Como destravar aprovações na gestão de viagens corporativas?

A aprovação de viagens corporativas é uma das etapas que mais consome tempo no dia a dia do gestor, principalmente em empresas com alto volume de viagens. 

Mesmo que esses deslocamentos sejam fundamentais para fechar negócios, é comum que pedidos fiquem parados na fila e, enquanto isso, as tarifas aumentam, as reservas expiram e os prazos ficam mais apertados.

Muitas empresas tentam driblar esses atrasos com lembretes informais, mensagens paralelas ou pedidos de ajuda ao gestor, que acaba assumindo o papel de “cobrador” de aprovações. Além de desgastar o relacionamento entre áreas, esse processo aumenta o retrabalho e tira tempo de atividades estratégicas.

Mas, afinal, o que pode causar tantas travas? E o que é possível fazer para facilitar esse fluxo de aprovações e garantir um programa de viagens mais eficiente? Descubra neste artigo da VOLL.

Por que tantos pedidos travam na aprovação

O perfil dos aprovadores ajuda a explicar boa parte dos atrasos. Muitas vezes, a solicitação não avança porque o aprovador simplesmente não viu o pedido, está viajando, não tem todas as informações necessárias ou precisa validar o orçamento com outras áreas antes de seguir. 

Em equipes comerciais, técnicas ou de diretoria, a rotina corrida faz com que a aprovação de viagens não seja tratada no mesmo ritmo em que as solicitações chegam, e isso se reflete diretamente no acúmulo da fila.

Além desse cenário, algumas situações comuns reforçam o travamento dos pedidos:

• Sobrecarga de tarefas: Aprovadores passam longos períodos em reuniões, visitas a clientes, obras ou campo, o que reduz o tempo disponível para acompanhar a fila de pedidos.

• Volume elevado de viagens: Empresas com equipes grandes geram solicitações simultâneas, superando a capacidade de revisão do aprovador.

• Falta de informações no pedido: Quando dados essenciais estão ausentes, como centro de custo, motivo da viagem, agenda prevista, entre outros), o aprovador tende a adiar a decisão.

• Ausência de substitutos: Durante férias ou deslocamentos prolongados, a fila fica parada se não houver fluxo de delegação configurado.

• Casos que dependem de alinhamento interno: Viagens fora da política ou que envolvem exceções exigem validação adicional, o que prolonga o tempo de aprovação.

• Baixa visibilidade sobre urgência: Sem alertas claros, o aprovador não percebe quando uma tarifa pode expirar ou quando o viajante depende da aprovação para seguir para a próxima etapa.

Esse conjunto de fatores cria um volume de pedidos que só avança quando alguém cobra manualmente, uma função que, idealmente, deveria ser automatizada pela agência para evitar retrabalho e liberar o gestor para tarefas estratégicas.

Como estruturar lembretes automáticos para destravar aprovações

Uma das formas mais eficientes de reduzir pedidos parados é criar uma rotina de lembretes que funcione sem intervenção manual. O objetivo não é pressionar o aprovador, mas garantir que a solicitação seja vista no momento certo, com as informações essenciais para a tomada de decisão. 

Para construir um fluxo realmente eficiente, alguns elementos fazem diferença:

• Aviso inicial com todas as informações relevantes: O primeiro lembrete deve apresentar um resumo objetivo de dados como datas, destino, valor, motivo e centro de custo, pois isso evita que o aprovador deixe o pedido para depois por falta de contexto.

• Lembretes em janelas estratégicas: A automação pode reenviar avisos em horários de maior chance de leitura, evitando sobrecarga e garantindo constância.

• Alertas baseados em risco: Quando há chance de aumento de tarifa, expiração de reserva ou necessidade de emissão no mesmo dia, o sistema deve destacar essa urgência.

• Lembretes progressivos e não invasivos: O objetivo é manter o pedido visível, mas sem gerar incômodo. Frequência e tom precisam ser equilibrados.

• Cancelamento automático do lembrete após ação: Assim que o aprovador toma uma decisão, todo o fluxo é interrompido, evitando mensagens desnecessárias.

Esse modelo automatizado torna o processo mais transparente, o aprovador ganha clareza e o gestor ganha tempo e reduz o risco de perda de tarifa.

Como definir regras de escalonamento para aprovações paradas

Mesmo com lembretes automáticos, alguns pedidos podem continuar travados, especialmente quando envolvem perfis muito ocupados, viagens de última hora ou centros de custo com alto volume de solicitações. Para evitar que a fila fique dependente de um único decisor, o programa de viagens precisa prever regras de escalonamento.

Para garantir a continuidade do fluxo, o gestor pode estabelecer as seguintes regras:

• Delegação automática durante férias e viagens: Quando o aprovador está indisponível, a decisão é direcionada ao substituto designado, sem depender de intervenção manual.

