Gestão inteligente de cartão corporativo: como definir limites e permissões nos pagamentos?

A gestão de despesas é um dos pontos mais complexos e, ao mesmo tempo, estratégicos do ecossistema de viagens corporativas, exigindo otimização de custos e eficiência operacional.

Nesse contexto, os cartões corporativos se destacam como um meio de pagamento interessante, pois dispensam a necessidade de adiantamentos em dinheiro e de reembolsos posteriores, que costumam demandar muito mais tempo e serem suscetíveis a erros.

Porém, como garantir que o colaborador tenha a autonomia necessária para realizar suas atividades com o cartão, sem comprometer a política de gastos da empresa?

O melhor caminho é criar um sistema inteligente, com limites e autorizações dinâmicas, que se ajustem ao perfil do viajante, à rota e até mesmo ao tipo de despesa.

Se você deseja otimizar a definição de limites e autorizações para os cartões corporativos, siga a leitura e descubra como fazer isso na prática, reduzindo erros e burocracias.

Desafios dos modelos tradicionais de pagamento em viagens corporativas

Por muito tempo, a gestão de despesas de viagem se baseou em dois modelos: adiantamentos em dinheiro e reembolsos. Ambos, embora ainda utilizados, podem impactar a eficiência e a saúde financeira da empresa.

Desvantagens do adiantamento

O impacto no fluxo de caixa é um dos principais pontos negativos desse modelo. O valor adiantado sai da conta da empresa e fica "parado" na mão do colaborador, impactando o capital de giro. Isso exige uma gestão financeira mais complexa e pode gerar desvantagens em um cenário de alta competitividade.

Além disso, a falta de controle e transparência continua sendo um problema. O gestor só tem a visão completa do que foi gasto após a prestação de contas, o que pode levar dias ou até semanas, dificultando a identificação de despesas fora da política e a tomada de decisões rápidas.

O processo também exige que o colaborador guarde e organize todos os recibos e notas fiscais para justificar os gastos. A perda ou a ilegibilidade do papel pode gerar problemas na prestação de contas, exigindo retrabalho tanto do colaborador quanto do time financeiro.

Leia mais: Como inovar na gestão de adiantamentos e reembolsos de viagens

Desvantagens do reembolso

O modelo de reembolso exige que o colaborador gaste do próprio bolso e, posteriormente, seja ressarcido - uma burocracia que pode ser ruim para ambas as partes.

A insatisfação do colaborador é um dos principais pontos negativos, pois ter que arcar com as despesas de viagem e esperar o reembolso é uma fonte de frustração e pode gerar atritos com o time.

A demora na aprovação é outro gargalo, pois a conferência de recibos, a aprovação do gestor e a liberação do financeiro podem levar dias ou até semanas.

Por fim, o tempo gasto pelo colaborador na organização de recibos e pelo gestor na aprovação é tempo que poderia ser usado em atividades estratégicas e que geram valor real para o negócio. Aqui, novamente, a perda ou a ilegibilidade de uma nota fiscal pode gerar problemas na prestação de contas.

Leia mais: Cartão corporativo vs. Pix: Qual a melhor opção para a sua empresa?

Boas práticas para a gestão de cartões corporativos

Apenas a adoção de cartões corporativos não garante o sucesso da gestão: é preciso incorporar boas práticas de controle, como uma definição clara de limites e autorizações de uso. A seguir, detalhamos um guia prático para criar um processo robusto e inteligente. Confira!

Crie uma matriz inteligente de limites

A definição do teto de gastos não é uma ciência exata, e é preciso considerar algumas variáveis importantes. Para isso, crie uma matriz de limites que vá além de valores fixos e tenha um caráter dinâmico e ajustável, considerando o contexto de cada viagem.

• Perfil do viajante: um diretor pode ter um limite de gastos mais alto que um analista júnior, devido às suas responsabilidades e ao tipo de compromisso. A matriz deve refletir a hierarquia e as necessidades de cada cargo.

• Praça e rota: o custo de vida varia drasticamente entre cidades e países. O limite de gastos para uma viagem internacional a uma grande metrópole, como Londres, deve ser mais alto do que para uma cidade do interior no Brasil. Sua matriz deve refletir essa realidade, garantindo que o colaborador tenha o suficiente para suas despesas sem exceder o necessário.

