Aprovação de viagens sem gargalos: fluxos automáticos durante férias e ausências

Você já se viu em uma situação em que uma viagem importante foi atrasada porque o aprovador estava ausente e ninguém sabia como agir? 

Feriados prolongados, recessos de fim de ano ou até mesmo uma viagem de última hora podem transformar o que deveria ser um processo ágil em um verdadeiro gargalo, gerando atrasos, frustração e até prejuízos financeiros.

Esse é um problema comum, mas totalmente evitável. O segredo para garantir a fluidez no processo de aprovação de viagens, especialmente em períodos de ausência, está em antecipar possíveis obstáculos e automatizar as soluções. 

Neste artigo, vamos mostrar como construir fluxos de aprovação que funcionem mesmo quando os responsáveis estão de folga. Siga a leitura!

Desafios da aprovação de viagens durante a ausência do responsável

Imagine que um colaborador precise viajar para fechar um negócio importante, e a compra da passagem e da hospedagem seja urgente para garantir bons preços. Ele faz a solicitação, mas o gestor, que é o único aprovador, está de férias e sem acesso ao e-mail.

A solicitação fica parada por dias e, nesse período, o preço da passagem aumenta e a disponibilidade de hospedagem se esgota. No fim, a viagem é cancelada ou remarcada, gerando custo extra e a provável perda da oportunidade de negócio.

Esse cenário, infelizmente, é mais comum do que se imagina. Os desafios da gestão de viagens corporativas se intensificam em períodos de ausência quando não existem fluxos integrados e automatizados, impactando diretamente a eficiência e os custos da empresa.

As principais dificuldades nesse contexto são:

• Perda de oportunidades: a demora na aprovação pode resultar na perda de tarifas mais baixas, elevando os custos da viagem. Em situações mais críticas, a empresa pode até perder negócios importantes.

• Falta de governança: sem um plano de contingência, os colaboradores podem tentar contornar a política de viagens fazendo reservas fora do sistema para não perder prazos. Isso abre brechas para fraudes e dificulta a gestão de despesas.

• Aumento de custos: a falta de agilidade na aprovação leva à compra de passagens e hospedagens de última hora, que costumam ser mais caras.

• Frustração do colaborador: ter uma solicitação de viagem parada por falta de aprovação gera estresse e insatisfação no time. Um processo burocrático e ineficiente prejudica a experiência do colaborador e sua percepção sobre a empresa.

• Dificuldade de rastreamento: sem um fluxo automatizado, fica difícil identificar onde a solicitação está parada, quem é o responsável e o que precisa ser feito para desbloqueá-la.

Leia mais: Farol de compliance: decisões assertivas e instantâneas para os aprovadores de viagens

Plano de ação: como melhorar os fluxos de aprovação durante ausências?

A solução para esses desafios está em construir um sistema proativo que antecipe e neutralize problemas. O primeiro passo é mapear os períodos críticos e estabelecer um plano de ação.

Esse processo envolve identificar quais colaboradores e gestores de viagens costumam se ausentar em determinadas datas e quais áreas são mais impactadas. Com essa visão clara, é possível desenhar um fluxo de aprovação mais eficaz.

Quer aplicar na prática? Siga o passo a passo abaixo:

1. Mapeamento de períodos críticos e backups por área

Crie uma matriz de ausências listando os gestores e aprovadores de cada área, seus períodos de férias planejados e feriados prolongados. Integre essas informações ao calendário corporativo.

Para cada aprovador primário, defina um ou mais aprovadores alternativos (backups) que tenham autoridade e conhecimento para tomar decisões. Certifique-se de que o backup compreenda plenamente as responsabilidades e os critérios de aprovação.

Em seguida, comunique a todos os envolvidos a importância de seguir o fluxo definido e de utilizar os aprovadores alternativos designados. A transparência é fundamental para o sucesso.

2. Regras e critérios

Configure o sistema de gestão de viagens para delegar automaticamente as aprovações ao backup quando o aprovador primário estiver ausente. Isso pode ser feito com base no calendário de férias ou em datas específicas.

Depois, estabeleça critérios claros para aprovação. Nem todas as solicitações exigem o mesmo nível de atenção, por isso crie regras baseadas em aspectos como:

• Valor: viagens abaixo de um determinado valor podem ser aprovadas pelo gestor direto, enquanto valores mais altos requerem aprovação adicional da diretoria.

