SLA entre compras, fiscal, jurídico e travel na mesma cadência

A gestão de viagens corporativas depende da interação entre diversas áreas da empresa para que contratos, aprovações, notas fiscais e reembolsos fluam de maneira eficiente.

Quando os processos não seguem prazos e as responsabilidades não ficam bem definidas, o gestor precisa assumir o papel de mediador, operando manualmente cada aprovação, contrato ou emissão de nota. O resultado é um programa vulnerável a atrasos, retrabalho e falta de controle, principalmente quando há urgência ou um volume elevado de solicitações.

Formalizar acordos entre áreas por meio de SLAs (Service Level Agreements) é uma medida essencial para destravar o ciclo de emissão e faturamento e ajudar o gestor a não depender de follow-ups manuais, garantindo previsibilidade, agilidade e governança para toda a operação.

Impactos de processos desalinhados no programa de viagens corporativas

Sem SLAs claros entre as áreas, o programa de viagens corporativas enfrenta atrasos que comprometem desde a emissão de passagens até o fechamento de contratos com fornecedores. 

O departamento de compras não aprova a tempo, o jurídico não revisa o contrato com o prestador, o fiscal devolve a nota por erro no CNPJ — e o ciclo se repete, criando gargalos operacionais que afetam a experiência do viajante e aumentam o risco financeiro.

Entre os principais impactos da ausência de processos padronizados, estão:

• Perda de eficiência operacional;

• Atraso na emissão de viagens estratégicas;

• Devoluções de notas, multas ou acúmulo de tarefas no fim do mês; 

• Falta de visibilidade e controle sobre prazos, status e responsáveis.

Além de comprometerem o desempenho da área de viagens, problemas como esses desgastam o relacionamento entre áreas, dificultam a auditoria e, consequentemente, impedem que o programa de viagens evolua de forma estratégica.

Leia também: Como conquistar o apoio da liderança para investir em um programa de viagens corporativas.

Como dividir as responsabilidades entre as áreas 

A ausência de um quadro claro de responsabilidades gera ruídos, retrabalho e atrasos evitáveis. Por isso, para destravar a operação e garantir fluidez no programa de viagens corporativas, é essencial mapear quem faz o quê e em quanto tempo. 

Com esse tipo de mapeamento, cada área tem clareza sobre sua atuação, o tempo disponível para execução e os pontos de transição, permitindo que o programa de viagens evolua com segurança e previsibilidade.

Confira a seguir um exemplo prático de divisão funcional.

Compras: Validação da necessidade e aprovação da viagem

• Define o orçamento da área;

• Avalia fornecedores quando necessário;

• Aprova a solicitação de viagem dentro do prazo estipulado (ex: até 48h após a requisição).

Jurídico: Análise e validação contratual

• Revisa contratos com prestadores que não fazem parte do inventário da VOLL;

• Libera documentos padrão em até 72h úteis;

• Registra exceções com justificativa e data.

Fiscal: Validação de documentos para pagamento

• Confere dados fiscais e dados bancários;

• Aprova ou devolve com justificativa até 48h após o recebimento da nota;

• Garante o aceite da nota fiscal para emissão do pagamento sem necessidade de retrabalho.

Gestor de viagens (Travel): Orquestra o processo

• Centraliza a comunicação;

• Aciona as áreas conforme o fluxo;

• Alimenta o painel de SLAs;

• É responsável por revisar o fluxo periodicamente com as demais áreas.

Quais devem ser os prazos por etapa e área para não travar a operação

Definir prazos claros para cada etapa do processo também é indispensável para manter o programa de viagens corporativas eficiente e previsível. Sem isso, as solicitações ficam paradas em caixas de entrada, a emissão atrasa e a experiência do viajante se compromete.

Confira uma sugestão de prazos mínimos recomendados para cada área envolvida.

Solicitação da viagem

• Responsável: Solicitante direto ou gestor da área

• Prazo ideal: Com 7 dias úteis de antecedência da data da viagem (exceto emergências)

Validação da área de Compras

• Prazo para análise e liberação: Até 48h úteis após a solicitação

Revisão do Jurídico (caso aplicável)

• Prazo para validação de contrato ou aceite de termo: Até 72h úteis após o envio

• Exceções devem ser justificadas e registradas para rastreio posterior

Conferência fiscal

• Prazo para validação de documentos e liberação para faturamento: Até 48h úteis

• Notas em desacordo devem ser devolvidas com justificativa

Travel/gestor de viagens

• Prazo para agendamento e emissão após liberação de todas as áreas: Até 24h úteis

• Responsável por garantir que nenhuma etapa esteja fora do SLA acordado

Como lidar com exceções e autorizações fora do fluxo

Nem todo processo seguirá o fluxo ideal. Imprevistos como viagens de emergência, eventos não previstos no orçamento ou alterações contratuais de última hora acontecem com certa frequência e o gestor precisa garantir ter clareza sobre quem tem autoridade para aprovar exceções e quais são os limites aceitáveis para cada tipo de decisão.

