Como criar um plano de contingência para falhas em meios de pagamento?

Para quem gerencia viagens corporativas, planejar cada etapa com precisão faz parte da rotina: reservas, orçamentos, aprovação de despesas, alinhamento com fornecedores e suporte ao viajante são apenas algumas delas. No entanto, imprevistos podem ocorrer — incluindo falhas nos meios de pagamento.

Sistemas podem sair do ar, cartões podem ser recusados, e plataformas de ERP podem ficar indisponíveis. Quando isso acontece no meio de uma viagem crítica, o sucesso desse deslocamento corre riscos.

Para o gestor de viagens, esse precisa ser um cenário previsto e coberto por uma estratégia de contingência bem estruturada, com um plano B concreto. 

Siga a leitura para descobrir como montar essa abordagem e garantir a continuidade das viagens, mesmo diante desse tipo de falha.

Possíveis imprevistos em processos de pagamento e seus impactos

A digitalização dos processos de pagamento e a crescente dependência de sistemas de gestão (ERPs) trouxeram mais eficiência, mas também novos riscos. A complexidade do ecossistema de pagamentos corporativos significa que uma falha em qualquer ponto pode gerar impactos diretos na operação.

Diversos fatores podem levar à interrupção dos sistemas. Alguns dos mais comuns incluem:

• Instabilidade no sistema do emissor do cartão: o banco ou a operadora pode enfrentar falhas técnicas, sobrecargas ou realizar manutenções não informadas.

• Problemas de conectividade: uma conexão de internet instável, seja no local onde o viajante se encontra ou na sede da empresa, pode impedir a aprovação de transações ou a sincronização com o ERP.

• Falhas no ERP e em sistemas de gestão: bugs ou problemas nos servidores podem travar os sistemas de controle de viagens e despesas, bloqueando aprovações, emissões e a conciliação.

• Limites de segurança e bloqueios: transações consideradas “fora do padrão” pelos sistemas antifraude podem ser recusadas, mesmo sendo legítimas.

Esses problemas causam uma série de impactos, especialmente em relação à conciliação de despesas. 

Contas pagas com o cartão pessoal do funcionário, em dinheiro vivo ou por outras soluções emergenciais tornam-se, muitas vezes, “fantasmas” no sistema. Com isso, precisam ser rastreadas e inseridas manualmente, o que consome tempo e aumenta o risco de erros.

Além disso, o viajante pode encontrar dificuldades para reunir recibos e comprovações, o que atrasa ainda mais os processos de reembolso e conciliação.

Por fim, a falta de visibilidade sobre essas despesas emergenciais prejudica a previsibilidade de gastos, compromete o controle do fluxo de caixa e impacta negativamente o planejamento financeiro.

Sinais de problema e gatilhos para o plano B

A melhor forma de lidar com esse tipo de problema é identificar os sinais antes que causem maiores impactos. O gestor de viagens precisa ser o primeiro a saber quando o modo de contingência deve ser acionado.

Além da própria comunicação do viajante, alguns sinais de alerta incluem notificações automáticas sobre falhas de conectividade ou indisponibilidade, comunicados de bancos ou operadoras e avisos de transações não aprovadas.

Diante desses sinais, é fundamental ter clareza sobre quem é o responsável por autorizar a aplicação das alternativas. Em geral, essa responsabilidade recai sobre o gestor de viagens, que deve ter autonomia para tomar as decisões necessárias e resolver o problema com agilidade. No entanto, é essencial que exista um protocolo bem definido:

1. Confirmação: o gestor deve confirmar a falha com o fornecedor do sistema, com o banco ou com outros viajantes.

2. Comunicação: a ocorrência da falha e a ativação do plano de contingência devem ser comunicadas a todos os envolvidos.

3. Execução: as ações emergenciais devem ser implementadas conforme o protocolo previamente estabelecido.

Essa clareza é importante para evitar o uso desnecessário do plano B — como no caso de um pequeno bug pontual com um único viajante, que não compromete a operação como um todo.

Plano B: como definir possíveis alternativas para situações de erros e falhas de pagamento?

