Como estabelecer uma política de abastecimento em locação de veículos corporativos

Alugar carros é uma prática comum em viagens corporativas. No entanto, um aspecto recorrente acaba passando despercebido por muitos gestores: o abastecimento no momento da devolução do veículo.

Ao devolver o carro com o tanque vazio, o colaborador transfere para a empresa o pagamento da tarifa por litro praticada pela locadora, que costuma ser superior ao preço de mercado, já que, muitas vezes, não segue uma referência regulatória.

Diante de casos como esses, que não são isolados, definir uma política para o abastecimento pode representar uma economia significativa no orçamento de T&E e ainda garantir mais transparência no processo de reembolso ou uso do cartão corporativo.

Como funciona o processo de aluguel e devolução de veículos

O processo de locação de veículos é geralmente simples: o colaborador retira o carro em uma unidade da locadora, utiliza durante o período acordado e realiza a devolução conforme os termos do contrato.

Mas, como mencionamos anteriormente, um dos pontos de atenção é a política de devolução com o tanque cheio. A maioria das locadoras exige que o veículo seja entregue com o mesmo nível de combustível presente na retirada — normalmente, o tanque completo. 

Caso essa regra não seja cumprida, a empresa locadora realiza o abastecimento e cobra o valor diretamente na fatura da locação, muitas vezes com acréscimos sobre o preço médio praticado no mercado.

Para evitar encargos adicionais e manter o controle sobre os gastos com combustível, é fundamental que a política de viagens da empresa oriente o colaborador a abastecer antes da devolução e indique os meios aceitos para esse pagamento (como reembolso mediante nota fiscal ou uso de cartão corporativo). 

Além disso, vale destacar que esse tipo de política deve ser padronizada e comunicada com clareza aos viajantes, pois assim é possível reduzir falhas operacionais e garantir maior previsibilidade de custos.

Dicas para validar os valores de combustível cobrados pelas locadoras

É muito comum que o valor cobrado pela locadora esteja acima da média praticada nos postos de combustível. Isso acontece porque muitas locadoras aplicam margens adicionais sobre o preço do litro como forma de compensar custos operacionais — o que pode elevar o valor em até 30%, segundo levantamento de mercado.

Essas variações podem passar despercebidas se a empresa não adotar mecanismos de validação e, por isso, uma referência confiável para esse controle é a tabela da ANP (Agência Nacional do Petróleo, Gás Natural e Biocombustíveis), que publica semanalmente o preço médio dos combustíveis por estado e município. Com base nesses dados, é possível comparar o valor cobrado pela locadora com os preços reais praticados na região do abastecimento.

Além disso, ao utilizar essa tabela como referência oficial, o gestor de viagens pode:

• Identificar cobranças acima da média e contestar valores;

• Estabelecer tetos por litro em políticas internas de reembolso;

• Monitorar regiões com variações maiores de preço, ajustando a política por localidade.

Esse tipo de controle contribui diretamente para uma gestão de despesas corporativas mais eficiente, evitando gastos desnecessários e promovendo a transparência no processo de prestação de contas.

Como definir as regras na política de viagens da empresa

Uma política de viagens bem definida é essencial para garantir previsibilidade e controle sobre os gastos com combustível em locações. No caso do abastecimento, é importante estabelecer regras claras desde o momento da retirada do veículo até a devolução, considerando diferentes cenários e responsabilidades dos viajantes.

Entre as diretrizes recomendadas para a política, estão:

• Obrigatoriedade de devolução com tanque cheio: Sempre que possível, a devolução deve ser feita com o veículo abastecido, evitando cobranças acima da média pelas locadoras.

• Regras para reembolso de abastecimento: Caso o colaborador abasteça durante o uso, a política deve definir o tipo de comprovante aceito, se haverá limite por litro (com base na tabela ANP) e como calcular o custo médio por km rodado.

• Uso de cartão corporativo ou vale-combustível: A empresa pode autorizar meios de pagamento específicos, o que facilita o controle dos gastos e evita reembolsos indevidos.

