Quando isso não acontece, surgem riscos como gastos fora da política, fraudes, inconsistências financeiras e questionamentos recorrentes em auditorias.

Regulamento interno: da teoria à prática

Um erro comum nas empresas é acreditar que ter uma política de viagens bem escrita seja suficiente. Na prática, se essa política não estiver integrada aos processos de solicitação, aprovação e pagamento, ela se torna apenas um documento formal, com pouca efetividade no dia a dia.

As auditorias não avaliam apenas a existência do regulamento interno, mas sua aplicação real. Por isso, é essencial que as regras estejam incorporadas aos sistemas e processos, orientando decisões de forma automática e reduzindo a dependência de controles manuais.

Leia mais: Compliance by design: políticas corporativas embutidas no processo de booking

O que normalmente é analisado em auditorias?

Para manter o programa de viagens preparado, é fundamental entender a lógica do auditor. O que eles buscam? Quais são as red flags que podem acionar análises mais profundas?

Auditorias internas

As auditorias internas focam na eficiência operacional, na aderência aos processos internos e na identificação de gargalos que podem gerar prejuízos. 

Seu objetivo principal é promover a melhoria contínua e proteger os ativos da empresa, com atenção especial a:

• Eficiência dos processos

• Aderência às políticas internas

• Controles e estrutura de governança

• Identificação e mitigação de riscos operacionais

Auditorias externas

Geralmente realizadas por empresas de auditoria independente ou por órgãos reguladores, as auditorias externas têm foco contábil, financeiro e regulatório. 

Elas buscam garantir que os números apresentados nos demonstrativos refletem a realidade e que a empresa está em conformidade com a legislação vigente, incluindo normas como a lei anticorrupção. 

Normalmente, analisam:

• Conformidade regulatória

• Controles financeiros e contábeis

• Rastreabilidade de dados

• Integridade e confiabilidade das informações

Leia mais: Auditoria financeira: como fazer e eliminar o risco de fraudes

Principais pontos de atenção em auditorias de viagens

No contexto das viagens corporativas, alguns pilares costumam receber atenção especial dos auditores:

• Aderência à política de viagens: comparação de uma amostra de viagens realizadas com as regras vigentes na data da compra.

• Processo de aprovação: existência de uma trilha clara de autorização, com aprovadores que possuam alçada financeira adequada.

• Justificativas para exceções: quando uma regra é quebrada (como compras de última hora), há justificativa de negócio formal e documentada?

• Gestão de despesas e reembolsos: os comprovantes são válidos? Há risco de duplicidade ou lançamentos indevidos?

• Critérios de escolha de fornecedores: por que determinado hotel ou fornecedor foi selecionado? Existe contrato assinado, vigente e aderente às políticas da empresa?

O que mais gera questionamentos dos auditores?

O auditor desconfia do que ele não consegue rastrear. Os problemas mais comuns incluem:

• Processos manuais: planilhas de Excel que podem ser editadas a qualquer momento sem deixar rastro.

• Descentralização: viagens compradas em diversos sites diferentes, dificultando a consolidação dos dados.

• Inconsistências: a política diz uma coisa, mas os relatórios mostram outra, e não há justificativas para o desvio.

• Falta de indicadores: um gestor que não conhece seu savings ou seu índice de conformidade demonstra falta de controle sobre a área.

Documentos, dados e trilhas de auditoria: o que precisa ser organizado?

Se a auditoria chegasse hoje à sua mesa, você teria todos os documentos necessários em mãos rapidamente? Um programa de viagens preparado para auditorias é aquele que consegue responder rapidamente às perguntas dos auditores, com dados claros e consistentes.

Documentos básicos

• Política de viagens: todas as versões históricas (para auditar viagens passadas sob as regras da época).

• Matriz de aprovação: documento que define quem aprova o quê e até qual valor.

• Contratos com fornecedores: agências, hotéis, locadoras, etc.

• Acordos corporativos: evidências de tarifas negociadas.

Dados operacionais e financeiros

• Histórico de reservas: detalhes de aéreo, hotel, rodoviário e locação.

• Benchmark de tarifas: prova de que, no momento da compra, aquela era a opção mais vantajosa (ou a justificativa para não tê-la escolhido).

• Conciliação financeira: o cruzamento entre o que foi reservado, o que foi faturado e o que foi efetivamente pago.

Trilhas de auditoria: o grande diferencial

A trilha de auditoria (ou audit trail) é o registro cronológico e automático de todas as atividades relacionadas a uma transação, mostrando exatamente o que aconteceu em cada etapa do processo:

• Quem solicitou

• Quem aprovou

• Quando aprovou

• Com base em qual regra

• Quais opções estavam disponíveis

Se você depende de e-mails para aprovações, sua trilha de auditoria é frágil, afinal, e-mails podem ser apagados ou alterados. 

