Viagens corporativas e reputação da empresa: impactos e cuidados essenciais

As viagens corporativas têm um papel essencial no crescimento das empresas, sendo um investimento estratégico que contribui diretamente para o desenvolvimento dos negócios.

Não é à toa que esse é um setor em constante crescimento em termos econômicos. No Brasil, por exemplo, o segmento de viagens corporativas registrou faturamento recorde de R$ 13,5 bilhões em 2024.

Mas existe um fator que muitas vezes é negligenciado por gestores e viajantes: a relação entre viagem e reputação da empresa. 

Quando um colaborador está em deslocamento em nome da empresa, todas as suas ações e comportamentos refletem o posicionamento da marca.

Por isso, é importante conhecer algumas situações que podem impactar negativamente a imagem da empresa. Siga a leitura para se aprofundar no assunto e se prevenir contra riscos reputacionais!

Viagens corporativas: tipos e objetivos

Por definição, viagem corporativa é o deslocamento de um colaborador em nome da empresa para realizar tarefas profissionais.

As viagens podem ocorrer em território nacional ou internacional e são fundamentais para estabelecer conexões e impulsionar o crescimento da carreira do funcionário e da organização como um todo.

Elas podem ser divididas de acordo com seus objetivos e características, seguindo algumas categorizações principais:

• Intercâmbio: os intercâmbios corporativos são voltados ao aprendizado de outra língua, estudo ou trabalho em alguma área específica, com o objetivo de aplicar na empresa o conhecimento e os aprendizados obtidos nesse período.

• Eventos internos: são aqueles organizados pela própria empresa, focados exclusivamente nos colaboradores. Podem incluir conferências, eventos de incentivo, comemorações ou treinamentos, por exemplo.

• Eventos externos: incluem a participação em feiras, conferências ou congressos, por exemplo. Aqui, a empresa pode estar presente como visitante ou expositora.

• Reuniões comerciais: podem envolver encontros com clientes, parceiros, investidores, fornecedores, autoridades públicas ou potenciais clientes. São viagens focadas em networking e vendas, sendo fundamentais para estreitar relacionamentos e captar novas oportunidades.

• Treinamento e capacitação: podem envolver a participação em cursos, workshops ou programas de desenvolvimento profissional realizados em outras localidades. Essas viagens têm o objetivo de oferecer ao colaborador conhecimento técnico para aplicar em sua função dentro da empresa.

Longe de serem apenas um custo, as viagens proporcionam grandes ganhos, como a expansão de negócios, conquista de novos mercados, fortalecimento de relacionamentos estratégicos e desenvolvimento profissional.

Relação entre viagens corporativas e reputação de marca

Quando um colaborador viaja a trabalho, ele não está apenas representando a si mesmo, mas também a empresa.

A maneira como se veste, se comporta, interage e resolve problemas durante a viagem influencia a percepção que clientes, parceiros e público em geral terão da organização.

Além disso, a forma como uma empresa gerencia suas viagens corporativas é um reflexo direto da sua cultura e valores, também impactando sua reputação. 

Imagine um vendedor representando sua empresa em um evento internacional ou um diretor participando de uma reunião importante. A postura, a pontualidade e a forma como interage com os demais participantes não influenciam apenas a percepção sobre ele, mas também sobre a organização que representa.

Agora imagine se esse mesmo diretor se atrasa para a reunião. Mesmo que o atraso tenha sido causado por fatores externos, como diz o ditado: “a primeira impressão é a que fica”. 

Se a viagem for mal planejada, com atrasos, cancelamentos, problemas na acomodação ou dificuldades de comunicação, a imagem de desorganização e falta de cuidado será direcionada para a empresa como um todo.

Por outro lado, uma viagem bem-sucedida, em que o colaborador se sente seguro e produtivo, reforça a imagem de uma empresa profissional e eficiente. Essa percepção positiva pode se traduzir em novas oportunidades de negócio e maior credibilidade no mercado.

É importante também conectar essas questões ao contexto digital em que vivemos, no qual informações e imagens se espalham rapidamente. Um comportamento inadequado, um problema de segurança mal gerenciado ou até mesmo a falta de apoio a um viajante em situação de emergência podem repercutir na internet.

Em resumo: uma experiência de viagem positiva e um colaborador preparado transmitem profissionalismo e cuidado. Por outro lado, um deslize pode causar grandes danos à imagem da empresa.

Falhas que podem prejudicar a reputação da empresa

Apesar de rotineira para muitas pessoas, a jornada de uma viagem corporativa envolve diversos pontos críticos em que falhas podem surgir, comprometendo a reputação da empresa.

Identificar esses potenciais pontos de falha é o primeiro passo para prevenir impactos negativos. Confira abaixo algumas situações possíveis:

Desafios logísticos e ausência de suporte

Uma gestão de viagens corporativas ineficiente é uma das maiores ameaças à reputação.

Imagine que um executivo precise estar em uma reunião decisiva, mas enfrente um voo atrasado e a agência corporativa não ofereça nenhuma alternativa a tempo. Ou então, que um colaborador perca uma conexão por falta de planejamento adequado na escolha dos voos.

Essas situações revelam falhas no entendimento dos tempos de deslocamento e das necessidades do viajante, gerando estresse, atrasos e até a perda de compromissos importantes. Isso transmite uma imagem de desorganização e falta de cuidado.

Em cenários como voos cancelados ou atrasados, a ausência de um suporte especializado para realocar o viajante ou oferecer alternativas de transporte e acomodação demonstra negligência com os colaboradores e seus compromissos.

