Falta de previsibilidade no volume de viagens corporativas: como proteger o orçamento

Para o gestor de viagens, o crescimento da área vem acompanhado de um desafio recorrente: a falta de previsibilidade do volume mensal de viagens. 

Em muitos casos, o orçamento anual até existe, mas a distribuição das viagens ao longo dos meses é irregular, difícil de antecipar e, frequentemente, só se torna clara quando as solicitações já chegam para aprovação.

Quando o gestor não consegue antecipar a demanda mensal, acaba operando de forma reativa. O dia a dia passa a ser marcado por “apagar incêndios”: lidar com estouros de orçamento de última hora, enfrentar a pressão da diretoria por cortes emergenciais e ver a experiência do viajante se deteriorar devido a reservas feitas às pressas.

O resultado é uma gestão reativa, compras com pouca antecedência, necessidade de cortes emergenciais, dificuldade de explicar variações para a liderança e a sensação constante de que o orçamento não fecha. Mais do que viajar mais ou menos, o problema central está na ausência de qualquer previsibilidade mínima.

Neste artigo, vamos mostrar que essa previsibilidade mínima é possível, mesmo em cenários dinâmicos, e como você pode construir um modelo de gestão capaz de antecipar tendências, em vez de apenas reagir a elas.

Por que o volume de viagens corporativas oscila sem aviso prévio

A oscilação do volume de viagens raramente é fruto de má gestão. Na maioria das empresas, ela é consequência direta de mudanças estruturais na forma de trabalhar e de decidir.

Antes de solucionar o problema, precisamos entender suas possíveis causas:

• Dinâmica dos negócios: vendas que avançam mais rápido do que o previsto, projetos que ganham prioridade, implantações aceleradas ou demandas inesperadas de clientes geram viagens que não estavam no radar semanas antes.

• Descentralização das decisões: muitas áreas demandam viagens, mas nem sempre compartilham informações com antecedência suficiente com a gestão. Quando o gestor só toma conhecimento no momento da solicitação, a previsibilidade já se perdeu.

• Processos fragmentados: solicitações feitas por diferentes canais, fora da política ou sem padronização dificultam a construção de histórico confiável. Sem dados estruturados, qualquer tentativa de previsão vira suposição.

• Sazonalidade: alguns meses concentram projetos, eventos, auditorias ou fechamentos comerciais. Quando esses padrões não são mapeados, a sensação é de imprevisibilidade constante, mesmo quando há repetições claras ao longo do ano.

Leia mais: Como dividir custos de viagens que atendem múltiplos projetos?

Os impactos da imprevisibilidade no orçamento de viagens

Trabalhar sem um forecast mínimo gera impactos financeiros e operacionais que vão muito além do valor da passagem. Quando o gestor não consegue antecipar picos de demanda, as compras tendem a ser feitas com pouca antecedência, elevando o custo médio de passagens e hospedagens.

Além disso, o orçamento passa a ser consumido de forma desigual. Meses com alta concentração de viagens pressionam o caixa e geram a necessidade de contingenciamentos em outros períodos. Isso dificulta o planejamento financeiro e cria atritos com áreas como financeiro e controladoria.

Outro impacto relevante é a perda de poder de negociação: sem clareza sobre volumes recorrentes, torna-se mais difícil negociar acordos corporativos, justificar investimentos em melhorias de processo ou mesmo dimensionar corretamente a capacidade de atendimento.

Do ponto de vista da governança, a imprevisibilidade aumenta o número de exceções à política, decisões emergenciais e ajustes de última hora. Tudo isso consome tempo do gestor e afeta a experiência do viajante, que passa a sentir os efeitos de uma gestão sempre no limite.

Viagens não surgem do nada: como ler os sinais?

Apesar da sensação de surpresa, raramente as viagens corporativas surgem "do nada". Na prática, quase sempre existem sinais antecipados dentro da própria empresa, e o desafio está em identificá-los e transformá-los em informação útil.

Sinais antecipados na área comercial

A área de vendas é uma das maiores geradoras de viagens corporativas. A evolução do pipeline comercial costuma ser um indicador claro de demanda futura. Fechamentos previstos, renovações de contratos, negociações estratégicas e expansão para novas regiões geralmente antecedem viagens presenciais.

Quando o gestor de viagens acompanha, ainda que de forma macro, os movimentos do time comercial, consegue antecipar tendências, como aumento de visitas a clientes ou roadshows em determinadas regiões.

Leia mais: Do pipeline ao assento: como otimizar a previsão de viagens utilizando seu CRM

Sinais antecipados em projetos e tecnologia

Projetos e iniciativas de tecnologia também geram padrões previsíveis de viagens. Kickoffs, fases de implantação, treinamentos presenciais e entregas finais costumam concentrar deslocamentos em períodos específicos.

A criação de squads temporários ou a entrada em novos projetos é um forte indicativo de aumento no volume de viagens, mesmo que os detalhes ainda não estejam totalmente definidos.

Sinais antecipados em operações e RH

Operações e recursos humanos também emitem sinais importantes. Abertura de novas unidades, auditorias, visitas técnicas, programas de integração e treinamentos corporativos costumam ser planejados com meses de antecedência.