Uma trilha de auditoria robusta, gerada por um sistema de gestão, garante que cada clique do colaborador e do aprovador fique registrado em um log protegido contra alterações. 

Como estruturar e manter uma governança de viagens sempre auditável

Como aplicar tudo isso na prática? A governança de excelência é construída sobre quatro pilares fundamentais: centralização, automação, clareza e monitoramento.

Centralização

O maior inimigo do compliance é a fragmentação. Quando colaboradores reservam viagens ou registram despesas fora dos canais oficiais, a empresa perde visibilidade e controle. 

Centralizar viagens, despesas e pagamentos em um único ecossistema facilita a extração de relatórios e garante que todos os dados sigam o mesmo padrão de organização.

Políticas embutidas no processo

As regras precisam ser aplicadas no momento da decisão, e não verificadas posteriormente. Quando a política de viagens está embutida no sistema, o colaborador é orientado durante a reserva, exceções são sinalizadas imediatamente e o risco de não conformidade é reduzido de forma significativa.

Fluxos de aprovação claros e rastreáveis

Fluxos bem definidos, com alçadas claras, garantem controle sem engessar o processo. Além disso, registros automáticos de aprovação são fundamentais em auditorias. É essencial definir critérios objetivos, como:

• Por cargo: gerentes aprovam até determinado valor, diretores até outro.

• Por tipo de despesa: viagens internacionais, por exemplo, podem exigir um nível adicional de aprovação, como do CFO.

• Registro automático: o sistema deve registrar o horário exato da aprovação e qual versão da política estava vigente naquele momento.

Monitoramento contínuo e indicadores

Não espere o auditor bater à porta para olhar seus dados. Dashboards em tempo real permitem acompanhar indicadores-chave, como:

• Índice de adesão à política: qual percentual das viagens está em compliance?

• Motivos de exceção: quais justificativas aparecem com mais frequência? Isso pode indicar políticas desatualizadas ou desalinhadas com a realidade do negócio.

• Savings perdido: quanto a empresa deixou de economizar por escolhas fora do padrão definido?

Auditoria contínua

A mentalidade precisa evoluir de “preparar-se para a auditoria” para “ser auditável por padrão”. Empresas maduras encaram auditorias como parte da rotina. Quando o programa é bem estruturado, a auditoria deixa de ser um evento estressante e passa a ser apenas mais uma validação dos processos.

A automação é um fator-chave nesse cenário. Com processos digitais e integrados, a auditoria se resume a conceder acesso ao sistema, em vez de demandar semanas de coleta manual de documentos e informações.

Como a VOLL ajuda a manter o programa de viagens sempre pronto para auditorias

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, foi desenhada para apoiar empresas que precisam de controle, governança e transparência em toda a jornada.

Na plataforma, as políticas de viagens são personalizadas por cargo, área ou perfil e aplicadas automaticamente no momento da solicitação, e o Farol de Compliance sinaliza desvios em tempo real, reduzindo riscos e registrando exceções.

A plataforma também mantém histórico completo de solicitações, aprovações, comparações tarifárias e compras, facilitando auditorias internas e externas. Tudo fica organizado em relatórios e dashboards intuitivos.

Além disso, ao conectar viagens e despesas em um único ambiente, a VOLL permite controle completo de cartões corporativos, reembolsos, adiantamentos e prestação de contas, com auditoria de comprovantes em tempo real via tecnologia OCR+.

Indo além da tecnologia, a VOLL oferece atendimento 24/7 e suporte consultivo ao gestor, apoiando a evolução contínua do programa de viagens e a redução de riscos.

O sucesso de programas de viagens que utilizam a VOLL é reconhecido publicamente. Como resultado dos impactos gerados, a VOLL e a IGA (Itaú Gestão de Ativos) foram vencedoras do Prêmio Inbrasc 2025, na categoria Viagens.

Utilizando a tecnologia da VOLL e a IGA como gestora do programa, o Itaú alcançou 100% de conformidade em auditorias internas, reforçando seu alinhamento às diretrizes de ética e compliance. 

Além disso, 97% das solicitações passaram a ser realizadas via autosserviço, trazendo mais agilidade ao processo, e o índice de satisfação dos usuários atingiu um NPS de 83/100, refletindo a excelência da experiência oferecida.

Os resultados financeiros também foram expressivos: somente em 2024, o Itaú economizou mais de R$ 157 milhões em passagens aéreas e reservas de hotéis com a VOLL.

Se você também busca fortalecer a governança do seu programa de viagens, reduzir riscos e gerar resultados concretos, a VOLL é a solução ideal. Entre em contato e conheça todos os recursos.