Anticorrupção e compliance a favor da redução de riscos em viagens corporativas

O gestor de viagens tem a responsabilidade de garantir que cada deslocamento esteja em conformidade com as diretrizes internas e com a legislação vigente. Afinal, uma decisão equivocada pode expor a organização a riscos financeiros, legais e de imagem.

Nesse contexto, a anticorrupção e o compliance se destacam como pilares fundamentais para a saúde e a reputação de uma empresa.

Se você deseja garantir que sua equipe tome decisões seguras, éticas e alinhadas aos valores da organização, contribuindo para a redução de riscos, siga a leitura e saiba mais sobre a gestão de viagens anticorrupção.

A importância de normas anticorrupção

A discussão sobre anticorrupção em viagens corporativas vai muito além da prevenção de multas ou penalidades: trata-se de construir uma cultura de integridade que permeia todas as decisões, desde a escolha de um voo até a aceitação de um almoço de negócios.

De acordo com a pesquisa Maturidade do Compliance no Brasil, realizada em 2020, apenas 64% das empresas adotam algum tipo de ação relacionada à área. Esse percentual é considerado baixo pela KPMG, responsável pelo levantamento.

Além disso, embora 71% dos entrevistados avaliem suas iniciativas de compliance como eficientes, a maioria reconhece que ainda há espaço para aprimoramento.

Esses dados reforçam não apenas a importância do compliance nas organizações, mas também a necessidade contínua de seu fortalecimento e evolução — processo que tem sido impulsionado por medidas como a criação da Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/2013).

Para um gestor de viagens, isso significa que cada transação, por menor que seja, precisa ser analisada sob a ótica da ética e da transparência. A falta de controle pode abrir brechas para:

• Suborno: ofertas de propina para obter tratamento preferencial, contratos ou benefícios indevidos.

• Conflito de interesses: situações em que os interesses pessoais de um colaborador podem influenciar suas decisões profissionais.

• Lavagem de dinheiro: uso de despesas de viagem para camuflar a origem de recursos ilícitos.

• Fraude: falsificação de notas fiscais, reembolso de despesas não realizadas ou superfaturamento.

Como definir normas anticorrupção? Veja exemplos práticos

Definir limites claros é o primeiro passo para criar uma política de viagens corporativas à prova de riscos. 

O segredo desse processo está em traduzir os princípios da anticorrupção em diretrizes simples e de fácil compreensão para todos os viajantes, detalhando o que é aceitável dentro do contexto de negócios.

Pense em cenários do dia a dia e crie regras que abordem cada um deles. Confira alguns exemplos:

Presentes e brindes

Presentes são uma forma comum de estreitar relações, mas podem se tornar um problema. Como gestor, você precisa definir uma política clara, especificando:

• Valores-limite: estabeleça um valor máximo aceitável para presentes. Por exemplo, presentes de até R$ 100 podem ser aceitos, desde que não sejam em dinheiro. Qualquer valor acima disso deve ser recusado ou comunicado à liderança.

• O que recusar sempre: itens de alto valor, dinheiro em espécie, cartões-presente ou qualquer coisa que possa ser interpretada como tentativa de suborno devem ser recusados imediatamente.

• Transparência: incentive os colaboradores a registrar todos os presentes recebidos, mesmo os de baixo valor, criando um histórico de transparência que facilite eventuais auditorias.

Convites e eventos

Jantares de negócios, eventos esportivos e conferências fazem parte da rotina corporativa, mas também exigem regras claras:

• O que é aceitável: convites para eventos com propósito profissional, como congressos do setor ou almoços para discutir projetos, são permitidos.

• Limites de hospitalidade: defina um teto para o valor das refeições e reforce que o convite deve estar vinculado a um objetivo de negócios, não a atividades puramente recreativas.

• Quem pode participar: delimite se o convite é válido apenas para o colaborador ou se permite acompanhantes. Deixe claro que despesas de terceiros, sem propósito de negócio, não são aceitáveis.

Pagamentos e reembolsos

A gestão de pagamentos é uma das áreas mais sensíveis e deve estar contemplada na política anticorrupção:

• Meios de pagamento: salvo exceções autorizadas previamente, proíba o uso de dinheiro em espécie para despesas de viagem. Priorize métodos rastreáveis, como cartões corporativos.

• Documentação obrigatória: exija que todas as despesas sejam comprovadas por notas fiscais detalhadas, comprovantes eletrônicos ou recibos válidos. Oriente os colaboradores a evitar recibos genéricos.

• Despesas não reembolsáveis: liste claramente o que não será reembolsado, como itens de frigobar, refeições em excesso, despesas pessoais ou upgrades não autorizados.

Outras regras importantes

Além dos tópicos acima, sua política também pode incluir:

• Doações político-partidárias: proíba doações ou contribuições para partidos políticos em nome da empresa.

• Uso de fornecedores: implemente um processo de due diligence para seleção de fornecedores, priorizando empresas que também tenham compromisso com ética e conformidade.

• Viagens com entidades governamentais: crie diretrizes específicas para interações com agentes públicos, como a proibição de oferecer presentes ou regalias que possam ser interpretadas como tentativa de influência.

• Transações em países de alto risco: caso sua empresa atue em países com histórico de corrupção, defina um protocolo de aprovação adicional e regras mais rígidas para despesas e pagamentos.

A importância de um fluxo de aprovações contra riscos de compliance

Criar um fluxo de aprovações prévias, especialmente no que se refere a despesas, é um mecanismo de controle estratégico que permite à empresa avaliar o potencial de risco antes que qualquer transação ou interação ocorra.

