Brand safety em viagens corporativas: conduta e redes sociais sem crise

Sempre que um colaborador viaja a trabalho, ele está representando a imagem da empresa  — o que significa que, inevitavelmente, seu comportamento pode acabar reforçando ou comprometendo a reputação da marca (e isso vale para reuniões, eventos, interações com clientes e até para o que é publicado nas redes sociais).

Por esse motivo, além de cuidar da logística e dos custos, a gestão de viagens corporativas também precisa considerar o brand safety: um conjunto de boas práticas que evita riscos reputacionais e mantém a integridade da imagem corporativa em qualquer lugar do mundo.

Nos tópicos a seguir, reunimos os principais pontos de atenção e como um bom planejamento pode garantir que as viagens corporativas nunca prejudiquem a imagem da sua empresa.

Riscos reputacionais mais comuns em viagens corporativas

Por mais que as viagens sejam operacionais, o impacto que elas causam vai além da logística. Um comportamento inadequado ou uma exposição desnecessária pode gerar ruídos entre parceiros, clientes ou até mesmo nas redes sociais. 

Abaixo, listamos alguns dos riscos mais comuns:

• Postagens em redes sociais com dados sensíveis: Compartilhar fotos em eventos, reuniões ou aeroportos que, mesmo sem intenção, exponham nomes de projetos, informações sigilosas em painéis ou conversas de bastidores.

• Excesso de informalidade em eventos corporativos: Comportamentos como uso exagerado de álcool, brincadeiras fora de tom ou trajes inadequados em situações formais podem comprometer a imagem da empresa.

• Conduta inadequada com fornecedores ou clientes: Falta de etiqueta corporativa, excesso de liberdade em interações ou mensagens informais demais prejudicam a credibilidade e profissionalismo da empresa representada.

• Publicações polêmicas durante a viagem: Mesmo em contas pessoais, conteúdos que abordem temas sensíveis ou opiniões controversas podem gerar associação indesejada com a marca.

• Descuido com a segurança da informação: Usar Wi-Fi público sem VPN, deixar computadores desbloqueados em locais públicos ou falar ao telefone em voz alta sobre questões estratégicas também são exemplos de risco.

Esses pontos mostram como pequenas ações cotidianas podem ganhar proporção e afetar a reputação institucional. Por isso, o próximo passo é entender como orientar os colaboradores de forma preventiva.

Leia também: Segurança de dados em viagens corporativas: riscos crescentes e como se proteger.

Boas práticas em redes sociais durante viagens corporativas

As redes sociais fazem parte do dia a dia de muitos colaboradores e é natural que queiram compartilhar experiências de viagem. No entanto, quando estão a trabalho, é essencial equilibrar espontaneidade com responsabilidade. 

Algumas orientações que ajudam a evitar riscos e podem ser repassadas aos viajantes são:

• Peça autorização antes de postar conteúdos de eventos ou reuniões: Mesmo que o evento seja aberto, fotos de apresentações, painéis ou ambientes internos podem conter informações estratégicas.

• Evite marcar parceiros comerciais ou clientes sem consentimento prévio: Isso protege a privacidade das relações e evita exposições indesejadas.

• Prefira conteúdos genéricos e institucionais: Em vez de mostrar o conteúdo de uma apresentação, opte por registrar o ambiente, a experiência ou slides mais genéricos.

• Cuidado com a geolocalização: Habilitar a localização em tempo real pode comprometer a segurança do colaborador ou revelar deslocamentos estratégicos da empresa.

• Mantenha a postura profissional nos comentários e interações públicas: Evite brincadeiras internas ou opiniões pessoais que possam ser interpretadas como posicionamento da empresa.

Veja também: O que social listening tem a ver com gestão de mobilidade?

Conduta com fornecedores e clientes: o que considerar em eventos e reuniões

Em viagens corporativas, é comum que aconteçam interações com fornecedores, parceiros ou clientes, seja em reuniões, almoços de negócios, eventos ou visitas técnicas. Nessas ocasiões, a forma como o colaborador se comporta influencia diretamente a percepção da empresa.

Os principais pontos a serem observados para garantir relações profissionais, éticas e alinhadas à cultura organizacional estão relacionados a:

• Presentes e brindes: Sempre verifique se as diretrizes de compliance da empresa permitem o recebimento ou a entrega de presentes. Mesmo pequenos brindes podem ser interpretados como tentativa de favorecimento, dependendo do contexto.

• Convites e hospitalidades: Almoços, jantares ou cortesias em eventos devem ser tratados com transparência. Registre convites relevantes e, se necessário, submeta-os à aprovação prévia da liderança ou do compliance.

• Pontualidade e preparo: Atrasos e falta de conhecimento sobre o interlocutor ou o tema da reunião demonstram desorganização. É essencial que o colaborador esteja preparado e com as informações atualizadas.

• Postura durante o evento: Mesmo em ambientes mais informais, o comportamento deve refletir os valores da empresa. Evite o excesso de álcool, piadas ou assuntos impróprios ou conversas que envolvam dados confidenciais.

• Comunicação clara e respeitosa: Tanto verbal quanto corporal. Manter um tom respeitoso e profissional é fundamental para construir confiança e credibilidade.