Condutas inadequadas

Nenhuma preparação logística, por mais eficiente que seja, evita danos à reputação da empresa se a conduta do viajante for inadequada.

Inevitavelmente, um comportamento impróprio pode se tornar um problema público, gerando uma imagem negativa para a organização.

Qualquer atitude que vá contra a ética da empresa ou, pior, que seja ilegal, reflete diretamente na reputação corporativa. E, nos dias atuais, a mídia e as redes sociais podem amplificar esses incidentes em pouco tempo.

Em viagens internacionais, muitos desses problemas podem estar relacionados ao desrespeito à cultura local. A falta de sensibilidade ou de respeito aos costumes pode gerar mal-entendidos, ofender parceiros e clientes, e prejudicar negociações globais.

Outra situação comum é a má utilização dos recursos da empresa. O uso indevido de verbas de viagem, despesas excessivas ou não justificadas, ou ainda o uso de recursos corporativos para fins pessoais, além de configurar uma falha de compliance, pode impactar diretamente a confiança interna e externa. Isso demonstra falta de controle e responsabilidade por parte da empresa.

Como proteger sua empresa de crises reputacionais em viagens?

Como você viu até aqui, o viajante é um embaixador da empresa em deslocamento. A forma como ele se comporta, suas escolhas e o modo como a empresa o ampara durante a viagem refletem diretamente nos olhos do mercado.

De fato, a reputação da empresa é um dos seus grandes ativos. Para protegê-lo, é preciso adotar uma abordagem proativa e estratégica, garantindo que o colaborador esteja totalmente ciente e alinhado com os comportamentos esperados (e, principalmente, com os não desejados).

Confira abaixo algumas boas práticas de gestão de viagens que podem fazer total diferença na proteção da reputação da sua marca:

Política de viagens orientativa

A política de viagens corporativas é a base para uma gestão eficiente. Por isso, deve ser construída e divulgada de maneira clara, didática e orientativa.

Inicialmente, ela deve especificar diretrizes para reservas, despesas e outros processos padrão, incluindo limites de gastos, preferência por fornecedores e procedimentos para aprovação de viagens.

Mas é preciso ir além. Crie um código de conduta específico para os viajantes, abordando temas como:

• Ética e profissionalismo

• Respeito à cultura local

• Comportamentos esperados

• Uso adequado de redes sociais durante a viagem

• Dress code e postura profissional

• Uso responsável dos recursos da empresa

Essa seção deve ser clara e não deixar margem para interpretações equivocadas, garantindo total entendimento por parte dos colaboradores e resguardando sua empresa em possíveis situações de crise.

Treinamento e conscientização

Não basta ter uma política documentada: é preciso que ela seja compreendida e internalizada. Para isso, invista em treinamentos regulares, materiais educativos e comunicação contínua.

Traduzir as políticas e normas de maneira simples e didática é essencial, tornando-as parte do dia a dia da equipe, e não apenas um documento distante. Algumas possíveis ações são: guias práticos, checklists, FAQs e workshops sobre temas específicos.

Você também pode criar sessões de orientação pré-viagem, garantindo que as informações estejam “frescas” na mente dos viajantes.

Suporte efetivo

Para evitar que imprevistos impactem o sucesso das viagens, é fundamental oferecer suporte adequado, rápido e eficaz aos viajantes.

Telefone, chat ou aplicativo para contato imediato são apenas o primeiro passo: é necessário garantir que especialistas capacitados estejam à disposição para resolver problemas e evitar que pequenos contratempos se tornem crises maiores.

Gestão de riscos

A gestão de riscos envolve o planejamento e a implementação de estratégias voltadas à proteção da empresa contra potenciais ameaças. Muitos danos reputacionais podem ser evitados com uma abordagem eficiente nesse aspecto.

Invista em sistemas de alerta de segurança que enviem notificações sobre áreas de risco, greves, condições climáticas extremas e outros eventos que possam impactar a segurança dos viajantes.

Sempre que possível, especialmente em destinos considerados de risco, realize uma análise prévia das condições locais e prepare os viajantes adequadamente.

Além disso, não abra mão de um seguro viagem completo, com cobertura para emergências médicas, cancelamentos de voos, perda de bagagem e outros imprevistos.

Esses cuidados garantem que a empresa transmita uma imagem de zelo e cuidado real, apoiando seus colaboradores de maneira efetiva ao incorporar os princípios de duty of care.

Centralização de processos com agência especializada

Contar com uma agência especializada em viagens corporativas permite maior controle, agilidade e previsibilidade, ajudando a evitar riscos reputacionais.

Esse tipo de serviço contribui para padronizar processos, garantir conformidade com normas e políticas, oferecer suporte adequado aos viajantes e agir com precisão diante de eventuais crises.

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Unindo tecnologia e inteligência, a VOLL disponibiliza diversas funcionalidades, como:

• Gestão de riscos

• Rastreabilidade do colaborador

• Monitoramento de emergências

• Personalização de políticas

• Atendimento especializado 24/7

Para evitar o uso inadequado de recursos, por exemplo, os gestores de viagem podem limitar valores a serem gastos ou definir regras de uso para perfis específicos de colaboradores. As despesas são registradas no sistema com todos os detalhes da transação, garantindo total visibilidade dos custos.

Caso o viajante enfrente um imprevisto durante uma viagem importante, ele poderá contar com um atendimento multicanal ágil, feito por especialistas, que garante ações rápidas para resolver qualquer tipo de situação ou emergência.

Contar com a expertise da VOLL é assegurar que toda a jornada da viagem, da solicitação ao reembolso, ocorra de maneira tranquila, segura e padronizada, com informações em tempo real e controle total.

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