Como evitar sustos no orçamento com câmbio “travado” em viagens corporativas internacionais

As viagens corporativas internacionais são estratégicas para expansão de negócios, parcerias e treinamentos globais, mas também estão entre as categorias mais sensíveis do orçamento de T&E (Travel & Expense). Além das variações de tarifas aéreas e hospedagens, o câmbio é um dos fatores que mais afeta o custo final de cada deslocamento.

Segundo dados do Banco Central, o dólar comercial registrou variações superiores a 12% entre 2023 e 2024, enquanto o euro teve alta acumulada de 8,5% no mesmo período, flutuações que, em programas de viagens com grande volume internacional, podem gerar diferenças expressivas entre o valor planejado e o efetivamente pago.

Diante desse cenário, os gestores de viagens precisam adotar políticas financeiras capazes de reduzir a exposição cambial e garantir previsibilidade orçamentária. Definir corretamente quando cotar em real ou em moeda estrangeira, travar taxas dentro de janelas específicas e ajustar contratos de forma preventiva são medidas que ajudam a evitar distorções e manter o programa sob controle.

Como a variação cambial afeta o programa de viagens corporativas

A variação cambial é um dos principais fatores de imprevisibilidade no orçamento de viagens corporativas internacionais. Pequenas oscilações no dólar, euro ou libra podem impactar diretamente tarifas aéreas, hospedagens, transportes e serviços contratados em moeda estrangeira, mesmo quando as reservas são feitas com antecedência.

O desafio é que muitos custos são fixados apenas no momento do pagamento, e não da cotação. Assim, uma viagem orçada a US$ 1.000, por exemplo, pode ter variação de até 10% no valor final se o câmbio oscilar entre a emissão da reserva e o fechamento da fatura.

Essa volatilidade se torna ainda mais relevante em empresas com alto volume de viagens internacionais, pois amplia o risco financeiro e dificulta a previsão de desembolso mensal. Para lidar com isso, gestores de viagens e CFOs precisam atuar de forma conjunta, criando políticas que determinem regras claras de cotação, fechamento e repasse de variação cambial.

Quando cotar em real e quando cotar em moeda estrangeira

Definir a moeda da cotação é um dos pontos mais importantes para manter o controle financeiro das viagens corporativas internacionais. A escolha entre real e moeda estrangeira depende do tipo de serviço, da política de pagamentos da empresa e da previsibilidade cambial no momento da compra.

Cotação em real (BRL):

• Vantagem: garante previsibilidade, já que o valor final é conhecido no momento da contratação.

• Indicado para: passagens aéreas e hotéis com pagamento antecipado, especialmente quando o fornecedor atua no Brasil ou oferece tarifas convertidas automaticamente pelo sistema.

• Atenção: pode incluir margem de segurança cambial, embutida pelo fornecedor para compensar possíveis oscilações, tornando o custo ligeiramente mais alto.

Cotação em moeda estrangeira (USD, EUR, GBP):

• Vantagem: mantém o preço real do serviço, sem conversões intermediárias, o que é útil em contratos diretos com fornecedores internacionais.

• Indicado para: reservas com pagamento no destino, eventos internacionais e serviços locais (traslados, aluguel de salas, consultorias).

• Atenção: o valor final dependerá do câmbio no dia do pagamento, o que pode gerar variações significativas em períodos de instabilidade.

Em ambos os casos, o ideal é que o gestor defina, junto ao financeiro, limites de exposição cambial por viagem ou por centro de custo, equilibrando previsibilidade e flexibilidade.

Como definir janelas de validade para tarifas e taxas cambiais

Em um cenário de alta volatilidade, estabelecer janelas de validade para tarifas e taxas cambiais é uma das estratégias mais eficazes para reduzir imprevistos no orçamento de viagens corporativas internacionais.

Essas janelas representam o período em que uma cotação, seja de passagem aérea, hospedagem ou serviço local, permanece válida antes de sofrer atualização. O padrão mais comum no mercado é de 24 a 72 horas, mas empresas com grande volume de viagens podem negociar prazos maiores junto às agências e fornecedores.

Manter um prazo curto é vantajoso quando a tendência é de queda da moeda estrangeira, pois permite aproveitar reduções de câmbio. Já uma janela mais longa protege contra alta abrupta do dólar ou do euro, garantindo previsibilidade até a confirmação do pagamento.

Além disso, é fundamental que o gestor registre nos sistemas internos o câmbio de referência usado em cada reserva, facilitando a conciliação financeira e a transparência dos relatórios. Em contratos corporativos, essa prática evita discussões posteriores sobre divergências entre o valor cotado e o valor faturado. 

