Viagens corporativas mais eficientes: da mesa do colaborador ao cliente com menos pernoites

Em viagens corporativas, cada hora conta. Por isso, além de liberar o colaborador mais rapidamente para outras demandas, reduzir pernoites desnecessárias pode significar uma grande economia para as empresas. 

Mas essa eficiência não se alcança apenas escolhendo a passagem mais barata ou cortando custos de forma isolada. O segredo está em planejar todo o percurso, desde a saída do posto de trabalho até a chegada ao cliente e o retorno, considerando conexões, deslocamentos terrestres e até o volume de bagagem. 

A estratégia de evitar noites adicionais fora de casa aumenta a produtividade e garante que a política de viagens seja cumprida sem comprometer a experiência do viajante. Mas, afinal, será que é simples colocar isso em prática? Continue a leitura e saiba como tornar suas viagens mais eficientes!

Revise o trajeto porta a porta antes de confirmar a viagem

Para reduzir pernoites e otimizar as viagens corporativas, é preciso enxergar o percurso como uma sequência de etapas, e não apenas o voo. 

Um mapeamento detalhado pode seguir esta lógica:

1. Origem até o transporte inicial: Por exemplo, saída do escritório ou da casa do colaborador até o aeroporto ou estação. Avalie o tempo gasto com trânsito, a disponibilidade de transporte por aplicativo, transfer corporativo ou veículo próprio.

2. Chegada ao terminal: Inclua o tempo necessário para check-in, despacho de bagagem e inspeção de segurança.

3. Trecho aéreo: Considere a duração do voo, possíveis conexões e tempo de espera entre elas.

4. Desembarque e saída: Calcule o tempo para recolher a bagagem, deslocar-se até o transporte terrestre e sair do aeroporto.

5. Último trecho até o cliente ou evento: Inclua deslocamentos urbanos, considerando horários de pico e disponibilidade de transporte.

6. Retorno: Faça o mesmo cálculo no sentido inverso, verificando se o horário de término do compromisso permite embarcar de volta no mesmo dia.

Ao documentar cada etapa, o gestor de viagens identifica pontos críticos — como conexões longas ou deslocamentos urbanos demorados — e pode reorganizar o itinerário para ganhar tempo e evitar diárias extras.

Veja mais em: Revisão de rotas e destinos: como otimizar custos sem prejudicar a experiência do viajante.

Escolha aeroportos e horários que eliminem pernoites

A escolha do aeroporto e do horário do voo pode definir se a viagem será resolvida no mesmo dia ou se exigirá uma diária extra. Um bom exemplo é a ponte aérea Rio–São Paulo: optar por um aeroporto mais próximo do cliente pode reduzir horas de trânsito (que, diga-se de passagem, é bem intenso em terras cariocas) e permitir o retorno no mesmo dia.

Para aplicar essa estratégia, o gestor deve:

• Comparar aeroportos na cidade de destino e calcular o tempo total até o cliente.

• Buscar voos no início da manhã para compromissos matinais ou no fim da tarde para reuniões à tarde, garantindo tempo hábil para o retorno.

• Avaliar se conexões podem ser substituídas por voos diretos, mesmo com custo ligeiramente maior, desde que o ganho de tempo evite uma hospedagem mais cara.

Essa análise, quando integrada à política de viagens, ajuda a equilibrar custo e produtividade, mantendo o colaborador menos tempo fora e reduzindo despesas de hospedagem e alimentação.

Nome errado na passagem aérea? Saiba o que fazer.

Defina regras para o last-mile

O último trecho da viagem corporativa — do aeroporto, rodoviária ou estação até o destino final — pode ser um dos mais imprevisíveis e caros se não houver padronização. Esse “last-mile” deve ter regras claras na política de viagens para evitar decisões de última hora que aumentem o custo ou atrasem o colaborador.

Algumas boas práticas incluem:

• Determinar modais preferenciais, como táxi ou transporte por aplicativo, carro alugado ou traslado contratado.

• Integrar esses serviços ao sistema de gestão de despesas corporativas para facilitar controle e reembolso.

• Orientar sobre horários de pico e alternativas mais rápidas em cada cidade.

Padronizar o last-mile reduz riscos de atrasos, facilita o acompanhamento de gastos e contribui para manter a viagem dentro do tempo e orçamento planejados.

Escolha a bagagem certa para evitar atrasos

Pode até não parecer tão óbvio, mas quem viaja com frequência sabe que o tipo de bagagem influencia diretamente a agilidade de uma viagem corporativa. Em deslocamentos curtos, levar apenas uma mala de mão evita filas no check-in e tempo de espera na esteira, reduzindo o risco de perder conexões.

Para definir o que levar, considere:

• Viagens de bate-volta: Priorize uma mochila ou mala de bordo, mantendo itens essenciais organizados para fácil acesso.

