Como aproveitar créditos e vouchers de viagens antes da expiração?

A gestão de viagens é uma área complexa, que exige atenção a detalhes que vão desde a negociação com fornecedores até a aprovação de despesas.

Em meio a esse cenário, é comum que créditos e vouchers gerados por cancelamentos ou remarcações se percam. O resultado? Prejuízo financeiro direto, além do desperdício de uma potencial otimização do orçamento de viagens da empresa.

Este artigo é um guia completo para você, gestor de viagens, aprender a transformar esse problema em uma oportunidade. 

Descubra como identificar, priorizar e resgatar esses valores antes que expirem, garantindo que sua empresa recupere os valores pagos. Confira a seguir!

Quais são as principais origens de créditos e vouchers de viagem?

Antes de organizar os processos de uso de créditos, é preciso entender de onde eles vêm.

O fato é que o acúmulo de créditos e vouchers é uma consequência natural das dinâmicas das viagens corporativas. Imprevistos acontecem, planos mudam e, com isso, surgem esses ativos financeiros que, se não forem gerenciados, podem desaparecer.

As principais fontes de acúmulo são:

• Cancelamentos de voos: remarcações ou cancelamentos feitos com antecedência pelos viajantes geram créditos junto às companhias aéreas.

• Créditos de hotéis: algumas redes hoteleiras oferecem vouchers ou créditos para futuras estadias em caso de cancelamentos, mediante negociação.

• Vouchers de transporte terrestre: serviços de táxi, aplicativos de transporte ou aluguel de carros podem emitir créditos para viagens futuras.

• Programas de fidelidade: o acúmulo de pontos em programas de milhagem ou de fidelidade também pode ser visto como um crédito, que pode ser resgatado para futuras viagens, upgrades ou outros benefícios.

• Mudanças de itinerário: se um voo é cancelado ou atrasado e a companhia aérea não oferece uma alternativa viável, ela pode conceder vouchers ou créditos como compensação.

Com a pandemia de COVID-19, essa realidade se intensificou. As políticas de remarcação e cancelamento se tornaram mais flexíveis, e o volume de créditos a serem geridos aumentou, fazendo da gestão desses ativos uma prioridade estratégica.

Como localizar os créditos da sua empresa?

Agora que você sabe quais são as fontes de créditos, é preciso saber onde eles estão. A ausência de um processo claro para rastrear e registrar esses ativos é o principal motivo pelo qual eles se perdem.

Os créditos podem estar em diferentes formatos e localizados em lugares distintos, o que cria muita confusão se não houver um sistema organizado.

Os locais mais comuns onde esses créditos “se escondem” são:

E-mails dos viajantes

Muitas vezes, a notificação de um crédito ou voucher é enviada diretamente para o e-mail do colaborador que fez o cancelamento. Sem uma comunicação clara, essa informação pode ficar enterrada na caixa de entrada.

Sistemas das companhias aéreas e redes de hotéis

Os créditos podem estar vinculados ao nome do viajante, ao CPF/CNPJ ou ao código da reserva. É preciso ter um método para acessar e consultar essas informações de forma centralizada.

Plataformas de agências de viagens (TMCs)

Se a sua empresa utiliza uma agência de viagens, ela pode dispor de um sistema para gerir esses créditos. É essencial alinhar com a agência como essa informação é comunicada e acessada.

Planilhas e documentos

Em empresas menores ou sem um sistema robusto, a gestão de vouchers e créditos pode ser feita manualmente, em planilhas que, muitas vezes, não são atualizadas ou centralizadas.

Como criar um processo efetivo de gestão de créditos e vouchers?

Detalhamos um passo a passo eficaz para criar um fluxo de gestão de créditos completo, que prioriza os voucher de maneira inteligente e inclui outras áreas-chave no processo. Confira:

1. Mapeamento

O primeiro passo para a recuperação desses valores é criar um mapeamento completo e centralizado. Você precisa saber o valor, a data de expiração, a origem do crédito e a quem ele pertence. Sem essa visão, a tarefa de recuperação se torna praticamente impossível.

2. Matriz de prioridade

Após o mapeamento, com a lista de créditos em mãos, o próximo desafio é priorizá-los. Nem todos os vouchers e créditos têm a mesma urgência ou o mesmo valor, por isso, uma matriz de prioridade é uma ferramenta simples, mas poderosa, para orientar sua equipe na hora de resgatar esses ativos.

