Catálogo padrão de viagens: como criar pacotes pré-aprovados para agilizar fluxos internos

Se você é um gestor de viagens corporativas, sabe bem que a rotina é uma grande busca por equilíbrio. De um lado, a pressão por redução de custos e conformidade com a política da empresa. Do outro, a necessidade de garantir a autonomia e a melhor experiência possível para cada viajante. É um ciclo contínuo de aprovações, exceções, dúvidas e, muitas vezes, retrabalho.

Imagine a situação: um colaborador solicita uma passagem de última hora para uma reunião importante. Você precisa analisar a rota, a data, a classe, as opções de hotel e as despesas relacionadas — tudo isso enquanto lida com dezenas de outros pedidos, além de solicitações de reembolso.

Cada decisão exige tempo e análise para garantir que esteja alinhada à política. Isso resulta em lentidão e, frequentemente, frustração.

Mas e se a maior parte dessas decisões já estivesse pré-aprovada? E se existisse um “cardápio” de viagens, com pacotes definidos para as rotas mais frequentes, que o colaborador pudesse escolher e agendar sem a necessidade de uma longa cadeia de aprovação?

É exatamente essa a proposta de um catálogo padrão de viagens corporativas. Mais do que uma lista de destinos, esse conceito transforma o que antes era um processo manual e burocrático em algo ágil, previsível e eficiente.

Neste conteúdo, vamos mostrar como implementar um catálogo padrão e usar a tecnologia a seu favor nesse processo. Confira!

O que é um catálogo padrão de viagens corporativas?

O catálogo padrão de viagens corporativas é uma estratégia proativa que simplifica a aprovação de viagens ao criar “pacotes” pré-definidos.

Esses pacotes reúnem todas as informações necessárias para uma viagem, desde a rota e a passagem aérea até a hospedagem e o transporte terrestre.

O diferencial é que cada pacote já está previamente aprovado, desde que o viajante se enquadre nos critérios estabelecidos.

Essa abordagem economiza tempo: em vez de aprovar viagem por viagem, você passa a gerenciar os pacotes, ajustando os parâmetros para otimizar custos e garantir a satisfação dos colaboradores.

Vantagens do catálogo padrão

• Redução de exceções: ao oferecer opções claras e alinhadas à política, o número de solicitações de exceção diminui significativamente.

• Decisões mais rápidas: o viajante tem autonomia para escolher dentro de um menu pré-aprovado, acelerando todo o processo de reserva.

• Previsibilidade de custos: com pacotes definidos, a empresa sabe de antemão o custo médio de cada rota, facilitando o planejamento orçamentário.

• Experiência do viajante: menos burocracia significa mais agilidade e satisfação para quem viaja a trabalho, que passa a ter mais controle sobre suas escolhas dentro dos limites estabelecidos.

• Foco estratégico: o gestor de viagens deixa de ser apenas um aprovador e pode dedicar seu tempo a otimizar o programa de viagens e identificar oportunidades de melhoria.

Como definir as rotas e perfis prioritários para o catálogo?

A chave para um catálogo padrão bem-sucedido é começar pelo que realmente importa. Não tente criar pacotes para todas as rotas do mundo de uma só vez: a melhor estratégia é focar nas rotas de maior volume e nos perfis de viajantes mais frequentes.

• Rotas mais recorrentes: quais são as cidades mais visitadas pela sua equipe? São Paulo–Rio, Belo Horizonte–Brasília, Porto Alegre–Curitiba? A recorrência dessas rotas é o ponto de partida ideal para criar pacotes.

• Centros de custo com mais volume de viagens: quais áreas da empresa mais viajam? Equipe de vendas, de projetos, diretoria? Compreender isso permite criar pacotes específicos para as necessidades de cada time.

• Tipos de viagens mais comuns: as viagens são curtas e de bate e volta? São de longa duração, com pernoite? A maioria é para eventos específicos ou para visitar clientes? Analisar o objetivo das viagens ajuda a estruturar os pacotes com as opções certas.

