Por que integrar sistemas de gestão de viagens e despesas?

A gestão de viagens corporativas tem evoluído constantemente, indo além da simples reserva de passagens e hotéis. 

O gestor de viagens deve ser um profissional estratégico e eficiente, com visão 360º, capaz de alinhar as políticas de viagens com os objetivos da empresa, garantir o cumprimento de normas internas, otimizar custos e apresentar resultados mensuráveis à alta liderança.

No entanto, muitas vezes, essa atuação ampla enfrenta um grande problema: ela é fragmentada em diversos sistemas, com processos manuais e planilhas complexas, dificultando a obtenção de uma visão clara e unificada das informações. 

Isso impede a tomada de decisões estratégicas, torna a operação mais suscetível a erros e compromete a defesa do programa de viagens junto à alta liderança, além de impactar diretamente a produtividade e a eficiência operacional das equipes.

Felizmente, existe uma solução simples para esse desafio: a integração entre sistemas de gestão de viagens e despesas. 

Neste artigo, explicamos como essa conexão pode fortalecer a atuação estratégica do gestor de viagens e impulsionar os resultados da empresa. Confira!

O que são sistemas de gestão de viagens corporativas?

Um sistema de gestão de viagens corporativas é uma plataforma criada para centralizar e automatizar os processos relacionados às viagens de negócios.

Ele abrange desde a solicitação de viagens e a aprovação de orçamentos até a reserva de voos, hospedagens, aluguel de carros e outros serviços necessários para os deslocamentos.

De maneira geral, sistemas de gestão de viagens corporativas geralmente oferecem recursos como:

• Reserva de passagens e hospedagem: integração com companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos.

• Gestão de políticas de viagem: aplicação automática das regras da empresa para controle de custos.

• Aprovação de viagens: fluxos customizáveis para validação antes da emissão de bilhetes.

• Centralização de pagamentos: faturamento unificado e integração com meios de pagamento corporativos.

• Reembolso de despesas: processos simplificados para envio e aprovação de reembolsos.

• Relatórios e análise de dados: painéis com insights sobre gastos, economia e compliance.

• Suporte e atendimento: assistência para resolver imprevistos e garantir a segurança dos viajantes.

• Gestão de fornecedores: negociação e controle de contratos com prestadores de serviços.

• Integração com ERPs e sistemas financeiros: sincronização de dados para maior controle e eficiência.

Frequentemente, agências de viagens corporativas possuem sistemas próprios e exclusivos, permitindo que as empresas contem com a facilidade da tecnologia aliada à expertise da agência em um único serviço. 

Essa união deu origem às chamadas agências digitais, que impulsionam sua atuação e os benefícios oferecidos graças à aplicação da tecnologia em suas soluções.

Além disso, alguns sistemas de gestão de viagens oferecem um gestão unificada de despesas, com integração a meios de pagamento corporativos, faturamento e reembolsos automatizados.

Benefícios da integração entre sistemas de viagens e despesas

As viagens corporativas representam uma grande parte do orçamento de muitas empresas. Vale destacar que o setor registrou um faturamento recorde de R$ 13,5 bilhões em 2024, reforçando sua força econômica. Essa movimentação exige um controle financeiro rigoroso por parte dos gestores de viagens.

No entanto, essa gestão pode ser simplificada. Já pensou em ter acesso a dados precisos e em tempo real sobre todos os aspectos das viagens, desde a reserva de serviços até o reembolso de despesas e o controle orçamentário, em um único ambiente?

Isso é possível por meio da integração entre sistemas de gestão de viagens e despesas. Essa conexão torna o fluxo de informações mais ágil, confiável e transparente, elevando a eficiência e o controle a um novo patamar.

Veja a seguir alguns benefícios da integração:

Centralização

A integração elimina a necessidade de planilhas ou múltiplos sistemas, unificando todos os dados em um único lugar, o que evita erros manuais e otimiza o tempo das equipes.

Visibilidade

Com a integração, é possível monitorar os custos desde o momento da reserva até o reembolso. Isso permite identificar rapidamente desvios de política, prever orçamentos e agir com base em dados atualizados, proporcionando ao gestor uma base sólida para atuar de maneira estratégica.

Redução de erros e fraudes

A reconciliação automática entre o que foi reservado, gasto e reembolsado reduz a dependência de processos manuais, minimizando inconsistências, duplicidade de lançamentos e tentativas de fraude. 

A automatização dos processos também contribui nessa frente, diminuindo os erros de digitação comuns em planilhas preenchidas manualmente.

