Como organizar uma viagem de emergência com eficiência e controle de custos

Embora seja o ideal, a realidade é que nem toda viagem corporativa é planejada com semanas de antecedência. Situações inesperadas, como, por exemplo, uma reunião urgente com cliente, uma falha técnica em outra unidade ou a substituição imediata de um colaborador, podem ocorrer e exigem respostas rápidas e assertivas.

Nesses casos, o desafio não está apenas na logística, mas também em controlar os custos e manter a conformidade com as diretrizes da empresa.

Pensando nisso, criamos este conteúdo para mostrar aos gestores de viagens os principais desafios e etapas de uma viagem de emergência, estratégias para manter os custos sob controle e como a VOLL pode facilitar esse processo do início ao fim.

Principais desafios das viagens corporativas de última hora

Viagens organizadas em cima da hora costumam envolver riscos e custos mais altos. Entre os desafios mais comuns mais percebidos pelos gestores de viagens,  podemos citar os seguintes:

• Custos elevados: Passagens e hospedagens tendem a ser mais caras quando adquiridas com pouca antecedência.

• Disponibilidade limitada: Voos lotados, hotéis sem vaga ou tarifas mais altas dificultam encontrar as melhores opções.

• Falta de tempo para aprovações: Processos internos engessados atrasam a resposta, comprometendo a agilidade da viagem.

• Falhas na comunicação: Equipes mal orientadas podem tomar decisões erradas ou perder prazos importantes.

• Dificuldade em garantir a política de viagens: Em situações emergenciais, o risco de reservas fora da política aumenta, comprometendo o compliance.

• Estresse e insegurança: Tanto para o colaborador quanto para o gestor, a imprevisibilidade da situação pode gerar impactos emocionais além dos operacionais.

Leia também: Viagens corporativas em alta temporada: desafios e dicas.

Como organizar uma viagem corporativa de emergência

Mesmo com tempo reduzido, é possível organizar uma viagem de emergência de forma estruturada e segura. O segredo está na clareza de processos e na agilidade das decisões. Veja abaixo 5 passos importantes.

1. Defina o objetivo e os critérios da viagem

Antes de reservar qualquer item, é essencial entender o propósito do deslocamento. O colaborador precisa comparecer a uma reunião? Prestar suporte técnico? Atuar em uma situação de risco? Essa definição orienta todas as demais decisões.

2. Acelere os fluxos internos de aprovação

Empresas com políticas bem definidas conseguem aprovar rapidamente viagens emergenciais sem comprometer a governança. Ter fluxos automatizados de aprovação, com alçadas previamente configuradas, é um diferencial nesse momento.

3. Pesquise opções com custo-benefício viável

Mesmo em cima da hora, é possível buscar voos com escalas vantajosas, hotéis com boa localização e tarifas acessíveis. O uso de plataformas integradas como a da VOLL permite visualizar, comparar e reservar rapidamente, otimizando tempo e orçamento.

4. Alinhe todas as informações com o colaborador

É fundamental comunicar os detalhes da viagem, o que está incluso, os meios de pagamento aceitos e os contatos de apoio. Isso evita erros, reduz o estresse e garante uma experiência mais fluida.

5. Monitore o deslocamento e esteja pronto para dar suporte

Em emergências, o monitoramento em tempo real é ainda mais relevante. Contar com uma solução de duty of care (gestão de riscos em viagens) ajuda a acompanhar o colaborador e acionar planos de contingência quando necessário.

Estratégias para controlar os custos em viagens emergenciais

Apesar do cenário desfavorável, existem algumas práticas que podem ser eficazes para manter os custos sob controle:

• Use uma plataforma com integração a múltiplos fornecedores: A VOLL conecta centenas de opções de voos, hotéis e transportes em um único ambiente, facilitando a comparação de preços e reduzindo a necessidade de intermediários.

• Adote cartões virtuais corporativos (VCNs): Permitem pagamentos rápidos e seguros, com rastreabilidade total e dentro do limite orçamentário.

• Negocie com fornecedores estratégicos: Alguns parceiros podem oferecer condições especiais mesmo em reservas urgentes e ter acordos prévios é importante nessas horas.

• Estabeleça políticas de adiantamento e reembolso claras: Em situações emergenciais, o colaborador precisa saber o que pode ou não ser reembolsado. Isso evita mal-entendidos e gastos indevidos.

• Utilize dashboards e alertas automáticos: Plataformas como a VOLL oferecem visibilidade total em tempo real, o que permite ao gestor tomar decisões rápidas e com base em dados atualizados.

• Não esqueça do seguro viagem: Além de ser uma exigência em diversos destinos, ele evita gastos imprevistos com atendimentos médicos, extravio de bagagem ou cancelamentos. Em situações emergenciais, contar com essa cobertura pode significar uma economia significativa e mais tranquilidade para a empresa e para o colaborador.

Veja também como calcular o custo médio de uma viagem corporativa.

A importância de ter uma agência de viagens parceira nesses momentos

Em situações emergenciais, cada minuto conta. Por isso, ter uma agência de viagens corporativas como parceira pode fazer toda diferença. Esse tipo de serviço age como um braço dos gestores de viagens, prestando o suporte necessário para evitar uma operação caótica.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e oferece tudo o que o gestor precisa para lidar com urgências: agilidade, visibilidade total dos custos, atendimento consultivo e automação em cada etapa do processo.

Isso porque com a solução integrada da VOLL, é possível:

• Aprovar e emitir passagens em poucos minutos, graças a fluxos automatizados e personalizados por centro de custo, área ou tipo de viagem.

• Reservar voos, hospedagens e mobilidade em uma única plataforma, com inteligência artificial sugerindo as melhores combinações disponíveis no momento da cotação.

• Ativar planos de duty of care com rastreamento em tempo real, garantindo a segurança e o suporte ao colaborador desde o deslocamento até o retorno.

• Evitar gastos fora da política, com alertas e bloqueios automáticos de despesas não previstas, mesmo em viagens urgentes.

• Contar com suporte humano e técnico especializado, 24 horas por dia, para renegociações, mudanças de itinerário e resolução de imprevistos.

Além disso, a VOLL atua com atendimento consultivo, pronto para intervir em situações críticas, renegociar com fornecedores e oferecer alternativas viáveis e toda a operação fica registrada e disponível para auditoria, facilitando a prestação de contas após a viagem e mantendo a governança mesmo sob pressão.

Com a VOLL ao lado, o gestor não precisa improvisar em momentos críticos. Por isso, entre em contato com o nosso time de especialistas e descubra como a VOLL pode te ajudar, inclusive quando o tempo é curto e a demanda é urgente.

Aproveite e confira também como a VOLL transformou a gestão de viagens de empresas como Itaú, PepsiCo, Nubank e muitas outras.