Despacho de bagagem: guia para viajantes corporativos

Em um cenário corporativo cada vez mais dinâmico, onde as viagens a trabalho são parte da rotina de muitos executivos, a eficiência e o planejamento são essenciais. Sim: uma viagem corporativa bem-sucedida começa muito antes do embarque.

Para que o gestor de viagens garanta o sucesso do deslocamento, cada detalhe importa. Ele deve antecipar as necessidades do viajante, conhecer as políticas internas da empresa e estar a par das regulamentações das companhias aéreas.

Nesse contexto, uma informação que pode passar despercebida, mas impactar totalmente a experiência do viajante, são as regras relacionadas ao despacho de bagagem.

Imagine um cenário em que um colaborador irá voar de avião pela primeira vez. Ao chegar ao aeroporto, descobre que sua bagagem está acima do peso permitido. O resultado? Estresse, atraso no embarque e, provavelmente, custos adicionais para a empresa.

Um planejamento eficaz e uma comunicação eficiente com o colaborador evitariam essa situação, proporcionando tranquilidade e mais produtividade no deslocamento.

Então, se você quer fugir desse tipo de imprevisto, siga a leitura e saiba tudo sobre as regras de despacho de bagagem!

Bagagem de mão x bagagem despachada: principais diferenças

A bagagem de mão é aquela que o passageiro leva consigo dentro da aeronave. 

De modo geral, a bagagem deve pesar até 10 kg e ter dimensões máximas de 55 cm de altura, 35 cm de largura e 25 cm de profundidade, somando 115 cm, incluindo rodas e alças.

Assim, é possível acomodá-la nos compartimentos superiores ou sob o assento à frente do passageiro:

Os principais itens que você deve considerar ao organizar sua mala de mão são:

• Documentos importantes;

• Equipamentos eletrônicos, como notebook, carregadores, power banks etc.;

• Medicamentos e, se necessário, a receita médica;

• Itens de valor;

• Artigos de higiene pessoal em pequena quantidade (até 100 ml).

Já a bagagem despachada segue para o compartimento de carga da aeronave. Ela é entregue no balcão de check-in da companhia aérea e retirada na esteira de bagagens no destino.

O que geralmente precisa ser despachado são:

• Roupas e sapatos em maior volume;

• Líquidos, géis e aerossóis em embalagens maiores;

• Ferramentas e objetos cortantes ou perfurantes que não são permitidos na cabine.

As companhias aéreas estabelecem limites rígidos para peso e dimensões, e exceder esses limites pode gerar custos adicionais. Por isso, atente-se às regras da empresa.

Vamos falar sobre esse assunto no próximo tópico!

Regras e limites para tamanho e peso de bagagem despachada

As regulamentações para o despacho de bagagens no Brasil são estabelecidas pela Agência Nacional de Aviação Civil (ANAC), mas algumas regras e valores para peso excedente podem variar de acordo com a companhia aérea.

Para voos nacionais, os limites de peso e tamanho de malas despachadas são:

• As dimensões máximas são 80 cm de altura, 50 cm de comprimento e 28 cm de largura;

• Cada mala pode pesar até 23 kg.

Desde 2017, as companhias aéreas têm autonomia para definir suas próprias franquias de bagagem. Algumas tarifas e classes incluem o despacho já no valor da passagem. Caso a tarifa adquirida seja mais básica, será necessário pagar um valor extra para despachar.

Confira as regras de cada companhia nos sites da GOL, LATAM e Azul.

Em voos internacionais, é possível observar uma variação maior, pois não existe um único órgão regulamentador, como a ANAC. 

A quantidade e o peso máximo de malas despachadas costumam variar conforme a classe, podendo haver uma, duas ou até três malas incluídas no bilhete. O peso máximo costuma variar de 23 kg até 32 kg, também dependendo da tarifa.

Essas são informações gerais, e o gestor de viagens deve estar sempre atualizado sobre essas regras para evitar surpresas desagradáveis e garantir a conformidade.

Dicas e boas práticas para evitar contratempos no despacho de bagagem

Mesmo com um bom planejamento, imprevistos podem acontecer. No entanto, a maioria deles pode ser evitada com algumas dicas simples e práticas, garantindo uma experiência segura e tranquila ao viajante. Confira:

Conheça os itens restritos e proibidos

A ANAC e as companhias aéreas possuem uma lista de itens restritos ou proibidos na bagagem, tanto de mão quanto despachada, por questões de segurança.