Rastreabilidade e transparência

A integração aumenta a transparência em todo o processo de gestão de viagens e despesas, facilitando a auditoria e garantindo a conformidade com as políticas internas e regulamentações externas. 

Isso ocorre porque todas as informações são rastreáveis: cada etapa do processo fica registrada, inclusive quem aprovou cada viagem e cada despesa.

Melhoria na experiência do colaborador

A integração reduz burocracias e tarefas desnecessárias durante a jornada, tornando-a mais fluida e simples. Com sistemas integrados, o colaborador solicita a viagem, faz a reserva, realiza compras durante a viagem com meios de pagamento corporativos e, ao retornar, submete os comprovantes com poucos cliques para receber o reembolso.

Consolidação de dados

Com todas as informações centralizadas, a geração de relatórios torna-se ainda mais simples e assertiva. Isso fortalece o gestor na hora de apresentar KPIs e justificar o investimento em viagens para a diretoria, além de facilitar a identificação de gargalos e possíveis economias.

Integração com sistemas financeiros e ERPs

Muitos sistemas integrados oferecem a possibilidade de conexão com o ERP da empresa. Isso facilita lançamentos contábeis, conciliação bancária, controle orçamentário e cumprimento de obrigações fiscais, sem a necessidade de exportar planilhas ou preencher campos manualmente.

Desafios da integração e como superá-los

Embora os benefícios sejam claros, a integração entre sistemas de viagens e despesas também apresenta desafios que precisam ser bem gerenciados.

• Compatibilidade entre plataformas: nem todos os sistemas se comunicam entre si. Por isso, é essencial escolher fornecedores com tecnologias abertas e APIs robustas, que permitam integrações flexíveis e ofereçam suporte técnico durante esse processo.

• Adesão dos colaboradores: mudanças podem ser desafiadoras no início. Investir em treinamentos e em uma comunicação interna eficaz, além de criar uma estratégia de onboarding, é fundamental para facilitar a usabilidade e destacar os benefícios da integração.

• Governança de dados: com múltiplos sistemas trocando informações, é necessário estabelecer regras claras de governança, segurança e privacidade dos dados. Invista em tecnologias que garantam a proteção total dessas informações. A VOLL é a primeira agência de viagens corporativas do Brasil certificada com a ISO 27001, norma de gestão da segurança da informação.

Como integrar viagens e despesas na prática?

Até aqui, você entendeu que a integração entre gestão de viagens e despesas é extremamente benéfica para as empresas, e que apesar de existirem desafios, é possível contorná-los.

Então, se você está se perguntando "como fazer essa integração", a resposta é simples: invista na solução certa, que una a robustez de um sistema completo e a expertise de mercado de uma agência com anos de experiência.

Felizmente, essa opção existe e está a seu alcance. Conheça agora a VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina!

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Reconhecida como a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, a VOLL combina inteligência e tecnologia para oferecer uma experiência incrível tanto para viajantes quanto para gestores de viagens.

No que tange à gestão de viagens, a VOLL disponibiliza funcionalidades exclusivas, como inteligência artificial para sugestão de tarifas, gestão automática de bilhetes não voados, integração com acordos corporativos, soluções de duty of care e geração de relatórios estratégicos.

Já na gestão de despesas, a VOLL oferece com a VOLL Wallet, o sistema de gestão de despesas corporativas mais eficiente do mercado. 

Sua inteligência artificial aplica controles personalizados de acordo com as políticas da sua empresa, antes e depois de todos os pagamentos, garantindo que sua política de despesas seja sempre seguida, de forma automática e sem complicações.

Assim, você evolui no expense management com pagamentos integrados — seja por cartão corporativo, Pix ou reembolso — tudo em um só lugar.

Comprovando sua expertise e impacto, a VOLL acumula cases de sucesso com grandes empresas, como:

• Cielo: aumento de 90% na eficiência de gestão de viagens após integração da plataforma.

• EMS: otimização de 70% no tempo de solicitação e aprovação de viagens.

• Linx: redução de 45% no custo médio das viagens em um ano.

• Arcos Dourados (maior operadora do McDonald’s): economia de mais de R$ 2,9 milhões em passagens aéreas.

• PepsiCo: economia de 43% nos gastos com mobilidade.

• Afya: redução de mais de 2.500 chamados e economia de 1.800 horas de trabalho.

De fato, a VOLL é a melhor solução para quem deseja unificar a gestão de viagens e despesas, garantindo uma visão 360º da operação e reduzindo custos. Não é necessário escolher entre um sistema ou uma agência: você tem tudo em um só parceiro.

Se você deseja agregar todos esses benefícios à sua gestão, entre em contato com nossa equipe agora mesmo!