• Viagens com pernoite: Opte por malas compactas e leves, que facilitem deslocamentos urbanos.

• Itens restritos: Garanta que o colaborador saiba o que pode levar na cabine para evitar atrasos em inspeções de segurança.

Além de agilizar o percurso, escolher a bagagem adequada contribui para manter a viagem dentro do cronograma planejado, evitando pernoites desnecessárias.

Leia também: Limite de peso de bagagem na viagem a trabalho: regras para voos nacionais e internacionais.

Crie um checklist por cidade, cliente ou evento

Montar checklists é uma ótima forma de evitar esquecimentos, reduzir imprevistos e ajudar a manter a viagem corporativa dentro do tempo previsto.

O ideal é personalizar o conteúdo da lista conforme o contexto da viagem. Por isso, considere criar os seguintes checklists:

• Checklist por cidade: Inclua informações sobre opções de transporte local, distâncias entre aeroportos e principais regiões, horários de maior trânsito, clima no período da viagem e contatos de emergência.

• Checklist por cliente: Registre endereço exato, pessoa de contato, protocolos de segurança ou dress code, materiais que precisam ser levados (amostras, contratos, apresentações) e tempo estimado de permanência no local.

• Checklist por evento: Detalhe a programação, horários de credenciamento, regras para entrada, itens obrigatórios (como crachá ou uniforme) e orientações sobre logística interna do local (estandes, salas, setores).

Monitore métricas para medir a eficiência das viagens

Mensurar resultados é uma prática fundamental para elevar a maturidade da gestão de viagens como um todo, além de ser uma ótima forma de identificar oportunidades de economia e validar ajustes na política de viagens. Isso porque, ao acompanhar dados de forma consistente, o gestor comprova onde houveram reduções de custo e ganhos de produtividade.

Algumas métricas que valem ser monitoradas nesse contexto são:

• Horas totais de deslocamento: Da saída até o retorno, considerando todos os trechos.

• Pernoites evitados: Quantas hospedagens foram eliminadas com ajustes no planejamento.

• Custo por visita: Soma de passagens, hospedagem, alimentação e transporte terrestre dividida pelo número de compromissos atendidos.

• Tempo médio no destino: Para avaliar se a permanência está adequada aos objetivos da viagem.

• Taxa de cumprimento da política de viagens: Percentual de reservas e despesas que seguiram as diretrizes internas.

• Custo por hora produtiva: Valor investido na viagem dividido pelo número de horas efetivas de trabalho no destino.

• Índice de atrasos: Frequência com que voos ou deslocamentos impactaram a agenda planejada.

• Satisfação do viajante: Feedback sobre logística, tempo de deslocamento e carga de trabalho, que influencia diretamente o desempenho.

Com esses indicadores, é possível comparar resultados entre períodos e justificar mudanças de rota, horário ou modal para tornar as viagens corporativas mais eficientes.

Como a VOLL aumenta a eficiência do seu programa de viagens corporativas

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e já ajudou grandes empresas a transformarem suas viagens corporativas em operações mais rápidas, econômicas e alinhadas às políticas internas. 

Utilizando uma IA própria, a VOLL proporciona aos gestores total visibilidade sobre os custos das viagens, inclusive sobre aqueles que tradicionalmente escapam ao radar ou que não estavam previstos no orçamento.

Alguns exemplos de funcionalidades da plataforma que contribuem para reduzir pernoites e otimizar deslocamentos são:

• Busca inteligente de rotas: Compara automaticamente opções de voo, transporte terrestre e hospedagem, priorizando combinações que minimizem tempo fora do escritório.

• Integração do last-mile: Conecta o transporte final diretamente na reserva, evitando atrasos e custos extras de deslocamento.

• Comparativo de aeroportos: Identifica a melhor relação entre custo, tempo e proximidade do destino, essencial para cidades com mais de uma opção.

• Controle em tempo real: Dashboards e relatórios que permitem acompanhar horas de deslocamento, pernoites evitados e custo por visita.

• Automação da política de viagens: Bloqueia reservas que não estejam em conformidade com as regras internas, evitando gastos desnecessários.

A VOLL é parceira de grandes empresas do Brasil e da América Latina e já obteve os seguintes resultados ao aplicar essas funcionalidades:

• Redução de até 25% nas despesas com hospedagem em viagens domésticas com ajustes de rota e horário.

• Aumento de 30% nas viagens de bate-volta, eliminando diárias sem reduzir o número de reuniões presenciais.

• Ganho médio de 8 horas produtivas por colaborador ao mês, com redução do tempo total em deslocamentos.

Então, se você também quer garantir que cada deslocamento entregue o máximo de retorno no menor tempo possível, entre em contato com nossos consultores de viagem e conheça as condições especiais para aumentar a eficiência do seu programa de viagens corporativas.