A importância da capacitação contínua de gestores de viagens corporativas

Com o avanço da tecnologia e o surgimento de novas tendências, todos os setores do mercado passam por constante evolução, e a gestão de viagens corporativas não é diferente.

Essa área já deixou de ser vista apenas como "operacional", tornando-se um pilar estratégico para empresas que buscam expandir suas operações, aliando otimização de custos, eficiência e segurança para os colaboradores.

Nesse contexto, o gestor de viagens corporativas assume o papel principal, sendo responsável por manter-se atualizado sobre as novidades do setor e aplicar as melhores práticas para aprimorar o programa de viagens. E isso só é possível por meio de capacitação e atualização contínuas.

Neste artigo, você vai entender por que é importante investir no desenvolvimento de gestores de viagens e como colocar isso em prática. Confira!

Gestor de viagens corporativas: um protagonista estratégico

O mercado tem acompanhado a evolução das responsabilidades do gestor de viagens (ou travel manager). Realizar e acompanhar reservas de serviços ainda faz parte de suas atribuições, mas hoje ele também assume atividades analíticas e estratégicas, como:

• Gestão de riscos

• Experiência do viajante

• Negociações estratégicas

• Aplicação de novas tecnologias

• Incorporação de práticas sustentáveis

• Desenvolvimento e aprimoramento de políticas

• Análise e acompanhamento de dados e indicadores

Todos esses aspectos fazem parte do programa de viagens corporativas, desenvolvido pelo gestor. Esse programa reúne diretrizes como limites de gastos, fornecedores preferenciais, processos padronizados, entre outras regras.

Um programa robusto garante conformidade, segurança e economia, transformando o que poderia ser apenas um custo em um investimento estratégico. 

Porém, a eficácia desse programa depende diretamente da competência e do conhecimento de quem o gerencia, reforçando a importância da capacitação contínua do gestor.

A importância da capacitação contínua: benefícios para gestores e empresas

Novas tecnologias surgem, regulamentações são atualizadas e as expectativas dos viajantes se transformam, e tudo isso ocorre em um ritmo acelerado. 

Esse cenário exige que os gestores estejam sempre atualizados, reforçando a necessidade de dedicar tempo e recursos à sua capacitação.

Em paralelo, o avanço do setor demanda o domínio de algumas competências comportamentais, como negociação, comunicação, gestão de crises, inteligência emocional, pensamento analítico e sistêmico, adaptabilidade e resolução de problemas. Conhecidas como soft skills, essas habilidades também podem ser desenvolvidas e aprimoradas por meio de treinamentos teóricos e práticos.

Então, de maneira geral, o gestor deve ter um perfil completo, compreendendo variados processos e entregando diferentes capacidades.

“O gestor de viagens tem de ser resiliente, porque as mudanças acontecem a todo momento. Precisa também ser generalista, não pode ser focado apenas em um fator. Temos de entender de dados, finanças, tecnologia, segurança, do clima, de manutenção de avião. Saber, pelo menos no macro, de todas as variáveis que nós gerenciamos.”

Thais Meirelles - Gestora de Viagens da XP Investimentos (cliente VOLL) para a Panrotas

Todo esse processo contribui para o crescimento do gestor, tornando-o um profissional mais completo e preparado, beneficiando sua trajetória de desenvolvimento.

Além dos ganhos individuais, investir na qualificação desse perfil também gera resultados positivos para a empresa, como:

• Aumento da eficiência: um gestor bem preparado consegue simplificar fluxos de trabalho, otimizar processos e reduzir o tempo dedicado a tarefas operacionais, elevando a produtividade do setor.

• Redução de custos: ao aprofundar seus conhecimentos sobre precificação, negociação e tarifas, o gestor passa a compreender melhor as particularidades dos contratos corporativos, negociar descontos e identificar as condições mais vantajosas com fornecedores.

• Aplicação da tecnologia: ao acompanhar as inovações do mercado, o gestor pode implementar soluções tecnológicas modernas, transformando a forma como as viagens são planejadas, executadas e monitoradas dentro da empresa.

• Alinhamento com tendências globais: investir na qualificação contínua garante que o programa de viagens da empresa esteja sempre em sintonia com as práticas mais atuais do setor.

• Fortalecimento da segurança e conformidade: a atualização constante permite que o gestor se mantenha alinhado às mudanças regulatórias, exigências legais e padrões de segurança, evitando multas e problemas legais.

Em resumo, a capacitação do gestor de viagens ajuda a impulsionar a eficiência, a segurança e a evolução do setor e de toda a empresa.

Como implementar estratégias e programas de capacitação?

Para promover a capacitação contínua dos gestores de viagens, é preciso considerar não apenas o orçamento disponível, mas também as necessidades desses profissionais e os objetivos estratégicos da área.

