Melhores rotas e hotéis: a “lista de ouro” que protege o programa de viagens

Encontrar fornecedores que equilibram custo, disponibilidade e qualidade é um dos maiores desafios na gestão de viagens corporativas. Afinal, nem sempre o menor preço é o que garante o melhor resultado para o negócio. 

Em muitos casos, manter relações sólidas com determinados fornecedores e priorizar rotas e hotéis estratégicos é o que sustenta tarifas competitivas, assegura disponibilidade nos períodos de alta demanda e reduz riscos para o viajante.

O conceito da “lista de ouro” se refere à uma curadoria das rotas e hotéis mais críticos para a operação da empresa, criada com base em dados e revisada periodicamente para garantir que cada reserva siga as regras definidas pela política de viagens. 

Essa prática dá previsibilidade aos gastos, fortalece o poder de negociação e simplifica o trabalho do gestor, que passa a ter um mapa claro de onde concentrar esforços e como agir em caso de desvios.

Desafios do gestor em relação ao orçamento

O gestor de viagens corporativas enfrenta pressões constantes para equilibrar custos e qualidade. A alta volatilidade das tarifas aéreas e diárias de hotéis, somada a fatores como sazonalidade e eventos locais, pode comprometer rapidamente o orçamento anual.

Além disso, decisões de última hora, como alterações de rota, reservas urgentes ou mudanças na hospedagem, tendem a elevar os gastos e prejudicar a previsibilidade financeira. Sem uma estratégia para concentrar volume em rotas e hotéis prioritários, a empresa perde poder de negociação e fica mais vulnerável a oscilações de preços.

Outro desafio está em garantir que a equipe siga os acordos comerciais estabelecidos. Quando não há clareza sobre quais fornecedores priorizar ou quais regras seguir, o risco de reservas fora da política aumenta, gerando desperdício e dificultando o controle de gastos.

A “lista de ouro” ajuda a reduzir esses impactos ao direcionar a operação para fornecedores estratégicos, mantendo a consistência na compra e permitindo que o gestor use os dados para negociar condições mais vantajosas ao longo do tempo.

Critérios de seleção para a lista de ouro

Embora a economia seja uma meta importante, ao definir quais rotas e hotéis entram na lista prioritária, é importante considerar fatores que vão além do preço. A seleção deve equilibrar custo, qualidade e disponibilidade para garantir que o programa de viagens seja sustentável e competitivo. 

Entre os principais critérios para considerar estão:

• Volume de utilização: Escolher rotas e hotéis que concentram a maior parte das viagens e hospedagens da empresa.

• Risco operacional: Incluir fornecedores confiáveis, que minimizem chances de cancelamentos ou atrasos.

• Sazonalidade e eventos: Considerar períodos de alta demanda que podem impactar tarifas e disponibilidade.

• NPS e feedback dos viajantes: Avaliar a satisfação com cada rota e hospedagem, priorizando experiências positivas.

• Condições comerciais: Analisar tarifas negociadas, benefícios adicionais e flexibilidade nas políticas de alteração e cancelamento.

• Paridade de tarifas: Garantir que as tarifas contratadas sejam competitivas em relação ao mercado.

• Localização: Selecionar hotéis próximos a clientes, eventos ou escritórios, reduzindo custos de deslocamento local.

Definição de regras por rota

Depois de selecionar as rotas prioritárias, é essencial estabelecer regras para orientar as reservas e evitar desvios que aumentem os custos, pois são elas que vão ajudar a manter o compliance e sustentam o poder de negociação com fornecedores. 

Alguns pontos que devem ser considerados na hora de estabelecer essas regras são: 

• Janela de compra mínima: Definir prazos para emissão antecipada, garantindo tarifas mais baixas.

• Classes permitidas: Estabelecer quais classes de serviço podem ser usadas (ex.: econômica para voos de até 3h e executiva para voos acima de 8h).

• Horários prioritários: Priorizar voos que conciliam produtividade e economia, evitando horários com tarifas mais altas sem justificativa operacional.

• Companhias preferenciais: Direcionar a escolha para companhias com as quais a empresa mantém acordos comerciais ou benefícios corporativos.

• Flexibilidade de remarcação: Priorizar tarifas e rotas que permitam ajustes sem custo elevado, especialmente em viagens críticas.

• Limite de conexões: Definir quando é aceitável optar por voos com escalas para reduzir custos e quando priorizar voos diretos.

Veja mais em: Revisão de rotas e destinos: como otimizar custos sem prejudicar a experiência do viajante.

Como classificar hotéis A/B/C e definir regras de uso por destino

Assim como as rotas críticas, os hotéis também precisam de uma seleção estratégica para garantir um bom equilíbrio entre preço, disponibilidade e qualidade. Criar uma classificação “A/B/C” por praça é uma forma de orientar o time e os viajantes na escolha correta. 

Essa classificação pode seguir critérios como:

• Hotéis A: Primeira opção em cada destino, com melhor relação custo-benefício, alto NPS, tarifas negociadas e localização estratégica.

• Hotéis B: Alternativas confiáveis para períodos de alta ocupação ou indisponibilidade da opção A.

• Hotéis C: Opções de contingência, usadas apenas em situações excepcionais (ex.: eventos e picos de demanda).

