Checklist pré-fechamento contábil: o que o gestor de viagens corporativas precisa saber

O setor de viagens corporativas é uma das maiores fontes de despesas de uma empresa. Por isso, a eficiência com que esses gastos são controlados e reportados impacta diretamente a saúde financeira e a tomada de decisão estratégica.

No contexto de T&E (Travel & Expense), cada atraso na entrega de recibos, cada despesa sem nota fiscal e cada divergência tarifária afetam diretamente o DRE, o planejamento orçamentário e a previsibilidade financeira.

Quando o gestor de viagens não acompanha esses pontos de forma estruturada, surgem ruídos com o financeiro: glosas, retrabalho, inconsistências entre o orçamento planejado e o realizado e atrasos que podem comprometer a tomada de decisão das lideranças.

Por isso, o gestor deve garantir compliance, agilidade e previsibilidade, atuando como ponte entre viajantes, fornecedores, contas a pagar e controladoria. 

Veja, neste artigo, como criar um checklist pré-fechamento contábil bem estruturado para manter esse ciclo funcionando sem atritos.

O que é um checklist pré-fechamento contábil e por que ele é essencial?

Um checklist pré-fechamento é uma lista estruturada de tarefas que devem ser concluídas para preparar o fechamento contábil do mês.

Ele orienta a rotina de verificações e conciliações do gestor de viagens, servindo como ponte entre as despesas operacionais de T&E e os registros contábeis da empresa.

Apesar de simples, essa ferramenta cria disciplina operacional, reduz falhas humanas e garante que nenhuma etapa crítica seja esquecida no meio da rotina intensa do time.

A importância dessa ferramenta reside em sua capacidade de transformar uma atividade reativa (corrigir erros no prazo do Financeiro) em uma rotina proativa e padronizada, pois:

• Evita retrabalho: quando notas, faturas e dados são conferidos com antecedência, o financeiro não precisa devolver processos incompletos.

• Reduz glosas: despesas fora de política ou sem documentos são identificadas e corrigidas antes de impactarem o fechamento.

• Melhora a conciliação: as informações chegam mais completas e padronizadas ao time contábil, acelerando o fluxo.

• Aumenta a previsibilidade: com dados organizados, o gestor sabe exatamente qual será o impacto real x planejado no orçamento de viagens.

Erros comuns que comprometem o fechamento contábil (e como evitá-los)

O fechamento contábil exige precisão, previsibilidade e disciplina. Apesar disso, alguns erros se repetem em muitas empresas e podem ser eliminados com processos simples e uma boa comunicação interna. 

Veja a seguir uma análise aprofundada dos principais pontos de atenção e das práticas que ajudam a evitá-los.

1. Deixar para revisar documentos apenas na última semana do mês

Esse é o erro mais recorrente e, ao mesmo tempo, um dos mais prejudiciais. Quando toda a conferência de notas, recibos e exceções é acumulada nos últimos dias do mês, o gestor perde visibilidade sobre prazos, fica dependente da disponibilidade dos viajantes e eleva significativamente o risco de inconsistências. 

A solução passa por estabelecer uma rotina semanal de pré-conciliação, definir dias fixos para validar as notas recebidas e utilizar lembretes automáticos para viajantes em atraso. 

Um dashboard atualizado com as pendências em tempo real também reduz gargalos e evita a pressão concentrada no fechamento.

2. Falta de padronização entre áreas e times

A ausência de processos uniformes entre áreas como comercial, operações, diretoria e marketing gera um fluxo caótico de informações. 

Documentos enviados de formas diferentes exigem do gestor de viagens um esforço excessivo de organização, o que aumenta glosas, provoca retrabalho para o financeiro e compromete a rastreabilidade, criando riscos adicionais de atraso no fechamento. 

Padronizar o envio por meio de guias claros, templates e ferramentas com campos obrigatórios, além de treinar líderes sobre prazos e políticas, torna o fluxo mais previsível e reduz falhas.

3. Não acompanhar créditos, remarcações e multas

Créditos de passagens ou hospedagens, quando esquecidos, transformam-se em perdas reais que costumam aparecer apenas no fechamento. A falta de acompanhamento também aumenta o risco de remarcações duplicadas, multas indevidas e distorções no orçamento. 

Para evitar isso, é essencial manter uma planilha ou módulo automatizado para controlar créditos, revisá-los ao menos quinzenalmente, acionar áreas com alto volume de remarcações e estabelecer políticas claras para cancelamentos e no-shows. Esse monitoramento assegura o uso eficiente dos recursos e protege o orçamento.

