Fraudes em despesas de viagens: como identificar padrões e proteger o orçamento

Recibos duplicados, valores adulterados, despesas fora da política são casos que, isoladamente, podem parecer exceções, mas, quando se tornam um padrão, representam uma grande ameaça ao orçamento e à credibilidade do programa de viagens corporativas.

Além do desperdício de recursos, há um efeito indireto: a perda de confiança nos relatórios financeiros e na credibilidade do próprio programa de viagens — e isso dificulta negociações com fornecedores, compromete a previsibilidade do orçamento e pode levar a restrições mais rígidas que impactam todos os colaboradores, inclusive os que seguem as regras.

Para evitar esse tipo de perda financeira e reputacional, é fundamental que o gestor de viagens esteja preparado para identificar padrões suspeitos e, ao mesmo tempo, criar rituais de auditoria e utilizar ferramentas que aumentem a rastreabilidade das despesas, sem burocratizar a jornada do colaborador.

Padrões mais comuns de fraudes em despesas de viagens

A fraude em viagens corporativas raramente acontece por acaso. Na maioria das vezes, segue padrões que podem ser identificados com um bom cruzamento de dados e um monitoramento inteligente.

A seguir, listamos os tipos de fraudes mais recorrentes e o que observar em cada um deles:

• Recibos duplicados: Reembolsos solicitados mais de uma vez para o mesmo serviço, como corridas de táxi ou refeições. Podem aparecer com nomes de fornecedores ligeiramente diferentes ou em pedidos separados por poucos dias.

• Alteração de valores: Despesas com valores acima do praticado pelo fornecedor ou em desacordo com o comprovante. Esse padrão costuma ser mais comum em recibos manuais ou sem nota fiscal.

• Datas incoerentes: Lançamentos de despesas em datas que não coincidem com a viagem aprovada, como refeições em fins de semana não cobertos ou hospedagens fora do período autorizado.

• Itens fora da política: Pedidos de reembolso para serviços não previstos na política da empresa, como consumo de minibar, upgrades de cabine ou locações de veículos sem autorização prévia.

• Despesas fracionadas: Divisão artificial de uma mesma despesa em vários recibos menores para escapar de limites de reembolso automático, dificultando a detecção.

Como aplicar amostragem inteligente para detectar fraudes

Auditar 100% das viagens não é viável na maioria das empresas, tanto pelo volume quanto pelo esforço envolvido. A amostragem inteligente é importante porque, em vez de escolher aleatoriamente os reembolsos a serem analisados, ajuda a criar critérios de risco que priorizem os casos com maior chance de apresentar inconsistências.

Alguns exemplos práticos de critérios que o gestor pode considerar para essa triagem são:

• Valor acima da média por categoria de despesa: Um táxi muito mais caro do que o habitual em determinada cidade ou trecho, por exemplo.

• Frequência de reembolsos por colaborador: Muitos pedidos em um curto período podem indicar comportamento fora do padrão.

• Viagens em períodos sensíveis: Finais de semana, feriados prolongados ou datas em que a operação não exige deslocamentos.

• Fornecedores repetidos e sem nota fiscal eletrônica: Uma mesma empresa de transporte sendo usada com frequência e apresentando apenas recibos avulsos.

• Categorias de difícil validação: Como gorjetas, refeições em dinheiro ou pequenos deslocamentos urbanos.

A amostragem orientada por risco aumenta a efetividade da auditoria, reduzindo falsos positivos e permitindo concentrar os esforços nos pontos com maior potencial de perda financeira. Além disso, facilita a criação de alertas automatizados na plataforma de gestão de viagens, antecipando a revisão antes mesmo do reembolso ser aprovado.

Como estruturar rituais mensais de auditoria

Auditar despesas de viagem deve ir além da análise pontual de reembolsos. A criação de rituais mensais garante continuidade no controle, permite ajustes rápidos e contribui para a evolução constante da política.

Veja um modelo prático de rotina mensal:

• Semana 1 - Extração dos dados do mês anterior: Gere relatórios consolidados de viagens, reembolsos e aprovações, separando por centro de custo, colaborador e tipo de despesa.

• Semana 2 - Análise de padrões de risco: Aplique os critérios de amostragem inteligente para identificar despesas que exigem validação adicional. Considere também auditorias por amostragem aleatória para manter a imparcialidade.