Além disso, é importante registrar:

• Paridade tarifária: Garantir que o preço negociado seja igual ou melhor que o disponível em canais públicos.

• Períodos de blackout: Datas específicas (como eventos e feriados) em que as tarifas e a disponibilidade mudam, exigindo ajustes de reserva.

• Regras de cancelamento: Definir prazos e penalidades aceitáveis para evitar custos extras.

• Revisão de qualidade: Acompanhar os feedbacks dos viajantes e ajustar a lista conforme necessário.

Playbook de desvio: quando e para onde migrar

Mesmo com uma lista de ouro, é inevitável que ocorram imprevistos, como, por exemplo, tarifas acima do combinado, falta de disponibilidade em períodos de alta demanda ou questões operacionais no hotel ou rota principal. Por isso, o gestor deve contar com um playbook de desvio que detalhe os gatilhos para acionar a troca e as alternativas já homologadas.

Esse guia evita que decisões emergenciais sejam tomadas apenas pela disponibilidade momentânea, protegendo o orçamento, a qualidade da experiência e o cumprimento da política de viagens.

Alguns casos nos quais a migração pode ser orientada são:

• Tarifa superior em mais de X% ao valor negociado;

• Ocupação acima de 90% no hotel ou lotação da rota principal;

• Problemas de infraestrutura ou serviço que comprometam a segurança ou o conforto do viajante;

• Mudança de agenda que exija nova localização ou horário;

• Cancelamento ou alteração da rota original por parte do fornecedor.

Nesses casos, o viajante pode migrar para:

• Hotéis e rotas B ou C previamente definidos na lista de ouro;

• Alternativas com paridade tarifária garantida e localização estratégica;

• Opções com NPS validado e histórico de cumprimento da política;

• Roteiros alternativos com tempo de deslocamento aceitável e custo competitivo.

Além disso, é importante definir regras claras para escolha das alternativas, como manter a mesma categoria de hospedagem ou classe de voo, validar prazos mínimos de compra e priorizar fornecedores com quem a empresa já tenha relacionamento ativo.

Revisão trimestral com compras e operações

Uma lista de ouro só se mantém eficiente se for atualizada de acordo com a realidade do mercado e as necessidades da empresa. Por isso, realizar revisões trimestrais envolvendo as áreas de compras, operações e gestão de viagens é essencial para preservar preços, garantir disponibilidade e manter a satisfação dos viajantes.

Essas reuniões devem ir além de um simples acompanhamento de tarifas, permitindo uma análise estratégica que considere indicadores como:

• Volume de ocupação e share por rota e hotel;

• Cumprimento das metas de economia e compliance;

• NPS e feedback qualitativo dos viajantes;

• Ocorrência de desvios, indisponibilidades e acionamentos do playbook;

• Alterações sazonais ou de agenda que impactem a demanda.

A partir desses dados, é possível renegociar contratos, ajustar a classificação de hotéis (A, B, C) e incluir ou excluir rotas conforme o desempenho e a relevância no período. Essa prática também ajuda a antecipar riscos, como alta temporada, eventos de grande porte ou flutuações cambiais, permitindo que a gestão de viagens atue de forma preventiva.

Leia também: Como renegociar contratos trimestrais com hotéis para manter tarifas competitivas.

Como a VOLL facilita a gestão da sua lista de ouro

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e reúne em uma única plataforma integrada tudo o que o gestor precisa para administrar o programa de viagens com eficiência, governança e economia. 

Parceira de grandes empresas como Itaú, Nubank, Claro, Ifood, entre outras diversas, a VOLL garante que decisões estratégicas, como a definição e manutenção da lista de rotas e hotéis prioritários, por exemplo, sejam baseadas em dados, evitando desperdícios e riscos de indisponibilidade.

Além de ser a maior referência no mercado de viagens corporativas, a VOLL tem diversos diferenciais que fazem a gestão da lista de ouro mais simples e precisa, como:

• Plataforma integrada que centraliza aéreo, hotéis, rodoviário e mobilidade urbana;

• IA própria que sugere opções otimizadas de acordo com política e lista de prioridades;

• Monitoramento em tempo real de tarifas e disponibilidade, com alertas de variação;

• Gestão de contratos e prazos de renegociação para manter tarifas competitivas;

• Playbooks automatizados que indicam quando e para onde migrar diante de indisponibilidades;

• Relatórios estratégicos para revisão trimestral com compras e operações;

• Controle de compliance com bloqueios e aprovações conforme as regras definidas;

• Atendimento VIP para executivos em deslocamentos críticos;

• Time consultivo especializado em negociações e análise de indicadores de desempenho.

O case da Arcos Dourados, maior operadora do McDonald’s na América Latina, mostra como a definição de fornecedores preferenciais e a centralização das reservas podem transformar resultados. Com a VOLL, a empresa otimizou a gestão de múltiplos modais e fornecedores e os resultados foram um NPS de 73 e uma redução de mais de R$ 2,9 milhões em passagens aéreas — um ganho que reforça como listas curadas de rotas e hotéis estratégicos sustentam economia e consistência no atendimento aos viajantes.

Se você também quer que sua empresa tenha previsibilidade de custos, disponibilidade garantida e um controle efetivo sobre rotas e hospedagens críticas, fale com um dos especialistas da VOLL e conheça a solução que vai transformar sua gestão de viagens.