Esse processo dá ao gestor a autoridade formal para recusar um gasto ou ação que não esteja alinhado com a política de anticorrupção, antes mesmo que ele aconteça. Em uma eventual auditoria, é possível demonstrar que todas as solicitações foram revisadas e aprovadas por um superior, evidenciando o compromisso da empresa com o compliance.

Para fortalecer sua política, estabeleça que a aprovação prévia seja obrigatória nos seguintes casos de alto risco:

• Interações com agentes públicos: qualquer viagem ou despesa que envolva um funcionário do governo deve passar por aprovação de nível superior, garantindo que não haja qualquer indício de suborno.

• Gastos acima de um valor-limite: defina tetos para despesas com refeições, hospedagem ou entretenimento. Qualquer valor que ultrapasse esse limite deve ser justificado detalhadamente e aprovado pelo gestor de viagens ou pela alta liderança.

• Viagens para países com alto índice de corrupção: deslocamentos para regiões com histórico de corrupção devem seguir um processo de aprovação mais rigoroso, preferencialmente com envolvimento do departamento jurídico ou de compliance.

• Presentes e hospitalidade: estabeleça um valor simbólico para presentes. Tudo o que exceder esse limite deve ser previamente aprovado.

Ao solicitar uma aprovação, o colaborador deve detalhar o contexto da situação, incluindo o objetivo do pagamento, o histórico da relação e o destinatário da despesa. 

Essa prática permite à gestão identificar possíveis conflitos de interesse, como a intenção de custear despesas de um parente ou de um fornecedor que esteja sendo avaliado para um contrato.

Boas práticas para garantir a efetividade da política anticorrupção

Uma política anticorrupção bem-sucedida exige uma cultura organizacional que valorize a integridade, a transparência e a responsabilidade individual. Para isso, é essencial adotar práticas que assegurem sua aplicação no dia a dia. Confira algumas recomendações:

Crie um canal de denúncias

É fundamental estabelecer um canal de denúncias seguro e confidencial. Ele pode ser um e-mail exclusivo, uma linha telefônica dedicada ou uma plataforma terceirizada. O importante é que seja amplamente divulgado e facilmente acessível a todos os colaboradores.

Esse canal deve permitir o envio de denúncias de forma anônima e sem medo de retaliação. Sua simples existência já funciona como um forte inibidor de condutas ilícitas.

Tenha um comitê anticorrupção

Considere implementar uma equipe de resposta especializada, composta por representantes das áreas de viagens, jurídico, compliance e recursos humanos.

Esse comitê deve estar preparado para agir rapidamente e de forma coordenada diante de denúncias ou incidentes, garantindo agilidade nas investigações, nas tomadas de decisão e na orientação dos colaboradores em situações de risco.

Invista em treinamento e capacitação

As regras de compliance devem fazer parte da rotina de treinamentos da empresa. Promova workshops, palestras e simulações práticas, usando exemplos reais para ilustrar situações de risco, como a recusa de pagamentos suspeitos ou de presentes inadequados.

Realize auditorias periódicas

Implemente auditorias frequentes nas despesas de viagem. Utilize dados e relatórios para identificar padrões atípicos ou gastos em locais de alto risco. 

O monitoramento contínuo permite detectar anomalias em tempo real, como uso excessivo de dinheiro em espécie, reembolsos não relacionados a atividades de negócio e notas fiscais genéricas ou sem detalhamento.

Leia mais em: Auditoria financeira: como fazer e eliminar o risco de fraudes

Crie modelos de resposta para situações de conflito

O nervosismo ou a insegurança podem levar um colaborador a ceder a pressões indevidas. Para evitar isso, ofereça modelos de comunicação prontos, que possam ser usados em situações delicadas.

• Recusando um presente: "Agradeço imensamente sua gentileza. Infelizmente, nossa política interna de compliance não nos permite aceitar presentes acima de um valor simbólico, para garantir a total transparência em nossas relações de negócio. Mas agradeço a atenção!"

• Recusando um pagamento incomum: "Desculpe, mas não consigo processar esse pagamento da forma solicitada. Nossa política exige que todas as transações sejam documentadas com uma fatura oficial. Poderia, por favor, me fornecer uma?"

• Comunicando uma tentativa de fraude interna: "Prezados, identifiquei uma despesa no meu reembolso que não foi realizada por mim. O recibo [inserir detalhes] parece ser de um serviço que não utilizei. Gostaria de entender o que aconteceu e garantir que a empresa não seja lesada. Poderiam, por favor, verificar?"

Tecnologia a favor do compliance

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, integra viagens e despesas com tecnologia de ponta para garantir uma jornada segura e em conformidade com as regras internas da sua empresa.

Com a VOLL, todas as despesas, reservas e aprovações são centralizadas em um único lugar, o que permite auditorias mais rápidas e elimina a necessidade de planilhas manuais. 

A plataforma oferece a possibilidade de configurar fluxos de aprovação personalizados, definir limites de gastos, estabelecer preferências de fornecedores e regras de reembolso, assegurando que todas as solicitações de viagem e despesas estejam sempre alinhadas à política corporativa.

Além disso, o sistema disponibiliza relatórios detalhados e dashboards intuitivos, que ajudam a identificar padrões de gastos, detectar anomalias e monitorar o cumprimento das regras de forma contínua e eficiente.

Com essa tecnologia, sua empresa ganha em proteção contra riscos e eleva o nível da gestão, priorizando a transparência, a rastreabilidade e a governança de ponta a ponta.

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