Essa análise dos dados históricos da empresa garante que você está criando um catálogo que atende à maior parte da demanda de forma eficiente, enquanto as rotas menos frequentes podem continuar no fluxo tradicional de aprovação.

Mas, além das rotas, é importante definir personas de viajantes. Uma persona é um perfil de viajante com características e necessidades específicas. Por exemplo:

• Vendedor: viaja frequentemente para reuniões com clientes, precisa de flexibilidade de horários e opções de transporte rápido.

• Diretor: viaja com menos frequência, mas para destinos importantes. Necessita de conforto, opções de acomodação de alto padrão e horários convenientes.

• Técnico de campo: viaja para locais remotos e precisa de aluguel de carro ou transporte terrestre específico.

Ao definir essas personas, você pode criar pacotes que atendam a cada perfil, garantindo que as opções de voo, hotel e transporte sejam as mais adequadas para a sua função e nível hierárquico.

Como estruturar o seu catálogo padrão? Veja os parâmetros essenciais para incluir

Com as rotas e personas em mente, é hora de montar os pacotes. A estrutura de um pacote de viagem pré-aprovado deve ser detalhada e abrangente, incluindo todos os elementos da jornada do viajante. Confira o passo a passo:

1. Janela de compra

Defina a antecedência mínima e máxima para a reserva. Exemplo: “Passagem aérea para a rota São Paulo–Rio deve ser comprada com no mínimo 14 dias de antecedência para garantir a tarifa corporativa.” Essa regra incentiva o planejamento e evita custos de última hora.

2. Opções de aéreo

Especifique as regras para a escolha da passagem, incluindo:

• Companhias aéreas: liste as companhias parceiras ou aquelas com as quais a empresa tem acordos de tarifas.

• Classe de serviço: determine qual classe (econômica, executiva) é permitida para cada persona ou tipo de viagem.

• Horários de voo: defina faixas de horários permitidas, como "voos devem ser realizados em horários comerciais (das 8h às 20h), a menos que haja aprovação de exceção".

Essas definições ajudam a controlar custos e garantir o bem-estar dos colaboradores.

3. Acomodação

Crie uma lista de hotéis parceiros ou pré-aprovados para cada destino. A seleção deve considerar critérios como:

• Custo-benefício

• Localização estratégica

• Histórico de feedbacks

• Programas de fidelidade

Você pode especificar opções dentro de cada pacote como “Hotel A, Hotel B ou um hotel com tarifa similar a R$ 350.” Isso dá autonomia ao viajante, sem comprometer a política.

4. Transporte terrestre

Defina as opções de transporte, como táxi corporativo, aluguel de carro ou aplicativos de transporte para os trechos do aeroporto ao hotel e do hotel ao local de compromisso. Lembre-se de estabelecer limites de uso e regras para reembolso, que podem variar de acordo com a distância, por exemplo. 

Leia mais: Táxi ou carro de aplicativo: qual é a melhor opção de transporte corporativo?

Modelo de pacote padrão de viagem corporativa

Para tornar as informações mais claras, veja um modelo fictício de pacote padrão que pode fazer parte do seu catálogo:

Como definir limites por centro de custo e regras de exceção?

Um catálogo padrão não é um sistema rígido, mas sim um conjunto de diretrizes flexíveis. É fundamental que ele seja adaptado às necessidades de cada departamento e aos limites orçamentários de cada centro de custo.

As regras de um pacote para a equipe de vendas, por exemplo, podem ser diferentes das regras para a equipe de TI. A equipe de vendas pode ter uma política de hospedagem mais flexível, enquanto a equipe de TI pode ter limites de despesas diárias diferentes.

Se possível, configure esses parâmetros diretamente na sua plataforma de gestão de viagens, garantindo que o catálogo disponível para cada colaborador esteja alinhado com o orçamento e as necessidades do seu centro de custo.