• Rota e destino: viagens para destinos de alto risco ou internacionais podem demandar mais aprovações que viagens domésticas.

• Antecedência: solicitações feitas com pouca antecedência podem ser automaticamente escalonadas para um aprovador sênior, garantindo agilidade.

3. Escalonamento por SLA

Defina um tempo máximo (SLA) para aprovação de solicitações, como 24 ou 48 horas úteis, e configure alertas correspondentes. Caso o prazo seja ultrapassado, o sistema deve enviar um aviso ao aprovador e, em seguida, escalonar para o backup designado. Isso garante que nenhuma solicitação permaneça parada por muito tempo.

O colaborador que fez a solicitação também deve ser informado sobre o status do processo. Envie notificações automáticas indicando que a aprovação foi encaminhada ao backup ou que o prazo está prestes a expirar. Essa comunicação reduz a ansiedade e mantém o requisitante atualizado.

4. Automação extra

Para viagens que sigam padrões pré-definidos, como recorrência ou valor abaixo de um limite estipulado, o sistema pode aprovar automaticamente, sem intervenção humana. Isso libera tempo dos gestores para focar em solicitações mais complexas.

Além disso, tecnologias de análise preditiva podem ser aplicadas. A inteligência artificial, por exemplo, pode analisar o histórico de preços e alertar sobre possíveis aumentos caso a aprovação demore, incentivando a tomada de decisão rápida.

Como medir a efetividade das ações? Veja os principais KPIs

Um plano de ação só é eficaz se puder ser medido e otimizado continuamente. O uso de KPIs é essencial para garantir que o fluxo de aprovação esteja realmente funcionando. Confira abaixo algumas métricas que você pode acompanhar:

• Tempo médio de aprovação: mede quanto tempo, em média, uma solicitação de viagem leva para ser aprovada desde o pedido até a aprovação final. O acompanhamento desse KPI permite identificar gargalos e avaliar a eficácia das regras de delegação.

• Taxa de aprovações expiradas/canceladas: indica quantas solicitações não foram aprovadas dentro do prazo e precisaram ser canceladas ou refeitas. Uma taxa elevada sinaliza que o processo deve ser revisado.

• Tempo de aprovação por aprovador: mostra o tempo médio de aprovação de cada gestor. Essa métrica ajuda a identificar quais aprovadores precisam de mais suporte ou treinamento.

• Custo médio por viagem aprovada fora do prazo: calcula o custo extra gerado por viagens aprovadas com atraso. Esse dado evidencia o impacto financeiro da ineficiência e fortalece o argumento para investir em automação.

• Nível de satisfação do colaborador: avalia, por meio de pesquisas, como os colaboradores percebem o processo de aprovação. Um fluxo ágil e transparente contribui para uma melhor experiência do usuário.

Ao monitorar esses KPIs, você terá dados concretos para justificar mudanças, otimizar fluxos e demonstrar o valor estratégico da gestão de viagens para a alta liderança.

VOLL como parceira estratégica: automação e inteligência

Com a VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, sua empresa pode reduzir custos, otimizar tempo e automatizar processos, garantindo um processo de solicitação e aprovação totalmente integrado.

É possível configurar fluxos de aprovação 100% automatizados, com regras de delegação baseadas em ausências, valores, rotas e quaisquer outros critérios definidos pela sua política de viagens. A plataforma delega as aprovações automaticamente, sem necessidade de intervenção manual.

O sistema também envia alertas automáticos para aprovadores e solicitantes, garantindo que nenhuma aprovação seja esquecida e que todos os envolvidos estejam cientes do status da solicitação.

Outro diferencial importante é a política embutida: as regras da sua empresa são inseridas no sistema, assegurando que cada solicitação de viagem esteja em conformidade e reduzindo as chances de desvios ou fraudes.

Ao final do processo, você acompanha KPIs, identifica gargalos, analisa custos e obtém uma visão completa da eficiência do seu fluxo de aprovações por meio de dashboards e relatórios detalhados.

Quer garantir que a governança seja mantida mesmo em períodos de ausência, que os custos sejam controlados e que seus colaboradores tenham uma experiência de viagem impecável? Solicite agora uma demonstração da VOLL e descubra todas as possibilidades da solução!