4. Fazer ajustes de centro de custo apenas no ERP

Esse erro é menos visível, mas ainda crítico. Quando uma correção é feita apenas no ERP, sem que o ajuste seja replicado no sistema de origem, seja a TMC, o OBT ou o cartão corporativo, o problema retorna no mês seguinte, criando um ciclo contínuo de inconsistências. 

Uma boa prática é mapear corretamente de onde vem cada informação, revisar as parametrizações nas plataformas, verificar se as integrações atualizam dados retroativamente e instituir um processo mensal de conferência. Corrigir na origem evita retrabalho e garante integridade futura.

5. Não manter um histórico de exceções

Sem um histórico estruturado, o gestor de viagens perde a capacidade de identificar padrões e, consequentemente, de promover melhorias contínuas. 

A falta desse registro dificulta a percepção de viajantes reincidentes, impede a identificação de fornecedores que não cumprem SLAs, compromete a previsibilidade do orçamento e limita a evolução da política de viagens. 

A criação de um relatório mensal consolidando exceções por área, viajante, motivo e custo, acompanhada da análise mensal e da apresentação desses dados ao financeiro, fortalece a governança e transforma o papel do gestor em um agente estratégico dentro da organização.

Como criar um checklist pré-fechamento contábil para viagens corporativas?

Para que o checklist funcione de verdade e ajude a evitar os erros mostrados anteriormente, ele precisa refletir os fluxos internos da empresa. Isso exige um mapeamento detalhado antes de criar a primeira versão.

1. Levante fluxos, prazos e responsáveis

Identifique como cada etapa do ciclo de viagem acontece hoje: quem aprova as viagens, quem lança despesas, como as notas chegam, quem valida centros de custo, qual é o prazo do financeiro etc.

Esse mapeamento revela gargalos e dependências que precisam ser considerados no checklist.

2. Entenda o fluxo de aprovação, lançamento e conciliação

Avalie como as despesas são registradas: manualmente, via TMC, via OBT, via cartão corporativo, via ERP.

Observe onde os erros acontecem com mais frequência, quais etapas têm maior atraso e quais informações chegam incompletas ao financeiro.

3. Identifique gargalos recorrentes

Alguns problemas aparecem em praticamente todas as empresas, como atraso na entrega de recibos, divergência entre tarifa cotada x tarifa cobrada, gastos fora de política sem justificativa e notas fiscais incorretas ou ausentes. Ao identificar esses pontos, você pode criar ações preventivas no checklist.

4. Alinhe o calendário com o financeiro

Um dos maiores ruídos entre áreas surge de prazos desalinhados. Combine com o time de contas a pagar quais são as datas limite para envio de documentos, data de conciliação, prazo do fechamento mensal e outros processos que impactam diretamente T&E. Esse alinhamento evita surpresas e corrige expectativas.

Modelo de checklist pré-fechamento contábil: itens essenciais

Para facilitar sua implementação interna, desenvolvemos um modelo de checklist completo, dividido em macroetapas estratégicas para facilitar sua implementação na rotina mensal de fechamento. 

Você pode adaptá-lo de acordo com suas necessidades:

1. Documentação e compliance fiscal

• Conferir se todas as viagens do mês possuem nota fiscal correspondente.

• Validar se as notas estão no CNPJ correto e com descrição compatível com a política de viagens.

• Verificar documentos obrigatórios por tipo de despesa (hospedagem, aéreo, transporte, reembolso, alimentação etc.).

• Solicitar aos viajantes documentos pendentes antes do prazo final de conciliação.

• Padronizar orientações para emissão de NF-e junto a fornecedores.

• Armazenar todos os documentos fiscais em repositório centralizado (pasta digital, plataforma integrada etc.).

• Revisar recibos eletrônicos e anexos enviados na ferramenta de despesas.

2. Créditos, remarcações e no-shows

• Extrair relatório atualizado de créditos aéreos e hoteleiros disponíveis.

• Confirmar datas de validade e registrar créditos próximos do vencimento.

• Identificar créditos expirados e registrar o motivo da perda.

• Verificar remarcações pendentes, multas aplicadas e taxas extras.

• Fechar viagens canceladas para evitar “no-shows contábeis” que distorcem o orçamento.

• Confirmar se as remarcações estão atualizadas no OBT e na TMC.