E lembre-se: mesmo com um catálogo pré-aprovado, as exceções sempre vão existir. Um voo de última hora, um evento em um local sem hotéis parceiros, uma necessidade específica do cliente... o catálogo ajuda a reduzir essas ocorrências, mas não as elimina.

O segredo está em ter um fluxo de exceção claro e automatizado. Quando o colaborador solicita algo fora do pacote, a própria plataforma de gestão pode notificar o gestor ou o aprovador da área, que analisará a solicitação e poderá aprová-la ou negá-la de forma ágil, com justificativas claras.

Atualização constante: mantendo a relevância do catálogo

O mundo das viagens corporativas muda rápido: tarifas de voos, novos hotéis, sazonalidade, eventos inesperados. Por isso, um catálogo padrão precisa ser um sistema vivo, com uma rotina de atualização contínua.

Defina claramente quem será o responsável pela atualização do catálogo e com qual frequência as revisões devem ocorrer. O ideal é que elas sejam realizadas mensalmente ou trimestralmente, com base nos dados mais recentes.

As atualizações podem incluir:

• Inclusão de novos hotéis parceiros em rotas de alto volume.

• Ajuste de limites de despesa, considerando inflação ou flutuações do mercado.

• Inclusão de novas rotas que passaram a ter alta frequência.

• Exclusão de opções que não oferecem mais tarifas competitivas ou que apresentaram queda na qualidade.

A colaboração entre o gestor de viagens, o financeiro e os líderes de área é fundamental para garantir que o catálogo continue relevante e alinhado aos objetivos da empresa.

Como medir a eficácia do catálogo padrão? Veja os principais KPIs

O gestor de viagens precisa acompanhar alguns indicadores-chave para demonstrar o valor da iniciativa e justificar ajustes quando necessário. Os principais são:

• Índice de adoção: qual a porcentagem de viagens que foram reservadas usando o catálogo padrão? Uma alta taxa de adoção indica que a ferramenta é útil e está simplificando o processo.

• Redução de exceções: compare o número de solicitações de exceção antes e depois da implementação. Uma queda nesse número mostra que o catálogo está alinhando as expectativas dos viajantes com a política da empresa.

• Tempo de aprovação: monitore o tempo médio de aprovação de uma viagem. Com o catálogo, esse tempo deve ser praticamente instantâneo, já que a aprovação é prévia.

• Economia: compare os custos médios das viagens incluídas no catálogo com as rotas que ainda seguem o fluxo tradicional. Por usar tarifas negociadas e condições padronizadas, o catálogo deve gerar economia real.

• Satisfação do viajante: colete feedback dos colaboradores sobre a experiência de usar o catálogo. Uma ferramenta fácil de usar, que oferece autonomia e reduz burocracias, tende a melhorar o clima interno e o engajamento.

Como otimizar solicitações e aprovações de viagem?

A implementação de um catálogo padrão de viagens pode parecer complexa, mas a tecnologia certa simplifica todo o processo. Uma solução de gestão de viagens moderna e robusta, como a VOLL, é a melhor escolha para transformar essa estratégia em realidade.

A VOLL integra gestão de viagens, mobilidade e despesas corporativas em um ecossistema completo, que utiliza tecnologia própria, automação e inteligência artificial para agilizar processos e garantir a melhor experiência.

Com a VOLL, você pode:

• Configurar políticas de viagem personalizadas e aplicá-las de maneira automática em solicitações.

• Personalizar fluxos de aprovação e regras por centro de custo, cargo, rota ou outros parâmetros.

• Indicar em tempo real se uma solicitação está dentro ou fora da política, evitando desvios.

• Ativar notificações para agilizar aprovações manuais ou automatizar aceites que estejam dentro do pacote pré-aprovado.

• Realizar reembolsos automáticos e eliminar rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos.

• Integrar meios de pagamento, reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos em um sistema de prestação de contas em tempo real.

• Ter acesso a painéis de indicadores, relatórios e dashboards para acompanhar KPIs e otimizar o programa de viagens de forma contínua.

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