Viagens para recrutamento e onboarding de cargos estratégicos

No competitivo mercado de trabalho atual, atrair e integrar talentos de alto nível é uma necessidade estratégica. No entanto, para empresas com sedes em diferentes cidades ou que buscam candidatos em outras localidades, o processo de recrutamento e o onboarding presencial pode ultrapassar o orçamento destinado às viagens corporativas.

Como gestor de viagens, você deve equilibrar a necessidade de interações presenciais com a eficiência de custos - tudo isso sem comprometer a experiência do candidato ou do novo colaborador.

Para facilitar esse processo, desenvolvemos o conteúdo a seguir. Descubra as melhores práticas para gerenciar e otimizar as viagens de recrutamento e onboarding, priorizando deslocamentos estratégicos e garantindo uma experiência positiva aos candidatos, sem perder o controle do orçamento.

O valor da experiência presencial na admissão de colaboradores

Cargos de liderança, especialistas técnicos ou posições que exigem uma profunda imersão na cultura da empresa muitas vezes justificam um encontro presencial.

Embora a tecnologia permita realizar entrevistas e reuniões de forma remota, a interação que acontece pessoalmente tem um valor insubstituível.

Reuniões presenciais permitem uma avaliação mais completa do candidato: linguagem corporal, entonação de voz e dinâmica de grupo em uma reunião podem fornecer insights importantes que uma chamada de vídeo não consegue captar.

Para o candidato, a visita ao escritório é a oportunidade de sentir a cultura da empresa, conhecer futuros colegas e líderes, e ter uma visão real de seu potencial ambiente de trabalho.

Além disso, no onboarding, a presença física facilita a integração do novo colaborador. Treinamentos, apresentações e sessões de alinhamento se tornam mais eficientes, e conhecer o time pessoalmente ajuda a construir relacionamentos mais fortes e a acelerar a adaptação do novo talento à empresa.

Leia mais: Como as viagens corporativas impactam na retenção de funcionários?

Cargos que exigem deslocamentos presenciais

Para proteger o orçamento da empresa, nem todos os cargos podem justificar uma viagem para entrevista ou onboarding. A chave é identificar e priorizar as posições que realmente se beneficiam de uma interação presencial. Alguns exemplos incluem:

• Cargos de liderança (C-Level e diretores): a decisão de contratar um líder é estratégica e de longo prazo. Entrevistas presenciais com múltiplos executivos são cruciais.

• Vendas e desenvolvimento de negócios: a capacidade de se conectar pessoalmente é fundamental. Uma visita à empresa pode ser parte do processo de avaliação.

• Cargos que demandam a interação com múltiplos stakeholders: posições que exigem uma ampla colaboração entre departamentos e com parceiros externos se beneficiam da familiaridade com o ambiente e as pessoas.

O impacto no orçamento de viagens: definindo políticas de custos

A necessidade de interação presencial tem um impacto direto e significativo no orçamento, afinal, são diversos os custos envolvidos, como passagens aéreas, acomodação, transporte terrestre e alimentação.

Sem uma gestão cuidadosa, esses gastos podem se exceder, dificultando o controle orçamentário e a previsão de despesas.

Antes de qualquer viagem ser agendada, é preciso estabelecer e comunicar uma política de custos transparente, pois a falta de definição sobre o que a empresa cobre e o que o candidato ou novo colaborador deve pagar pode gerar atritos, insatisfação e até mesmo um impacto negativo na imagem da marca empregadora.

O que a empresa deve cobrir?

A empresa é responsável por todos os custos diretos da viagem de um colaborador e, por isso, deve arcar com todas as despesas do novo funcionário. 

Entretanto, quando se trata de uma entrevista e o candidato ainda não é um colaborador, não há uma regra definida. 

Cobrir os custos desse candidato demonstra profissionalismo e valoriza o tempo e o esforço do convidado, mas, em termos de orçamento, nem sempre é possível. 

Por isso, nesses casos, uma pré-entrevista remota pode ajudar a priorizar os deslocamentos.

Os principais custos envolvidos são:

• Passagens aéreas ou rodoviárias;

• Hospedagem;

• Transporte terrestre;

• Alimentação.

A política de viagens deve especificar como os custos serão cobertos e qual é o teto de gastos para cada categoria.

Como funciona o reembolso?