• Semana 3 - Reporte com alertas e recomendações: Organize os achados em um relatório claro e objetivo. Destaque inconsistências, reincidências e oportunidades de ajuste na política ou no processo de aprovação.

• Semana 4 - Alinhamento com áreas envolvidas: Compartilhe os resultados com os gestores de centro de custo e RH, discutindo as medidas corretivas. Quando necessário, aplique treinamentos ou reforços sobre a política.

Esses rituais promovem mais do que controle: criam uma cultura de responsabilidade compartilhada entre viajantes, aprovadores e gestores. Com o tempo, os desvios tendem a cair e a política se torna mais respeitada.

Como medir a efetividade das ações de prevenção e auditoria

Auditar despesas e identificar fraudes é apenas uma parte do trabalho. O verdadeiro impacto vem da capacidade de mensurar resultados, aprimorar processos e tomar decisões com base em dados confiáveis.

Veja alguns KPIs que ajudam a avaliar a efetividade das ações:

• Taxa de despesas reembolsadas com inconsistência identificada: Indica o percentual de despesas auditadas que apresentaram erro, fraude ou desvio. A redução ao longo dos meses aponta para maior conscientização e aderência.

• Tempo médio entre a submissão da despesa e a auditoria: Reflete a agilidade da operação. Quanto menor o tempo, maior a chance de correção em tempo hábil.

• Número de reincidências por colaborador ou centro de custo: Permite identificar quem precisa de reforço na política ou de acompanhamento mais próximo.

• Economia recuperada ou evitada: Some os valores que seriam reembolsados incorretamente e foram barrados pela auditoria. Isso quantifica o valor financeiro das ações de controle.

• Aderência à política de viagens: KPI amplo, mas importante para verificar se o conjunto de regras está sendo respeitado, incluindo limites de despesas, canais obrigatórios de compra e prazos.

Mensurar esses indicadores mensalmente ajuda a entender a eficácia dos rituais de auditoria e das campanhas de prevenção. Também oferece insumos para evoluir a política, melhorar treinamentos e ajustar processos.

Como a VOLL reduz fraudes e aumenta o controle sobre as despesas corporativas

Fraudes em despesas de viagem ainda passam despercebidas em muitos programas corporativos, especialmente quando os dados estão dispersos, os processos são manuais e não há critérios claros de auditoria. Ao centralizar reservas, reembolsos e políticas na mesma plataforma, a VOLL permite identificar rapidamente padrões suspeitos e evitar perdas financeiras antes mesmo que elas aconteçam.

Veja como a VOLL transforma a prevenção de fraudes em parte estratégica da gestão de viagens:

• Verificação automática com IA: O agente ExpenseAudit audita 100% dos comprovantes anexados, cruzando valores, datas e categorias para detectar reembolsos duplicados, itens fora de política ou valores incompatíveis.

• Política de viagens aplicada na origem: A parametrização direta da política bloqueia reservas fora das regras e impede solicitações de reembolso para gastos não permitidos, evitando desvios antes que eles gerem impacto financeiro.

• Amostragem orientada por risco: A plataforma indica onde concentrar esforços de auditoria com base em históricos de comportamento, centros de custo mais sensíveis ou perfis com alto volume de solicitações.

• Rituais e KPIs acompanhados por especialistas: Os account managers da VOLL ajudam a estruturar rotinas mensais de controle, sugerindo ajustes com base em dados e apoiando a implementação de políticas mais eficazes.

• Rastreabilidade completa das alterações: Toda mudança ou exceção é registrada com data, justificativa e responsável, criando um histórico auditável e seguro — essencial para conformidade interna e externa.

A Localiza, por exemplo, é parceira da VOLL e passou a controlar todas as etapas do programa de viagens em uma única plataforma, reduzindo retrabalho, aumentando a aderência à política e fortalecendo o compliance financeiro. A visibilidade em tempo real dos dados e a padronização dos processos foram pontos-chave para garantir mais segurança e eficiência no controle de despesas.

Quer aplicar esse nível de controle ao seu programa? Fale com a VOLL e veja como podemos ajudar a blindar suas viagens corporativas contra fraudes e desperdícios.