Tarifa dinâmica ou fixa: como escolher o modelo ideal para hotéis em viagens corporativas

A gestão de viagens corporativas envolve a tomada de diversas decisões estratégicas que impactam diretamente o orçamento da empresa e uma das principais é a escolha entre tarifas de hotel dinâmicas ou fixas. 

Com o aumento da prática de preços dinâmicos no setor hoteleiro que tem ocorrido desde a retomada das viagens pós-pandemia, entender as diferenças entre os modelos é essencial para negociar melhor e controlar despesas.

Neste artigo, vamos explorar os conceitos de tarifa dinâmica e tarifa fixa, analisar seu impacto nas viagens corporativas e apresentar critérios técnicos que ajudam na negociação com hotéis. Confira!

O que é a tarifa dinâmica de hotel

A tarifa dinâmica, também chamada de Best Available Rate (BAR), é uma política de precificação que ajusta o valor da diária de acordo com fatores como:

• Nível de ocupação do hotel;

• Sazonalidade e demanda do mercado;

• Eventos locais (feiras, congressos, shows);

• Antecedência da reserva.

Nesse modelo, os hotéis buscam maximizar a receita (Revenue Management) adaptando seus preços às condições do mercado em tempo real, de forma semelhante ao setor aéreo.

Segundo estudo da HRS Global Hotel Solutions, 65% dos hotéis adotam o sistema de BAR como sua principal estratégia comercial. 

Impacto das tarifas dinâmicas nos custos de viagens corporativas

• Elevação dos custos em períodos críticos: De acordo com a Bloomberg Línea (2024), as tarifas de hotéis corporativos em São Paulo subiram em média 12% em eventos de grande porte, como a Fórmula 1 e grandes feiras de negócios.

• Dificuldade de previsão orçamentária: Empresas que dependem de tarifas dinâmicas precisam investir mais em ferramentas de monitoramento de preços e ajuste de políticas de viagem em tempo real.

• Oportunidades de redução em baixa demanda: Fora de períodos de alta, a tarifa BAR pode ficar até 20% abaixo das tarifas fixas, gerando economia para empresas com flexibilidade de datas.

O que é tarifa fixa de hotel

A tarifa fixa é um valor negociado entre a empresa e o hotel, válido por um período determinado (geralmente 12 meses). Independente da ocupação ou da demanda, a tarifa permanece constante durante a vigência do acordo.

Essa modalidade oferece estabilidade para o planejamento financeiro, mas pode perder competitividade em períodos de baixa demanda, quando o BAR pode ser inferior.

Impacto das tarifas fixas nos custos de viagens corporativas

• Previsibilidade orçamentária: Com valores estáveis ao longo do ano, a empresa consegue planejar e controlar melhor seus gastos com hospedagem, reduzindo o risco de estouros de orçamento.

• Proteção em alta demanda: Em eventos muito concorridos ou grandes feiras em capitais, em que o BAR pode subir até 25% segundo a Bloomberg Línea, a tarifa fixa evita aumentos inesperados nas despesas.

• Perda de competitividade em baixa demanda: Durante períodos de baixa ocupação, o valor fixo pode ser superior às tarifas promocionais disponíveis, gerando custo adicional se não houver estratégia de revisão periódica.

Comparativo técnico: tarifa dinâmica x tarifa fixa

Confira um resumo dos principais pontos de comparação entre os dois modelos:

Como destacou a CWT em sua análise global de programas de viagens, para empresas que viajam com alta frequência para destinos previsíveis, a tarifa fixa tende a ser a escolha mais vantajosa. Já para organizações que realizam viagens apenas esporadicamente e para destinos variados, o modelo dinâmico pode ser mais adequado.

Além disso, outro ponto de atenção é que a tarifa dinâmica oferece vantagem apenas se houver uma gestão bastante ativa e um suporte tecnológico para capturar as oscilações favoráveis.

Como negociar tarifas de hotel em viagens corporativas

Para negociar o modelo que melhor se adequa às necessidades da empresa, o gestor de viagens corporativas pode considerar os seguintes pontos:

1. Analisar o perfil de viagens da empresa

Avaliar a frequência dos deslocamentos, os principais destinos e a concentração de viagens ao longo do ano ajuda a entender se a tarifa fixa ou dinâmica trará mais vantagem financeira. Como mencionamos anteriormente, empresas com volume alto e destinos previsíveis tendem a se beneficiar de acordos fixos, enquanto empresas com destinos variados e demanda sazonal podem aproveitar melhor a flexibilidade das tarifas dinâmicas.