Cigarros eletrônicos e power banks, por exemplo, só podem ser transportados na bagagem de mão. Já materiais explosivos, inflamáveis ou corrosivos são proibidos. 

Armas de fogo são permitidas apenas com autorização prévia e em condições específicas, geralmente na bagagem despachada, desmuniciadas e em embalagem especial.

Identifique sua bagagem

Sempre identifique a bagagem com etiquetas contendo nome completo, telefone e e-mail. Isso é essencial para facilitar o contato caso a mala seja extraviada.

Além da etiqueta com seus dados, use fitas coloridas, adesivos ou capas de mala para torná-la única. Isso ajuda a identificá-la rapidamente na esteira e minimiza a chance de outra pessoa pegá-la por engano.

Invista em segurança

Utilize lacres, cadeados e outros recursos para proteger seus pertences. Se estiver transportando itens frágeis, envolva-os em roupas macias ou plástico bolha.

Outro investimento interessante são os localizadores ou tags de bagagem, que permitem rastrear a localização do objeto via GPS ou Bluetooth.

Faça um checklist

Crie um checklist detalhado com todos os itens que devem ser levados. Isso garante que nada essencial seja esquecido e ajuda a manter o controle sobre o peso. O gestor pode, inclusive, criar um modelo de lista para auxiliar os viajantes da sua empresa.

Deixe o essencial na mala de mão

Conforme já mencionado, itens de valor, eletrônicos e medicamentos devem estar na mala de mão. Além disso, é recomendável levar ao menos uma muda de roupa, para o caso de extravio da bagagem despachada.

Chegue cedo ao aeroporto

Chegar ao aeroporto com antecedência é uma das melhores estratégias para evitar estresse, especialmente se houver bagagem a despachar.

Calcule o tempo necessário para o despacho, o check-in (se necessário) e para resolver possíveis imprevistos, como excesso de peso ou alguma irregularidade. 

Considere também que as filas do raio-X podem ser longas, especialmente em horários de pico.

Saiba como agir em imprevistos

O gestor de viagens corporativas deve orientar seus colaboradores sobre os procedimentos em caso de extravio, atraso ou dano à bagagem. Paralelamente, é importante que o próprio viajante conheça seus direitos.

Se a bagagem for perdida, o passageiro deve se dirigir imediatamente ao balcão da companhia aérea ou ao setor de achados e perdidos e preencher o Registro de Irregularidade de Bagagem (RIB). É essencial ter em mãos o comprovante de despacho.

A companhia aérea tem prazos para localizar e entregar a bagagem. Geralmente, o limite é de até 7 dias para voos domésticos e 21 dias para voos internacionais.

Se a mala for danificada, o passageiro também deve registrar a ocorrência preenchendo o RIB no balcão da companhia aérea antes de deixar o aeroporto. De acordo com a Resolução 400/16 da ANAC, a empresa deve reparar os danos, substituir a bagagem ou pagar uma indenização. O prazo para resposta é de até 7 dias.

Informação é poder! Mantenha-se atualizado

Na gestão de viagens corporativas, onde eficiência e agilidade são palavras-chave, manter-se atualizado, bem informado e atento às mudanças é fundamental.

Para o gestor, a proatividade em relação à informação traz uma série de benefícios:

• Redução de custos: regras de bagagem, tarifas e políticas das companhias aéreas estão em constante mudança. A falta de conhecimento sobre essas alterações pode resultar em custos adicionais imprevistos, como taxas por excesso de peso ou por bagagem extra.

• Agilidade: quando o gestor e o viajante estão bem informados sobre os procedimentos de despacho, limites e restrições, o processo de check-in e segurança se torna mais rápido e eficiente, evitando imprevistos.

• Produtividade e bem-estar: ao fornecer informações claras e atualizadas, o gestor demonstra cuidado com o bem-estar do colaborador. Um viajante bem informado e preparado é um viajante menos estressado, mais satisfeito e, logo, mais produtivo.

• Confiabilidade: uma gestão de viagens que se mantém à frente das mudanças e provê informações precisas constrói uma reputação de excelência e confiabilidade, fortalecendo a autoridade do setor na empresa.

Estar por dentro de todas as informações e mudanças pode ser um desafio. Por isso, contar com um parceiro estratégico para apoiar a gestão de viagens é essencial. A melhor opção nesse sentido é a VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina. Saiba mais a seguir!

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