3. Centros de custo, categorias e classificação contábil

• Validar se cada viagem está alocada ao centro de custo correto.

• Corrigir despesas classificadas em categorias incorretas (ex.: hospedagem como alimentação).

• Verificar consistência entre os dados da TMC, OBT, cartões corporativos e ERP.

• Garantir que correções feitas no ERP reflitam na origem para evitar reincidência.

• Revisar regras de rateio quando aplicável (projetos, times, áreas de negócio).

4. Exceções e não-conformidades

• Gerar relatório consolidado de exceções do mês.

• Identificar despesas fora de política e registrar justificativas.

• Verificar adiantamentos não conciliados e saldos pendentes.

• Mapear viagens sem aprovação ou com aprovação retroativa.

• Consolidar indicadores de exceção: taxa de não conformidade do mê, valor glosado e reincidência por viajante ou área.

• Preparar apresentação para o financeiro e lideranças.

5. Integrações

• Checar se todas as despesas do mês foram importadas corretamente para o ERP.

• Validar datas, valores, centros de custo e categorias após a sincronização.

• Identificar falhas de integração entre TMC ↔ OBT ↔ ERP ↔ cartão corporativo.

• Revisar mapeamento de campos para evitar que inconsistências se repitam.

• Confirmar se as remarcações e créditos foram atualizados automaticamente.

6. Prestação de contas e entregas dos viajantes

• Verificar lista de viajantes com prestação de contas pendente.

• Acionar lembretes automáticos antes do prazo final.

• Reforçar com viajantes reincidentes a política interna e prazos obrigatórios.

• Conferir anexos, notas e justificativas enviadas pelos viajantes.

• Aplicar políticas de consequência quando necessário.

7. Adiantamentos

• Listar todos os adiantamentos liberados no mês.

• Identificar adiantamentos vencidos sem prestação.

• Cobrar justificativas de diferenças positivas ou negativas.

• Regularizar saldos no mesmo período contábil.

• Registrar pendências recorrentes para tratativa com liderança.

8. Tarifas contratuais, SLAs e fornecedores

• Verificar se as tarifas corporativas cobradas estão dentro do acordado.

• Validar SLA de reembolso, estorno ou atendimento com fornecedores.

• Registrar inconsistências repetitivas (diferenças tarifárias, atrasos, erros de fatura).

• Consolidar oportunidades de renegociação com base no mês.

Integre viagens e despesas com a VOLL

A implementação e a manutenção rigorosa de processos financeiros não dizem respeito à burocracia, mas à disciplina, credibilidade e agilidade operacional. 

Quando bem estruturados, esses processos reduzem atritos com o setor Financeiro, aumentam a previsibilidade e fortalecem o papel do gestor de viagens como um líder estratégico que entrega dados confiáveis e consistentes.

Para sustentar esse nível de eficiência, é essencial contar com uma plataforma que integre viagens, despesas, notas fiscais, centros de custo e políticas em um único ecossistema. 

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, oferece uma tecnologia end-to-end que garante informações precisas e atualizadas, permitindo um processo de conciliação e fechamento muito mais rápido e assertivo.

Com a VOLL, você centraliza solicitações, reservas, conciliações, reembolsos e prestação de contas em uma única plataforma, assegurando consistência de dados desde a origem da viagem até o encerramento contábil.

Veja algumas possibilidades:

• Administre faturas e crie cartões corporativos virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à sua política interna de gastos.

• Automatize reembolsos e elimine rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos.

• Tenha controle total de pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolsos ou Pix, com gestão inteligente em carteiras digitais.

• Personalize políticas e limites de orçamento conforme cargo, nível, departamento ou até colaborador.

• Bloqueie ou exija aprovação para gastos corporativos por categoria ou limites específicos.

• Estabeleça quais meios de pagamento podem ser usados para cada tipo de despesa.

• Receba alertas de atividades anômalas e pagamentos fora do padrão, sem precisar conferir 100% das transações corporativas.

Diversas grandes empresas, como McDonald's, Itaú, Localiza e iFood, já confiam na VOLL para transformar sua gestão, alcançando resultados incríveis. 

Veja o depoimento do responsável do setor dentro da NBCU:

“As pessoas pararam de pedir reembolso e de usar o cartão corporativo graças à VOLL. A VOLL tem todas as categorias que precisamos, além de ser um app muito mais prático, não exigir o processo moroso e burocrático de pagamento.”

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