Transparência de custos: como incluir o T&E no processo orçamentário corporativo

Em um mundo cada vez mais conectado, a necessidade de reuniões presenciais, participação em feiras e eventos e prospecção de novos mercados permanece essencial.

Entretanto, essa relevância também traz custos, comumente chamados no meio corporativo de T&E, sigla para Travel & Expense (Viagem e Despesas).

Esse conceito abrange todos os custos relacionados a viagens a trabalho, como transporte, hospedagem, alimentação e quaisquer outras despesas ligadas aos deslocamentos.

A complexidade do T&E está no fato de que são custos descentralizados: vários funcionários em diferentes locais, utilizando serviços variados de diversos fornecedores, geram uma infinidade de transações. E sem um controle rigoroso, o T&E pode se transformar em um grande gargalo financeiro.

Por isso, o desafio dos CFOs e gestores de viagem é claro: como integrar o Travel & Expense (T&E) no processo orçamentário corporativo de forma estratégica, transparente e eficiente?

É sobre isso que vamos debater neste artigo. Acompanhe!

Os impactos de T&E no OPEX da empresa

O OPEX (Operational Expenditure), ou despesas operacionais, representa os gastos contínuos de uma empresa para manter suas operações.

As despesas de T&E fazem parte do OPEX porque são recorrentes e necessárias para a operação do negócio, e não se traduzem diretamente em ativos permanentes (como no caso do CAPEX, ou Capital Expenditure).

O fato é que o T&E tem um enorme poder de desequilibrar o orçamento se não for bem planejado, pois costuma ser uma despesa:

• Difícil de prever com exatidão, já que varia conforme a sazonalidade, urgência das viagens ou agendas externas;

• Fragmentada entre diferentes centros de custo, áreas e colaboradores, dificultando o controle;

• Vulnerável a desperdícios, fraudes ou não conformidades, especialmente em processos manuais;

• Subestimada, quando não há uma política de viagens clara ou um sistema centralizado de gestão.

Com todas essas especificidades, quando as despesas de viagem não são monitoradas em tempo real e as projeções são pouco assertivas, o departamento financeiro precisa lidar com muitos impactos negativos, como:

• Estouros de orçamento;

• Impossibilidade de projetar o fluxo de caixa com precisão;

• Falta de visibilidade em relação ao dinheiro;

• Tomada de decisão prejudicada.

Afinal, sem dados concretos, é impossível otimizar custos de forma inteligente.

Como garantir transparência no processo orçamentário de T&E

Todos os impactos listados anteriormente são fruto de um principal problema: a falta de transparência e previsibilidade. Para garantir essas qualidades, é possível implementar algumas boas práticas:

Defina uma política de viagens clara

A política deve detalhar o que é permitido, os limites de gastos, os procedimentos de aprovação, os fornecedores preferenciais e as diretrizes para despesas reembolsáveis. Essa definição evita gastos “desenfreados”. 

Integre viagens e despesas em uma só plataforma

A tecnologia é o principal facilitador da transparência. Uma plataforma que integre reservas, aprovações, relatórios de despesas e reembolsos é capaz de eliminar processos manuais, reduzir erros e oferecer uma fonte única de dados.

Leia mais: Por que integrar sistemas de gestão de viagens e despesas?

Promova treinamentos

Garanta que todos os colaboradores que viajam ou aprovam viagens entendam a política de T&E e saibam como usar as ferramentas disponíveis. Workshops, materiais educativos e tutoriais podem ser muito úteis para evitar gastos fora da política.

Acompanhe e compartilhe resultados

Compartilhe os relatórios de T&E com as partes interessadas, como CFOs e líderes de departamentos. Isso não só aumenta a responsabilidade, mas também ajuda todos a entenderem o impacto de suas decisões nos gastos da empresa.

Otimize o fluxo de aprovação

Para otimizar fluxos de aprovação de despesas de viagem, defina claramente as responsabilidades dentro da política da empresa, especificando quem é responsável por aprovar cada solicitação e em qual nível hierárquico. 

Além disso, é recomendável automatizar as solicitações por meio de plataformas digitais, permitindo que os colaboradores realizem pedidos de forma mais ágil e organizada. A integração das políticas nessa plataforma também é fundamental, de modo que ela aplique automaticamente as diretrizes da empresa e alerte sobre quaisquer desvios. 

Por fim, é importante garantir visibilidade ao processo, permitindo que tanto o solicitante quanto o aprovador acompanhem, em tempo real, o status da solicitação e, caso haja alguma inconformidade com a política, que o ponto de divergência seja claramente indicado.

Estabeleça KPIs claros

Defina quais KPIs serão monitorados e com que frequência. Isso permite acompanhar o progresso e identificar áreas de melhoria. Vamos falar mais sobre isso no tópico a seguir!

KPIs essenciais para o monitoramento de T&E

Para que as previsões de T&E sejam assertivas, é preciso ir além do simples “quanto gastamos”. O monitoramento de KPIs específicos oferece insights importantes que permitem acompanhamento e previsibilidade:

• Custo médio e total por viagem: permite identificar variações e tendências nos gastos gerais.

• Custo médio por funcionário: ajuda a entender o perfil de gasto de cada colaborador ou departamento.

• Gastos por categoria (aéreo, hospedagem, alimentação): revela os serviços que mais demandam gastos e onde há oportunidades de economia.

• Taxa de conformidade com a política: mede o quão bem os colaboradores estão seguindo as diretrizes internas, identificando a quantidade de solicitações dentro e fora dos padrões e por quais motivos.

