Renegociação trimestral de hotéis: como sua empresa pode poupar orçamento com essa estratégia

A hospedagem representa uma das maiores fatias do orçamento em programas de gestão de viagens corporativas e, especialmente em empresas com volume frequente de deslocamentos, as variações de tarifa e as mudanças de demanda ao longo do ano podem gerar aumentos significativos no custo médio das viagens.

Por isso, revisar periodicamente os contratos com hotéis é uma estratégia fundamental para garantir previsibilidade no T&E, ajustar negociações às realidades de mercado e evitar desperdícios.

Principais desafios dos custos com hotelaria em viagens corporativas

Mesmo com políticas definidas e acordos firmados com fornecedores, a hotelaria continua sendo uma fonte recorrente de variações orçamentárias. 

Alguns dos principais desafios enfrentados pelas empresas são:

• Tarifas flutuantes por sazonalidade e eventos locais: Muitos hotéis ajustam os valores com base na demanda da região, o que impacta diretamente no orçamento, especialmente em destinos com grandes feiras ou alta temporada.

• Falta de visibilidade em centros de custo descentralizados: Quando cada unidade da empresa negocia de forma independente, há perda de poder de barganha e dificuldade para consolidar dados.

• Contratos desatualizados com pouca flexibilidade: Muitos acordos são firmados com base em estimativas do ano anterior, o que pode não refletir a real necessidade ou volume de viagens atual.

• Baixa adesão a hotéis contratados: Quando os viajantes escolhem opções fora da rede preferencial, perdem-se os benefícios negociados, comprometendo a economia e a governança.

• Custos extras não previstos: Gastos com café da manhã, taxas de serviço, estacionamento e Wi-Fi podem não estar incluídos na tarifa e gerar surpresas no fechamento da fatura.

Veja também: O que é bid e como aplicar nas viagens corporativas.

Impactos no T&E e orçamento anual

Manter contratos de hotelaria sem uma revisão periódica pode comprometer o equilíbrio financeiro das viagens corporativas e até aquelas variações aparentemente pequenas nas tarifas de hotéis podem gerar grandes desvios no orçamento ao longo do ano. 

A seguir, veja como a falta de renegociação impacta diretamente o T&E:

• Aumento não previsto nas diárias médias: Quando não há renegociação periódica, a empresa pode continuar pagando tarifas acima da média de mercado, elevando o custo por diária sem justificativa operacional.

• Descompasso entre demanda e contrato: Hotéis com baixa ocupação continuam com tarifas fixadas, enquanto destinos com maior frequência ficam fora de acordos, impactando diretamente o orçamento de T&E.

• Dificuldade de previsibilidade financeira: A ausência de ajustes contratuais regulares compromete a projeção de gastos, dificultando o planejamento e o controle do orçamento anual.

• Perda de oportunidades de economia: A não atualização das condições contratuais pode fazer com que a empresa perca o timing para aproveitar sazonalidades favoráveis ou renegociar com base em volume real de hospedagens.

Descubra como a VOLL pode gerar uma economia de até 30% ao ano para sua empresa.

Como aplicar a revisão trimestral de contratos

Para fazer a renegociação trimestral de contratos com hotéis, é preciso uma combinação entre organização e acesso a dados atualizados, além, é claro, de uma estratégia alinhada aos objetivos financeiros da empresa. Não se trata apenas de buscar tarifas mais baixas, mas de construir acordos que acompanhem a realidade da operação da empresa.

Assim, para aplicar essa estratégia com eficiência, o gestor de viagens pode seguir os seguintes passos:

• Analisar o histórico de hospedagens: Levante dados dos três meses anteriores, identificando destinos mais frequentes, perfil dos viajantes, padrão de estadias e variações de tarifas.

• Mapear sazonalidades e eventos regionais: Com base nas datas futuras, antecipe períodos de alta demanda que exigirão atenção especial na negociação.

• Solicitar propostas atualizadas aos hotéis parceiros: Use os dados para solicitar novas propostas ou renegociar os acordos vigentes com base no volume real de hospedagens.

• Comparar com tarifas dinâmicas de mercado: Ferramentas de reserva integradas permitem visualizar se os valores negociados estão abaixo ou acima das tarifas dinâmicas, facilitando a tomada de decisão.

• Definir critérios de avaliação por trimestre: Estabeleça KPIs como economia média por diária, taxa de ocupação em hotéis parceiros e satisfação do viajante para medir o sucesso da estratégia.

Ferramentas que o gestor pode utilizar para a renegociação

A tecnologia pode contribuir para que a renegociação trimestral de hotéis seja mais ágil. Isso porque, com as ferramentas certas, é possível automatizar análises, centralizar informações e agilizar o contato com fornecedores.