Mapear calendários corporativos, ciclos de auditoria e programas internos ajuda a antecipar demandas que, à primeira vista, parecem imprevisíveis.

Como transformar sinais dispersos em previsibilidade mínima

Você não precisa de 100% de precisão para alcançar uma gestão eficiente. O ponto central é a previsibilidade mínima: compreender as faixas de flutuação e os padrões de comportamento da empresa.

Isso envolve transformar sinais qualitativos em tendências quantitativas. Mesmo sem datas ou valores fechados, é possível identificar padrões recorrentes, faixas de volume e períodos críticos ao longo do ano.

Nesse processo, a centralização de solicitações, histórico e dados é fundamental. Com informações consolidadas, o gestor deixa de depender apenas da memória ou da urgência das áreas e passa a tomar decisões baseadas em evidências.

A previsibilidade mínima não elimina a flexibilidade, mas reduz o impacto das surpresas. Ela permite uma atuação mais proativa, com ajustes de orçamento, política e capacidade antes que os problemas se tornem urgentes.

Criando uma previsão prática por clusters

Uma das formas mais eficazes de organizar o orçamento é abandonar a visão individual e adotar os clusters de viagens.

O que são clusters?

Clusters são agrupamentos de viagens com características semelhantes. Em vez de olhar para quem viaja, o foco está no motivo da viagem, na frequência e no comportamento de custo:

• Cluster comercial: visitas a clientes, alta frequência, ticket médio moderado.

• Cluster operacional: implantações, estadias longas, planejamento com média antecedência.

• Cluster executivo: reuniões de diretoria, alta urgência, ticket médio elevado.

• Cluster Eventos/RH: treinamentos, grandes grupos, alta previsibilidade de datas.

A definição dos clusters começa pela análise do histórico de viagens. Ao observar dados consolidados, é possível identificar quais tipos de deslocamento se repetem ao longo do tempo.

Classificar viagens por área solicitante, objetivo, recorrência e custo médio ajuda a criar grupos simples e acionáveis. O mais importante é manter a estrutura clara, evitando excessos que dificultem a análise.

Leia mais: Influência e relacionamento com diferentes áreas da empresa: protegendo seu programa de viagens

Estimando volume e custo médio por cluster

• Analise o histórico: identifique quais áreas e motivos geram mais volume.

• Defina médias: estabeleça o custo médio e a antecedência ideal para cada cluster.

• Construa cenários: trabalhe com três níveis: base (o que é recorrente), conservador (crescimento moderado) e expansivo (novos projetos e expansão).

O objetivo não é cravar números exatos, mas sim trabalhar com cenários. Essa previsão deve ser revisada periodicamente, acompanhando mudanças no negócio e novos sinais internos.

A política de viagens também pode ser ajustada de forma estratégica, criando regras mais adequadas para diferentes tipos de deslocamento. Isso reduz exceções e melhora a adesão.

Além disso, a empresa consegue planejar melhor sua capacidade operacional, desde fluxos de aprovação até atendimento ao viajante, evitando gargalos em períodos críticos.

Como medir a evolução da sua previsibilidade?

A maturidade da gestão passa pela medição contínua. Alguns indicadores ajudam a avaliar se a previsibilidade está evoluindo ao longo do tempo:

• Variação mensal (budget x realizado): quão próximo o gasto final ficou do previsto?

• Antecedência média de compra: se a previsibilidade aumenta, a antecedência também deve aumentar.

• Taxa de exceções: menos urgências significam menos pedidos fora da política.

• Aderência ao forecast: o percentual de acerto sobre o volume de viagens estimado.

Dashboards claros e relatórios acessíveis permitem que o gestor transforme esses dados em aprendizado, refinando continuamente sua estratégia.

O papel da tecnologia na previsibilidade: deixe as planilhas para trás

É impossível alcançar previsibilidade real apoiando-se em planilhas manuais e processos descentralizados. 

A tecnologia exerce um papel central na construção da previsibilidade: centralizar solicitações, aprovações, reservas, pagamentos e despesas em uma única plataforma garante dados consistentes e visibilidade em tempo real. Isso permite identificar padrões, acompanhar tendências e agir com mais rapidez e segurança.

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, integra toda a jornada de viagens e se posiciona como a solução ideal para esse processo.

A plataforma oferece visibilidade em tempo real sobre o volume de viagens e os gastos, além de relatórios completos por área, período e tipo de viagem, facilitando o acompanhamento de indicadores e a construção da previsibilidade com base em histórico.

A VOLL também permite a personalização de políticas por grupos e perfis de colaboradores, garantindo uma gestão alinhada às necessidades de cada empresa. Já o exclusivo Farol de Compliance fortalece a governança ao sinalizar, no momento da reserva, solicitações fora das regras estabelecidas.

Com atendimento consultivo e profundo conhecimento das dinâmicas do mercado, a VOLL ajuda empresas a transformar dados dispersos em decisões estratégicas, saindo do modo reativo e construindo previsibilidade de forma contínua e sustentável.

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