Análise preditiva: antecipando tendências de gastos em viagens corporativas

As viagens corporativas representam um investimento estratégico fundamental para empresas que buscam expansão, inovação e fortalecimento de relacionamentos.

Por trás de cada viagem, existe um objetivo diferente, como prospectar novos clientes, fechar acordos importantes, participar de treinamentos ou desenvolver o networking da empresa.

Independentemente de qual seja o propósito, o sucesso desses deslocamentos depende, em grande parte, de uma gestão de viagens eficiente e bem planejada. Nesse contexto, o travel manager, responsável pela administração das viagens, sabe que a imprevisibilidade é um dos maiores desafios do processo. 

Flutuações de preços, mudanças de última hora e a dificuldade em prever gastos futuros podem desequilibrar o orçamento e comprometer a eficiência.

Mas e se houvesse uma maneira de “enxergar o futuro” das suas despesas com viagens? A resposta está em uma ferramenta em ascensão: a análise preditiva. Saiba mais sobre o assunto no conteúdo a seguir!

Os riscos da falta de previsibilidade em viagens corporativas

Já imaginou a dificuldade de pilotar um avião sem saber a altitude, a velocidade ou o destino? Ou dirigir à noite com os faróis apagados? Você até pode seguir em frente, mas estará exposto a riscos constantes, sem saber o que está por vir.

Essa é a realidade de gestores de viagens que tomam decisões sem dados, sem previsões e sem visibilidade sobre os gastos futuros ou as tendências do mercado.

A falta de previsibilidade na gestão do turismo corporativo pode levar a uma série de impactos negativos:

Falta de controle orçamentário

Sem dados históricos e sem projeções futuras, a empresa fica de mãos atadas diante das flutuações do mercado.

Além disso, não saber quanto será gasto em determinado período impede a alocação eficiente de recursos. E, sem uma estimativa precisa dos gastos futuros, o orçamento de viagens corporativas pode ser ultrapassado.

Ineficiência de processos

A impossibilidade de prever picos de demanda ou épocas de maior custo impede a otimização dos processos.

Se a empresa não consegue planejar a compra antecipada de passagens em períodos de alta procura, por exemplo, pode perder a oportunidade de economizar.

Dificuldade em aplicar a política de viagens

Sem o controle e a visibilidade necessários em relação aos próximos passos, garantir que os colaboradores estão seguindo a política de viagens, bem como ajustá-la de acordo com as necessidades, torna-se muito mais difícil. Isso pode levar a gastos excessivos e não conformes.

Tecnologia a favor da gestão: análise preditiva com IA na VOLL

Diante dos desafios da imprevisibilidade, a tecnologia evoluiu e, hoje, é capaz de oferecer soluções robustas.

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, atua com inteligência artificial de ponta para oferecer modelos preditivos que antecipam tendências, projetam custos e otimizam a performance do seu programa de viagens.

Com tecnologia exclusiva, a plataforma da VOLL é capaz de processar e interpretar um grande volume de dados históricos em tempo real, como rotas mais frequentes, épocas de maior demanda, gastos por tipo de serviço (passagens aéreas, hospedagem, mobilidade), fornecedores mais utilizados, custos médios por trecho e até mesmo o perfil de gastos por viajante ou departamento.

Por meio de algoritmos complexos de aprendizado de máquina, o sistema identifica padrões e tendências que seriam impossíveis de observar manualmente.

Confira como a VOLL utiliza inteligência artificial para transformar dados em previsões, a favor da sua gestão de viagens:

Previsão de demanda

A IA cruza informações externas, como flutuações de preços de passagens e diárias de hotéis, variações de demanda por destinos, eventos importantes, feriados e até mesmo tendências econômicas globais que possam influenciar os custos. Com isso, a plataforma é capaz de ajustar preços de forma dinâmica.

Identificação de oportunidades de economia

A análise preditiva não apenas aponta onde você gastará, mas onde pode economizar. A IA identifica padrões de gastos excessivos em rotas específicas, sugere alternativas mais econômicas ou indica períodos de baixa demanda com tarifas mais atrativas.

Personalização da experiência

Com análises rápidas e inteligentes sobre o histórico de viagens da sua empresa, o sistema oferece ofertas e opções personalizadas com base nas tendências de consumo de cada viajante, garantindo uma experiência customizada — sempre dentro da política interna.