Confira, a seguir, algumas dicas para implementar ações que contribuem diretamente para o desenvolvimento técnico e estratégico desses colaboradores.

1. Realize um diagnóstico

Antes de investir em treinamentos, é importante entender onde estão as lacunas de conhecimento do time e quais habilidades precisam ser desenvolvidas. 

Isso pode ser feito por meio de questionários, entrevistas e análises de desempenho. Com esse primeiro passo, os investimentos se tornam mais assertivos.

2. Selecione os assuntos-chave

Após o diagnóstico, defina as prioridades da equipe em termos de temas e tópicos. Algumas possibilidades incluem:

• Fundamentos da gestão de viagens, como desenvolvimento de políticas e negociação com fornecedores.

• Gestão financeira e administração orçamentária.

• Tecnologia aplicada à gestão (sistemas de gestão de despesas, plataformas de reserva online, ferramentas de BI, etc.).

• Gestão de riscos e segurança.

• Sustentabilidade, práticas de consumo consciente, cálculo de emissão de carbono, certificações relacionadas.

• Legislação e compliance (leis tributárias, trabalhistas e regulatórias aplicáveis).

• Soft skills, como comunicação, inteligência emocional e resolução de problemas.

• Tendências variadas do mercado.

3. Defina o formato do programa

A forma como o conteúdo será entregue é uma decisão importante. Cursos online, por exemplo, oferecem mais flexibilidade para que o gestor estude no seu próprio ritmo. 

Já workshops presenciais permitem interação, troca de experiências e aprofundamento em tópicos específicos. 

Essa divisão pode ser feita de acordo com o tema ou com o número de colaboradores interessados.

4. Busque capacitação externa

Além dos treinamentos internos, oferecer oportunidades fora da empresa agrega muito valor. 

Congressos, feiras, encontros e fóruns especializados são ótimas opções para que os gestores se mantenham atualizados, com acesso direto a especialistas, lideranças do mercado e soluções inovadoras do setor.

Outra alternativa é agendar sessões de treinamento com fornecedores. Esse tipo de capacitação ajuda a equipe a entender melhor as funcionalidades e o potencial das ferramentas que já usa ou pretende usar, acelerando a curva de aprendizado.

5. Acompanhe a evolução dos gestores

Incorporar o desenvolvimento contínuo à rotina do gestor de viagens requer a definição de metas e indicadores que permitam acompanhar o avanço do conhecimento.

Isso pode ser feito por meio de testes, certificações, apresentações técnicas ou entrega de projetos estratégicos.

Além de formalizar esse acompanhamento, é essencial que a empresa reconheça os avanços, valorizando esse esforço com bônus, promoções, liderança de projetos e participação em iniciativas de destaque. 

Essa valorização fortalece a cultura de aprendizado e consolida a importância estratégica da gestão de viagens.

Por que contar com uma agência de viagens corporativas nesse processo?

A capacitação do gestor de viagens corporativas é um investimento que se torna ainda mais eficaz quando a empresa conta com o apoio de uma agência especializada.

As agências não são apenas fornecedoras de serviços, mas sim parceiras estratégicas, capazes de oferecer suporte no desenvolvimento e na atualização dos gestores.

Com conhecimento profundo e constantemente atualizado sobre o setor, as agências:

• Entendem as nuances de diferentes mercados, regulamentações internacionais e particularidades culturais.

• Estão à frente de novas tecnologias, modelos de negócio e práticas de mercado.

• Possuem sistemas completos e oferecem treinamento e suporte para que gestores e colaboradores utilizem essas ferramentas de forma eficiente.

• Atuam como intermediárias, auxiliando na negociação, revisão e gestão de contratos com fornecedores.

• Contribuem com expertise técnica na criação ou revisão de políticas, programas e outras demandas da área.

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Oferecemos um atendimento consultivo especializado, apoiando sua empresa desde a criação da política de viagens até a solução de imprevistos durante os deslocamentos. Dessa forma, o gestor ganha tempo para se dedicar a atividades mais estratégicas, como treinamentos e capacitação técnica.

Além das funcionalidades operacionais, o time de consultores da VOLL atua de forma proativa para identificar oportunidades de economia, negociar tarifas exclusivas com fornecedores globais e garantir que cada viagem gere valor estratégico para o negócio.

Todos esses diferenciais permitem a conquista de resultados incríveis, como:

• Arcos Dourados (maior operadora do McDonald’s): economia de mais de R$ 2,9 milhões em passagens aéreas.

• PepsiCo: economia de 43% nos gastos com mobilidade.

• Afya: redução de mais de 2.500 chamados e economia de 1.800 horas de trabalho.

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