Para criar um plano de ação efetivo, é preciso definir quais ferramentas podem ser utilizadas, por quem e com quais limites. Veja algumas opções:

1. Cartões de emergência

Ter um ou mais cartões corporativos de contingência é uma das medidas mais eficazes. Esses cartões devem estar em nome da empresa, para facilitar a conciliação posterior, e possuir um limite de crédito adequado — suficiente para cobrir despesas emergenciais como hospedagem, transporte e alimentação por um período determinado.

O acesso a esses cartões deve ser restrito a pessoas-chave (gestor, diretor, etc.). Eles só devem ser utilizados quando o cartão principal do viajante falhar, e sempre após aprovação do gestor.

2. Vales digitais

Algumas empresas mantêm vouchers de viagem pré-pagos ou fundos de emergência junto a agências de viagens parceiras ou fornecedores estratégicos.

Em caso de necessidade, a agência pode emitir uma passagem aérea ou uma reserva de hotel utilizando esse saldo pré-existente, sem a necessidade de realizar uma transação no momento da urgência.

3. Pix

A transferência via Pix pode ser usada para enviar fundos diretamente para a conta pessoal do viajante, permitindo que ele realize pagamentos urgentes.

No entanto, essa alternativa exige um processo de reembolso mais detalhado e deve ser adotada com cautela, apenas em situações extremas. (Falaremos mais sobre isso no tópico abaixo.)

4. Reembolso de despesas pessoais

O reembolso de pagamentos feitos com recursos do próprio colaborador, seja via Pix, cartão ou dinheiro, deve contar com um fluxo rápido de aprovação e envio.

O viajante precisa ser orientado a guardar todos os recibos e encaminhar a documentação ao gestor com um “alerta de urgência”. A empresa, por sua vez, deve se comprometer com um prazo curto para realizar o reembolso, a fim de não prejudicar financeiramente o colaborador.

5. Cash advance

Em situações extremas, e com um protocolo de aprovação rigoroso, a empresa pode adotar uma política de adiantamento de caixa (cash advance).

Nesse caso, o viajante recebe um valor antecipado via depósito em conta pessoal ou outro meio seguro para cobrir despesas essenciais. Essa é uma medida de último recurso, que exige controle rigoroso e prestação de contas detalhada.

Como evitar que pagamentos se percam nesse processo?

Qualquer despesa realizada fora do fluxo padrão precisa ser documentada para não se perder. Após definir as alternativas possíveis diante de falhas nos sistemas, oriente o colaborador a guardar e registrar todos os comprovantes, como notas fiscais, faturas ou recibos.

Por outro lado, o gestor deve contar com um processo claro para centralizar essas informações, cruzar os dados e lançar as despesas manualmente, sempre que necessário, classificando-as como “despesas de contingência”.

Outro ponto essencial para evitar gargalos nesse processo é a comunicação. Os viajantes devem saber exatamente quem são os contatos de emergência para esse tipo de situação, quais são as instruções e procedimentos corretos, e qual é o meio adequado para registrar a despesa.

Como otimizar a gestão de despesas?

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, por meio de uma tecnologia própria, integra a gestão de viagens e despesas, centralizando informações e reduzindo os riscos de falhas.

Conectando os processos de ponta a ponta, da reserva ao reembolso, a VOLL permite que você:

• Tenha acesso em tempo real a todas as transações, facilitando a identificação de problemas.

• Configure regras de aprovação que podem ser ajustadas instantaneamente.

• Gere relatórios completos e acompanhe dashboards com indicadores-chave.

• Administre faturas e crie cartões corporativos virtuais ilimitados.

• Tenha controle total dos pagamentos, sejam eles via cartão corporativo, reembolso ou Pix, com gestão inteligente por carteiras digitais.

• Realize adiantamentos e reembolsos automáticos, eliminando rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos.

• Personalize políticas por cargo, nível hierárquico, departamento ou até por colaborador.

• Bloqueie ou exija aprovação para gastos corporativos por categoria ou faixa de valor.

• Aplique tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real.

• Sinalize automaticamente atividades e pagamentos fora do padrão ou da política, dispensando a conferência manual.

• Integre a VOLL ao seu ERP e outros sistemas internos da empresa.

Essa é a sua oportunidade de integrar viagens e despesas de maneira inteligente e estratégica. Automatize sua rotina de reembolsos corporativos com fluxos de aprovação customizáveis e auditoria online com uso de inteligência artificial — tudo isso sem abrir mão da gestão unificada de limites e orçamentos.

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