Regulamentações fiscais em viagens corporativas: o que você precisa saber

Seja em deslocamentos nacionais ou internacionais, as viagens corporativas estão sujeitas a regras específicas de tributação, reembolsos e comprovações fiscais que, quando negligenciadas, podem gerar custos adicionais e até complicações jurídicas para a empresa.

Além disso, as despesas de viagens corporativas impactam diretamente o Imposto de Renda, sendo necessário um controle rigoroso para evitar autuações e assegurar a dedução correta no IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) e no IRPF (Imposto de Renda da Pessoa Física).

Para que os deslocamentos estejam em conformidade com a legislação e as regras fiscais vigentes, é fundamental que empresas e colaboradores compreendam suas obrigações fiscais. 

Confira abaixo o que diz a legislação, quais são os principais pontos de atenção e como evitar problemas durante as viagens corporativas.

O que diz a legislação sobre viagens corporativas?

As viagens corporativas estão regulamentadas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e por normativas fiscais que determinam como as despesas devem ser documentadas e declaradas. Entre os principais pontos estão:

Diárias de viagem

As diárias são valores pagos ao colaborador para cobrir despesas durante o deslocamento, como alimentação, hospedagem e transporte. De acordo com a CLT, as diárias não integram o salário do funcionário, desde que não ultrapassem 50% da sua remuneração mensal. Caso excedam esse limite, passam a ser consideradas parte do salário, incidindo encargos trabalhistas como INSS e FGTS.

Além disso, para serem dedutíveis no IRPJ, essas despesas precisam estar devidamente comprovadas com documentos fiscais em nome da empresa.

Saiba como calcular despesas e diárias de viagens a trabalho.

Ajuda de custo

Diferente das diárias de viagem, a ajuda de custo é um valor destinado a cobrir despesas específicas, como mudança de cidade ou deslocamentos em casos excepcionais. Ela não compõe a remuneração e não incide encargos trabalhistas. Contudo, para fins de dedução fiscal, é necessário comprovar os gastos com notas fiscais.

Reembolsos de despesas

Os reembolsos devem ser comprovados por meio de notas fiscais e recibos em nome da empresa ou do colaborador. A Receita Federal exige que esses documentos sejam mantidos por um período de cinco anos para auditoria. Além disso, o reembolso não é considerado remuneração tributável para o colaborador, desde que os valores sejam justificados como despesas de trabalho.

Para saber mais sobre reembolsos, confira nosso conteúdo completo sobre reembolso de despesas corporativas.

Obrigações fiscais para empresas e colaboradores

Para evitar problemas com a Receita Federal e assegurar que todas as despesas estejam em conformidade com as regulamentações fiscais, tanto empresas quanto colaboradores possuem responsabilidades distintas.

Para empresas:

• Emissão de notas fiscais em nome da empresa: Toda despesa reembolsada deve ser comprovada para dedução do IRPJ.

• Documentação completa: Notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento devem ser arquivados por até cinco anos, como determina a Receita Federal.

• Compliance e auditorias: Manter as despesas devidamente registradas e auditadas para garantir segurança em processos fiscais e evitar multas.

• Dedução no IRPJ: Os valores gastos em viagens corporativas podem ser deduzidos como despesas operacionais, desde que estejam em conformidade com as regras fiscais e devidamente documentados.

• Retenção de impostos sobre serviços: Em casos de contratação de transporte, hospedagem ou alimentação, pode haver necessidade de retenção de ISS, IRRF ou outros tributos, dependendo da localidade e do serviço prestado.

Para colaboradores:

• Declaração de diárias e reembolsos no IRPF: Os valores reembolsados para cobrir despesas de viagens corporativas devem ser declarados como "Rendimentos Isentos e Não Tributáveis".

• Comprovação de despesas: Para ter isenção, o colaborador precisa apresentar comprovantes (notas fiscais e recibos).

• Diferença entre despesas dedutíveis e tributáveis: Se a empresa não reembolsar integralmente os custos, o colaborador pode deduzir a diferença no IRPF, desde que comprove os gastos.

• Armazenamento de comprovantes: Os documentos devem ser guardados por pelo menos cinco anos, em caso de solicitação da Receita Federal.

Principais pontos de atenção nas regulamentações fiscais

Para evitar inconsistências e riscos fiscais, a empresa deve adotar práticas rigorosas de controle e documentação. 

Os principais pontos de atenção são:

• Emissão de Notas Fiscais em nome da empresa: Toda despesa reembolsada deve ser comprovada com documentos fiscais no nome da empresa.

• Controle sobre limites de diárias e ajudas de custo: Para não configurar como parte do salário, os valores pagos não devem ultrapassar 50% da remuneração mensal do colaborador.

• Documentação digitalizada: A digitalização de comprovantes facilita a gestão, o armazenamento e a auditoria das despesas de viagem.