• Economia por negociação: quantifica o impacto das negociações com fornecedores (passagens aéreas, hotéis, aluguel de carros).

• Tempo de processamento de reembolso: indica a eficiência do processo de reembolso e se ele está dentro dos prazos acordados na política.

• Número de viagens por período: ajuda a prever futuras demandas e a alocar recursos adequadamente, de acordo com tendências e sazonalidades.

Ao acompanhar esses KPIs regularmente, sua empresa pode tomar decisões inteligentes 100% baseadas em dados e fatos, ajustando suas políticas de viagens e otimizando seus gastos com T&E de forma contínua.

Leia mais: Indicadores econômicos para gestão de TM&E

Como inserir previsões de T&E no orçamento corporativo

Agora que você tem uma base sólida sobre o tema, é hora de inserir, de fato, previsões de T&E no orçamento da empresa. Essa não é uma tarefa isolada e exige um processo estruturado, colaborativo e totalmente integrado para garantir a saúde financeira. Confira algumas dicas de como fazer isso na prática:

Analise o histórico

Comece analisando os dados históricos de T&E dos anos anteriores. Isso oferece uma base sólida para entender padrões de gastos, picos de atividade e categorias de despesas mais significativas.

Aqui, o trabalho será muito mais simples se sua empresa contar com plataformas integradas de viagens e despesas, que permitam extrair relatórios detalhados segmentados por departamento, projeto, tipo de viagem e colaborador, por exemplo.

Mas lembre-se de que o histórico é um ponto de partida, e o planejamento futuro deve considerar possíveis mudanças no cenário da empresa.

Alinhe orçamento e objetivos

As previsões de T&E devem estar diretamente alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa para o período em planejamento. Algumas perguntas que podem guiar esse passo são:

• Expansão: haverá abertura de novas filiais, prospecção em novos mercados ou aumento no número de equipes de vendas que exigirão mais viagens?

• Projetos: existem projetos de grande porte que demandarão deslocamentos frequentes de equipes ou visitas a clientes e fornecedores?

• Eventos e feiras: a empresa planeja participar ou patrocinar grandes eventos que implicarão custos de viagem e hospedagem?

• Crescimento: qual é a projeção de contratações que impactarão o número de viajantes?

Perceba que grande parte dessas perguntas só poderá ser respondida por outros departamentos e líderes. Por isso, proponha uma abordagem colaborativa para essa construção, em que cada área compartilhe suas ações previstas.

Defina diferentes cenários e projeções

Essa dica pode parecer contraditória, mas é muito importante: não se limite a uma única previsão. 

Crie cenários diferentes para o T&E, considerando, uma abordagem otimista (com crescimento robusto, mais viagens de vendas, expansão de mercados), outra realista (crescimento moderado e estimativas mais conservadoras) e, por fim, uma abordagem conservadora (com restrições de custos e possível desaceleração).

Dessa forma, você estará preparado para diferentes situações, o que facilitará o reajuste das ações conforme necessário.

Ajuste, se necessário

Como mencionado no início do artigo, as viagens trazem despesas imprevisíveis, suscetíveis a mudanças e flutuações. 

Por isso, busque encontrar o equilíbrio entre previsibilidade e flexibilidade, fazendo ajustes quando mudanças significativas ocorrerem.

Mudanças no cenário econômico, como inflação e flutuação cambial, novas oportunidades de negócio ou cortes de custos inesperados são alguns exemplos de situações que exigirão flexibilidade.

A tecnologia a favor do T&E

Todas as boas práticas mencionadas ao longo deste conteúdo podem ser implementadas de maneira muito mais simples com o auxílio da tecnologia. 

Afinal, processos manuais dificultam a integração de despesas, a automatização de políticas e o acompanhamento estratégico de dados e resultados.

Se você deseja que o T&E seja parte integrante do processo orçamentário, o melhor caminho é utilizar uma plataforma que unifique a gestão de viagens e despesas, como a VOLL.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, com tecnologia própria e exclusiva, integra viagens, mobilidade e despesas em uma única solução robusta e intuitiva.

Na gestão de viagens, o colaborador pode solicitar e gerenciar reservas em poucos cliques, com aplicação automatizada das políticas de viagens. Gestores podem personalizar regras e limites conforme cargos e departamentos, definir fluxos de aprovação e acompanhar relatórios detalhados para aprimorar continuamente o programa de viagens.

Já na gestão de despesas, os clientes VOLL contam com a VOLL Wallet, o sistema de gestão de despesas corporativas mais eficiente do mercado. Ele permite o controle completo de meios de pagamento, reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos, integrados a um sistema de prestação de contas em tempo real.

A inteligência artificial exclusiva da VOLL aplica automaticamente os controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos, garantindo total conformidade orçamentária. 

Além disso, a solução automatiza e agiliza todo o processo de reembolso de despesas de viagem: sua empresa define as regras de solicitação de reembolso e os fluxos de aprovação e, estando tudo dentro da política, as despesas são reembolsadas pela VOLL e faturadas mensalmente em um único pagamento.

E tem mais: se sua empresa utiliza um ERP, a API da VOLL permite integração total entre sistemas, garantindo que as despesas de viagem e a gestão financeira caminhem juntas, de forma automática. Isso agiliza processos, evita erros manuais e assegura a confiabilidade das informações, permitindo a construção de orçamentos mais assertivos.

Quer ter todos esses benefícios? Entre em contato com os especialistas da VOLL e transforme sua gestão de despesas de viagem!