A matriz deve considerar três fatores principais:

• Valor: o valor financeiro é o critério mais óbvio. Dê prioridade a vouchers e créditos de alto valor. Por exemplo, um voucher de R$ 5.000 de uma companhia aérea representa uma urgência maior do que um crédito de R$ 50 de um aplicativo de transporte.

• Prazo: o prazo de validade é o fator mais crítico. Vouchers e créditos que estão próximos de expirar devem ser priorizados acima de todos os outros. Para isso, crie um sistema de alertas para vencimentos em 30, 60 e 90 dias.

• Flexibilidade: a flexibilidade de uso é um fator estratégico. Alguns créditos só podem ser utilizados em uma rota específica ou por um determinado viajante. Outros, por sua vez, são mais abrangentes e podem ser aplicados em qualquer reserva. Priorize os vouchers com regras mais restritivas, pois eles exigem mais planejamento para serem aproveitados.

Ao combinar esses critérios, você terá uma visão clara de quais créditos devem ser resgatados imediatamente, quais podem esperar e quais exigem um planejamento mais cuidadoso.

3. Comunicação

Após estruturar os passos anteriores, é essencial comunicar a nova política de gestão de vouchers e créditos para toda a empresa.

Primeiro, explique o que o colaborador deve fazer quando um crédito for gerado. Ele deve encaminhar o e-mail para um endereço específico? Preencher um formulário? A clareza aqui é fundamental.

Oriente que, ao solicitar uma nova reserva, o viajante deve sempre verificar se há vouchers ou créditos disponíveis. A emissão de uma nova reserva com pagamento integral, sem a consulta prévia aos créditos, deve ser evitada.

Se possível, crie um canal para que os gestores de área, compras e financeiro tenham acesso a um relatório mensal de vouchers e créditos.

4. Relatórios

A gestão de vouchers e créditos é uma responsabilidade compartilhada. Por isso, as equipes de compras e financeiro precisam ter visibilidade desses ativos.

Para garantir uma comunicação clara entre times, crie um relatório mensal que inclua:

• O valor total de créditos em aberto que a empresa tem a recuperar;

• O total de créditos utilizados em novas reservas no mês;

• Uma lista detalhada de créditos próximos do vencimento.

Esse tipo de relatório informa os interessados e também gera uma pressão positiva para que a equipe priorize o resgate desses valores.

Como acompanhar a eficácia da estratégia de gestão de créditos?

Para que a gestão de vouchers e créditos seja tratada como uma prioridade estratégica, ela precisa ser mensurável. 

É aqui que entram os KPIs, que são indicadores de performance que ajudam a avaliar o impacto da estratégia implementada.

Alguns KPIs essenciais para acompanhar e medir o sucesso da gestão são:

• Taxa de recuperação de créditos: representa a porcentagem de créditos gerados que foram efetivamente utilizados.

• Valor total recuperado: indica o valor financeiro total recuperado pela empresa ao longo do tempo.

• Número de vouchers expirados: mostra a quantidade de vouchers que não foram utilizados e expiraram, resultando em perda de capital.

• Tempo médio para resgate: mede o tempo médio entre a geração de um crédito e seu efetivo uso.

Como facilitar a sua gestão de viagens, créditos e despesas?

A gestão manual de vouchers e créditos pode se tornar uma dor de cabeça, especialmente em empresas com alto volume de viagens. É nesse contexto que a tecnologia e a parceria com uma solução estratégica, como a VOLL, fazem toda a diferença.

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, oferece uma plataforma completa e robusta para a gestão de viagens e despesas, centralizando todas as reservas, créditos, vouchers e demais informações em um só lugar. 

Com isso, você não precisa mais buscar e-mails ou perder tempo com planilhas: tudo está integrado em um único sistema.

Além da visão centralizada, a plataforma da VOLL permite que o viajante verifique, por meio do app, se possui créditos disponíveis para voos nas companhias aéreas ao pesquisar o destino. Esses créditos podem ser utilizados no momento da reserva aérea.

Outro benefício importante é o acompanhamento de KPIs. Os gestores têm acesso a relatórios completos e dashboards personalizáveis, que possibilitam o monitoramento detalhado de indicadores-chave. Isso garante uma gestão mais eficiente e uma tomada de decisão baseada em dados.

Com a VOLL, você transforma um processo manual e suscetível a erros em uma operação estratégica, automatizada e inteligente. 

Você economiza tempo, evita perdas financeiras e garante que o orçamento de viagens da sua empresa seja utilizado da melhor forma possível.

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