Congelamento inteligente de viagens corporativas: quando e como acionar o freio parcial

O orçamento é um dos pilares mais importantes da gestão de viagens. Manter o controle dos gastos é uma das principais responsabilidades do gestor, e essa tarefa se torna ainda mais desafiadora em períodos de instabilidade.

Elevação nos preços dos combustíveis, variações cambiais e cenários de crise (seja sanitária ou econômica, por exemplo) são situações de incerteza que podem gerar insegurança e pressionar ainda mais o caixa da empresa.

Nesse contexto, o gestor de viagens se depara com um dilema: como proteger o orçamento sem paralisar completamente as operações essenciais?

É preciso ter em mente que cortes de gastos agressivos podem causar impactos negativos. Cancelar viagens importantes para o fechamento de negócios, por exemplo, pode resultar em perdas de receita muito maiores do que a economia gerada.

O gestor precisa encontrar um equilíbrio delicado, agindo de forma proativa para proteger o orçamento sem comprometer a capacidade da empresa de operar e crescer.

É nesse ponto que o congelamento inteligente se destaca. Em vez de uma paralisação total, que pode ser prejudicial, ele propõe uma interrupção seletiva, baseada em dados e critérios claros, permitindo que as viagens mais importantes continuem acontecendo. Saiba mais sobre o assunto neste conteúdo!

O que é o congelamento inteligente de viagens corporativas?

Em sua forma mais tradicional, o congelamento de viagens é uma medida de emergência: uma proibição total e imediata de todos os deslocamentos. Ele costuma ser acionado em cenários de crise, com o objetivo de estancar gastos e proteger o caixa da empresa.

O congelamento inteligente é uma evolução dessa abordagem. Diferentemente do modelo tradicional, que impõe uma paralisação completa, o congelamento inteligente é uma estratégia flexível e orientada por dados.

Trata-se de um conjunto de regras predefinidas que permitem restringir ou suspender viagens de forma parcial, com foco em áreas, rotas ou tipos de deslocamento que geram menor impacto no core business da empresa.

Os três pilares do congelamento inteligente são:

• Objetividade: as decisões são tomadas com base em dados concretos, como índices de custo, projeções econômicas e indicadores de risco.

• Flexibilidade: o congelamento é parcial e pode ser ajustado conforme a evolução do cenário.

• Governabilidade: um processo claro de aprovação de exceções garante que viagens essenciais não sejam comprometidas.

Gatilhos para o congelamento inteligente de viagens

A decisão de acionar o congelamento inteligente não deve ser unilateral nem reativa. Ela deve ser guiada por gatilhos objetivos e predefinidos, que funcionam como um “sinal de alerta” para o gestor.

Confira os principais indicadores a serem monitorados:

• Índices de custo de viagem: acompanhe de perto variações nos preços de passagens aéreas e hospedagens. Um aumento súbito pode indicar a necessidade de ação.

• Volatilidade cambial: para empresas com operações internacionais, a desvalorização do real pode dificultar viagens ao exterior. Defina um limite de variação cambial que, se ultrapassado, acione o protocolo de congelamento.

• Incertezas macroeconômicas: previsões de recessão, instabilidade política em regiões estratégicas ou aumento nas taxas de juros são fatores que podem justificar a suspensão parcial das viagens.

• Capacidade de provedores: em momentos de crise (como uma crise sanitária), companhias aéreas, hotéis e locadoras podem operar com capacidade reduzida. Monitorar esses indicadores ajuda a prevenir problemas logísticos e financeiros.

• Análise de gastos: acompanhe a evolução dos gastos com viagens. Um aumento de X% acima do planejado pode servir como gatilho para reavaliar a continuidade dos deslocamentos.

Dica extra: defina esses gatilhos em conjunto com a área financeira da empresa para garantir alinhamento e apoiar uma tomada de decisão mais estratégica.

Escopo do congelamento: como aplicar essa estratégia?

Uma vez que o gatilho é acionado, a próxima etapa é definir o escopo do congelamento. Onde aplicar a restrição? Existem diversas possibilidades para garantir um processo sistemático e organizado.