• Cenários de exceção: Viagens de emergência, ausência de postos nas proximidades ou falta de tempo para abastecer devem ter orientações específicas para que o colaborador não seja penalizado injustamente.

Definir essas regras com antecedência reduz inconsistências nos reembolsos, facilita auditorias internas e melhora a previsibilidade do orçamento anual. Além disso, orienta os colaboradores sobre a conduta esperada em diferentes contextos, promovendo responsabilidade no uso dos recursos da empresa.

Saiba como fazer o cálculo do custo do km rodado em viagens corporativas.

Como o controle de combustível ajuda a economizar em viagens corporativas

A gestão eficiente dos custos com combustível em locações corporativas tem impacto direto no orçamento de T&E. Ao definir regras claras e usar parâmetros confiáveis, o gestor consegue reduzir distorções e melhorar a previsibilidade dos gastos.

Entre os principais benefícios dessa prática estão:

• Cálculo do custo médio por quilômetro: Com base nos registros de abastecimento e nas distâncias percorridas, é possível calcular o custo por km rodado. Esse dado serve como referência para comparação entre centros de custo, tipos de viagem e modelos de veículos utilizados.

• Redução de despesas com reembolsos indevidos: Ao estabelecer um valor máximo por litro (como a média da ANP para a localidade), a empresa evita reembolsar valores inflacionados, especialmente em regiões turísticas ou em aeroportos.

• Economia com abastecimento na devolução: A devolução com tanque cheio evita tarifas de até 30% acima do valor de mercado, cobradas pelas locadoras. Em empresas com alto volume de viagens, esse simples cuidado pode gerar uma economia anual significativa.

• Previsibilidade orçamentária: Com dados consolidados sobre quilometragem, tipo de trajeto, consumo médio e preço por litro, o gestor pode projetar com mais precisão os custos do próximo trimestre ou ano fiscal.

• Apoio a decisões estratégicas: A análise dos dados de combustível também permite identificar oportunidades de melhoria, como priorização de modelos mais econômicos ou substituição de aluguel por outras modalidades de mobilidade urbana em trajetos curtos.

Essas ações contribuem para uma gestão de despesas corporativas mais eficiente, transparente e alinhada às metas financeiras da empresa.

Por que ter a VOLL como parceira para locação de veículos em viagens corporativas

Para ter eficiência no controle do abastecimento durante as viagens e no momento da devolução do carro alugado, é preciso contar com uma plataforma que automatize processos, padronize fluxos e ofereça visibilidade total das despesas em tempo real.

A VOLL é uma plataforma completa de gestão de viagens corporativas que centraliza a locação de veículos, integra diferentes fornecedores e permite que a empresa defina regras específicas para uso de combustível, formas de pagamento e reembolso.

Entre as funcionalidades da VOLL que podem apoiar sua operação, destacamos as seguintes:

• Integração com locadoras nacionais e internacionais: Acesso a tarifas corporativas negociadas, com possibilidade de customizar políticas de acordo com centros de custo ou perfis de viajante.

• Autonomia com controle: Os colaboradores podem solicitar veículos pela própria plataforma, com aprovações automáticas conforme as regras definidas.

• Monitoramento em tempo real: Dashboards com dados sobre quilometragem, tempo de uso, valor gasto com combustível e média de custo por km.

• Configuração de reembolsos e cartões corporativos: A empresa pode padronizar o uso de cartão corporativo para abastecimento ou determinar faixas de reembolso conforme a Tabela ANP.

• Relatórios consolidados: Visão unificada de todos os deslocamentos realizados por locação, com dados para auditoria, renegociação com fornecedores e projeções orçamentárias.

Com a VOLL, o gestor tem total visibilidade sobre as despesas com locação e combustível, da cotação ao fechamento da fatura, e ainda conta com o apoio de um time dedicado para implementar melhorias contínuas na gestão da mobilidade.

Fale com nossos especialistas e descubra como tornar sua política de locação de veículos mais eficiente, econômica e alinhada às boas práticas de T&E.