Como agir em caso de incidentes durante a viagem

Mesmo com todos os cuidados, algumas situações inesperadas podem acontecer durante uma viagem corporativa, como, por exemplo, perda de documentos, exposições indevidas em redes sociais, conflitos interpessoais ou problemas em eventos. Por isso, é importante que o colaborador saiba como agir e siga um protocolo para proteger a reputação da empresa e minimizar possíveis danos.

Algumas orientações fundamentais a serem compartilhadas com os colaboradores são:

• Notifique imediatamente a liderança: Em caso de qualquer incidente, o primeiro passo é comunicar a área responsável — seja RH, gestor direto ou time de compliance. Fazer isso rapidamente é essencial para que a empresa possa tomar medidas adequadas.

• Evite agir por conta própria: Nunca tente resolver situações delicadas sozinho, principalmente se envolverem terceiros, imprensa ou redes sociais. Isso pode agravar o problema ou gerar ruídos na comunicação oficial da empresa.

• Documente o ocorrido: Sempre que possível, registre o que aconteceu com data, hora, local, nomes envolvidos e evidências (como prints ou fotos). Essas informações serão importantes caso a empresa precise abrir um processo interno ou prestar esclarecimentos externos.

• Siga os canais oficiais: A empresa pode ter fluxos específicos para comunicação de incidentes, como formulários, canais de denúncia ou orientações internas. Certifique-se de usá-los para manter a rastreabilidade.

• Preserve a discrição: Em qualquer situação, manter uma postura discreta e respeitosa é essencial. Evite comentar com colegas, clientes ou fornecedores até que a situação seja oficialmente resolvida.

Dicas culturais para evitar gafes durante a viagem

Além de todos esses pontos que listamos anteriormente, vale lembrar que, quando a viagem corporativa acontece em destinos internacionais ou mesmo regiões dentro do Brasil, as normas culturais locais podem fazer toda a diferença na construção de boas relações e na preservação da imagem da empresa.

Aqui vão alguns pontos que vale considerar:

• Cumprimentos e linguagem corporal: O que é informal em um país pode ser visto como desrespeitoso em outro. Informe-se sobre formas adequadas de saudação, uso de gestos e expressões.

• Pontualidade e formalidade: Em países como Alemanha ou Japão, atrasos são mal vistos. Já em alguns países latino-americanos, há maior tolerância. Saber esse tipo de nuance demonstra respeito.

• Roupas adequadas: O dress code pode variar bastante. Em alguns destinos, cores ou roupas mais justas devem ser evitadas, especialmente em reuniões com autoridades ou ambientes religiosos.

• Refeições e bebidas: Saber o que pedir (ou recusar educadamente) em um almoço corporativo pode evitar constrangimentos. Também é importante conhecer limites sobre consumo de álcool em compromissos profissionais.

• Feriados e costumes locais: Conhecer datas importantes, festividades e práticas religiosas ajuda a planejar reuniões e interações com mais empatia e eficiência.

E aqui vai uma dica especialmente para os gestores de viagem: Sempre que possível, ofereça aos colaboradores um pequeno guia cultural antes da viagem, pois essa prática simples ajuda a evitar gafes, fortalece relações comerciais e protege a imagem da empresa.

Checklist rápido para evitar problemas

Agora que já listamos diversos pontos importantes para o brand safety, confira um checklist rápido que pode ser repassado com os colaboradores antes de cada viagem:

• Use roupas adequadas ao tipo de compromisso;

• Mantenha a conduta alinhada às diretrizes da empresa;

• Utilize as redes sociais de forma responsável;

• Organize itinerário e documentos;

• Salve contatos importantes no celular;

• Informe-se sobre o contexto cultural do destino;

• Evite consumo excessivo de álcool;

• Proteja dados sensíveis em eventos;

• Preserve a imagem da empresa em interações; e

• Saiba a quem recorrer em caso de incidentes.

Como a VOLL ajuda a proteger a reputação da sua marca em viagens corporativas

Com tantos detalhes que podem impactar a imagem da empresa durante uma viagem corporativa, ter um parceiro que cuida da experiência de ponta a ponta faz toda a diferença.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e através de uma única plataforma integrada, entrega tudo o que sua empresa precisa para garantir governança em cada etapa da jornada de viagens.

Além de centralizar regras e comunicações em um só canal, a VOLL permite ao gestor:

• Incluir guias culturais por destino;

• Enviar notificações automáticas sobre protocolos da empresa;

• Disponibilizar checklist pré-viagem;

• Configurar workflows de aprovação;

• Criar trilhas de boas práticas;

• Monitorar em tempo real incidentes e acionar protocolos de resposta;

• Registrar e documentar ocorrências para fins de compliance;

• Disponibilizar orientações de conduta e uso responsável de redes sociais;

• Enviar lembretes sobre restrições de presentes e brindes conforme as diretrizes da empresa;

• Entre diversas outras funcionalidades que ajudam a garantir que a reputação da marca esteja protegida antes, durante e após as viagens.

Empresas que já utilizam a VOLL relatam maior segurança, menos incidentes e maior tranquilidade ao expor sua marca em eventos, reuniões e viagens de negócios. Aproveite e confira alguns cases e depoimentos dos nossos parceiros, como Itaú, PepsiCo, Vibra, Cargill, entre outras.

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