Para lidar com esse tipo de situação:

• Mapeie as exceções mais comuns: Viagens solicitadas com menos de 48h de antecedência, fornecedores sem contrato vigente, ausência de nota fiscal no padrão da empresa, entre outras.

• Defina responsáveis por aprovar cada tipo de exceção: Por exemplo, o CFO pode autorizar viagens urgentes acima de determinado valor, enquanto o jurídico pode flexibilizar cláusulas específicas mediante solicitação formal.

• Crie um canal rastreável para essas autorizações: E-mails com cópia para stakeholders ou fluxos dentro do sistema de gestão garantem controle e histórico.

• Estabeleça um limite para aprovações manuais: Exceções precisam ser exceções. Se algo se torna recorrente, é sinal de que o processo precisa ser revisto.

Saiba mais sobre exceções e bilhetes complexos em viagens corporativas.

Como acompanhar os SLAs entre áreas e revisar os acordos com frequência

A definição dos SLAs é apenas o primeiro passo. Para garantir fluidez no programa de viagens corporativas, o gestor precisa monitorar se as etapas estão sendo cumpridas dentro do prazo e revisar os acordos sempre que houver mudanças no cenário da empresa.

Veja algumas boas práticas para acompanhar os SLAs entre as áreas:

• Use um painel visual com os principais prazos e responsáveis: Centralize a visualização dos SLAs por área (Compras, Fiscal, Jurídico, Travel, etc.), destacando etapas críticas como aprovação de contratos, liberação de fornecedores e emissão de NFs.

• Acompanhe indicadores como média de tempo por etapa e número de exceções: Esses dados ajudam a identificar gargalos e embasam ajustes futuros.

• Estabeleça uma cadência de revisão dos SLAs: Recomenda-se revisar os acordos a cada trimestre ou sempre que houver mudanças relevantes no time, políticas internas ou fornecedores estratégicos.

• Convide as áreas envolvidas para reuniões de alinhamento: A construção conjunta fortalece o compromisso com os prazos e facilita a resolução de impasses.

• Registre versões e históricos dos SLAs: Ter um controle das mudanças facilita a rastreabilidade e dá mais segurança ao gestor.

Por que contar com a VOLL para integrar suas viagens corporativas

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e atua de forma integrada na gestão de viagens e despesas, apoiando empresas a criarem fluxos eficientes, com controle, rastreabilidade e redução de esforço operacional. A plataforma foi desenvolvida para eliminar gargalos entre áreas como compras, jurídico, fiscal e travel, permitindo que o programa de viagens avance sem depender de processos manuais ou trocas de e-mails descentralizadas.

Para isso, a VOLL oferece funcionalidades específicas que dão visibilidade aos prazos, responsabilidades e exceções em todo o ciclo de aprovação, contrato e faturamento:

• Centralização de processos: Contratos, aprovações e notas fiscais podem ser rastreados diretamente na plataforma, com visibilidade por etapa e responsável.

• Alertas automáticos para prazos críticos: O sistema notifica gestores e áreas envolvidas quando há risco de quebra de SLA.

• Registro de exceções e autorizações: A plataforma permite identificar quem aprovou determinada exceção e em qual momento, com trilha de auditoria completa.

• Relatórios customizados para revisão de acordos: O gestor tem acesso a dashboards com os principais indicadores de desempenho por área, facilitando a revisão periódica dos SLAs.

• Consultoria dedicada: O time de account management da VOLL apoia na definição e alinhamento dos fluxos entre áreas, com base nas melhores práticas de mercado.

Com a VOLL como parceira, o gestor assume o protagonismo na governança do programa de viagens e ganha autonomia para antecipar riscos, alinhar expectativas e garantir fluidez em todo o processo de emissão e faturamento.

Unificar SLAs entre compras, jurídico, fiscal e travel é um passo decisivo para destravar gargalos e escalar o programa de viagens corporativas. Ao estruturar fluxos claros com apoio da tecnologia e da consultoria especializada da VOLL, a empresa reduz custos indiretos, ganha agilidade no faturamento e melhora a experiência do colaborador.

Fale com um especialista da VOLL e entenda como implementar esses fluxos com apoio de quem lidera o setor de viagens corporativas na América Latina.