• Retenção de impostos: Verificar as regras de cada localidade para evitar falhas de retenção de tributos (ISS, IRRF, etc.).

Como evitar problemas fiscais em viagens corporativas

Confira uma lista com boas práticas para minimizar riscos e otimizar a gestão das viagens a trabalho.

Estabeleça regras específicas na política de viagens

Empresas com políticas de viagem bem definidas economizam até 25% nos custos totais de viagens, além de reduzirem significativamente erros de compliance fiscal. 

Mas, para isso, o documento deve contemplar pontos como:

• Quais despesas são elegíveis para reembolso;

• Valores máximos para hospedagem, transporte e alimentação;

• Procedimentos para solicitação de adiantamentos e reembolsos;

• Prazos para apresentação de comprovantes fiscais.

Audite as despesas regularmente

Manter um processo de auditoria frequente permite identificar falhas, corrigir desvios e evitar passivos fiscais. Empresas que realizam auditorias trimestrais, por exemplo, tendem a reduzir em até 15% os erros de documentação fiscal, além de demonstrarem transparência e fortalecerem a relação da empresa com órgãos reguladores.

O processo de auditoria deve incluir práticas como:

• Verificação dos comprovantes apresentados;

• Conferência dos valores reembolsados;

• Validação das notas fiscais emitidas em nome da empresa;

• Revisão dos relatórios de despesas para identificar inconsistências.

Leia também: Auditoria financeira: como fazer e eliminar o risco de fraudes.

Treine os colaboradores sobre as regras fiscais

Muitas inconsistências fiscais em viagens corporativas ocorrem por falta de conhecimento dos próprios viajantes. Sendo assim, criar manuais de boas práticas e promover treinamentos periódicos são estratégias que ajudam a reforçar o conhecimento dos colaboradores.

Alguns pontos importantes para incluir no treinamento:

• Como organizar e apresentar os comprovantes fiscais;

• Importância do preenchimento correto dos relatórios de viagem;

• Consequências de descumprir as normas fiscais;

• Procedimentos para a prestação de contas.

Padronize fornecedores e serviços

Trabalhar com fornecedores homologados e serviços padronizados facilita a coleta de notas fiscais no nome da empresa, além de fortalecer a negociação por melhores tarifas. Isso também reduz divergências no preenchimento dos documentos fiscais, evitando inconsistências.

Empresas que centralizam seus fornecedores de hospedagem, transporte e alimentação conseguem maior previsibilidade nos custos e tem mais facilidade de auditoria. Além disso, a padronização permite que os comprovantes sejam emitidos corretamente, garantindo a dedução no IRPJ sem contratempos.

Saiba o que é bid e como aplicar nas viagens corporativas.

Adote sistemas de gestão integrada

A automatização de processos fiscais é essencial para empresas que realizam viagens corporativas com frequência. Investir em soluções que centralizam reservas, reembolsos e controle de despesas é uma ótima forma de automatizar processos e atestar que tudo está em conformidade fiscal.

Além disso, a integração com ERPs financeiros facilita o controle dos gastos e a geração de relatórios fiscais, eliminando processos manuais e reduzindo o risco de erros.

Como a VOLL simplifica a gestão fiscal das viagens corporativas

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e conta com uma solução completa para otimizar a gestão de viagens, reduzindo custos, automatizando processos ao mesmo tempo em que assegura total conformidade com as legislações vigentes.

Através de uma plataforma completa e fácil de usar, sua empresa consegue simplificar e automatizar o processo de gestão fiscal em viagens corporativas, garantindo transparência em cada etapa.

Alguns das funcionalidades da VOLL específicas para a gestão fiscal de viagens corporativas são:

• Gestão integrada de despesas: Todos os comprovantes são armazenados digitalmente, facilitando a emissão de relatórios e a apresentação de documentos fiscais.

• Emissão automática de relatórios fiscais: A plataforma gera relatórios detalhados com base em cada viagem, permitindo uma visão clara dos gastos e dos reembolsos efetuados.

• Prestação de contas simplificada: Os colaboradores podem lançar os comprovantes diretamente no aplicativo, agilizando a análise e o reembolso.

• Integração com ERPs financeiros: A VOLL tem integração com os principais sistemas de gestão financeira, automatizando processos e eliminando falhas manuais.

• Controle de teto para despesas: A plataforma permite configurar limites para despesas, evitando gastos acima do previsto e reduzindo riscos fiscais.

• Segurança e transparência nos dados fiscais: Todas as informações ficam disponíveis para consulta em tempo real, garantindo precisão nos registros financeiros.

Além disso, a VOLL possui parcerias estratégicas com fornecedores homologados, garantindo que todos os serviços contratados estejam em conformidade com as exigências fiscais e sejam devidamente documentados.

Por isso, para simplificar a gestão fiscal das viagens da sua empresa e ainda economizar com mais controle e segurança, entre em contato com a VOLL e descubra as condições especiais que preparamos para você.