Otimização de políticas

Ao analisar os dados de gastos e comportamentos de maneira preditiva, a IA pode sugerir ajustes na política de viagens para torná-la mais eficiente, equilibrando custos e satisfação do viajante antes que problemas de inconformidade ocorram.

Gestão de riscos

Em vez de atuar apenas na minimização de impactos negativos, as análises preditivas da VOLL alertam sobre potenciais riscos de forma antecipada, permitindo uma abordagem preventiva. Entre esses riscos estão aumento de custos, questões de segurança, crises econômicas ou políticas.

Leia mais: Como adaptar a gestão de viagens corporativas diante de crises e incertezas

Alocação de recursos

A IA pode, por exemplo, projetar um aumento de viagens para determinado destino em um período específico com base em histórico interno e tendências externas. Com essa informação em mãos, o gestor garante que há orçamento suficiente e pode negociar condições antecipadas com fornecedores.

Elaboração de orçamento

Com base em dados históricos e projeções de IA sobre tendências de preços de passagens, diárias de hotéis, volume de viagens por rota e período, e até mesmo o perfil de gastos por departamento, a VOLL apoia na construção de um orçamento preciso. 

Inteligência + tecnologia: benefícios da VOLL para o orçamento e controladoria

A adoção da análise preditiva por meio das soluções da VOLL é o ponto de virada na gestão de viagens corporativas, aplicando tecnologia de ponta a favor do programa de viagens.

Com a capacidade de antecipar tendências e projetar cenários, o gestor assume o controle e impulsiona a melhoria contínua, conquistando uma infinidade de vantagens:

• Previsão de custos: com as projeções detalhadas da VOLL, o gestor pode criar orçamentos realistas e assertivos, além de identificar potenciais desvios orçamentários antes que eles aconteçam. Isso permite que a empresa aloque recursos financeiros com maior confiança, buscando alternativas mais econômicas ou ajustando as diretrizes da política de viagens de acordo com a necessidade.

• Insights acionáveis: as projeções da VOLL fornecem insights valiosos que permitem ao gestor não apenas entender o que aconteceu no passado, mas prever o que acontecerá no futuro, embasando decisões com dados concretos.

• Justificativa de investimentos: com dados preditivos em mãos, o gestor pode solicitar mais investimentos em novas tecnologias, políticas de viagens ou programas de bem-estar para viajantes, demonstrando justificativas e o retorno sobre o investimento de maneira robusta.

• Negociações estratégicas: com a projeção de volume de viagens e gastos futuros, a empresa ganha poder de negociação com companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos. É possível fechar acordos mais vantajosos e garantir tarifas corporativas a longo prazo.

• Redução de fraudes: a maior visibilidade e o controle minucioso proporcionados pela análise preditiva dificultam a ocorrência de fraudes e ajudam a identificar rapidamente qualquer uso indevido de recursos, protegendo as finanças da empresa.

• Otimização do fluxo de caixa: ao prever saídas de caixa com antecedência e precisão, a controladoria pode gerenciar o fluxo de caixa de forma mais eficiente, garantindo que haja liquidez para as operações sem comprometer outros investimentos.

Dê o próximo passo rumo a uma gestão inteligente

A gestão de viagens corporativas exige mais do que apenas reagir às demandas do dia a dia: exige visão, proatividade e a capacidade de antecipar o futuro.

Nesse contexto, a VOLL se destaca como a parceira ideal, entregando não apenas números, mas a inteligência necessária para que seu orçamento seja consistente e sua controladoria tenha a visibilidade e o controle necessários para proteger a saúde financeira da empresa.

Criada a partir do conceito end-to-end, a plataforma da VOLL oferece diversos recursos para a gestão de viagens, mobilidade e despesas, centralizando toda a jornada em um só lugar e facilitando a rotina de viajantes e gestores. 

E, indo além da tecnologia de ponta, clientes VOLL contam com um atendimento consultivo 24/7, que não apenas resolve dúvidas e imprevistos, mas também apoia na análise de dados, construção de políticas e muito mais.

Pronto para construir um programa de viagens robusto e maduro, com base sólida para enfrentar os desafios do setor? 

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