Tudo sobre acordos comerciais com companhias aéreas e hotéis

No contexto das viagens corporativas, a negociação com companhias aéreas e hotéis pode fazer uma diferença significativa na garantia de melhores condições para sua empresa. Para facilitar e organizar essa relação, surgiram os chamados acordos comerciais ou corporativos.

Se você é um gestor de viagens ou um viajante frequente de negócios, entender como esses acordos funcionam é fundamental. Confira o artigo a seguir e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto.

O que são acordos corporativos com companhias aéreas e hotéis?

Os acordos corporativos são negociações realizadas entre empresas que realizam um número relevante de viagens corporativas e os fornecedores necessários para viabilizar a viagem, como companhias aéreas e hotéis. 

Essas negociações tornam-se grandes parcerias, buscando encontrar soluções mutuamente benéficas.

Quando se trata de companhias aéreas, os acordos são focados em tarifas exclusivas ou desconto, mas podem incluir vantagens adicionais como upgrades de classe ou assento, embarque prioritário e acesso ao lounge.

Da mesma forma, com hotéis, a negociação pode levar a tarifas mais baixas, upgrades gratuitos ou serviços de valor agregado, como café da manhã ou Wi-Fi sem custo.

Essas vantagens não apenas contribuem para redução de despesas, mas também aprimoram a experiência do colaborador, tornando as viagens de negócios mais confortáveis e produtivas.

Como os acordos comerciais funcionam?

Os acordos têm origem na alta demanda de uma empresa, e a negociação pode partir de ambas as partes. 

De forma geral, o acordo visa a redução de valores, seja por meio de descontos ou acesso a tarifas exclusivas, em troca de um número mínimo de viagens no ano. Essa quantidade mínima de viagens impacta diretamente os valores negociados.

Veja, abaixo, como os acordos corporativos são gerenciados dentro da empresa, do hotel e da companhia aérea.

Como funciona para a empresa

A empresa deve fazer uma análise detalhada da sua demanda de viagens, como volume mensal e anual, e trechos mais comuns. Com essas informações em mãos, é possível realizar as negociações e encontrar a melhor opção.

Durante a negociação, você pode personalizar os planos de viagem para melhor atender às necessidades da sua empresa, aumentar sua vantagem para futuras mudanças e estabelecer relacionamentos mais fortes com os fornecedores.

Todo esse processo pode ser facilitado caso sua empresa conte com uma agência de viagens corporativas. Uma agência digital, como a VOLL, é capaz de negociar condições exclusivas com agilidade e centralizar toda a jornada em uma única solução.

Como funciona para o hotel

Nos acordos corporativos, os hotéis geralmente oferecem dois modelos de tarifas, que são escolhidos em conjunto, considerando as necessidades da empresa em termos de disponibilidade, custo e flexibilidade.

Os modelos são:

1. Last Room Availability (LRA), ou “último quarto disponível”, garante à empresa o valor previamente acordado mesmo em períodos de alta demanda;

2. Non Last Room Availability (NLRA), ou “sem último quarto disponível”, é a opção mais econômica para a empresa, pois oferece menos garantias em períodos movimentados.

Como funciona para a companhia aérea

Após a definição do volume mínimo anual de viagens e da análise dos trechos, a companhia aérea faz sua oferta de desconto. 

Na prática, após a assinatura do contrato, a empresa ganha um tipo de cupom, conhecido como “promocode”, para ser utilizado na compra das passagens. 

Além disso, algumas companhias aéreas possuem portais e programas de fidelidade exclusivos para o público corporativo, como o VoeBiz, da Gol, o Latam Corporate e o Azul Empresas. 

Esse tipo de acordo vale a pena?

Sim, os acordos corporativos valem a pena, principalmente para as empresas que realizam viagens frequentes. 

Hotéis e companhias estão dispostos para flexibilizar as ofertas e atender diferentes demandas, pois os acordos são benéficos também para elas. 

As principais vantagens dos acordos comerciais são:

• Redução de despesas;

• Aumento do custo-benefício;

• Garantia de maior previsibilidade dos gastos;

• Facilidade no planejamento orçamentário;

• Acesso a tarifas e condições exclusivas;

• Parcerias consolidadas que garantem experiências positivas para os colaboradores.

Como fechar um acordo corporativo?

Se você deseja explorar as possibilidades dos acordos comerciais com companhias aéreas e hotéis, saiba que apenas entrar em contato solicitando uma proposta não será o suficiente. 

É preciso estar aberto a participar de processos de negociação, defendendo os interesses da sua empresa e, ao mesmo tempo, buscando condições favoráveis para ambos os lados.

Para garantir as melhores tarifas, veja nossas dicas para negociar com sucesso:

1. Faça sua pesquisa

Antes de entrar em negociações, reúna o máximo de informações possível sobre o hotel ou companhia em que você está interessado. 

Procure detalhes como tarifas médias, taxas de ocupação ou eventos futuros que possam afetar a disponibilidade. 

Esse conhecimento lhe dará vantagem durante as discussões.

2. Defina claramente suas necessidades

Descreva os requisitos específicos da sua empresa e comunique-os claramente. Seja o número de quartos necessários, comodidades específicas, trechos mais voados ou horários preferidos, fornecer uma lista detalhada ajudará ambas as partes a entender as expectativas umas das outras.

3. Construa relacionamentos

Construir relacionamentos com os principais contatos do setor de viagens pode ser um divisor de águas quando se trata de negociar melhores condições com companhias aéreas e hotéis para sua empresa. 

O desenvolvimento de relacionamentos sólidos com essas pessoas pode fornecer conhecimento privilegiado, acesso a negócios exclusivos e a capacidade de negociar condições mais favoráveis para sua empresa. 

Ao investir tempo e esforço para promover esses relacionamentos, você pode obter uma vantagem competitiva e desbloquear um mundo de oportunidades.

4. Seja flexível

Embora seja importante ter suas necessidades definidas, também é crucial ser flexível durante as negociações. Considere opções alternativas ou compromissos que possam beneficiar ambas as partes. Por exemplo, se o hotel não conseguir atender às tarifas de sua preferência, ele poderá oferecer vantagens ou upgrades adicionais.

5. Aproveite os negócios potenciais da sua empresa

Se sua empresa tem um número significativo de funcionários que viajam com frequência ou um histórico de reservas de vários quartos, use isso como vantagem durante as negociações. Fornecedores geralmente estão dispostos a oferecer condições mais favoráveis para garantir parcerias comerciais de longo prazo.

6. Negocie serviços de valor agregado

Além das tarifas, negocie serviços adicionais que possam melhorar sua estadia ou beneficiar sua empresa. Lembre-se de que todo valor agregado é vantajoso para ambas as partes.

7. Explore parcerias entre hotéis e companhias aéreas

Muitas companhias aéreas têm parcerias com redes de hotéis e vice-versa, permitindo que você ganhe pontos ou milhas para voos e estadias em hotéis. 

Essa interconexão pode abrir oportunidades adicionais para maximizar suas recompensas e desfrutar de uma experiência de viagem perfeita.

8. Procure ajuda especializada

Considere contratar uma agência de viagens corporativas. Além de fornecer experiência especializada nesse tipo de negociação, essas empresas costumam ter acesso a condições mais vantajosas. 

Se você busca uma agência completa, com soluções integradas para otimizar sua gestão e controle, conheça a VOLL: a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina.

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