Por que a gestão de viagens corporativas é importante para a estratégia de negócios

Quando falam em crescimento empresarial, muitos empresários e gestores lembram de estratégias de vendas, expansão de mercado e fortalecimento de parcerias. No entanto, existe um elemento que muitas vezes é subestimado: a gestão de viagens corporativas.

Empresas que enxergam as viagens corporativas como parte da estratégia de negócios estão um passo à frente, já que esses deslocamentos abrem portas para diversas oportunidades, fortalecem relacionamentos comerciais e permitem que as equipes estejam no lugar certo, na hora certa. 

Uma gestão de viagens realmente eficiente, que atua controlando desde as reservas, até os KPIs, pode ser um pilar importante para a expansão dos negócios de uma empresa. Por isso, cabe aos gestores de viagem mostrarem o valor do seu programa de viagens corporativas ao board.

O papel do gestor de viagens corporativas

O gestor de viagens (ou travel manager) é o responsável por controlar todos os processos antes, durante e após os deslocamentos realizados a trabalho pelos colaboradores de uma empresa.

Esse profissional pode fazer parte das áreas administrativa, financeira, ou marketing, mas, em situações nas quais as viagens corporativas são recorrentes, é comum a criação de um departamento exclusivo, que atua de forma integrada com os setores financeiro ou de compras.

O papel do gestor de viagens corporativas é transformar cada deslocamento em um investimento estratégico e, é claro, fazer com que a diretoria perceba isso através dos resultados obtidos. Muito mais do que reservar passagens e hospedagens, ele atua para maximizar o retorno das viagens, além de minimizar riscos e custos desnecessários.

Algumas das suas principais atribuições são:

• Fazer a negociação com fornecedores para obter melhores tarifas para passagens, hospedagens e transporte.

• Monitorar as despesas, fazendo o acompanhamento dos custos em tempo real para evitar excessos e identificar oportunidades de economia.

• Zelar pela segurança e bem-estar dos colaboradores, garantindo que as viagens sejam seguras, confortáveis e dentro das normas da empresa.

• Analisar dados para decisões estratégicas, gerando relatórios para justificar os investimentos nestes deslocamentos, ajustar políticas de viagem e otimizar processos.

Saiba mais sobre as responsabilidades de um gestor de viagens e quais habilidades e competências esse profissional precisa ter.

O papel das viagens corporativas na estratégia de negócios

Viajar a trabalho é muito mais do que cumprir uma agenda. É estar presente em reuniões que fortalecem parcerias, explorar novos mercados e criar conexões que só o contato presencial permite. Grandes negociações são fechadas durante essas viagens, e parcerias sólidas são construídas com base na confiança e no relacionamento direto.

As viagens corporativas são importantes para a estratégia de negócios de uma empresa porque permitem, entre outros diversos benefícios:

• A aproximação de clientes e parceiros, uma vez que estar presente fisicamente fortalece relações comerciais e aumenta as chances de fechamento de contratos.

• A identificação de novas oportunidades de mercado através da participação em eventos e feiras que abrem portas para novas negociações.

• O desenvolvimento de liderança, afinal, reuniões presenciais permitem uma comunicação mais clara e decisões rápidas, essenciais para liderar projetos estratégicos.

• A captação de novos insights estando em campo, pois isso facilita o entendimento de novas demandas do mercado e tendências emergentes. 

Confira 10 tendências em viagens corporativas para 2025.

Principais benefícios das viagens corporativas para a empresa

O setor de viagens corporativas no Brasil tem mostrado um crescimento significativo que reflete sua importância estratégica para as empresas. Em 2024, o segmento movimentou um recorde de R$ 131 bilhões, segundo dados da FecomercioSP em parceria com a ALAGEV. 

Outro dado relevante é que, de janeiro a março de 2025, o número de viajantes corporativos no Brasil cresceu 47% em comparação com o mesmo período do ano anterior, mesmo com o aumento de 14% no tíquete médio. Isso demonstra que as empresas continuam investindo em viagens como uma estratégia essencial para o crescimento e a consolidação de suas operações.

Confira abaixo alguns dos principais benefícios que podem ser apresentados para que o board sinta mais confiança para investir em um programa estruturado de viagens corporativas.

1. Fortalecimento de relacionamentos comerciais

A presença física em reuniões e eventos fortalece parcerias e cria confiança. Segundo um estudo da Harvard Business Review, empresas que investem em encontros presenciais têm 34% mais chances de fechar negócios do que aquelas que dependem exclusivamente de contatos digitais.

