Picos sazonais do segundo semestre: como evitar impactos no orçamento e garantir disponibilidade

O segundo semestre do ano é um período de intensa atividade para muitas empresas, e com ele chegam os picos sazonais que impactam diretamente as viagens corporativas. 

Black Friday, feiras, eventos setoriais e festividades de fim de ano trazem consigo um desafio comum para gestores de viagens: como garantir a disponibilidade e evitar custos elevados em passagens aéreas e hospedagens?

Neste artigo, vamos abordar dicas essenciais para que gestores de viagens corporativas possam antecipar a demanda e otimizar o orçamento. Confira!

Os impactos dos picos de sazonalidade

A gestão de viagens corporativas é uma tarefa complexa, e os picos de sazonalidade do segundo semestre adicionam preocupações extras.

Durante períodos de alta demanda, como grandes eventos, feriados ou a proximidade das festividades de fim de ano, os preços de passagens e hospedagens podem disparar, enquanto a disponibilidade diminui.

Essas situações podem trazer diversos impactos, como:

• Custos elevados: tarifas de última hora e poucas opções encarecem as viagens.

• Falta de disponibilidade: impossibilidade de reservar voos ou hotéis, forçando cancelamentos ou mudanças de planos.

• Estresse e improdutividade: colaboradores preocupados com a logística podem ter seu desempenho afetado.

• Prejuízos para a empresa: perda de oportunidades de negócio devido à impossibilidade de participação em eventos importantes.

A saída para reduzir esses impactos é antecipar, planejar e agir com inteligência.

Leia mais: Viagens corporativas em alta temporada: desafios e dicas práticas

Como mapear situações de pico de demanda?

O primeiro passo para lidar com os picos sazonais é entender onde e quando eles acontecem. Um mapeamento detalhado das “altas” por cidade e por rota é fundamental para um planejamento eficaz. Isso envolve identificar:

• Grandes centros urbanos: cidades como São Paulo, Rio de Janeiro e Brasília, por exemplo, costumam concentrar maior volume de eventos corporativos e, consequentemente, picos de demanda.

• Cidades com eventos específicos: locais que sediam feiras setoriais, congressos ou festivais durante o segundo semestre.

• Rotas aéreas de alta demanda: trechos como São Paulo–Rio de Janeiro, São Paulo–Brasília ou rotas que conectam capitais a centros industriais podem ter maior procura em determinadas datas na segunda metade do ano.

• Períodos de férias e feriados: mesmo que as viagens corporativas não sigam o calendário das férias escolares, a alta demanda por voos e hotéis no fim do ano impacta a disponibilidade e os preços. Isso também ocorre em função da grande quantidade de feriados do segundo semestre.

• Eventos internos da empresa: lançamentos de produtos, treinamentos e encontros de fim de ano que exijam o deslocamento de um grande número de colaboradores.

Para realizar esse mapeamento, você pode consultar calendários de feiras e eventos, analisar o histórico interno de viagens e, assim que possível, alinhar o planejamento ao calendário comercial da empresa.

Com essas informações em mãos, será possível criar um calendário de picos sazonais que sirva como guia para suas estratégias de compra e alocação de recursos.

Quais são os prazos ideais para reservar serviços no segundo semestre?

O segredo para economizar nos picos sazonais é a antecipação. Quanto antes você comprar, maiores são as chances de garantir tarifas mais competitivas e assentos ou diárias disponíveis. Mas qual seria o prazo ideal?

Infelizmente, não existe uma resposta única ou fórmula perfeita. Porém, com base em dados históricos, é possível definir um prazo médio:

• Voos nacionais: reserve com 30 a 60 dias de antecedência. Para voos em feriados ou grandes eventos, estenda esse prazo para até 90 dias.

• Voos internacionais: o planejamento deve começar com, no mínimo, 90 a 180 dias de antecedência. Para destinos muito procurados ou em épocas de alta temporada global, considere iniciar o processo com até um ano de antecedência.

• Hospedagem: 30 a 60 dias de antecedência é um bom ponto de partida para a maioria das viagens. Em cidades com grandes feiras ou eventos, onde a demanda por hotéis é altíssima, reservas feitas com 90 a 120 dias de antecedência trazem maior segurança.

Por que a antecedência funciona?

Companhias aéreas e hotéis utilizam sistemas de precificação dinâmica, que ajustam os valores com base na demanda e na disponibilidade. Quanto mais próxima a data da viagem e maior a procura, mais altos tendem a ser os preços. Comprar com antecedência permite acessar as tarifas mais baixas, que geralmente são as primeiras a serem vendidas.

Como oferecer flexibilidade para urgências em picos sazonais?

Mesmo com todo o planejamento, imprevistos acontecem, e viagens de urgência são uma realidade no ambiente corporativo. Nesses casos, uma política de viagens muito rígida pode ser um obstáculo. 

É aqui que entra a política de exceção, um mecanismo que permite desvios das regras padrão sob circunstâncias específicas e justificadas.

Uma política de exceção bem definida deve incluir:

• Critérios para elegibilidade: quais situações são consideradas urgentes?

• Processo de aprovação: quem pode aprovar uma exceção?

• Documentação necessária: que tipo de justificativa ou comprovação é exigida para a exceção?

• Limites e responsabilidades: existem limites de custo ou classe de serviço para as exceções? Quem arca com a diferença de custo em caso de desvio?

Para implementar essa política, todos os colaboradores e gestores devem estar cientes dos critérios e do processo de aprovação. 

Se possível, utilize uma plataforma de gestão de viagens que permita a solicitação e aprovação de exceções de forma ágil e auditável. Isso centraliza as informações e facilita o controle.

Após a realização de uma viagem excepcional, analise os custos e impactos. Isso ajuda a refinar a política e identificar padrões.

Otimize sua gestão de viagens com a VOLL

Para gestores de viagens corporativas, contar com um parceiro estratégico é um diferencial significativo, especialmente em períodos de alta complexidade, como os picos sazonais. 

A melhor escolha é a VOLL, a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, que oferece uma plataforma completa para otimizar cada etapa da gestão de viagens.

Veja como podemos apoiar sua empresa nos picos sazonais do segundo semestre (e durante todo o ano):

• Pesquisa e comparação rápida de diversos fornecedores de serviços, facilitando a identificação das melhores opções com antecedência.

• Notificações sobre variações de preços para rotas e destinos específicos, ajudando a identificar o momento ideal para a compra.

• Acesso a relatórios completos com o histórico de viagens e gastos, que podem ser usados para análises preditivas e mapeamento de picos de demanda futuros.

• Configuração de políticas de viagens personalizadas, com limites de gastos, classes de serviço e prazos de compra, garantindo a conformidade.

• Processo de aprovação automatizado, que direciona as solicitações para os gestores responsáveis e facilita a aplicação da política de exceção quando necessário.

Essa é a sua chance de contar com um parceiro completo, que oferece as ferramentas e o suporte necessários para enfrentar os desafios dos picos sazonais, transformando a gestão de viagens corporativas em um diferencial competitivo. 

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