A chave está em priorizar as viagens que geram maior retorno sobre o investimento para a empresa, minimizando o impacto negativo do congelamento.

Confira algumas opções:

• Destinos específicos: se o custo das viagens para determinada cidade ou região se tornar elevado, ou se houver alguma crise localizada, é possível suspender temporariamente os deslocamentos para esse destino.

• Áreas e departamentos: setores que podem operar com reuniões remotas, por exemplo, podem ter suas viagens limitadas, enquanto equipes que geram receita a partir de viagens continuam a operar normalmente.

• Tipo de viagem: definir quais tipos de viagem são indispensáveis e quais podem ser substituídas por alternativas virtuais é uma estratégia eficiente. Treinamentos, por exemplo, podem ser realizados online.

• Cargo: viagens de executivos de alto escalão podem ser mantidas, enquanto as de colaboradores em cargos operacionais são avaliadas com mais rigor.

Fluxo de exceções: como manter o controle e a governabilidade?

O congelamento inteligente só funciona com um processo claro e mensurável para lidar com possíveis exceções. Afinal, sempre existirão viagens que, apesar das restrições, são absolutamente essenciais para o negócio.

Para isso, siga o passo a passo abaixo:

1. Defina critérios claros de exceção, ou seja,motivos válidos para que uma viagem seja aprovada durante o período de congelamento. Fechamento de um novo negócio com alto impacto financeiro ou a manutenção de um cliente estratégico são alguns exemplos.

2. Crie um formulário simples e objetivo para a solicitação de exceção, contendo informações como o motivo detalhado da viagem e o impacto financeiro da sua não realização.

3. Estabeleça uma cadeia de aprovação clara. O fluxo deve ser transparente, com diferentes níveis de validação, como o gestor direto, o diretor da área e, em casos de alto custo, o CFO.

4. Registre e rastreie todas as exceções aprovadas, incluindo dados como custo da viagem, justificativa da aprovação e retorno obtido.

Esse processo garante transparência, gera dados valiosos para análises futuras e assegura que as decisões sejam estratégicas, bem avaliadas e devidamente justificadas.

O fim do período de congelamento: aprendizados e próximos passos

O congelamento inteligente é uma medida temporária. Assim que os gatilhos se normalizarem, é hora de encerrar o protocolo.

Neste momento, analise os dados coletados durante o período de congelamento: quais viagens foram aprovadas? Qual foi o custo? O retorno justificou a exceção?

Com base nessas análises, revise e aprimore o protocolo de congelamento inteligente. Os gatilhos precisam ser ajustados? O fluxo de exceções pode ser otimizado?

Em seguida, compartilhe os resultados e os aprendizados com a liderança da empresa. Mostre como a gestão proativa de viagens contribuiu para a proteção do orçamento e para a saúde financeira do negócio.

Essa análise pós-congelamento é essencial para garantir a melhoria contínua dos processos, reafirmando a eficácia da estratégia de viagens mesmo diante de cenários adversos.

VOLL: a melhor parceira estratégica para a gestão de viagens corporativas

A implementação de um protocolo de congelamento inteligente exige tecnologia, dados e expertise, e a VOLL entrega tudo isso e muito mais.

Maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, a VOLL oferece soluções completas e integradas para a gestão de viagens e despesas, por meio de uma tecnologia própria.

Entre os recursos disponíveis, estão dashboards em tempo real e relatórios detalhados, que permitem monitorar os gastos com viagens, o desempenho da política corporativa e o impacto das exceções. 

Esses dados são fundamentais para a criação e o aprimoramento do protocolo de congelamento inteligente, possibilitando uma gestão cada vez mais estratégica.

Além disso, a VOLL permite configurar fluxos de aprovação personalizados, com diferentes níveis de alçada e critérios específicos para cada tipo de viagem. Durante o congelamento inteligente, é possível adaptar esses fluxos para exigir aprovações adicionais, garantindo que o protocolo seja seguido à risca.

Você também conta com suporte especializado: a equipe da VOLL entende os desafios enfrentados pelos gestores de viagens e está pronta para oferecer consultoria na criação de políticas robustas, além de apoiar a implementação de estratégias de melhoria contínua e redução de custos.

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