Playbook de relacionamento com stakeholders para um programa de viagens de sucesso

A gestão de viagens corporativas é um universo complexo e envolve uma série de processos, políticas, custos e, acima de tudo, pessoas. 

O gestor de viagens, muitas vezes, precisa orquestrar atividades e relacionamentos com diferentes áreas da empresa, cada uma com seus próprios objetivos e desafios. 

Nesse caminho, o sucesso, e até mesmo a continuidade, de um programa de viagens pode ser comprometido.

As dificuldades são conhecidas: falta de adesão à política, disputas por orçamento, atritos com a área de TI por conta de integrações e a sensação de que o trabalho, por mais bem-feito que seja, não é valorizado. 

A verdade é que, sem o alinhamento e o apoio das áreas-chave da empresa, o programa de viagens pode perder força e relevância.

Mas e se, em vez de enfrentar esses desafios sozinho, você pudesse transformá-los em oportunidades? E se pudesse mapear seus aliados, entender suas necessidades e construir uma proposta de valor irresistível para cada um? Este guia foi feito para você, gestor de viagens, alcançar todos esses objetivos.

Siga a leitura e descubra como fortalecer e expandir o seu programa de viagens corporativas internamente, conquistando parceiros estratégicos dentro da empresa.

Principais stakeholders e dificuldades relacionadas

Seus principais stakeholders, ou partes interessadas, são as áreas que, direta ou indiretamente, são impactadas pelo programa de viagens. Vamos entender quem são e quais as suas maiores dores:

Compras

Essa é a área que busca, acima de tudo, eficiência e redução de custos. As dores incluem a dificuldade em negociar com múltiplos fornecedores, a falta de visibilidade sobre os gastos e a necessidade de comprovar o retorno sobre o investimento (ROI) de cada contrato.

Recursos Humanos

Para o RH, o foco principal é o bem-estar e a experiência do colaborador. Suas dores estão relacionadas à dificuldade em garantir que as políticas de viagens estejam alinhadas com a cultura da empresa, à gestão da satisfação dos viajantes e à necessidade de garantir segurança e suporte em caso de emergências.

Financeiro

Essa área é a guardiã dos números. As dores do Financeiro/Fiscal incluem a complexidade na conciliação de despesas, a dificuldade em obter notas fiscais e relatórios completos para a devida prestação de contas, o risco de não conformidade fiscal e a falta de previsibilidade orçamentária.

Leia mais: Transparência de custos: como incluir o T&E no processo orçamentário corporativo

Tecnologia da Informação (TI)

A área de TI é responsável por garantir que as ferramentas e sistemas funcionem perfeitamente. Suas dores mais comuns são: a necessidade de integrações complexas com outros sistemas da empresa (ERP, folha de pagamento), a preocupação com a segurança da informação em plataformas de terceiros e a dificuldade em manter a estabilidade e o bom funcionamento das soluções tecnológicas.

Entender essas dores é o primeiro passo para construir um diálogo produtivo. Em vez de apresentar apenas os benefícios do seu programa, você poderá mostrar como ele resolve problemas específicos de cada área.

Mitos e verdades: desvendando as objeções mais comuns

Quando você apresenta um novo programa ou proposta, como a implementação de uma solução como a VOLL, é natural que surjam objeções. 

O segredo não é evitá-las, mas sim antecipá-las e estar preparado para respondê-las com argumentos e dados concretos. 

Algumas das objeções mais comuns que você pode ouvir são:

“Isso vai aumentar nossos custos.” (Compras)

Muitas vezes, a percepção de que a automação e a gestão profissional de viagens aumentam os custos é um mito. O gestor precisa mostrar que a redução de custos não está apenas na negociação de tarifas, mas também na otimização de processos, na prevenção de fraudes e no aumento da produtividade.

“Não queremos mais uma ferramenta que os funcionários não vão usar.” (RH/TI)

A preocupação com a adesão é real. A resposta aqui está em demonstrar o valor da ferramenta para o próprio viajante: facilidade de uso, acesso a informações importantes, suporte 24/7 e a garantia de uma viagem mais segura e tranquila. A experiência do usuário é essencial.

“Isso vai complicar a nossa prestação de contas.” (Financeiro)

Essa é uma grande objeção. A sua resposta deve ser focada em como a solução simplifica, e não complica o processo. Mostre como a automação de relatórios, a centralização de notas fiscais e a visibilidade em tempo real do orçamento tornam a vida da área financeira mais fácil.