A forma mais comum de gerenciar despesas no início da jornada do colaborador é:

1. A empresa reserva as passagens e a hospedagem, realizando o pagamento direto;

2. O colaborador arca com custos menores, como alimentação e transporte, e solicita reembolso posteriormente.

Por isso, é essencial ter uma política clara para esse processo:

• Comprovantes: todos os gastos devem ter comprovantes (notas fiscais, recibos). Oriente o candidato ou novo colaborador sobre a importância de guardar esses documentos.

• Prazo para reembolso: defina um prazo razoável para o envio dos comprovantes, por exemplo, cinco dias úteis após o retorno.

• Forma de pagamento: o reembolso pode ser feito via depósito em conta bancária, seguindo as diretrizes financeiras da empresa.

Outra opção interessante para um novo colaborador, que dispensa a burocracia dos reembolsos, é oferecer um cartão corporativo.

Boas práticas para viagens produtivas de recrutamento e onboarding

Uma viagem bem-sucedida não é apenas uma questão de custo, mas de produtividade. Para otimizar o tempo de candidatos e entrevistadores, o planejamento é fundamental. Veja algumas dicas:

Agendamento em blocos

A melhor forma de gerenciar entrevistas é agendá-las em blocos. Em vez de espalhar as reuniões ao longo de dois dias, concentre-as em um único dia. Isso reduz o tempo de viagem, os custos de acomodação e otimiza a agenda de todos os envolvidos.

Espaços e salas de reunião adequados

A infraestrutura é essencial para o conforto dos participantes. Garanta que as salas de reunião estejam disponíveis, equipadas com a tecnologia necessária (caso haja apresentações) e que ofereçam um ambiente privado e confortável.

A equipe de RH e o gestor de viagens devem trabalhar juntos para assegurar que tudo esteja pronto antes da chegada do candidato.

Material de boas-vindas para novos colaboradores

Para o onboarding de novos talentos, crie um roteiro detalhado e entregue um material de boas-vindas. Esse material pode incluir:

• Agenda completa da semana ou dos dias de integração, com horários de treinamentos, reuniões e almoços.

• Informações sobre o escritório, como mapa, regras e dicas sobre os arredores.

• Lista de contatos-chave, como o gestor de viagens, gestor direto e equipe de RH.

• Material de apresentação da empresa, para que o novo colaborador possa se familiarizar com a cultura e os valores organizacionais.

Indicadores de sucesso: metrificando viagens e contratações de qualidade

A parceria entre o gestor de viagens e a equipe de RH é essencial, mas vai muito além do controle de custos: é preciso analisar e entender como as viagens de recrutamento estão contribuindo para os resultados do negócio.

A principal métrica é o número de viagens x número de contratações: quantos candidatos viajaram para entrevistas presenciais e quantos foram contratados? Esse indicador ajuda a entender se as viagens estão sendo bem direcionadas. Se a taxa de conversão for baixa, pode ser um sinal de que a triagem inicial precisa ser mais rigorosa.

Além disso, é importante acompanhar as despesas dessas viagens para calcular o custo por vaga, o SLA de retorno aos candidatos e o tempo total para o fechamento de uma oportunidade. 

Sempre que possível, envie também uma pesquisa de satisfação sobre o processo seletivo ou de onboarding. Esse olhar qualitativo dos profissionais envolvidos pode trazer insights valiosos para a melhoria contínua.

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A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, integra viagens e despesas em um ecossistema completo para facilitar a gestão e reduzir custos, unindo inteligência de mercado e tecnologia.

Todas as reservas de passagens, hospedagem e transporte, bem como os processos de reembolso e emissão de cartões corporativos, são centralizados em um só lugar — eliminando a necessidade de múltiplos sistemas e facilitando o rastreamento de despesas.

Além disso, por meio da aplicação automática de políticas, a VOLL garante que todas as reservas estejam em conformidade com as regras da empresa, evitando gastos excessivos com tarifas ou hospedagens que ultrapassem os limites estabelecidos, por exemplo.

Você também pode gerar relatórios detalhados e dashboards em tempo real para apresentar ao RH e à liderança os custos relacionados a recrutamento e onboarding. Identifique picos de gastos, compare despesas por departamento e tenha dados precisos para negociações e planejamento futuro, fortalecendo sua posição como gestor estratégico.

O fato é que um processo de viagens bem-sucedido não apenas economiza recursos, mas também fortalece a marca empregadora, garantindo que a experiência do candidato e do novo colaborador seja positiva desde o primeiro contato. Isso se traduz em contratações de alta qualidade, que é a base para o crescimento e o sucesso de qualquer empresa.

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