Como agir em casos de variação cambial extrema

Situações de variação cambial extrema podem impactar o orçamento de viagens corporativas internacionais, especialmente em períodos de instabilidade econômica ou decisões monetárias globais. Nesses casos, o importante é ter um protocolo de ação previamente definido para evitar decisões reativas e desalinhadas entre áreas.

Entre as medidas recomendadas estão:

• Estabelecer gatilhos de revisão: determinar um percentual limite (por exemplo, 5% ou 10%) a partir do qual a reserva ou o pagamento deve ser reavaliado antes de ser confirmado.

• Reforçar comunicação entre áreas: acionar o time financeiro sempre que o câmbio ultrapassar o limite estabelecido, permitindo ajustes em orçamentos ou autorizações de viagem.

• Negociar cláusulas contratuais flexíveis: prever, nos contratos com fornecedores internacionais, condições de revisão de preço ou congelamento de câmbio por um período determinado.

• Avaliar o uso de hedge corporativo: para empresas com alto volume de viagens internacionais, o uso de instrumentos financeiros de proteção cambial pode reduzir significativamente a exposição a perdas.

Essas práticas ajudam a manter a governança e a transparência sobre decisões financeiras, evitando que variações de câmbio se tornem justificativas recorrentes para estouros de orçamento.

Como reportar impactos cambiais ao CFO

Manter o CFO e o time financeiro informados sobre os impactos cambiais é essencial para garantir previsibilidade e tomada de decisão baseada em dados. O objetivo é traduzir as flutuações do câmbio em informações claras sobre o efeito real no orçamento de viagens corporativas internacionais.

Um bom relatório deve incluir dados como:

• Variação percentual e absoluta: compare o câmbio da cotação vs. pagamento (exemplo: R$ 4,90 → R$ 5,20 = +6,1%, impacto de +R$ 48 mil no mês).

• Impacto por categoria: detalhe onde pesou mais (aéreo, hotel, terrestre, eventos).

• Volume afetado: nº de reservas e tíquete médio das viagens internacionais do período.

• Economia comprovada: resultados de janelas de validade, travas de câmbio, retarifa e renegociações.

• Exposição remanescente: o que ainda está “aberto” (reservas emitidas, mas não pagas; contratos em moeda estrangeira).

• Cenários e sensibilidade: simule ±2% / ±5% no câmbio para prever efeito no próximo mês/trimestre.

• Ações recomendadas: alongar/encurtar janelas, alterar moeda de cotação, negociar cláusulas de ajuste, acionar hedge para rotas críticas.

Veja também um exemplo de formato sugerido (1 página + anexo):

• Resumo executivo (topo): “Impacto líquido do câmbio no mês: +R$ 142 mil; economia preservada por políticas: R$ 96 mil; exposição aberta: US$ 410 mil.”

• Gráfico/ tabela breve: impacto por categoria e por rota.

• Decisões pedidas: aprovar gatilhos, limites de exposição por centro de custo e ajustes na política de cotação.

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A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e além de facilitar a gestão de deslocamentos, também faz a gestão completa de despesas através de uma plataforma completa que unifica reservas, políticas, centros de custo e relatórios financeiros em um único ambiente digital. 

Essa integração permite que gestores acompanhem em tempo real valores em moeda estrangeira, variações cambiais e impactos no orçamento, com total rastreabilidade e transparência.

Por meio de tecnologia proprietária, a plataforma automatiza processos como conversão de moedas, conferência de tarifas e integração com o ERP da empresa, reduzindo a exposição cambial e simplificando o fechamento financeiro para que não ocorram erros comuns em registros manuais ou planilhas paralelas.

Entre as funcionalidades que fortalecem o controle de câmbio e despesas estão:

• Monitoramento automatizado do câmbio: Nosso sistema analisa flutuações cambiais em tempo real, sugerindo o melhor momento para pagamentos ou reservas.

• Conversão automática de moedas: O cálculo da variação cambial é feito automaticamente e garante mais precisão no controle financeiro.

• Retarifa automática (AirSave): identifica reduções de preço antes do embarque, considerando variações de câmbio e regras contratuais.

• Auditoria de tarifas de hotel (RatesAudit): compara valores contratados e faturados em moeda estrangeira, garantindo compliance e previsibilidade.

• Relatórios integrados de ROI e performance: consolidam o efeito do câmbio no orçamento e facilitam o reporte ao CFO.

• Suporte consultivo especializado: auxilia na definição de políticas de cotação, limites de exposição e melhores práticas de controle financeiro.

Empresas como Itaú, iFood, Claro e Arcos Dorados já utilizam a VOLL para unificar a gestão de viagens e despesas em escala global, com controle cambial automatizado e total visibilidade dos custos internacionais.

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