“Não temos equipe para fazer a integração disso.” (TI)

A equipe de TI, muitas vezes, já está sobrecarregada. Sua resposta deve enfatizar que a solução escolhida é fácil de integrar, segura e que seu parceiro (como a VOLL, por exemplo) oferece um time de especialistas para auxiliar em todo o processo, minimizando o esforço interno da área.

Leia mais: API da VOLL: integração completa com ERPs e data governance

Ao antecipar essas objeções e ter os argumentos na ponta da língua, você transforma um momento de confronto em uma oportunidade de educar e mostrar o valor do seu trabalho.

Proposta de valor específica: como comunicar os benefícios para cada área?

Depois de mapear as dores e desvendar as objeções, é hora de construir sua proposta de valor. Ela precisa ser customizada para cada stakeholder, falando a língua de cada um e mostrando como o seu programa de viagens resolve os problemas específicos daquela área.

Vamos utilizar a implementação da VOLL como exemplo. Veja abaixo como comunicar os benefícios dessa novidade:

Para Compras: foco em eficiência e economia

• Visibilidade: apresente relatórios que demonstrem os gastos de forma clara, por centro de custo, fornecedor e tipo de despesa.

• Poder de negociação: mostre como a centralização dos dados de viagem aumenta seu poder de negociação com companhias aéreas e redes hoteleiras.

• Otimização de processos: demonstre como a automação do processo de reserva e aprovação economiza tempo e recursos, permitindo que a área de Compras se concentre em atividades mais estratégicas.

Para RH: foco em experiência e bem-estar

• Segurança e suporte: garanta ao RH que os viajantes terão suporte 24/7 em caso de imprevistos, e que a empresa terá visibilidade da localização dos seus colaboradores em situações de emergência.

• Política clara: mostre como o programa de viagens ajuda a comunicar e aplicar a política de forma transparente, e destaque que a VOLL aplica as políticas de maneira automática, sem burocracia.

• Satisfação do colaborador: demonstre como a VOLL melhora a experiência do usuário, tornando o processo de reserva mais rápido e agradável, impactando positivamente a satisfação geral.

Para Financeiro: foco em compliance e controle

• Conciliação automática: apresente a capacidade da VOLL de conciliar automaticamente as despesas de viagem, eliminando a necessidade de trabalho manual e reduzindo a chance de erros.

• Relatórios e notas fiscais: demonstre como o sistema unifica as faturas e centraliza notas fiscais e relatórios, garantindo que a empresa esteja em total conformidade com as leis fiscais.

• Previsibilidade orçamentária: mostre como a visibilidade em tempo real dos gastos com viagens ajuda a prever o orçamento e controlar os custos de forma mais eficaz.

Para TI: foco em integração e segurança

• Integração simples: apresente a facilidade de integração da VOLL com os sistemas existentes da empresa, como ERPs e folha de pagamento, usando APIs abertas e bem documentadas.

• Segurança da informação: mostre que a VOLL segue os mais rigorosos padrões de segurança, protegendo os dados da empresa e dos colaboradores.

• Suporte técnico: demonstre que a solução oferece suporte especializado para a equipe de TI, facilitando a implementação e a manutenção do sistema.

Ao customizar sua mensagem para cada área, você se posiciona como um gestor que entende os problemas e a realidade de cada área, e apresenta respostas eficientes e estratégicas.

Métricas-chave para cada área

Além de conhecer as objeções e apresentar os benefícios certos para superá-las, é essencial também apresentar métricas relevantes para cada área. Essa é uma forma concreta de mostrar o valor do seu trabalho. 

Confira abaixo alguns exemplos de KPIs, organizados por departamento:

Para a área de Compras:

• Taxa de economia: mostre a economia gerada em passagens e hospedagens em comparação com as tarifas de mercado.

• Adesão à política: apresente a porcentagem de viagens que seguem as diretrizes definidas pela empresa.

• ROI do programa: calcule o retorno sobre o investimento, comparando o custo do programa com os benefícios obtidos (economia, produtividade, entre outros).

Leia mais: Indicadores de compras: quais são e como usá-los na gestão de viagens corporativas

Para o RH:

• Índice de satisfação: apresente dados de pesquisas de satisfação e feedback dos colaboradores sobre suas experiências de viagem.

• Tempo de resolução de problemas: demonstre a eficiência do suporte em lidar com imprevistos.