2. Exploração de novos mercados

As viagens a trabalho permitem que a empresa conheça novos territórios, participe de feiras e eventos internacionais e identifique oportunidades de expansão. Essa presença estratégica abre portas para parcerias locais e facilita a adaptação ao mercado.

3. Desenvolvimento e capacitação da equipe

Workshops, treinamentos e eventos presenciais são essenciais para o desenvolvimento técnico e comportamental dos colaboradores. Equipes bem capacitadas entregam mais resultados e se adaptam melhor às mudanças do mercado.

4. Inovação e criatividade

A troca de experiências em eventos e reuniões presenciais estimula a criatividade e a inovação. Colaboradores que vivenciam novas práticas de mercado trazem diversos novos insights para dentro da empresa.

5. Alinhamento de equipes e comunicação mais eficiente

Viagens corporativas também facilitam encontros entre equipes distribuídas em diferentes regiões. Essa proximidade fortalece o alinhamento estratégico e melhora a comunicação interna, aumentando a eficiência operacional.

6. Aumento da produtividade

Colaboradores que viajam com suporte adequado conseguem focar no que realmente importa: fechar negócios, participar de treinamentos e representar a empresa.

Outros impactos positivos das viagens corporativas no crescimento empresarial

Além dos benefícios diretos que fortalecem relacionamentos e melhoram a comunicação, as viagens corporativas também impulsionam o crescimento da empresa em diferentes frentes estratégicas. Existem ainda outros efeitos que muitas vezes podem não ser percebidos imediatamente, mas contribuem para a solidez e a expansão dos negócios.

1. Facilitação de parcerias estratégicas

A confiança necessária para estabelecer parcerias estratégicas é construída por meio de encontros presenciais. Reuniões bem-sucedidas durante viagens corporativas ajudam a solidificar parcerias, franquias e colaborações internacionais, criando novas frentes de negócio e ampliando o alcance da empresa.

2. Redução de custos operacionais

Um bom planejamento de viagens corporativas permite acelerar a tomada de decisões, facilitando negociações, encurtando ciclos de venda e diminuindo custos operacionais da empresa.

3. Melhoria da imagem corporativa

Uma gestão eficiente das viagens corporativas reforça a imagem de profissionalismo e organização da empresa. Estar presente em eventos estratégicos demonstra o compromisso com a inovação e o crescimento.

4. Aumento de receita

Ao permitir que gestores e equipes comerciais estejam fisicamente presentes em negociações estratégicas, feiras internacionais e reuniões com potenciais clientes, as chances de fechamento de contratos aumentam significativamente.

Leia também: Como usar dados de viagens para influenciar decisões estratégicas no board.

A VOLL como parceira estratégica para o crescimento da sua empresa

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e entende que, para impulsionar o crescimento da sua empresa, é preciso mais do que apenas organizar deslocamentos. 

Com uma plataforma integrada e fácil de usar, transformamos a gestão de viagens da sua empresa em um diferencial competitivo, otimizando processos, reduzindo custos e garantindo total conformidade com as políticas internas e regulamentações fiscais.

Confira algumas das funcionalidades exclusivas da VOLL que podem impulsionar o seu negócio:

• Planejamento estratégico de viagens: Cada deslocamento é pensado para maximizar resultados e cuidamos de todas as etapas de ponta a ponta.

• Otimização de custos em todos os tipos de deslocamento: Negociações exclusivas com fornecedores e garantia de tarifas mais competitivas, seja para um simples aluguel de carro, até uma longa hospedagem.

• Monitoramento em tempo real: Através da plataforma da VOLL, é possível acompanhar os gastos de cada viagem e garantir a conformidade com as políticas da empresa.

• Relatórios inteligentes: Dados completos para análise de performance e identificação de oportunidades.

• Suporte 24/7 para colaboradores: Garantia de segurança e apoio em qualquer situação, independentemente do horário e local onde o colaborador estiver.

Além de diversas funcionalidades operacionais, o time de consultores especializados da VOLL atua de forma proativa para identificar oportunidades de economia, negociar tarifas exclusivas com fornecedores globais e assegurar que cada viagem seja um investimento estratégico para o negócio.

Por isso, se você quer transformar a gestão de viagens da sua empresa em um pilar estratégico de crescimento, fale com um dos especialistas da VOLL! Entre em contato conosco agora mesmo e descubra as condições especiais que preparamos para você.