• Escalonamento por tempo parado: Após determinado período sem ação, o pedido sobe para o gestor da área ou para uma instância superior, evitando perda de tarifa.

• Escalonamento por tipo de viagem: Viagens operacionais, comerciais ou críticas para o negócio podem ter prazos diferentes para avanço.

• Escalonamento por orçamento: Solicitações acima de determinado valor podem seguir para outra camada de aprovação após a primeira análise.

• Avisos simultâneos para decisões urgentes: Em casos sensíveis, o aprovador e seu substituto podem ser notificados ao mesmo tempo, reduzindo gargalos.

Com essas regras, o gestor deixa de acompanhar a fila manualmente e passa a contar com um fluxo que avança sozinho. Isso reduz risco operacional, melhora previsibilidade e diminui a dependência de pessoas específicas no processo.

Leia também: Como manter o programa de viagens durante férias e ausências.

Qual o papel da agência de viagens corporativas no fluxo de aprovações

Acompanhar pedidos parados, lembrar aprovadores, reenviar informações e garantir que as viagens avancem no prazo correto são o tipo de tarefa operacional que uma agência pode assumir para destravar solicitações sem que o gestor precise intermediar cada etapa.

Com processos integrados e visibilidade completa de toda a jornada, a agência consegue acompanhar a fila de aprovações e agir antes que o atraso gere aumento de tarifa, perda de disponibilidade ou impacto no deslocamento do colaborador.

Entre as atividades que podem ser monitoradas e tratadas diretamente pela agência estão:

• Pedidos parados além do prazo configurado: A agência identifica a estagnação e aciona o aprovador no momento certo.

• Ausência de substituto cadastrado: Quando o aprovador está indisponível, a agência sinaliza a necessidade de delegação para manter a fila em movimento.

• Exceções pendentes de validação: Solicitações fora da política são acompanhadas para evitar acúmulo ou perda de prazos.

• Tarifas prestes a expirar: Quando há risco financeiro, a agência reforça o pedido e alerta sobre a urgência.

• Falhas de informação no pedido: Caso falte algum dado essencial, a agência orienta o viajante ou o gestor da área para complementar o pedido rapidamente.

• Pedidos recorrentes de áreas críticas: Perfis com alto volume de solicitações podem ter acompanhamento dedicado para evitar gargalos.

Uma agência de viagens corporativas com boa maturidade ajuda o gestor a ganhar previsibilidade para que ele deixe de atuar como ponto central de cobrança, garantindo que o fluxo avance de forma natural e que o programa de viagens funcione com mais fluidez e menos retrabalho.

Por que a VOLL é a parceira ideal para destravar aprovações na gestão de viagens

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e opera com um ecossistema integrado que reduz retrabalho, melhora a comunicação e acelera processos, especialmente os que dependem da aprovação de vários níveis hierárquicos. Para empresas com alto volume de viagens, a capacidade de automatizar follow ups, identificar gargalos e destravar pedidos sem envolver o gestor faz diferença direta no desempenho do programa.

Com tecnologia própria e atendimento especializado, a VOLL monitora a fila em tempo real, aciona aprovadores conforme regras configuradas e evita que a viagem pare por falta de acompanhamento manual. Isso permite que o gestor concentre energia em decisões estratégicas enquanto a plataforma cuida do fluxo operacional.

Entre as funcionalidades que apoiam esse processo estão:

• Follow up automático de aprovações, com lembretes estruturados e adaptados ao SLA de cada empresa.

• Escalonamento configurável, permitindo que pedidos subam para gestores ou diretoria quando o prazo definido é ultrapassado.

• Visibilidade completa da fila de solicitações, com filtros por área, centro de custo e tempo parado.

• Regras personalizadas por tipo de viagem, ajustando prazos e camadas conforme o perfil da operação.

• Alertas de risco financeiro, como tarifas prestes a vencer ou necessidade de emissão imediata.

• Histórico detalhado de ações, facilitando auditorias e reduzindo discussões internas sobre responsabilidade.

• Atendimento 24/7, que acompanha viagens críticas e evita impacto em deslocamentos urgentes.

Com essa estrutura, a VOLL elimina o desgaste da cobrança manual, acelera a tomada de decisão e ajuda empresas a manter o programa de viagens fluindo, mesmo em momentos de alta demanda.

Um exemplo de como esse modelo funciona na prática é o case da Vitru, maior rede de educação digital do país, que, depois de adotar a VOLL, acelerou seu ciclo de aprovações  e hoje tem 99% dos pedidos aprovados em menos de 24 horas. A empresa também ampliou a antecedência de compra e reduziu custos operacionais, e a melhora no processo também refletiu na experiência dos viajantes, elevando o NPS de 67 para 80 em um ano.

Para conhecer melhor as funcionalidades e entender como acelerar seu processo de aprovação, entre em contato com a VOLL.