• Incidentes de segurança: mostre como o programa de viagens contribui para a segurança dos colaboradores, com dados sobre ocorrências e tempo de resposta.

Para o Financeiro:

• Tempo de conciliação de despesas: mostre a redução no tempo gasto com a conciliação e aprovação de despesas.

• Taxa de conformidade fiscal: apresente a porcentagem de viagens com notas fiscais corretas e em conformidade com a legislação.

• Orçamento x gastos reais: demonstre o alinhamento entre o orçamento planejado e os valores efetivamente gastos.

Para a área de TI:

• Tempo de implementação: destaque a agilidade na implementação da plataforma, evidenciando a eficiência da equipe e do parceiro tecnológico.

• Integração: apresente o sucesso na integração com os sistemas existentes da empresa (ERP, folha de pagamento), com dados sobre o tempo e a complexidade envolvidos.

• Estabilidade e uptime: mostre a estabilidade da plataforma por meio de métricas de uptime (tempo de atividade) e baixa incidência de problemas técnicos.

Estabelecendo processos, SLAs e reuniões

Um programa de viagens corporativas não é um projeto com início e fim: ele exige manutenção, alinhamento e comunicação constantes.

Para garantir que todos os stakeholders estejam na mesma página, é fundamental estabelecer Acordos de Nível de Serviço (SLAs) e um ritmo de reuniões bem definido.

SLAs são acordos formais que definem as responsabilidades de cada área em relação ao programa de viagens. Estabelecê-los de forma clara ajuda a evitar situações de “terceirização de responsabilidades” e garante que cada um saiba exatamente qual é seu papel e obrigações.

Para isso, defina com clareza:

• Quem aprova as solicitações de viagem?

• Qual é a antecedência mínima e máxima para essas solicitações?

• Qual é o prazo para a aprovação de uma viagem?

• Quem é responsável pela conciliação de notas fiscais e faturamento?

• Quem deve ser acionado em caso de problemas técnicos?

Além dos SLAs, é importante manter um ritmo de reuniões recorrente com cada stakeholder. A frequência pode variar, mas o objetivo é sempre o mesmo: manter a comunicação aberta, proativa e transparente.

• Com Financeiro e Compras: sugerimos reuniões mensais, com foco em métricas de custo, economia gerada, performance dos fornecedores e alinhamento orçamentário.

• Com o RH: recomendamos encontros trimestrais para discutir a experiência dos viajantes, feedback dos colaboradores, segurança e possíveis ajustes na política de viagens.

• Com a TI: reuniões semestrais (ou conforme a necessidade) são suficientes para tratar de integrações, atualizações do sistema e questões de segurança. A frequência pode ser menor, mas o canal de comunicação deve permanecer sempre aberto.

Manter uma comunicação constante, baseada em dados e orientada por objetivos, demonstra profissionalismo, fortalece sua posição como gestor e aumenta a relevância estratégica do seu programa de viagens.

Escolhendo a melhor solução para o seu programa de viagens

O gestor de viagens de sucesso sabe que um bom programa é sustentado por parceiros estratégicos — e eles vão além das equipes internas. Contar com uma solução de gestão como a VOLL é essencial nesse processo.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, muito além de uma plataforma, entrega um ecossistema completo, desenvolvido para otimizar, simplificar e dar sustentabilidade ao seu programa de viagens.

Ao contar com a VOLL, sua empresa conquista:

• Poder de negociação e acesso a tarifas exclusivas;

• Gestão centralizada de fornecedores;

• Relatórios detalhados, que permitem decisões baseadas em dados e comprovam a economia gerada;

• Soluções completas de duty of care e rastreamento de viajantes;

• Faturas unificadas e gestão completa de despesas;

• Aplicação automática da política de viagens, garantindo conformidade e eliminando solicitações fora do orçamento.

Com APIs abertas que facilitam a integração com os sistemas existentes da sua empresa, o time de especialistas da VOLL oferece todo o suporte necessário para que a implementação ocorra de forma suave e sem atritos para a equipe de TI.

Além disso, viajantes e gestores contam com atendimento consultivo 24 horas por dia, 7 dias por semana, garantindo uma experiência tranquila e eficiente.

Nosso objetivo é trabalhar ao seu lado para construir um programa de viagens corporativas sólido, eficiente e de sucesso.

Vamos juntos? Solicite agora uma demonstração e conheça todos os diferenciais da VOLL!