2. Mapear a sazonalidade dos destinos

Entender os períodos de alta e baixa ocupação nos locais mais visitados permite uma negociação mais estratégica, seja para garantir proteção em alta demanda ou para explorar oportunidades de tarifas promocionais.

3. Negociar modelos híbridos

Combinar tarifas fixas em períodos críticos (como feiras e eventos) com descontos garantidos sobre o BAR em outras épocas é uma estratégia que maximiza a eficiência orçamentária. Segundo dados da HRS, programas híbridos conseguem gerar economia de até 10% em comparação a contratos exclusivamente fixos ou dinâmicos.

4. Estabelecer teto tarifário

Definir um valor máximo por diária para cada destino protege o orçamento em cenários de alta demanda, mesmo em reservas feitas sob tarifas dinâmicas.

5. Revisar contratos periodicamente

Ajustar as condições negociadas pelo menos uma vez por ano, considerando a performance de ocupação e mudanças de mercado, evita a defasagem das tarifas acordadas e mantém a competitividade do programa de viagens.

Como otimizar a gestão de tarifas hoteleiras

Gerenciar tarifas de hotel de maneira eficiente é cada vez mais desafiador no cenário atual de viagens corporativas. De acordo com um levantamento da HRS Global Hotel Solutions, mais de 70% das empresas relatam dificuldade em manter a previsibilidade orçamentária devido ao aumento da volatilidade nas tarifas hoteleiras, impulsionada principalmente pelo crescimento da adoção do modelo de tarifa dinâmica (BAR).

Diante desse cenário, não basta apenas negociar bons contratos: é fundamental adotar soluções que permitam monitorar preços em tempo real, ajustar reservas conforme as variações e otimizar continuamente a política de hospedagem.

Para isso, os gestores de viagem podem utilizar ferramentas que comparem tarifas negociadas e tarifas públicas no momento da reserva ou até mesmo que acompanhem alterações no BAR e o notifiquem sobre quedas de preço em tempo real.

Segundo um estudo publicado pela CWT, empresas que adotaram soluções de monitoramento de tarifas em tempo real conseguiram reduzir seus custos de hospedagem em até 9% no primeiro ano de implantação.

Como a VOLL ajuda sua empresa a economizar com hospedagens

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e desenvolveu uma solução completa para otimizar a gestão de hospedagens em viagens de trabalho, reduzindo custos e melhorando a previsibilidade orçamentária.

A plataforma da VOLL oferece funcionalidades específicas para que sua empresa aproveite o melhor dos dois mundos (tarifas fixas e dinâmicas) com inteligência e controle. 

Alguns dos serviços e funcionalidades disponíveis são:

• Negociação ativa com redes hoteleiras: Nosso time especializado atua continuamente na negociação de tarifas fixas, descontos sobre o BAR e acordos híbridos, garantindo condições mais vantajosas para a sua empresa.

• Monitoramento inteligente de tarifas: Nosso sistema analisa em tempo real a variação dos preços dos hotéis, identificando oportunidades para remarcação ou ajuste de reservas com economia significativa.

• Gestão de teto tarifário: A VOLL configura alertas personalizados que avisam automaticamente quando uma diária excede o limite estabelecido na política da empresa, promovendo controle rigoroso dos gastos.

• Comparação de tarifas em tempo real: Durante a reserva, nossa tecnologia apresenta as melhores opções disponíveis, comparando tarifas corporativas negociadas, BARs promocionais e upgrades de benefícios.

• Relatórios de compliance e auditoria: Nossos dashboards permitem que o gestor visualize a aderência às tarifas contratadas, identifique variações e renegocie acordos de forma estratégica, sempre baseado em dados.

• Curadoria de hotéis estratégicos: Selecionamos e atualizamos constantemente uma base de hotéis parceiros, considerando localização, custo-benefício, segurança e aderência às políticas corporativas.

Com essas soluções, sua empresa consegue reduzir custos com hospedagens de forma inteligente, aumentar a eficiência na gestão de viagens e garantir que os viajantes tenham acesso às melhores condições, sem abrir mão da qualidade.

Aproveite que já está aqui e descubra como a tecnologia e a expertise da VOLL podem transformar a gestão de hospedagens da sua empresa.