Veja algumas soluções que podem apoiar esse processo:

• Plataformas de gestão de viagens corporativas: Permitem visualizar o volume de reservas por destino, identificar padrões e facilitar a comunicação com hotéis parceiros para ajustes contratuais.

• Dashboards de BI integrados ao T&E: Geram relatórios com indicadores como custo médio por diária, destinos mais frequentes e variações de tarifa, permitindo comparações por trimestre.

• Sistemas de reserva com tarifas dinâmicas: Facilitam a comparação em tempo real entre tarifas negociadas e valores praticados no mercado, ajustando a reserva conforme o melhor cenário.

• Integração com ERPs: Garante visibilidade completa do impacto das despesas com hospedagem no orçamento da empresa, conectando os dados com centros de custo e possibilitando auditorias mais rápidas.

• Ferramentas de NPS e feedback do viajante: Coletam percepções sobre os hotéis utilizados, apoiando a decisão de manter, renegociar ou substituir parceiros com base na experiência real do colaborador.

Checklist para implementar a revisão trimestral de contratos com hotéis

Para que a estratégia de renegociação trimestral gere resultados concretos, é importante seguir uma rotina bem estruturada, com etapas claras e participação dos stakeholders certos. 

O checklist abaixo ajuda a organizar o processo de forma prática:

• Mapear os destinos mais frequentes: Identifique as localidades com maior volume de hospedagens e que devem ser priorizadas nas negociações.

• Analisar os dados dos trimestres anteriores: Avalie tarifas médias, ocupação, taxas de no-show e feedbacks dos viajantes para entender a performance dos hotéis parceiros.

• Revisar contratos atuais e cláusulas de reajuste: Verifique prazos, condições e flexibilidade para renegociar termos conforme o cenário de mercado.

• Coletar benchmarks do mercado: Utilize plataformas de gestão e dados de mercado para comparar os valores pagos com a média praticada em cada destino.

• Definir metas de economia e critérios de qualidade: Estabeleça objetivos claros (ex: redução de 10% na tarifa média) sem comprometer a experiência do viajante.

• Agendar rodadas de renegociação com fornecedores: Organize reuniões trimestrais com os hotéis ou operadoras para propor ajustes com base nas análises.

• Atualizar políticas internas e sistema de reservas: Após a renegociação, aplique as novas tarifas e condições nas ferramentas utilizadas pelos viajantes e aprovadores.

• Monitorar resultados e ajustar o processo: Acompanhe a economia gerada, a satisfação dos colaboradores e revise a estratégia conforme os aprendizados de cada ciclo.

Tarifa dinâmica ou fixa: como escolher o modelo ideal para hotéis em viagens corporativas?

Como a VOLL otimiza sua gestão de hospedagens

A VOLL é uma plataforma completa de gestão de viagens corporativas que combina tecnologia, dados em tempo real e atendimento especializado para ajudar empresas a otimizarem seu orçamento com inteligência. 

Para facilitar e otimizar as reservas de hospedagens, a plataforma oferece recursos que facilitam tanto a renegociação periódica com fornecedores, quanto o monitoramento contínuo dos resultados.

Com relatórios sobre tarifas, destinos mais visitados e desempenho dos parceiros, o gestor consegue identificar oportunidades reais de economia e propor ajustes com base em dados confiáveis. Além disso, a centralização dos dados permite avaliar se os contratos vigentes continuam competitivos ou se há necessidade de readequações.

Entre as funcionalidades que tornam a VOLL a melhor aliada para essa estratégia, estão:

• Dashboard com tarifas médias por destino: Permite comparar variações de preços e identificar tendências.

• Relatórios de ocupação e no-show: Facilitam o controle de gastos com hospedagem e servem de base para renegociações.

• Histórico de avaliações dos hotéis pelos viajantes: Garante que as decisões considerem não só preço, mas também qualidade.

• Gestão centralizada de contratos e acordos: Mantém as condições atualizadas e acessíveis para toda a equipe.

• Alertas de término de contratos: Evitam perda de prazos e facilitam o planejamento das rodadas trimestrais.

• Integração com políticas de viagem: Garante que as novas tarifas sejam aplicadas corretamente nas reservas feitas pela plataforma.

Adotar uma estratégia de revisão trimestral de tarifas pode gerar impactos significativos no orçamento de T&E e, com a VOLL, sua empresa tem o suporte ideal para tornar esse processo mais simples e eficiente. 

Fale com o nosso time e descubra como a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina pode transformar a sua gestão de hospedagens.