• Tipo de viagem: uma viagem para um evento tem despesas diferentes de uma visita a um cliente ou de uma viagem de prospecção. Configure limites específicos para cada tipo, garantindo que o cartão seja usado para os fins corretos.

• Duração da viagem: limites diários ou semanais são mais eficazes do que um limite total para a viagem inteira, permitindo um controle mais granular e evitando que o viajante gaste tudo no primeiro dia.

Veja um exemplo simples que mostra essas variações:

Essa matriz pode ser automatizada com o uso de uma solução digital de gestão de viagens, onde você define as regras e o sistema se encarrega de aplicar os limites.

Conceda autorizações temporárias

Imprevistos acontecem: um voo atrasado, uma reunião que se estende, um cliente que decide jantar fora do roteiro. É nessas horas que a rigidez dos limites pode prejudicar a operação.

Para isso, tenha uma política de autorizações temporárias que permita ao gestor liberar um limite adicional ou uma categoria de gasto específica por um período limitado.

Exemplo: um colaborador precisa estender a estadia por 24 horas. Em vez de emitir um novo adiantamento, o gestor aprova um aumento temporário no limite do cartão para cobrir a noite extra e a alimentação. Essa funcionalidade oferece a agilidade necessária para lidar com imprevistos sem burocracia.

Tenha um plano de contingência para emergências

Ainda no contexto de imprevistos, como um voo cancelado que exige nova passagem ou acomodação, tenha uma política que libere um "modo contingência" com limites mais altos e menos restrições.

Essa autorização só pode ser ativada por um gestor ou membro do departamento de viagens, garantindo que o uso seja destinado a emergências reais.

Leia mais: Como criar um plano de contingência para falhas em meios de pagamento?

Tenha regras para tipos de estabelecimento e horários

Nem toda despesa é legítima em uma viagem corporativa, por isso, definir quais tipos de estabelecimentos são permitidos é fundamental para evitar desvios e inconformidades com o cartão corporativo, garantindo total transparência em auditorias.

• Estabelecimentos permitidos: configure o cartão para ser aceito apenas em categorias de despesa pré-aprovadas, como hotéis, restaurantes, táxis, passagens aéreas e locadoras de veículos. Isso garante que o cartão seja usado apenas para fins relacionados à viagem.

• Bloqueios por categoria: solicite o bloqueio de transações em categorias de alto risco, como joalherias, cassinos ou lojas de departamento que não estejam relacionadas à viagem. Isso evita o uso indevido e protege a empresa de gastos não autorizados.

• Bloqueio por faixa de horário: permita gastos com alimentação entre 7h e 22h, por exemplo. Isso evita que o cartão seja usado em festas noturnas ou em estabelecimentos fora do horário comercial, garantindo que os gastos estejam alinhados com o propósito da viagem.

VOLL: solução integrada de gestão de viagens e despesas corporativas

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, oferece uma tecnologia própria exclusiva que integra viagens e despesas, proporcionando uma visão completa e centralizada de todo o ecossistema, permitindo um gerenciamento simplificado e ágil.

Dentro da VOLL, você pode criar cartões de crédito corporativos virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à sua política interna de gastos, eliminando despesas excessivas e garantindo total conformidade de forma automatizada.

Além disso, todas as faturas são centralizadas, facilitando a conciliação e a prestação de contas. Isso reduz a burocracia e libera o departamento financeiro para se concentrar em tarefas mais estratégicas.

O cartão corporativo virtual pode ser usado em e-wallets como Google Wallet ou Apple Pay, permitindo que os pagamentos sejam feitos não apenas com o cartão físico, mas também por aproximação, usando celular ou smartwatches.

Se desejar oferecer outros meios de pagamento em paralelo, ainda é possível gerenciá-los de forma integrada, tendo controle total sobre adiantamentos, reembolsos, PIX, entre outros, com gestão inteligente em carteiras digitais.

Outro diferencial está dentro do VOLL Smart Hub: o ExpenseAudit, um agente de IA que identifica anomalias em comprovantes ou pagamentos e aciona o colaborador para reembolsar valores não aprovados.

A plataforma também permite personalizar políticas e limites conforme cargos, níveis hierárquicos, departamentos ou até mesmo por colaborador, além de bloquear ou exigir aprovação para gastos corporativos por categorias ou limites específicos de valores.

Essa é sua chance de revolucionar sua gestão de pagamentos, integrando viagens e despesas com uma solução líder de mercado. Quer saber mais? Solicite agora uma demonstração!